eJournals PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL 22/1

PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL
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2941-0878
2941-0886
UVK Verlag Tübingen
11
2011
221 Gesellschaft für Projektmanagement

Softwareunterstütztes Denken

11
2011
Mey Mark Meyer
Endlich Software, die das Denken in komplexen Projektsituationen übernimmt und der Logik Flügel verleiht? Leider – oder je nach Betrachtungsweise auch zum Glück – kann Flying Logic nicht selbstständig Problemlösungen erarbeiten. Als leicht bedienbares Zeichenbrett für logische Zusammenhänge und Abhängigkeiten hilft das Programm allerdings dabei, Ursachen von Problemen auf den Grund zu gehen, mögliche Lösungen zu durchdenken und Konflikte zu analysieren. Das funktioniert sowohl alleine als auch im Team.
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22 l projekt MA N A G E M E N T aktuell 1/ 2011 42 WISSEN E ine Software, die beim Denken unterstützt - noch dazu beim logischen Denken, also quasi der Königsklasse. Flying Logic tritt zum Glück nicht an, um das Denken zu übernehmen. Das Programm soll für logisches Denken das leisten, was Tabellenkalkulationen für die Arbeit mit Zahlen tun oder Projektplanungssoftware für die Ablaufplanung. Flying Logic ist ein Werkzeugkasten, mit dem sich logische Zusammenhänge visualisieren und in Grundzügen simulieren lassen. Das erleichtert die Diskussion im Team und hilft dabei, komplexe Abhängigkeiten zu verdeutlichen. Flying Logic ist eng mit den Denkprozessen der Theory of Constraints verbunden, die auch dem Konzept der kritischen Kette (Critical Chain Project Management, CCPM) zugrunde liegt. So unterstützt Flying Logic beispielsweise Gegenwarts- und Zukunftsbäume (Current and Future Reality Trees), die Konflikt-Wolke (Evaporating Cloud) oder den Voraussetzungsbaum (Prerequisite Tree). Diese Darstellungsformen helfen, aktuelle und angestrebte Situationen zu visualisieren, Konflikte zu analysieren, Ursachen für (Projekt-)Probleme zu ermitteln und mögliche Problemlösungen auf Machbarkeit und Nebenwirkungen zu prüfen. Auf die Theorie soll an dieser Stelle nicht weiter eingegangen werden, Eliyahu M. Goldratt hat sie in seinen Romanen „Das Ziel“ und „Das Ziel Teil II“ (sic! ) beschrieben. Es ist nicht notwendig, sich intensiv mit CCPM oder der Theory of Constraints auseinanderzusetzen, um die Software nutzen zu können. Die grundlegenden Ideen visualisierter Logik erläutert ein ca. 80-seitiges PDF- Dokument des Softwareherstellers anhand zahlreicher Abbildungen. Außerdem finden sich viele Beispiele im Lieferumfang des Programms. Sie lassen sich leicht nachvollziehen und illustrieren die mögliche Nutzung der Software. Zusammenhänge malen Der Arbeitsbereich des Programms besteht vor allem aus einem großflächigen Zeichenbereich. Auf diesem platziert der Anwender verschiedene Kästchen, die etwa jeweils ein Ziel, eine Aktion, Voraussetzungen oder erwünschte und unerwünschte Nebeneffekte symbolisieren. Die entsprechenden Planelemente hält das Programm in einer Liste bereit, von wo aus sie mit der Maus auf die Zeichenfläche gezogen werden können. Flying Logic kennzeichnet die Bedeutung jedes Kästchens durch einen Farbbalken am oberen Rand (Abb. 1). Um beispielsweise zu überlegen, welche Schritte erforderlich sind, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen, zieht sich der Anwender ein Zielkästchen per Maus auf die Zeichenfläche und tippt eine Bezeichnung ein. Wollte etwa ein Verkehrsunternehmen seine Zuverlässigkeit in den Wintermonaten erhöhen, wäre „Erhöhte Zuverlässigkeit im Winter“ ein mögliches Ziel. Details zu messbaren Kennzahlen etc. trägt der Anwender bei Bedarf im Kommentarfeld des Ziels ein. Flying Logic befasst sich eher mit den grundsätzlichen Zusammenhängen als mit detaillierten Messkriterien. Im nächsten Schritt werden Zwischenzustände gesammelt, die notwendig sind, um das angestrebte Ziel zu Mey Mark Meyer PM-Software: Flying Logic Softwareunterstütztes Denken Endlich Software, die das Denken in komplexen Projektsituationen übernimmt und der Logik Flügel verleiht? Leider - oder je nach Betrachtungsweise auch zum Glück - kann Flying Logic nicht selbstständig Problemlösungen erarbeiten. Als leicht bedienbares Zeichenbrett für logische Zusammenhänge und Abhängigkeiten hilft das Programm allerdings dabei, Ursachen von Problemen auf den Grund zu gehen, mögliche Lösungen zu durchdenken und Konflikte zu analysieren. Das funktioniert sowohl alleine als auch im Team. In der Rubrik PM-Software stellt projektMANAGEMENT aktuell seinen Lesern neue und interessante Projektmanagementtools in Form herstellerunabhängiger Erfahrungsberichte und Nachrichten vor. Die Berichte stammen von Mitgliedern der GPM Fachgruppe „Software für Projektmanagementaufgaben“. Falls Sie zu diesen Berichten Ergänzungen oder eigene Erfahrungen einbringen oder sich an der Arbeit der GPM Fachgruppe beteiligen möchten, können Sie sich per Mail unter PM-Software@gpm-ipma.de melden. In Kooperation zwischen der GPM Fachgruppe und dem IPMI Institut für Projektmanagement und Innovation der Universität Bremen wurde zusätzlich eine umfangreiche Internetseite aufgebaut, auf der Informationen zu über 120 Softwareprodukten rund um das Projektmanagement zu finden sind und eine Windows-Software zur Nutzwertanalyse von PM-Tools downloadbar ist. Dieses Informationsangebot wird laufend aktualisiert und erweitert. Sie erreichen es unter der Adresse www.PM-Software.info. GPM Fachgruppe „Software für Projektmanagementaufgaben“ PM_1-2011_1-26_36-60: Inhalt 31.01.2011 14: 22 Uhr Seite 42 erreichen. In der Programmsprache werden sie als Wirkungen bezeichnet. Im Beispiel wären dies etwa winterfeste Strecken, die es zu schaffen gilt, oder Reservematerial, das bei Ausfällen zur Verfügung steht. Anschließend kann überlegt werden, auf welche Weise diese Wirkungen erreicht werden: Was ist notwendig, um die entsprechenden Wirkungen zu erzielen, die dann wiederum zum Ziel führen? Es mag eine bestimmte Reihenfolge der Wirkungen geben, dann werden die einzelnen Zustände als Vorgänger und Nachfolger miteinander verbunden. Das funktioniert intuitiv per Drag & Drop. Flying Logic ordnet die einzelnen Kästchen auf der Zeichenfläche jeweils automatisch neu an. Damit dabei nicht die Übersicht verloren geht, nimmt sich die Software einen kleinen Moment Zeit, diese Anordnung zu animieren. Damit ändert sich das neue Bild nicht schlagartig, sondern der Anwender sieht, wie sich die Kästchen in eine neue Anordnung bewegen. Um die einzelnen Zwischenzustände zu erreichen, bedarf es in der Regel bestimmter (extern gegebener) Voraussetzungen ebenso wie eigener Aktionen. Wie zu erwarten, bietet das Programm auch hierfür einen Kästchentyp. Der gewünschte Effekt, winterfeste Strecken bieten zu können, ließe sich beispielsweise dadurch erreichen, dass bereits jetzt die Voraussetzung winterfester Strecken gegeben ist. Falls dies nicht der Fall ist, wäre eine Aufnahme des Sanierungsbedarfs und die Ertüchtigung der Strecken erforderlich. So könnten Weichenheizungen einer Sonderwartung unterzogen und zu nahe an den Strecken stehende Bäume zurückgeschnitten werden. Während Anordnungsbeziehungen in Projektplänen typischerweise als „Ende-Anfang“ oder auch „Ende- projekt MA N A G E M E N T aktuell 1/ 2011 l 43 Anzeige Abb. 1: Zusammenhänge zwischen Aktionen, Voraussetzungen, Auswirkungen und den angestrebten Zielen visualisiert Flying Logic auf einem Zeichenbrett. Die „Zuverlässigkeitskreise“ helfen dabei, das Modell zu diskutieren, zu ergänzen und zu korrigieren. PM_1-2011_1-26_36-60: Inhalt 31.01.2011 14: 22 Uhr Seite 43 Ende“ vorkommen, visualisiert Flying Logic statt zeitlicher Abhängigkeiten logische Zusammenhänge. Anordnungsbeziehungen bedeuten daher im vorliegenden Beispiel eher: „Wenn Vorgänger erfüllt, dann Nachfolger erfüllt“. Das Programm ermöglicht es allerdings auch, eine Anordnungsbeziehung in „Wenn nicht Vorgänger erfüllt, dann Nachfolger“ zu ändern. Diese Verbindungen stellt die Software rot dar. Zudem lassen sich mehrere Kästchen mit Verknüpfungen wie „Und“, „Oder“, „Maximum“ oder „Summe“ verbinden, um Zusammenhänge genauer abzubilden und später auch zu simulieren. Viele Aktionen führen zu erwünschten oder unerwünschten Nebeneffekten. Auch diese Auswirkungen nimmt der Anwender in das Diagramm auf. Beispielsweise führen Sonderwartungen der Weichenheizungen zu höheren Betriebskosten. Diese unerwünschte Nebenwirkung taucht als rotes Kästchen im Modell auf. Als negativer Ast des Baums erfordert sie nun eine genauere Betrachtung der weiteren Konsequenzen und möglicher Gegenmaßnahmen. In weiteren Schritten gälte es nun sicherzustellen, dass alle notwendigen Effekte für eine erhöhte Zuverlässigkeit im Winter berücksichtigt wurden, alle notwendigen Voraussetzungen und Aktionen in das Modell aufgenommen sind und sich auch die unerwünschten Wirkungen wiederfinden. Auch mögliche Maßnahmen, diesen „negativen Ästen“ des Logikbaums zu begegnen, können in die Planung aufgenommen werden. Wird ein solch umfangreiches Diagramm unübersichtlich, fasst der Anwender mehrere Einzelelemente in einer Gruppe zusammen, die sich bei Bedarf auf ein einziges Kästchen reduzieren lässt. Folgt man Goldratts Denkprozessen, entspräche die beispielhaft dargestellte Überlegung vermutlich am ehesten einem Transition Tree. Es ist allerdings nicht erforderlich, sich exakt an diese Prozesse zu halten, um die Software sinnvoll nutzen zu können. Eigene Kästchentypen sind rasch definiert, sodass auch individuelle Bezeichnungen und Planelemente schnell Einzug in die Visualisierung finden und die ganz individuelle Denkweise unterstützt wird. Auf diese Weise sind auch deutsche Bezeichnungen in der englischsprachigen Software möglich, was in manch einer Besprechung von Vorteil sein kann. Simulation auf einfachem Niveau Mit einfachen Mitteln ermöglicht Flying Logic den Test des geschaffenen Denkmodells. Ein Klick genügt, damit das Programm in jedem Kästchen einen kleinen Kreis anzeigt, der das Vertrauen in die entsprechende Aktion oder Voraussetzung anzeigt. Von „Voll Zutreffend“ (True) bis „Nicht zutreffend“ (False) lässt sich der Zustand jeder Eingangsgröße mit der Maus stufenlos einstellen. Für Elemente, die mindestens einen Vorgänger besitzen, berechnet das Programm die Wahrscheinlichkeit automatisch aus den Vorgängern und etwaigen Verknüpfungsregeln. Damit die Wirkung „Winterfeste Strecken“ eintritt, reicht es beispielsweise aus, dass dieser Zustand bereits jetzt als Voraussetzung erfüllt ist. Alternativ könnten sämtliche identifizierten Aktionen zur Schaffung winterfester Stecken durchgeführt werden. Ausführliche Simulationen, bei denen quantitative Zusammenhänge aus bestehenden Datenreihen ermittelt und verschiedene Abhängigkeitsgrade zwischen Modellgrößen berücksichtigt werden müssen, lassen sich mit Flying Logic nicht durchführen. Hier bietet sich spezielle Software, etwa der Consideo Modeler, an. Die eher simpel gehaltenen Simulationsfunktionen von Flying Logic lassen sich dafür rasch verstehen und helfen vor allem, die generellen Zusammenhänge zu analysieren. Unerwartete Ergebnisse führen dazu, das Modell zu überdenken und entweder den Modellierungsfehler zu beseitigen oder den entdeckten Problemzusammenhang näher zu beleuchten. Fazit Goldratts Romanheld Axel Rogo ist schnell mit Bleistift und Papier zur Hand, wenn es gilt, Zusammenhänge zu verdeutlichen. Sicherlich bleibt dies die intuitivste Form. Bei komplexen Zusammenhängen, die mehrfach neu durchdacht werden, führen neu entdeckte Effekte, fehlende Voraussetzungen oder später als falsch erkannte Annahmen dazu, dass das Modell immer wieder geändert wird. Im Beispiel aus Abbildung 1 mag etwa der komplette Rückschnitt von Bäumen auf meterbreiten Schneisen mit Interessen des Naturschutzes kollidieren, was im Modell noch zu berücksichtigen wäre. In solchen Situationen spielt Flying Logik seine Stärke voll aus, weil Änderungen am Diagramm kein Problem sind. Bereits bei einsamen Überlegungen am eigenen PC führt die Visualisierung dazu, dass man sich intensiver mit den Zusammenhängen auseinandersetzt. Am Ende steht weder eine durch den Computer berechnete Entscheidung noch ein vollständiges Abbild der Realität. Die Modellierung schafft allerdings gute Voraussetzungen für fundierte Bauchentscheidungen. Interessant ist Flying Logic auch für die Arbeit in Teams. In Teambesprechungen, in denen Diskussionen zu Problemen oder möglichen Entscheidungen unter Verwendung der Software - etwa per Beamer - moderiert wurden, führte dies meist dazu, dass die Teilnehmer die einzelnen Aspekte und Zusammenhänge intensiver diskutierten und sich im Team ein besseres Verständnis für die Situation entwickelte. Allerdings wäre eine noch bessere Steuerung per Tastatur wünschenswert, um die Softwarebedienung gegenüber der Modellierung noch mehr in den Hintergrund treten zu lassen. Das Produkt wäre so in puncto Intuition nahe an Papier und Bleistift. Mit der 30-Tage-Testversion können alle Funktionen ausgiebig getestet werden. Kontakt: Sciral, Glendora CA, USA, http: / / flyinglogic.com, E-Mail: support@sciral.com 22 l projekt MA N A G E M E N T aktuell 1/ 2011 44 WISSEN In Kürze Flying Logic visualisiert logische Zusammenhänge, indem Wenn-Dann-Abhängigkeiten grafisch dargestellt werden. Die Software unterstützt dabei, komplexe Sachverhalte zu erschließen und zu diskutieren. Eine einfach gehaltene Simulationsfunktion hilft, die Modelle zu analysieren. PM_1-2011_1-26_36-60: Inhalt 01.02.2011 7: 28 Uhr Seite 44