eJournals PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL 22/3

PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL
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2941-0886
UVK Verlag Tübingen
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2011
223 Gesellschaft für Projektmanagement

Unscharfes Portfoliomanagement

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2011
Mey Mark Meyer
Seit einigen Jahren ermöglicht Can Do project intelligence, mit unscharfer Planungstechnik Projekte zu planen, ohne sich zu genau festlegen zu müssen. Mit der aktuellen Version 4.1 bietet das Programm nun auch eine einfach aufgebaute, aber leistungsfähige Budgetfunktion. Ebenfalls neu ist die Portfolioanalyse, welche neben klassisch manuell erfassten Projektkennzahlen auch automatisch die Unsicherheiten der Termin- und Aufwandsplanung widerspiegelt.
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22 l projekt MA N A G E M E N T aktuell 3/ 2011 42 WISSEN B eim ersten Start von Can Do project intelligence dürfte dem Anwender manches vertraut und ungewohnt zugleich vorkommen. Das Programm bietet zwar die übliche Arbeitsfläche für Balkendiagramme, die sonst obligatorisch links davon positionierte Tabelle mit Detailinformationen zu Vorgängen und Phasen sucht man jedoch vergebens. Schlimmer noch - zu Beginn ist der Arbeitsbereich schlicht eine graue Fläche, sofern nicht fleißige Kollegen bereits Projekte geplant haben, für die man Zugriffsrechte erhalten hat. Über diesem großzügig bemessenen Arbeitsbereich thront eine Symbolleiste, die mit weniger als einem Dutzend Symbole auskommt. Rechts befindet sich ein Dialogfenster mit sechs Karteireitern, in dem später die Eigenschaften von zuvor mit der Maus ausgewählten Elementen bearbeitet werden können. Beispielsweise können hier Anfang und Dauer für einen Vorgang eingetippt werden. Das Dialogfenster ist zunächst übersichtlich klein gehalten. Da sich mit der Maus von seinem linken Rand aus weitere Karteireiter mit Eingabefeldern wie eine Schublade hervorziehen lassen, birgt es allerdings jede Menge Einstellmöglichkeiten. In dieser schlicht blaugrau gehaltenen Umgebung beginnt der Projektplaner seine Arbeit. Die Zeichenfläche ist die zentrale Bedienoberfläche der Software. Projekte, Phasen, Meilensteine oder Vorgänge und selbst komplette Teilprojektvorlagen werden jeweils auf dieser Fläche platziert. Dazu klickt der Anwender beispielsweise mit der rechten Maustaste auf die leere Zeichenfläche und wählt dann „Neues Projekt“ aus einem Kontextmenü. Can Do zeichnet einen Projektbalken und der Anwender kann die Laufzeit des Projekts anschließend im Eigenschaftsfenster eintippen. Bereits bei diesen ersten Schritten wird eine Besonderheit des Programms deutlich: Es ist keineswegs erforderlich, bei der Eingabe von Daten stets genaue Angaben zu machen. Can Do project intelligence versteht eine Projektlaufzeit von „30 Tagen“ ebenso wie von „10 Wochen“, wie fast alle anderen Programme auch. Der Anwender kann die Laufzeit aber auch mit „3-4 Wochen“ angeben oder den Termin für einen Meilenstein mit „im August“. Die Software wandelt diese Klartextangaben nicht nur in Zahlen um, sie bewahrt auch die in solchen Angaben steckende Unsicherheit und berücksichtigt sie in der gesamten weiteren Planung. Zunächst signalisiert das Programm die Unsicherheit optisch: Bei einem Vorgang mit einer Dauer von drei bis vier Wochen wird die letzte Woche schattiert dargestellt. Damit signalisiert Can Do, dass in dieser Woche wahrscheinlich noch an dem Vorgang gearbeitet wird, ganz sicher ist sich die Software aber nur für die ersten drei Wochen des Zeitraums. Mit dieser Annahme verlässt das Programm den Rahmen herkömmlicher Planungssoftware, denn die Konsequenzen dieser Unsicherheit sind weitreichend. Wenn ein Vorgang drei bis vier Wochen dauert und ihm eine Ressource mit einem Aufwand von 40 bis 60 Stunden zugewiesen ist - wie sieht dann deren Auslastung in der vierten Woche aus? Konsequenterweise finden sich auch in den Auslastungsgrafiken schattierte Bereiche. Sie signalisieren die „sichere“ und die mögliche Auslastung. Es ist allerdings nicht einfach, mit dieser Auslastungskurve wirklich souverän zu arbeiten: Schon eine normale Überlastung ist oft eine Herausforderung in der Projektplanung. Wie soll der Anwender dann eine ominöse, mögliche Überlastung interpretieren? Hier hilft die Software mit einem Ampelsignal. Im Eigenschaftsdialog am rechten Fenster leuchtet ein kleines Ampelsymbol auf einem der Karteireiter auf, sobald für das ausgewählte Projekt, eine Phase oder einen angeklickten Vorgang ein Risiko besteht. Wählt der Anwender diesen Reiter aus, zeigt ihm das Programm beispiels- Mey Mark Meyer PM-Software: Can Do project intelligence Unscharfes Portfoliomanagement Seit einigen Jahren ermöglicht Can Do project intelligence, mit unscharfer Planungstechnik Projekte zu planen, ohne sich zu genau festlegen zu müssen. Mit der aktuellen Version 4.1 bietet das Programm nun auch eine einfach aufgebaute, aber leistungsfähige Budgetfunktion. Ebenfalls neu ist die Portfolioanalyse, welche neben klassisch manuell erfassten Projektkennzahlen auch automatisch die Unsicherheiten der Termin- und Aufwandsplanung widerspiegelt. In der Rubrik PM-Software stellt projektMANAGEMENT aktuell seinen Lesern neue und interessante Projektmanagementtools in Form herstellerunabhängiger Erfahrungsberichte und Nachrichten vor. Die Berichte stammen von Mitgliedern der GPM Fachgruppe „Software für Projektmanagementaufgaben“. Falls Sie zu diesen Berichten Ergänzungen oder eigene Erfahrungen einbringen oder sich an der Arbeit der GPM Fachgruppe beteiligen möchten, können Sie sich per Mail unter PM-Software@gpm-ipma.de melden. In Kooperation zwischen der GPM Fachgruppe und dem IPMI Institut für Projektmanagement und Innovation der Universität Bremen wurde zusätzlich eine umfangreiche Internetseite aufgebaut, auf der Informationen zu über 120 Softwareprodukten rund um das Projektmanagement zu finden sind und eine Windows-Software zur Nutzwertanalyse von PM-Tools downloadbar ist. Dieses Informationsangebot wird laufend aktualisiert und erweitert. Sie erreichen es unter der Adresse www.PM-Software.info. GPM Fachgruppe „Software für Projektmanagementaufgaben“ PM_3-2011_1-64: Inhalt 31.05.2011 11: 00 Uhr Seite 42 projekt MA N A G E M E N T aktuell 3/ 2011 l 43 VISTEM-Portfolio: Wettbewerbsvorteile Nachhaltigkeit Zuverlässigkeit Hochgeschwindigkeit Wachstum Ihre Projekte werden nicht rechtzeitig fertig? Budgets werden überschritten? Spezifikationen werden untererfüllt? Ihr Management fordert Transparenz? Ihre Kunden fordern Zuverlässigkeit? Kürzere Lieferzeiten würden Ihnen entscheidende Wettbewerbsvorteile bringen? Sie könnten mehr Aufträge erhalten, aber die Kapazität fehlt? VISTEM liefert Ihnen individuelle und erprobte Lösungen für diese Herausforderungen. Wettbewerbsvorteile unter: www.vistem.eu Wettbewerbsvorteile Mehr Projekte in kürzerer Zeit - mit gleichen Ressourcen zu besseren Preisen www.e-knaus.de Anzeige in der beispielsweise Risiko und erwarteter Gewinn auf den Achsen abgetragen werden und der Durchmesser den geplanten Aufwand repräsentiert. Für bereits freigegebene, laufende Projekte zeigt die Software auch noch den jeweiligen Fertigstellungsgrad als Tortendiagramm mit im Bubble an. Das Diagramm spiegelt jeweils den aktuellen Stand der Projekte wider. Ändert der Anwender, während er sich in einem Programmfenster das Portfoliodiagramm anzeigen lässt, in einem anderen Programmfenster beispielsweise Projekttermine, aktualisiert die Software automatisch das Portfoliodiagramm, wenn sich dadurch etwa die Ressourcenrisiken verändert haben. Diese Aktualisierung erfolgt auch dann, wenn die Änderung gerade an einem anderen Arbeitsplatz durch einen anderen Anwender vorgenommen wurde. Grundsätzlich passen sich alle Ansichten jeweils in Echtzeit an Planungsänderungen und Ist-Rückmeldungen im Gesamtsystem an. Auf diese Weise lässt sich leicht ein Multiprojektleitstand aufbauen, der jederzeit den aktuellen Status der Projektelandschaft visualisiert. Solange allerdings die Ist-Werte in den Projekten nicht ebenfalls live erfasst werden und auch Entscheidungen nicht sofort auf der Basis dieser Leitstandsdaten getroffen werden, dürfte der Nutzen noch eingeschränkt sein. Gleichwohl bietet diese Funktion eine wertvolle Unterstützung bei Was-wäre-wenn-Analysen, da die Software die Konsequenzen jeder Änderung sofort komplett durchrechnet und alle geöffneten Auswertungsfenster aktualisiert. weise an, dass die Marketingabteilung mit einer Wahrscheinlichkeit von 30 Prozent im Juli mit bis zu 10 Stunden überlastet sein wird. Kein Grund zur Unruhe, wie bereits die gelbe Färbung der Ampel signalisierte. Die tiefrote Ampel aufgrund der zu 80 Prozent drohenden Überlastung der Entwicklungsleiterin im August im Umfang von bis zu 60 Stunden ist da vielleicht schon dramatischer. Dank der Ampelsignale gelingt es Can Do project intelligence, die Komplexität der unter der Haube ablaufenden Wahrscheinlichkeitsrechnung gut vor dem Anwender zu verbergen. Dazu trägt auch das vom Hersteller „Water Model“ genannte Berechnungsverfahren bei, das Auslastungsspitzen automatisch mit weniger arbeitsintensiven Zeiten kompensiert, soweit es die unscharfe Planung zulässt. Portfoliomanagement in Echtzeit? Mit der aktuellen Version unterstützt Can Do auch das Projektportfoliomanagement. Für Projekte können zusätzliche Attribute bestimmt werden, etwa ihre Bewertungen hinsichtlich des strategischen Nutzens oder des erwarteten Gewinns. Im Eigenschaftsdialogfenster des Projekts finden sich diese Angaben dann auf einer der Schubladen-Seiten. Verschiedene Projekte kann sich der Anwender in unterschiedlichen Portfolios gruppieren. Die Projekte eines Portfolios visualisiert das Programm auch in der klassischen Bubble-Chart-Ansicht (Abb. 1), PM_3-2011_1-64: Inhalt 31.05.2011 11: 00 Uhr Seite 43 Einfache, aber komplexe Budgetfunktion Zu den jüngsten Neuerungen gehört auch die Budgetfunktion von Can Do project intelligence. Sie folgt einem einfachen Grundprinzip, mit dem der Anwender dennoch selbst komplexe Sachverhalte modellieren kann. Dabei weist er einem Projekt einfach ein Budget zu, indem er es anklickt und in dessen Budgettabelle eine neue Zeile einfügt. In diese trägt er das verfügbare Budget - seien es Stundenaufwände oder Geldbeträge - ein. Die Software überwacht dann dieses Budget. Wurden beispielsweise 30 Tage der Entwicklungsabteilung budgetiert und bereits 35 Tage für deren Mitarbeiter in der Ressourcenplanung vorgesehen, dann färbt das Programm die entsprechende Budgetzeile rot. Dieses recht einfache Modell bietet noch eine Reihe weiterer Möglichkeiten, etwa zeitliche Begrenzungen. Dazu wird in der betreffenden Budgetzeile einfach ein beliebiger Zeitraum angegeben, in dem das Budget zur Verfügung steht. So ließe sich etwa das Reisekostenbudget eines Projekts mit vier Tabellenzeilen, eine für jedes Quartal, detaillieren. Wem das nicht ausreicht, der kann das Budget noch als übertragbar markieren, sodass Can Do ungenutzte Budgets aus einem Quartal automatisch in das Folgequartal übernimmt. Werden Budgets bestimmten Fachabteilungen zugewiesen, spiegelt dies die interne Budgetstruktur wider. Um gleichzeitig auch externe Auftragsstrukturen abzubilden, definiert der Anwender sogenannte Positionen. Jede Zeile der Budgettabelle, also jedes Teilbudget, kann ebenso wie jedes Planelement, sei es ein Projekt oder ein Vorgang, einer solchen Position zugeordnet werden. Die geplanten Aufwände etwa für einen Vorgang werden dann nicht nur gegen den intern für die betroffenen Fachabteilungen budgetierten Aufwand gestellt, sondern gleichzeitig auch gegen die zugehörige (Auftrags-)Position. Mag auch das Budgetmodell komplex sein, die Bedienung bleibt vergleichsweise einfach, da der Anwender in jedem Fall lediglich Budgets in der Budgettabelle definiert und einem Planelement zuweist. Fazit Can Do project intelligence sticht vor allem durch seine stark grafisch orientierte, auch optisch ungewöhnliche Bedienoberfläche und das Konzept der unscharfen Planung hervor. Beides führt dazu, dass sich das Programm sehr gut dazu eignet, um durchzuspielen, wie die Projektsituation denn ungefähr aussehen wird und welche Konsequenzen bestimmte Entscheidungen haben dürften. Die Anwender müssen allerdings, ebenso wie Berichtsempfänger, damit umgehen können, dass das Programm keine vermeintlich genauen Planwerte liefert, sondern die mit jeder Projektplanung verbundene Ungenauigkeit deutlich macht. Die neu hinzugekommene Portfoliomanagementfunktion bietet grundlegende Projektbewertungsfunktionen und überzeugt vor allem bei der Analyse und dem Berichtswesen für die Projektelandschaft, Portfolioplanungsworkflows finden sich nicht. Interessant ist auch die neue Budgetfunktion, die mit einem sehr einfachen Prinzip dennoch auch anspruchsvolle Budgetierungsanforderungen abdeckt. Kontakt: Can Do GmbH, D-81371 München, www.candoprojects.de, cando@candoprojects.com ■ 22 l projekt MA N A G E M E N T aktuell 3/ 2011 44 WISSEN In Kürze ❑ Grafisch orientierte Multiprojektmanagement-Software mit unscharfer Planungsmethodik ❑ Ungewöhnliche, aber nach etwas Einarbeitungszeit durchaus intuitive Bedienoberfläche ❑ Neue Budgetfunktionalität und neue Funktionen zur Portfolioanalyse Abb. 1: Die Projektübersicht in Can Do: Nicht sichere Termine signalisiert das Programm mit den schattierten Balken. Das Portfoliodiagramm spiegelt sofort alle Änderungen in der Projektelandschaft wider. PM_3-2011_1-64: Inhalt 31.05.2011 11: 00 Uhr Seite 44