eJournals PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL 22/4

PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL
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2941-0878
2941-0886
UVK Verlag Tübingen
101
2011
224 GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e. V.

Mindmapping statt PM-Software

101
2011
Mey Mark Meyer
Manchmal braucht es nur eine einfache Planungssoftware, die wenige Projektaktivitäten übersichtlich darstellt und klarstellt, wer wann was im Projekt tut. Um Ideen zu sammeln, hat sich Mindmapping bewährt. Entsprechende Software eignet sich auch hervorragend, um Aufgaben zu ordnen und eine Projektstruktur zu entwickeln. Matchware bietet mit der Mindmapping-Software MindView darüber hinaus Projektmanagementfunktionen. Kann eine Mindmapping-Software PM-Software ersetzen?
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A m Anfang vieler Projekte steht eine Idee, mitunter auch ein strategisch bestimmtes Ziel. Auf dem Weg von der Idee zur konkreteren Projektskizze und der ersten groben Projektplanung werden diese Ziele dann detailliert, die erforderlichen Projektaktivitäten gesammelt und strukturiert. Ein Projektstrukturplan entsteht. Gerade für dieses wichtige Planungselement bieten jedoch selbst viele ausgewachsene Multiprojektmanagement-Lösungen eigentlich keine Unterstützung. So weicht man als Anwender dann auf Mindmapping-Software aus. Mit der lassen sich Projektstrukturen wunderbar erarbeiten, sobald es um Termine geht, wird die Arbeit dann allerdings oft schwierig. Grund genug für die Hersteller entsprechender Softwareprodukte, ihre Programme in puncto Projektmanagement zu erweitern. Auch die Business Edition von MindView verbindet Struktur- und Terminaspekte. Mit der Software erstellt der Anwender einerseits klassische Mindmaps, die sich auch als Projektstrukturplan verwenden lassen. Darüber hinaus bieten allerdings verschiedene zusätzliche Ansichten unterschiedliche terminorientierte Perspektiven auf die erfassten Aktivitäten. Mindmaps und Projektstrukturen in sechs Ansichten Insgesamt sechs verschiedene Ansichten stehen dem Anwender zur Auswahl. Zwischen ihnen wird während der Arbeit jederzeit nach Bedarf gewechselt. Neben der klassischen Mindmap bietet das Programm eine von links nach rechts und eine von oben nach unten gegliederte Baumstruktur als Ansichtsvarianten. Mit drei weiteren Ansichten, dem Balkendiagramm, einer Zeitleiste und einer tabellarischen Liste, lässt sich die erarbeitete Projektstruktur dann zu einer einfachen Projektplanung erweitern. Mindmaps werden intuitiv erstellt. Die erforderlichen Funktionen, um neue Zweige anzulegen, findet der Anwender leicht in den übersichtlich gestalteten Ribbons. Dank zahlreicher Tastaturkürzel können Vielnutzer allerdings auch weitgehend auf die Maus verzichten. Ob neue Einträge auf höherer, niedrigerer oder identischer Ebene eingefügt werden sollen oder ganze Zweige verschoben werden müssen - wer die Tastaturkürzel kennt, baut seine Mindmap schneller auf. Wenn ein PSP erstellt werden soll, empfiehlt sich die Ansicht als Baumstruktur. Einen Baum komplett von oben nach unten zu gliedern, bleibt eher eine theoretische Möglichkeit, denn in diesem Fall wird rasch sehr viel Platz in der Breite benötigt. Wenn beispielsweise 40 Arbeitspakete auf der dritten PSP-Ebene nebeneinander dargestellt werden, erhält man leicht einen PSP mit 10 cm Höhe und 1,20 m Breite. Über die Registerkarte „Design“ kann der Anwender daher das Layout noch etwas feiner anpassen und etwa die Arbeitspakete ab der dritten Strukturebene platzsparend untereinander anordnen. Das Ganze lässt sich schließlich noch optisch aufpeppen, indem Designvorlagen und Farbschemata ausgewählt und Bilder eingefügt werden. Sogar Tonschnipsel lassen sich einbinden - was vermutlich für den Anwendungsfall Projektstrukturplan eher selten benötigt wird, Mindmaps aber sinnvoll ergänzen kann. Um nähere Informationen zu den einzelnen Arbeitspaketen eines PSP zu erfassen, bietet sich zunächst die Notizfunktion an. Zu jedem Element kann der Anwender Textinformationen eingeben. Sie können mit Schriftstilen, Aufzählungen und Tabellen formatiert werden, womit einfache Formulare als Arbeitspaketbeschreibungen möglich sind. Wer mehr möchte, kann die entsprechenden Zweige auch mit Dokumenten, beispielsweise aus Word oder Excel, verknüpfen. Arbeitspaketinformationen und Zweige verbinden Ein Klick auf den Karteireiter „Aufgaben/ Zeitinfo“ am rechten Fensterrand reicht, um die für Projektplaner interessanten Details zu einem Arbeitspaket anzuzeigen: Start- und Endtermin, Fertigstellungsgrad, Ressourcen und Priorität. Die Termine lassen sich hier manuell eingeben. Wer jedoch auch den ungefähren Ablauf planen möchte, wechselt stattdessen lieber in die Gantt- Ansicht. Hier steht dem Anwender dann ein Balkenplandiagramm zur Verfügung, in dem die einzelnen Elemente der „Mindmap“ zeitlich geplant werden können. Die Software beherrscht Anordnungsbeziehungen mit Zeitabständen. Die Zeitskala des Balkendiagramms lässt sich im Detailgrad anpassen. Das Programm berechnet sogar den Kritischen Pfad - was interessant ist, falls nur ein einfaches Projektplanungs-Werkzeug für gelegentliche Projekte gesucht wird. projekt MA N A G E M E N T aktuell 4/ 2011 l 39 Mey Mark Meyer PM-Software: MindView Business Edition Mindmapping statt PM-Software? Manchmal braucht es nur eine einfache Planungssoftware, die wenige Projektaktivitäten übersichtlich darstellt und klarstellt, wer wann was im Projekt tut. Um Ideen zu sammeln, hat sich Mindmapping bewährt. Entsprechende Software eignet sich auch hervorragend, um Aufgaben zu ordnen und eine Projektstruktur zu entwickeln. Matchware bietet mit der Mindmapping-Software MindView darüber hinaus Projektmanagementfunktionen. Kann eine Mindmapping-Software PM-Software ersetzen? PM_4-2011_1-68: Inhalt 22.08.2011 12: 29 Uhr Seite 39 Die diversen Ansichten von MindView lassen sich drucken - auch der Balkenplan, der zweckmäßig großformatig gedruckt oder auf mehrere A4-Seiten verteilt wird. Mit dem Export zu Microsoft Word erhält man eine weitere, interessante Auswertungsmöglichkeit. Das Programm erstellt anhand einer Vorlage eine nett formatierte Word-Datei, die neben einer grafischen Übersicht der Mindmap auch die Beschreibung der einzelnen Elemente enthält. Wer seine Arbeitspakete mit klar strukturierten Notizen versehen hat, bekommt auf diese Weise eine gute Dokumentation der notwendigen Projektaktivitäten. Ähnlich funktioniert dies mit PowerPoint. Zusätzlich bietet MindView einen HTML-Projektbericht. Dieser kann dann beispielsweise für das Team im Intranet veröffentlicht werden. Er fasst die einzelnen Arbeitspakete zusammen, listet auf, welche davon begonnen oder fertiggestellt wurden, und bietet hilfreiche Übersichten wie „Wer macht was? “. MindView versucht sich sogar an einer Auslastungsübersicht. Das muss jedoch schiefgehen, da das Programm den Unterschied zwischen Aufwand und Dauer nicht kennt - bzw. bei jeder Ressourcenzuweisung immer davon ausgeht, dass die betreffende Ressource mit der entsprechenden Aktivität voll ausgelastet ist. Echtes Ressourcenmanagement erfordert in den meisten Fällen ohnehin Multiprojektbetrachtungen. Es bedarf eines hohen PM-Reifegrads und liegt in jedem Fall deutlich außerhalb der Produktklasse einer Mindmap-Software, selbst wenn sich diese „Business Edition“ nennt und auf Projektmanagement ausgerichtet wurde. So gesehen ist die Auskunft, wer was im Projekt tut, für ein einfaches Ressourcenmanagement nützlich und angemessen. Wünschenswert wäre es dennoch, den Aufwand in Stunden getrennt von der Dauer erfassen zu können. So ließen sich die Gesamtaufwände berechnen und das Programm könnte eine einfache Kostenschätzung unterstützen. Flexible Kalkulation Immerhin lässt sich die Funktion nachrüsten. Hinter dem Karteireiter „Kalkulation“ am rechten Fensterrand verbergen sich die benutzerdefinierten Felder. Mit ihnen erstellt man sich leicht ein individuelles Rechengerüst. Wenige Mausklicks genügen, um die einzelnen Elemente der Mindmap beispielsweise mit einem Feld für den Aufwand auszustatten. Die Aufwandswerte werden dann über die Projektstruktur aufsummiert und könnten wahlweise je Arbeitspaket oder insgesamt mit Stundensätzen multipliziert werden. Alle Werte lassen sich schließlich in der Mindmap darstellen - perfekt für eine einfache, überschlägige Kalkulation mit wenigen Kostenarten. Mehr als eine Handvoll Berechnungsgrößen sollten es nicht sein, da MindView die Liste dieser Zusatzfelder unverständlicherweise selbst auf großen Bildschirmen in einem winzigen Fensterausschnitt zeigt. Projektplaner, die kompliziertere Berechnungen benötigen, können ihre Arbeitspakete alternativ zu Microsoft Excel exportieren und die in MindView eingegebenen Zahlen dort weiterverwerten. Einen Hauch von Großprojekt verspürt man mit dem Online-Workspace, den MindView anbietet. Dort bereitgestellte Mindmaps (sprich: Projektpläne) kann das Team gemeinsam bearbeiten. Mit der Rechteverwaltung schränkt der Planeigentümer den Zugriff seiner Mitstreiter eventuell auf einzelne Zweige ein, damit diese zwar ihre Teilprojekte detaillieren können, die anderen Teile jedoch nur lesend oder gar nicht zu Gesicht 22 l projekt MA N A G E M E N T aktuell 4/ 2011 40 WISSEN Abb. 1: In der Business Edition bietet MindView neben der klassischen Mindmap, die sich als PSP in Baumstruktur darstellen lässt, auch Terminplanungsfunktionen (hier als Montage gleichzeitig dargestellt). PM_4-2011_1-68: Inhalt 22.08.2011 12: 29 Uhr Seite 40 bekommen. Generell wird man die professionelle Projektplanung und Steuerung eines größeren Projekts dann aber mit einer anderen Software unterstützen wollen. MindView exportiert den Plan zu diesem Zweck auch ins MS-Project-Format. Das verstehen außer Microsofts PM-Tool auch fast alle anderen Produkte auf dem Markt. Mit einem Preis von knapp 300 EUR netto liegt die Software preislich durchaus in der Liga kleinerer Einzel- PM-Produkte, die in Sachen PM mehr bieten. Dafür gibt es Mindmapping inklusive. Fazit MindView bietet solide Mindmapping-Funktionen. Im Vergleich zu manchem Wettbewerber wünschte man sich vereinzelt noch eine abgerundetere Bedienung, etwa beim Stiftmodus für Tablet-PCs oder beim Zoom in der Mindmap. Vielleicht wären die eine oder andere Formatierungsfunktion oder umfangreichere Symbolbibliotheken noch hilfreich. Aus der Perspektive des Projektmanagements macht die Software dies allerdings mehr als wett. Die gut bedienbare Terminplanungsfunktion mit dem Balkendiagramm und eine ausgereift wirkende Schnittstelle zu Microsoft Office hilft im Alltag. Vor allem die Möglichkeit, eigene Datenfelder zu definieren und auf diese Weise ein eigenes Kalkulationsschema verwenden zu können, ist nützlich. Etwas mehr von dieser Flexibilität wäre allenfalls bei den Berichten zu wünschen - der HTML-Export beinhaltet beispielsweise immer die prinzipiell nicht aussagekräftigen Grafiken zur Ressourcenauslastung. Alles in allem eignet sich MindView gut, um Ideen zu gewinnen, zu strukturieren und in eine erste Projektplanung umzusetzen. Für kleinere Projekte hilft die Software auch bei der Projektsteuerung, sodass sie auf dem Desktop des Projektleiters von Einzelprojekten ohne detaillierte Ressourcenplanung durchaus ein hilfreiches Werkzeug sein kann. Bei größeren Projekten und in Multiprojektsituationen dürften die Funktionen nicht ausreichen. Hier punktet das Programm als Werkzeug in den frühen Projektphasen, das seine Daten dann an eine PM-Software weiterreicht. Kontakt: Matchware GmbH, D-20255 Hamburg, www.matchware.com ■ projekt MA N A G E M E N T aktuell 4/ 2011 l 41 Executive Education Programs - Project & Process Management Part-time with blocked modules in Vienna, Austria. Taught in English by top professors and industry experts, enabling you to master challenging projects successfully. International Program Project & Process Management Duration: 10 months, part-time Next Start: May 2012 Professional MBA Project & Process Management Duration: 18 months, part-time Next Start: October 2011 Contact: pmba_ppm@wu.ac.at +43-1-313 36-5421 www.executiveacademy.at/ pmba Anzeige In Kürze ❑ Mindmap-Software mit Projektmanagementfunktionen wie Terminplan (Gantt), Zeitleiste und tabellarischer Arbeitspaketübersicht ❑ Benutzerdefinierte Felder ermöglichen eigene Kalkulation von Aufwand und Kosten. ❑ Enge Anbindung an Microsoft Office durch Import- und Exportfunktionen PM_4-2011_1-68: Inhalt 22.08.2011 12: 29 Uhr Seite 41 Als ich vor 42 Jahren erstmals mit Projektmanagement-Software zu tun hatte, war das Produktangebot noch sehr übersichtlich. Mehr als eine Handvoll Programme gab es nicht zur Auswahl. Nach der heutigen Taxonomie von Mey Mark Meyer und Frederik Ahlemann handelte es sich dabei um sogenannte Einzelprojektmanagement-Systeme. Die mühsame Eingabe erfolgte mittels Lochkarten. Das Bundesministerium der Verteidigung versuchte damals die Rüstungsindustrie von der Notwendigkeit des Einsatzes des hauseigenen, auf Netzplantechnik basierenden PPS zu überzeugen. Die Begeisterung aufseiten der Wirtschaft hielt sich in engen Grenzen. Man wehrte sich nach Kräften gegen die vermeintliche Gängelung. Andere Branchen wussten von der „Wunderwaffe aus den USA“ so gut wie nichts. Manche Kritiker verhielten sich wie einige Wiener Bürger, die beim Anblick der ersten Automobile gesagt haben sollen: „Werd’ a wieder abkumma“. Sie sollten sich täuschen. Die Situation hat sich in den letzten Jahrzehnten radikal geändert. Die Auswahl eines geeigneten Programmsystems ist zu einer alles andere als leichten Aufgabe geworden. Meyer und Ahlemann berichten von mehr als 220 Systemen, die von 200 Herstellern angeboten werden. Das bereits in der 6. Auflage erschienene, herstellerunabhängige Werk, herausgegeben von der GPM und dem Business Application Research Center (BARC), ist allein schon wegen dieser Produktvielfalt ein unentbehrlicher Ratgeber. Es beschreibt 24 marktführende Produkte. Das Buch der beiden Autoren, die in der Bundesrepublik wohl die besten Fachleute auf dem Gebiet Projektmanagement-Software sind, beschränkt sich freilich in keiner Weise auf die systematische Beschreibung der verfügbaren Programmsysteme, sondern geht erheblich darüber hinaus. Die Verfasser befassen sich gründlich mit dem Produktauswahlprozess, geben wertvolle Ratschläge für die Implementierung, bei der häufig mit Widerständen gerechnet werden muss, und behandeln unter dem Stichwort „Architecture and Technologies“ Fragen der Softwarearchitektur, der Konfiguration, der Integration in die gesamte Softwarelandschaft des Unternehmens und der Sicherheit. Besonders interessant, auch für alte Hasen, sind für mich die Kapitel „Project Management Software Maturity“, „The M-Model as a Frame of Reference“ und die umfangreichen Ausführungen zur Funktionalität. Deshalb soll darauf nachfolgend auch etwas ausführlicher eingegangen werden. Im zuerst genannten Kapitel werden den fünf Reifegradstufen nach CMM entsprechende Reifegrade bei der Software gegenübergestellt. Ein Beispiel: Der Stufe 3, auf der die Organisation im Projektmanagement standardisierte Prozesse hat, die auch praktiziert werden, entsprechen unternehmensweite Projektmanagementsysteme (Enterprise Project Management Systems). Neben diesem Typ von Systemen und den bereits oben erwähnten Einzelprojektmanagement- Systemen werden weiter unterschieden Multiprojektmanagement-Systeme (Stufe 2 von CMM: definierte Prozesse), leistungsorientierte Projektmanagementsysteme (Performance-oriented Project Management Systems), die mit der Stufe 4 von CMM korrespondieren (auf dieser Stufe wird der Erfolg der Projekte und des Projektmanagements ständig gemessen), und wissensorientierte Projektmanagementsysteme, die der fünften Stufe von CMM (kontinuierliche Verbesserung des Projektmanagements) zugeordnet sind. Das M-Modell umfasst den gesamten Projektlebenszyklus von der Initiierung über die Planung und Ausführung bis zum Projektabschluss. Innerhalb des Modells werden drei Managementebenen mit unterschiedlichen Aufgabenkomplexen unterschieden: Projektmanager, Projektoffice/ Lenkungskreis und Geschäftsführung (Management Board). So werden der Ebene der Geschäftsführung die Portfolioplanung und das Portfoliocontrolling zugewiesen. Der Projektlebenszyklus des M-Modells wird in elf Themengebiete unterteilt. Dazu gehören die Generierung und die Bewertung von Ideen, die Portfolioplanung, die Programmplanung, die Projektplanung und das Projektcontrolling. Innerhalb dieser großen Aufgabenkomplexe wird weiter untergliedert. Dabei finden sich etwa unter der Überschrift Projektplanung die Teilaufgaben Projektstrukturierung und Terminplanung, die jeweils in einem eigenen Kapitel, mit praktischen Beispielen unterlegt, ausführlich dargestellt werden. Die Beschreibung der einzelnen Produkte geschieht nach einem einheitlichen, sehr transparenten Muster. Die Autoren liefern Informationen über Produkt (z. B. Installationszahlen), Herstellerfirma (z. B. Firmenprofil und Umsätze), funktionalen Schwerpunkt der Software, Reifegradmix, Architektur, Service, Preis und Referenzkunden. Die in ausführlichen Assessments der Produkte entstandene Bewertung anhand von über 270 Einzelkriterien wird zunächst in 53 Kriteriengruppen verdichtet 22 l projekt MA N A G E M E N T aktuell 4/ 2011 42 WISSEN Buchbesprechung Project Management Software Systems Meyer, M. M.; Ahlemann, F.: Project Management Software Systems. Requirements, Selection Process and Products. 6 th edition, Nürnberg 2010, 364 S., ISBN 978-3-942201-22-3, ca. EUR 640,- PM_4-2011_1-68: Inhalt 22.08.2011 12: 29 Uhr Seite 42