V iele Unternehmen spielen mit dem Gedanken, ein „Project Management Office“ (PMO) einzurichten. Doch nur wenige können bereits breite Erfahrungen zu diesem Thema vorlegen, von denen diese „Starter“ profitieren können. Allein schon Ausrichtung, Aufgabe und Rolle bereiten ihnen Kopfzerbrechen: Soll das PMO die Projektlandschaft strategisch koordinieren? Soll es einzelne Projekte ganz praktisch unterstützen? Soll es die Projekte „controllen“ - und der Geschäftsleitung regelmäßig Bericht über Stand und Fortschritt der Vorhaben erstatten? Antworten auch auf diese Fragen gab der „PMO Tag“ der GPM, eine Fachveranstaltung, die dem „Internationalen Deutschen Projektmanagement Forum“ voranging. Die Federführung des PMO Tages hatte die PMO-Fachgruppe der GPM unter der Leitung von Dr. Wolfram von Schneyder. Mit 100 PMO-Fachleuten hatte die GPM gerechnet. 200 kamen am Ende - und machten die neue Veranstaltung zu einem vollen Erfolg! Profunde Orientierung gab Keynote Speaker Prof. Hans Georg Gemünden (TU Berlin). Der renommierte PM-Wissenschaftler stützt sich auf empirisch ermittelte Befunde. So unterschied er drei PMO-Rollen: In der Rolle des „Koordinators“ übernimmt ein PMO die projektübergreifende und abteilungsübergreifende Koordination. In der Rolle eines „Controllers“ verantwortet das PMO die Planung und das Controlling von Portfolios und von einzelnen Projekten. In der Rolle des „Unterstützers“ bietet ein PMO den Projekten Dienstleistungen und bildet eine Schnittstelle nach außen. Aus dieser Betrachtung von Rollen ergeben sich interessante Details („Faktoranalyse“). So zeigt die empirische Forschung, dass der „Koordinator“ beispielsweise in der Unternehmenshierarchie sehr hoch angesiedelt ist, als strategische Steuerungseinheit verstanden wird und an die oberste Unternehmensleitung berichtet. Mehr noch: Diese Koordinatorenrolle ist erfolgskritisch für die Zusammenarbeit im Projektmanagement einer Organisation. Anders der „Controller“. Er unterstützt vorwiegend das Topmanagement, etwa bei der Projektüberwachung, bei der Standardisierung oder beim Monitoring. Der Controller ist erfolgskritisch für die Qualität der Informationen. Und wieder anders der „Unterstützer“: Er hilft Projekten und Projektmanagern bei handwerklichen Aufgaben wie Planung, dem Erstellen von Berichten oder beim Einsatz von Softwaretools. Der „Unterstützer“ beeinflusst damit das Gelingen von Einzelprojekten. Was ein PMO in der Praxis leistet - dies studierten die PMO-Fachleute im Rahmen eines spektakulären Projektprogramms. Unter dem Titel „90.000 Umzüge, 1.000 neue Logos, ein PMO - Herausforderungen beim Aufbau der neuen Commerzbank“ berichtete Keynote Speaker Arno Walter (Bereichsvorstand Private Kunden bei der Commerzbank) über einen der größten deutschen Bankenzusammenschlüsse. Die aus der Dresdner Bank „Unterstützer“ - „Koordinator“ - „Controller“ 22 l projekt MA N A G E M E N T aktuell 5/ 2011 8 REPORT Im Ze berat in ein Sie an FÜR PROJE Orientierung und Erfahrungsaustausch für 200 PMO-Fachleute Glänzender Auftakt für den neuen „PMO Tag“ Einen glänzenden Start legte die GPM mit ihrem neuen „PMO Tag“ hin: Über 200 Fachleute diskutierten an diesem Spezial-Kongresstag über das Thema „Project Management Office“, eines der wichtigsten Trendthemen der PM-Community. Mit eindrucksvoller Kollegialität tauschten sie ihre Erfahrungen aus und erörterten Fragen, die Praktikern auf den Nägeln brennen: Wie PMOs implementieren und Akzeptanz sichern? Welche Aufgaben dem PMO setzen? Wie Nutzen und Wertschöpfung messen? Und welche IT-Unterstützung wählen? Oliver Steeger Profunde, empirisch abgesicherte Orientierung gab der renommierte PM-Wissenschaftler Prof. Hans Georg Gemünden (TU Berlin). Foto: Oliver Steeger PM_5-2011_1-60: Inhalt 08.11.2011 7: 51 Uhr Seite 8 Der X-Moment: Wir sind bereit für den nächsten Level. Wird das Projekt gelingen? Sind unsere Prozesse effizient? Können wir diesen Gipfel gemeinsam erreichen? Welche Route sollen wir wählen? Vor uns liegt ein langer Weg, gehen wir’s an! Wird das Team den Wandel mittragen? Im Zentrum unserer Aufmerksamkeit stehen Sie. Unsere Experten in sechs Ländern beraten Sie ebenso professionell wie innovativ und begleiten Sie mit großem Einsatz in eine erfolgreiche Zukunft. Effiziente Lösungen und begleitendes Training bringen Sie an Ihr Ziel. FÜR X-MOMENTS, DIE BEWEGEN. www.nextlevelconsulting.eu PROJEKTMANAGEMENT | PROZESSMANAGEMENT | CHANGE MANAGEMENT PM_5-2011_1-60: Inhalt 08.11.2011 7: 51 Uhr Seite 9 und der Commerzbank hervorgegangene „neue“ Commerzbank hat heute 14 Millionen Kunden, finanziert über 20 Prozent des deutschen Exports und beschäftigt 60.000 Mitarbeiter. Der Zusammenschluss brachte gewaltige Synergien mit sich. Der Weg zu diesem Zusammenschluss erwies sich, wie Arno Walter ausführte, „als Marathon mit vielen Zwischensprints“. So hatte Walters PMO beispielsweise 400 deutsche Bankfilialen zusammenzulegen. Nach den beiden Keynote-Vorträgen diskutierten die Teilnehmer in zwei Vortrags- und einem Workshop-Stream PMO-Praxis von sehr unterschiedlichen Unternehmen und Organisationen, darunter Bayer Business Services, Sanofi-Aventis Deutschland, Continental Automotive, QIAGEN Instruments, Giesecke & Devrient, das Bundesverwaltungsamt und der Caritasverband Stuttgart. Mit einer pfiffigen „Open Space“-Veranstaltung luden die Organisatoren zum konkreten Erfahrungsaustausch ein. Einfache Spielregel: Ihre Fragen hefteten die Teilnehmer auf gelben Zetteln an Pinnwände; Antworten auf diese Fragen wurden auf grünem Papier notiert. Etwa die Fragen, nach welchen Kriterien der Nutzen und die Leistung von PMOs gemessen werden können - bekanntlich eine Schwierigkeit, mit der viele PMOs zu ringen haben. Die Vorschläge reichten von dem Krite- „Open Space“ für PMOs rium „Projektabbruchquote“ und „Produktentwicklung time to market“ über „Akzeptanz und Entlastung der Projektmanager“, „nachhaltiges Daten- und Wissensmanagement“ bis hin zu „Effizienz von Änderungsmanagement“ oder „Vergleichbarkeit der Daten aus Projekten“. In der von Dr. Wolfram von Schneyder geleiteten Abschlussdiskussion fassten die Referenten die Ergebnisse zusammen. „Das Projektgeschäft ist heute Dauergeschäft“, betonte Arno Walter, „es bringt viele neue Herausforderungen mit sich, die sich besser steuern lassen durch ein festes PMO.“ Astrid Kuhlmey (Bayer Business Services) empfahl den PMOs, einen sehr engen Kontakt zum Topmanagement zu suchen; so kann das PMO früh strategische Informationen bekommen, auf die es dann reagieren kann. Dr. Andrea Hennig (Bayer HealthCare) wies auf die Gefahr falsch dosierter PM- Standardisierung hin. „Ist das Projektmanagement zu wenig standardisiert, so erkenne ich dies leicht“, erklärte die Fachfrau, „dann lässt die Qualität von Dokumenten und Vorgehensweisen zu wünschen übrig.“ Schädlich seien aber auch zu viele Standards. Sie riet dazu, zum Thema „Standards“ das Feedback der Organisation zu suchen, also das Ohr für die Betroffenen weit offen zu halten. ■ 22 l projekt MA N A G E M E N T aktuell 5/ 2011 10 REPORT Oliver St Wie „verschmilzt“ man zwei Banken miteinander? Keynote Speaker Arno Walter (Bereichsvorstand Private Kunden bei der Commerzbank) berichtete über ein solches Projekt. Der Titel seines Vortrags: „90.000 Umzüge, 1.000 neue Logos, ein PMO - Herausforderungen beim Aufbau der neuen Commerzbank“. Foto: Oliver Steeger PM_5-2011_1-60: Inhalt 08.11.2011 7: 51 Uhr Seite 10