projekt MA N A G E M E N T aktuell 5/ 2010 l 35 E ine typische Projektplanung in CONTACT Project Office besteht aus einer ganzen Reihe von Planungsobjekten. Aus der Sicht des Projektmanagements sind dies natürlich zuallererst Projekte, die auch ineinander geschachtelt als Haupt- und Teilprojekte strukturiert werden können. Innerhalb der Projekte finden sich dann die einzelnen Aufgaben und Meilensteine. Mit diesen Elementen gestaltet der Anwender zunächst einmal seinen Projektstrukturplan. Neben diesen Elementen bietet das Programm allerdings noch eine ganze Reihe weiterer Planungsobjekte, mit denen die Projektwelt beschrieben werden kann. Checklisten fassen beispielsweise mehrere Prüfpunkte zusammen. Sind sämtliche Prüfpunkte einer Liste abgehakt, dann ist die Liste als Ganzes komplett erledigt. Indem der Anwender Checklisten mit Meilensteinen verbindet, kann er beispielsweise zur Qualitätssicherung den Übergang des Projekts in die nächste Phase verhindern, solange nicht alle zum Meilenstein der Vorphase gehörenden Checklistenpunkte abgehakt wurden. Solche Abhängigkeiten zwischen Planobjekten definieren die Administratoren mit Regeln - auf diese Weise kann auch festgelegt werden, dass eine Aufgabe erst dann abgeschlossen werden darf, wenn die ihr zugeordneten Dokumente von entsprechend berechtigter Stelle freigegeben wurden. Zusätzlich eignen sich Checklisten als Element des Wissensmanagements. Hier könnte das PMO in den Projektvorlagen passende Checklisten für bestimmte Aufgaben vorgeben und damit helfen, später die im Projekt erstellten Bauunterlagen auf Vollständigkeit zu prüfen oder sicherzustellen, dass alle wesentlichen Stakeholder berücksichtigt werden. Mit den sogenannten Artikeln lässt sich in CONTACT Project Office beispielsweise Material verwalten. Wie Projekte können auch Artikel mehrstufig strukturiert werden. Auf diese Weise entsteht eine Produktstruktur, in der etwa die verbauten Einzelkomponenten eines Artikels wiederum als Artikel erfasst werden. Dies erlaubt es dem Anwender, detaillierte Stücklisten zu pflegen. Sofern gewünscht, können dem einzelnen Artikel auch ergänzende Dokumente wie Prospekte oder Bauunterlagen hinzugefügt werden. Der Zusammenhang von Artikeln und Projektaufgaben ist nicht nur dann interessant, wenn es um die Frage Mey Mark Meyer PM-Software: CONTACT Project Office Beziehungsfragen im Projekt Welche Ressourcen arbeiten an einer Aufgabe? An welchen Aufgaben arbeitet eine bestimmte Ressource? In welchen Projekten wird ein bestimmtes Produkt bearbeitet oder verändert? Welche Bauunterlagen gehören zu diesem Produkt und in welchen Projektaufgaben werden sie verwendet? Wie sieht es mit den offenen Punkten in diesen Projekten insgesamt aus? Um diese und andere Fragen zu Abhängigkeiten zwischen Projekten und Produkten zu beantworten, bietet CONTACT Project Office eigens mehrere flexibel konfigurierbare Navigationsstrukturen. geht, welches Material für eine bestimmte Projektaufgabe benötigt wird. Umgekehrt kann die Information interessant sein, welche Komponenten eines Produkts durch welche Projektaufgaben bearbeitet werden: Welche laufenden Projekte eines Baumaschinenherstellers betreffen beispielsweise gerade einen bestimmten Radladertyp oder die in gleich mehreren Produktreihen eingesetzte Steuerelektronik? Flexible Strukturdarstellung Diese unterschiedlichen Sichtweisen unterstützt CON- TACT Project Office durch verschiedene Ansichten für Strukturbäume. Administratoren können in der Software festlegen, welche Beziehungen die Software jeweils in den verschiedenen Bäumen zeigt. Sollen beispielsweise im Strukturbaum unterhalb der Vorgänge noch die zugewiesenen Ressourcen oder die mit dem Vorgang zusammenhängenden Checklisten aufgeführt werden? Oder ist es sinnvoll, direkt unterhalb eines Projekts sämtliche offenen Checklistenpunkte anzuzeigen, unabhängig davon, an welcher konkreten Aufgabe die entsprechende Checkliste hängt? Durch diese Konfigurationsmöglichkeit ergibt sich eine Vielzahl von Varianten, in denen Projektdaten präsentiert In der Rubrik PM-Software stellt projektMANAGEMENT aktuell seinen Lesern neue und interessante Projektmanagementtools in Form herstellerunabhängiger Erfahrungsberichte und Nachrichten vor. Die Berichte stammen von Mitgliedern der GPM Fachgruppe „Software für Projektmanagementaufgaben“. Falls Sie zu diesen Berichten Ergänzungen oder eigene Erfahrungen einbringen oder sich an der Arbeit der GPM Fachgruppe beteiligen möchten, können Sie sich per Mail unter PM-Software@gpm-ipma.de melden. In Kooperation zwischen der GPM Fachgruppe und dem IPMI Institut für Projektmanagement und Innovation der Universität Bremen wurde zusätzlich eine umfangreiche Internetseite aufgebaut, auf der Informationen zu über 120 Softwareprodukten rund um das Projektmanagement zu finden sind und eine Windows-Software zur Nutzwertanalyse von PM-Tools downloadbar ist. Dieses Informationsangebot wird laufend aktualisiert und erweitert. Sie erreichen es unter der Adresse www.PM-Software.info. GPM Fachgruppe „Software für Projektmanagementaufgaben“ PM_5-2010_1-52: Inhalt 08.11.2010 11: 54 Uhr Seite 35 werden können. Dokumente können beispielsweise einer Aufgabe zugeordnet werden, um etwa die Planunterlagen an passender Stelle zu hinterlegen. Der Anwender findet die Dokumente dann entweder, indem er den Strukturbaum unterhalb der betreffenden Aufgabe weiter aufklappt, oder, indem er die Aufgabe im Strukturbaum markiert und die Trefferliste verbundener Objekte nach Dokumenten filtert (Abb. 1, unten links). Umgekehrt kann er auch ein Dokument auswählen und sieht sofort, welchen Aufgaben es zugeordnet wurde. CONTACT Project Office bietet somit vor allem eine Plattform, um Produkt- und Projektdaten unterschiedlichster Art miteinander in Beziehung zu setzen und so den Überblick über die Zusammenhänge im Projekt zu behalten. Im Projektalltag navigiert der Anwender durch den Projektstrukturbaum. Ein Doppelklick auf eines der Elemente öffnet ein Datenblatt genanntes Dialogfenster, in dem er sich die Detailinformationen zum jeweiligen Objekt ansehen und - entsprechende Benutzerrechte vorausgesetzt - auch bearbeiten kann. Auf mehrere Karteireiter verteilt finden sich hier beispielsweise für ein Projekt Angaben zu den Ausführungsterminen, das Änderungsprotokoll, Übersichten über offene Punkte und Checklisten oder Ressourcenbedarfe und -zuweisungen. Ein Klick auf den Reiter „Checklisten“ führt beispielsweise alle zu diesem Projekt gehörenden Checklisten in einer sogenannten Trefferliste tabellarisch auf. Ein Doppelklick auf einen Eintrag in der Trefferliste öffnet dann wiederum das Datenblatt der entsprechenden Checkliste. Auch zwischen den einzelnen Datenblättern lässt sich leicht hin und her springen: Wer beispielsweise im Strukturbaum doppelt auf eine Aufgabe geklickt hat, findet im daraufhin erscheinenden Datenblatt dieser Aufgabe die Angabe, zu welchem Projekt sie gehört. Wie im Web reicht ein Klick auf den Namen oder die Nummer des Projekts, um zu dessen Datenblatt zu springen. Dokumentenmanagement mit Sofortansicht In fast allen Projekten liegen die Ergebnisse der Projektaktivitäten heute in irgendeiner Form als digitales Dokument vor. Technische Zeichnungen, Konzepte, Vertragsunterlagen, Präsentationen - für all diese Daten bietet das Dokumentenmanagement von CONTACT Project Office einen Ablageplatz. Bemerkenswert ist, dass die Software nicht nur die Dokumente mit Projekten verbindet und die einmal aufgenommenen Dokumente mittels Workflows beispielsweise für Genehmigungen weitergeleitet werden können - das ist heute bei vergleichbaren Systemen weitgehend Standard. Das Programm liefert allerdings für eine große Zahl von Dateiformaten auch gleich eine Ansichtsfunktion mit. Diese ist bei- 22 l projekt MA N A G E M E N T aktuell 5/ 2010 36 WISSEN Abb. 1: Projektzusammenhänge stellt CONTACT Project Office in flexibler Form dar - hier beispielsweise an einem klassischen PSP orientiert zuerst die Aufgaben, dann die ihnen zugeordneten Dokumente, Artikel und Ressourcenbedarfe. PM_5-2010_1-52: Inhalt 08.11.2010 11: 54 Uhr Seite 36 spielsweise besonders dann hilfreich, wenn Produktunterlagen referenziert werden, aber dem Anwender kein CAD-System zur Verfügung steht. In diesem Fall kann er die Planunterlagen dennoch direkt aus der Software heraus öffnen und betrachten. Einfache Ablauf- und Terminplanungen können CON- TACT-Project-Office-Anwender direkt mit der Software durchführen. Zu diesem Zweck verfügt die Software über ein integriertes Modul, alternativ können Projektpläne aus Microsoft Project als Dokumente verwaltet werden. Die integrierte Planung erlaubt es allerdings auch, Ressourcenanforderungen und Ressourcenzuordnungen in der Software umzusetzen. Auch hier folgt das Programm seinem Strukturschema: An eine Aktivität wird zunächst eine Ressourcenanforderung angefügt, etwa der Bedarf nach einem Konstrukteur für 40 Stunden. An diese Anforderung kann dann beispielsweise ein Ressourcenmanager wiederum eine Ressourcenzuordnung anfügen, um den Bedarf damit abzudecken. Fazit CONTACT Project Office kommt im Wesentlichen mit drei Navigationselementen aus: Strukturbäume verdeutlichen die Beziehungen zwischen Planobjekten wie Aufgaben, Projekten, Ressourcen, Artikeln oder Dokumenten. Trefferlisten führen alle Planobjekte auf, die einem bestimmten Kriterium genügen - etwa alle Dokumente, die zu einem bestimmten Projekt oder einem Dokumententyp gehören. Datenblätter zeigen schließlich die Detailinformationen der Objekte. Über sie ändert der Anwender die Werte auch. Insgesamt versetzt die Software die Anwender damit in die Lage, die Projektsituation aus den unterschiedlichsten Perspektiven zu analysieren. Vor allem im Zusammenspiel mit einer Produktstruktur, beispielsweise bei F&E-Projekten und wenn es darum geht, stark dokumentenorientiert zu arbeiten, spielt das Programm seine Stärken aus. Kontakt: CONTACT Software GmbH, D-28359 Bremen, E-Mail: info@contact.de, www.contact.de ■ projekt MA N A G E M E N T aktuell 5/ 2010 l 37 Projektmanagement • Projektleitung , steuerung • Termincontrolling • Kostenmanagement • Vertrags , Nachtragsmanagement • Projektkommunikation • SiGeKo Koordination • Bauüberwachung Energetische Beratung • Wirtschaftlichkeitsbetrachtung • Energieberatung • Energiekonzept • Fördermittel • CO 2 Reduzierung • Energieausweis • Energiemanagement Ihr professioneller Partner für ... Planung • Generalplanung • Architektur • Industrieplanung • Tragwerksplanung • Technische Gebäudeausrüstung • Baugrunderkundung • Brandschutzgutachten Consulting • Einführung von Projektmanagement Systemen • Bauberatung • Bauabnahmen • Organisationsplanung • Machbarkeitsstudien • Wirtschaftlichkeitsbetrachtung Immobilienbewertung • Wirtschaftliche Analyse • Wertermittlung • Technische Analyse • Ökologische Analyse • Rechtliche Analyse • Steuerliche Analyse Training • Projektmanagement Zertifizierung nach IPMA Level D bis Level A, z. B.: • Projektmanagement Fachmann GPM ® (Qualifizierungslehrgang IPMA Level D) • Seminare, Workshops und Coaching zur Optimierung Ihrer Projektarbeit 0911 35037 0 www.gca consulting.de Rufen Sie uns an, wir beraten Sie gerne! Anzeige In Kürze ❑ Software mit dem Ziel, die Beziehungen zwischen Planungsobjekten im Projekt deutlich zu machen ❑ Integriertes Dokumentenmanagement, eine Vielzahl von Dateibetrachtern, unter anderem für CAD- Daten, ist integriert ❑ Mit Regeln können die Abhängigkeiten zwischen den Planobjekten flexibel gestaltet werden. PM_5-2010_1-52: Inhalt 08.11.2010 11: 54 Uhr Seite 37