E ine Besprechung ist beendet, und im eigenen Notizheft finden sich wieder etliche neue Aufgaben, die es zu erledigen oder zumindest im Blick zu behalten gilt. Im Posteingang fordern diverse E-Mails zur Aktion auf. Das Telefonat mit dem Kunden bringt weitere wichtige Dinge ans Licht, die zu erledigen sind - und beim abendlichen Sport fällt einem der dringende Anruf wieder ein, der morgen nun wirklich nicht vergessen werden darf. Egal aus welcher Quelle eine Aufgabe stammt - die eigene Aufgabenliste sollte sie alle an einem zentralen Ort zusammenführen. Viele Projektleiter schwören dafür auf ein Notizbuch als permanenten Begleiter. Der Webdienst Toodledo versteht sich als aktive Aufgabenliste, die nicht nur jederzeit zur Stelle ist, sondern Aufgaben flexibel gruppiert, auf fällige Termine hinweist, Wiedervorlagen steuert und ihren Besitzer daran erinnert, die Kinokarten abzuholen, wenn er doch schon mal in der Nähe ist. Aufgabenliste im Browser Toodledo ist eine Webanwendung. Die Bedienoberfläche wirkt etwas unaufgeräumt, bietet allerdings den Komfort, der heute von einer Webanwendung erwartet werden kann - dank AJAX überträgt der Browser geänderte Daten an den Server, ohne dass die Aufgabenlisten komplett neu geladen zu werden brauchen. Tastenkürzel erleichtern häufig wiederkehrende Arbeitsschritte. Im Browserfenster führt das Programm sämtliche Aufgaben nach verschiedensten Kriterien gruppiert auf. So lassen sich Aufgaben in Ordner einteilen, an ein übergeordnetes Ziel binden, mit Priorität, Kontext sowie Start- und Fälligkeitsdatum versehen oder nach ihrem Bearbeitungsstatus einteilen. Zusätzlich kann der Anwender einzelne Aufgaben mit einem Sternchen hervorheben. Ordner, Kontext, Ziel, Fälligkeit, Priorität, Sternchen - Toodledo wirkt auf den ersten Blick etwas konzeptionslos. Dies ermöglicht allerdings dem Anwender, das Programm ganz nach individuellen Vorlieben zu nutzen. Wer Aufgaben priorisiert und mit Fälligkeitsdatum versieht, findet bei Toodledo gute Unterstützung. Die liefern allerdings auch viele andere Produkte, etwa das weitverbreitete Microsoft Outlook. Wundermittel: Getting Things Done Mit seinen flexiblen Möglichkeiten kommt Toodledo allerdings auch Anwendern entgegen, die Aufgaben mit anderen Methoden bewältigen. David Allens bei vielen Projektmanagern beliebtes Prinzip „Getting Things Done“ (GTD) lässt sich beispielsweise ebenso umsetzen. Eine ausführliche Darstellung der Methode findet sich in [2]. Zu ihren wesentlichen Grundideen gehört es, jede Aufgabe sofort zu erfassen, später zu klassifizieren und dann in einem systematischen Prozess zu bearbeiten. Sobald eine Aufgabe etwas umfangreicher wird, ist diese als Projekt zu betrachten und in Einzelschritte zu zerlegen. Zumindest die Frage „Was könnte ich in dieser Angelegenheit als Nächstes tun? “ sollte einen ersten Teilschritt liefern. Mit Toodledos Status-Feld können die Aufgaben den GTD-Aufgabenkategorien wie beispielsweise „Nächste Aktion“, „Warten“, „Delegiert“ oder „Irgendwann“ zugeordnet werden. Eine Posteingangsansicht bietet Toodledo nicht, diesen Zweck erfüllt die Übersicht über alle Aufgaben ohne konkreten Status. Hier landen alle zunächst auf die Schnelle eingegebenen Aufgaben. Der Anwender klassiprojekt MA N A G E M E N T aktuell 2/ 2011 l 33 Mey Mark Meyer PM-Software: Toodledo Flexible Aufgabenliste „E pluribus unum“, „Aus vielen eines“ - so lautete das Motto, unter dem vor rund 200 Jahren die amerikanischen Staaten zur Union zusammenfanden [1]. Dieses Prinzip gilt auch, wenn es darum geht, die verschiedenen Alltagsaufgaben aus E-Mails, Besprechungsprotokollen, Telefonaten und spontanen Ideen an einem Ort zusammenzuhalten. Der Webdienst Toodledo möchte genau das bieten: einen einzigen, zentralen Platz für alle Aufgaben, die anstehen. Auch andere Softwareprodukte können auf Toodledo zugreifen, sodass Anwender auch jede Menge passende Software für Smartphones finden. In der Rubrik PM-Software stellt projektMANAGEMENT aktuell seinen Lesern neue und interessante Projektmanagementtools in Form herstellerunabhängiger Erfahrungsberichte und Nachrichten vor. Die Berichte stammen von Mitgliedern der GPM Fachgruppe „Software für Projektmanagementaufgaben“. Falls Sie zu diesen Berichten Ergänzungen oder eigene Erfahrungen einbringen oder sich an der Arbeit der GPM Fachgruppe beteiligen möchten, können Sie sich per Mail unter PM-Software@gpm-ipma.de melden. In Kooperation zwischen der GPM Fachgruppe und dem IPMI Institut für Projektmanagement und Innovation der Universität Bremen wurde zusätzlich eine umfangreiche Internetseite aufgebaut, auf der Informationen zu über 120 Softwareprodukten rund um das Projektmanagement zu finden sind und eine Windows-Software zur Nutzwertanalyse von PM-Tools downloadbar ist. Dieses Informationsangebot wird laufend aktualisiert und erweitert. Sie erreichen es unter der Adresse www.PM-Software.info. GPM Fachgruppe „Software für Projektmanagementaufgaben“ PM_2-2011_1-56: Inhalt 30.03.2011 9: 01 Uhr Seite 33 fiziert sie anschließend: Was in weniger als zwei Minuten zu erledigen ist, wird gleich erledigt, was länger dauert, wird beispielsweise als „Nächste Aktion“ eingeplant, indem dieser Status aus einer Liste ausgewählt wird (Abb. 1). Für umfangreichere Aufgaben kann es sinnvoll sein, ein „Projekt“ anzulegen. Hier entspricht die Software nicht ganz der Theorie, es gibt keine „Projekte“, dafür lassen sich Aufgaben in Teilaufgaben unterteilen. Genau genommen macht dies das Programm eher noch sympathischer, weil der Projektbegriff damit nicht überstrapaziert wird. Wem Aufgaben und Teilaufgaben zu unübersichtlich sind, der kann sich Ordner anlegen. Anschließend wird die Aufgabe dann diesem Ordner zugewiesen, etwa „Kundenprojekt XY“. So behält man die Übersicht über zusammengehörende Aufgaben. Mancher GTD-Fan schwört auf den Aufgabenkontext, anderen ist der dafür erforderliche Planungsaufwand zu groß. In der Software wird dazu ein Kontextfeld gepflegt und beispielsweise mit Angaben wie „Telefon“ oder „Zugfahrt“ gefüllt. Dann kann der Anwender beispielsweise eine Liste aller anstehenden Telefonate abrufen, wenn er gerade einmal in Telefonstimmung ist, oder sich auf der Zugfahrt freuen, dass noch jede Menge Dinge zu tun sind, die sich gut offline am Notebook erledigen lassen. Besser als ein Notizblock? Damit eine Aufgabensoftware mit einem Notizblock mithalten kann, muss es zunächst einmal möglich sein, nahezu jederzeit neue Aufgaben zu erfassen. Der Nutzen, solche Gedanken schnell notieren zu können und sich damit den Kopf freizuhalten, lässt sich kaum überschätzen. Für Firefox existiert beispielsweise eine Erweiterung, mit der neue Aufgaben mit einem kurzen Tastenkürzel angelegt werden können, ohne dass zunächst 22 l projekt MA N A G E M E N T aktuell 2/ 2011 34 WISSEN Abb. 1: Neue Aufgaben können im Browser, auf dem Smartphone, per E-Mail oder Twitter eingegeben werden. Anschließend wird geplant, ob, wie und wann sie bearbeitet werden. Projekte erfolgreich managen Das bewährte Loseblattwerk gibt Ihnen einen umfassenden Einblick in den Stand von Theorie und Praxis des modernen Projektmanagements. Nutzen Sie das methodische Instrumentarium erfolgreicher Projekt-Profis! 14-Tage-Testbestellung unter www.tuev-media.de inkl. 5650 Seiten auf CD-ROM Anzeige PM_2-2011_1-56: Inhalt 30.03.2011 9: 01 Uhr Seite 34 die Toodledo-Website angesteuert werden müsste. So gut die Software sein mag - wenn einem am Abend in der Oper noch einfällt, dass am nächsten Tag im Angebotsschreiben noch eine Position ergänzt werden muss, ist meist kein Notebook zur Hand. Toodledo bietet zu diesem Zweck eine offene Struktur, an die sich auch andere Hersteller anschließen können. Dies hat dazu geführt, dass eine Reihe gängiger Aufgabenmanager für Smartphones ihre Daten mit dem Dienst abgleichen können. Außerdem gehört zu jedem Toodledo-Konto eine E-Mail-Adresse, an die neue Aufgaben geschickt werden können; dies ist auch per Twitter möglich. Zurück im Büro lassen sich die erfassten neuen Aufgaben dann bei der täglichen Durchsicht aller statusfreien Aufgaben bearbeiten. Ab diesem Zeitpunkt sind die Aufgaben im System erfasst und bleiben dies, bis sie erledigt oder bewusst gelöscht werden. So könnten beispielsweise an einen Kollegen delegierte Aufgaben den Status „Delegiert“ erhalten, ein Wiedervorlagedatum bekommen und als Kontext den Namen des Kollegen. Damit ist gewährleistet, dass Toodledo zum richtigen Termin an die Aufgabe erinnert und dank der Kontextliste beim Gespräch mit dem Kollegen sofort alle aktuellen Aufgaben präsent sind. Das leistet noch kein Notizblock. Auch ein anderes Feature fehlt Notizblöcken: Gibt man für eine Aufgabe einen Ort ein, kann die Software auf Wunsch auch dann an die Aufgabe erinnern, wenn die Gelegenheit günstig ist: Beim nächsten Besuch im Seminarhotel unbedingt nach dem dort zuletzt vergessenen Netzteil fragen? Toodledo erinnert einen daran, wenn man in der Nähe ist. Das funktioniert auch im Browser auf dem Notebook, wird allerdings erst mit WLAN- und GPS-Ortung auf Smartphones wirklich hilfreich, etwa mit der Toodledo-Anwendung für das iPhone. Toodledo kann auch Notizen und sogar Dateien webbasiert bereithalten. Dies bedingt allerdings deutlich mehr Vertrauen in den Anbieter, als ihm nur die Information „Herrn Muster wg. Vertrag anrufen“ anzuvertrauen. Fazit Toodledo bietet eine Fülle von Funktionen, um Aufgaben zu verwalten. Anwender müssen sich aus dieser Vielzahl von Funktionen diejenigen heraussuchen, die sie wirklich benötigen. Um den vollen Nutzen aus der Software zu ziehen, ist es zudem erforderlich, sich dazu passende feste Vorgehensweisen anzugewöhnen. Sinnvoll ist beispielsweise die tägliche Klassifizierung des Aufgabeneingangs. Um die Aufgaben für den kommenden Tag am Vorabend zu planen, könnten beispielsweise alle Aufgaben im Status „Nächster Schritt“ durchgesehen und aktuell zu bearbeitende Aufgaben mit einem Stern markiert werden, ebenso wie die Aufgaben mit einem anderen Status („Warten“, „Delegiert“), die bald fällig sind. Die Kombination aus mobiler Erfassung und bequemer Weiterbearbeitung am PC erleichtert es, den Überblick über die Vielzahl von Aufgaben im Alltag zu behalten. Schon nach kurzer Zeit möchte man die entspannend wirkende Möglichkeit, eine Aufgabe jederzeit erfassen und somit nicht mehr vergessen zu können, nicht mehr missen. Kontakt: www.toodledo.com ■ Literatur [1] Zehnpfennig, Barbara: Das Experiment einer großräumigen Republik. FAZ v. 27.11.1997 [2] Allen, David: Wie ich die Dinge geregelt kriege: Selbstmanagement für den Alltag. 12. Auflage 2007 projekt MA N A G E M E N T aktuell 2/ 2011 l 35 Anzeige In Kürze ❑ Webbasierter Dienst zur Aufgabenverwaltung („To-do-Liste“) ❑ Mit der flexiblen Datenstruktur eignet sich das Programm für unterschiedliche Planungsmethoden, etwa GTD. ❑ Softwarelösungen für diverse Smartphones sowohl von Toodledo als auch von Drittherstellern verfügbar. PM_2-2011_1-56: Inhalt 30.03.2011 9: 01 Uhr Seite 35