B ereits der erste Start des Programms lässt den Anwender vermuten, dass diese Software sich an vielen Stellen von anderen Lösungen am Markt unterscheiden wird. Die Software erinnert den Nutzer an einen Browser. Am linken Bildschirmrand ist die Hauptnavigation untergebracht, während sich alle Aktionen und Daten im zentralen Bereich in der Mitte befinden. Die Optik darf aber nicht darüber hinwegtäuschen, dass Onepoint Professional eine auf dem Desktop installierte Anwendung ist. Die in Java geschriebene Anwendung wird in Versionen für Windows, den Mac und Linux gleichermaßen angeboten. Die Entwickler haben sich bewusst vom Gestaltungsrahmen, der vom Betriebssystem vorgegeben wird, gelöst. Sie erreichen damit, dass sich das Programm auf allen Plattformen in einheitlicher Optik präsentiert. Geringe Einstiegshürden Beginnend mit den klassischen Office-Programmen hat in den vergangenen Jahren eine wahre Bevormundung des Nutzers durch allerlei Assistenten und andere Hilfsfunktionen eingesetzt. Sicher kennen auch Sie diese Hinweise, die während der Planung bereits monieren, dass eine Ressource überlastet zu sein scheint oder es einen Terminkonflikt geben könnte, obwohl die Details noch gar nicht eingetragen sind. In Onepoint Project ist dagegen noch viel Handarbeit notwendig. Bei der Anlage eines Projekts, Portfolios oder der Definition der Arbeitspakete springen dem Nutzer keine Assistenten zur Seite. Dennoch sind die Einstiegshürden dank einer intuitiven Gestaltung der Oberfläche gering. Die gut beschrifteten Schalter erleichtern den Umgang mit den Funktionen, genauso wie das Prinzip, in den Dialogen weitere, fortgeschrittene Eigenschaften auf zusätzlichen Registern abzufragen. Auch wenn das Programm mit einem ausführlichen Tutorial in Form eines E-Books ausgeliefert wird, sind wie bei allen PM-Tools zumindest Grundkenntnisse der Projektmanagementmethodik nötig, um auch ans Ziel zu gelangen. Unter vielen Projektmanagern erfreut sich die Technik des Mindmappings für die Strukturierung eines Vorhabens großer Beliebtheit. Diesem Trend trägt die Software durch eine Import-Funktion für den Cloud-Anbieter Mindmeister Rechnung. Direkt aus dem Programm heraus können die dort gespeicherten Mindmaps ausgewählt und in die Planung übernommen werden. Über den Umweg dieses Dienstes, der auch kostenlose Benutzerkonten offeriert, ist somit auch der Import von Mindmaps aus anderen Programmen wie Mindmanager oder Freemind möglich. Direkt übernimmt Onepoint Project dagegen die Daten aus MS Excel und MS Project. Diese beiden Formate werden auch beim Export unterstützt. Gewohnte Arbeitstechniken, aber auch neue Sichtweisen Trotz seiner anderen Oberfläche folgt Onepoint Project bei der Planung eines Projekts den Konventionen, die aus projekt MA N A G E M E N T aktuell 5/ 2011 l 41 Stephan Lamprecht PM-Software: Onepoint Project Professional Plattformübergreifende Planung Aus Österreich stammt das Programm Onepoint Project, das in Sachen Oberfläche und Bedienung durchaus eigene Wege geht. Obwohl es ein ausgesprochen preisgünstiges Produkt ist, lässt es sich doch auch an individuelle Bedürfnisse anpassen. Anzeige PM_5-2011_1-60: Inhalt 08.11.2011 8: 06 Uhr Seite 41 anderen am Markt platzierten Programmen bekannt sind. Über eine tabellarische Vorgangsliste oder einen grafischen Projektstrukturplan werden Tätigkeiten, Meilensteine sowie logische und zeitliche Abhängigkeiten definiert. Mit der Freigabefunktion wird schließlich der Basisplan für das Projekt gespeichert. Die Dialoge bei der Einrichtung eines Projekts nehmen dem Projektmanager oder den Mitgliedern des PMO bereits einige Arbeit für die Berichterstattung ab. Es ist ausreichend Platz vorhanden, um die Ausgangslage, die Projektbegründung und die Ziele des Projekts zu beschreiben. Die Basisfunktionen bieten dabei aber durchaus Optimierungspotenzial. Dazu ein Beispiel: Direkt in der tabellarischen Vorgangsliste könnte der Projektmanager die zeitlichen Beziehungen zwischen einzelnen Arbeiten definieren. Dazu muss er sich allerdings die Vorgangsnummer merken, eine Ausfüllhilfe ist nicht vorhanden. Das schränkt den Komfort dieser Ansicht stark ein. Also führt der Weg den Anwender über einen Doppelklick auf einen Eintrag in der Liste, wo er sich die Details des Vorgangs aufruft. Unter „Vorgaben“ kann er die Anordnungsbeziehungen festlegen. Bei der Auswahl eines Vorgängers blendet die Software nun zwar eine Liste der vorhandenen Vorgänge ein. Der Dialog zeigt allerdings weder die Vorgangsnummern noch die Stellung in der Hierarchie an. Gerade bei sehr umfangreichen Projekten muss der Nutzer seine Einträge gut im Gedächtnis behalten, damit er auch auf Anhieb den korrekten Vorgang auswählt. Zur Visualisierung der Aufgaben und Projekte greift Onepoint auf bekannte Ansichten zurück. Neben dem klassischen Gantt-Diagramm, im Programm als Terminplan bezeichnet, stehen auch tabellarische Übersichten und Projektstrukturpläne zur Verfügung. Dabei ist allerdings auch Neues zu entdecken. In der sogenannten Pipeline-Darstellung stellt die Software dem Projektmanager eine Übersicht aller im Programm angelegten Projekte in der zeitlichen Anordnung der jeweiligen Status. Ein Fortschrittsbalken unter dem Namen des Projekts visualisiert dabei den aktuellen Grad der Fertigstellung. Projektmanager, die an einer Vielzahl an parallelen Vorhaben arbeiten, werden diese sehr übersichtliche Darstellung begrüßen. Onepoint Project speichert alle Informationen in einer eigenen Datenbank. In dieser landen optional auch Dokumente und Dateien, die im Zusammenhang mit dem Projekt stehen. Spezifikationen oder die Versionsstände von Berichten oder anderen Arbeitsergebnissen lassen sich somit unmittelbar im Kontext des Projekts organisieren und verwalten. Mit einem regulären DMS oder einer Versionskontrolle kann diese Lösung verständlicherweise aber nicht mithalten. 22 l projekt MA N A G E M E N T aktuell 5/ 2011 42 WISSEN QM-Ausbildung per Fernlehre www.cqa.de Anzeige Abb. 1: Den Projektstrukturplan stellt Onepoint Project auch grafisch dar. PM_5-2011_1-60: Inhalt 08.11.2011 8: 06 Uhr Seite 42 Bei der Steuerung und Kontrolle der Projekte möchte die Software den Nutzer mit vielen Detailfunktionen unterstützen. Überschreitungen der Termine, Auslastungen oder Kosten werden deutlich mit farbigen Hinweisen dargestellt. Im Arbeitsalltag wird der Nutzer dann aber immer wieder auf Optimierungspotenzial in einzelnen Bereichen stoßen. Für die Kundendatenverwaltung wäre beispielsweise ein Import von Outlook oder Notes sinnvoll. Schließlich dürften solche Daten in den meisten Unternehmen bereits vorliegen. Dies gilt sinngemäß auch für Ressourcenverwaltung: Maschinenparks und Stammdaten von (Projekt-)Mitarbeitern sind üblicherweise ebenfalls bereits in anderen Anwendungen enthalten. Wenigstens der Import des einfachen CSV-Formats wäre hier für eine der kommenden Versionen von Onepoint zu wünschen. Insgesamt schmälern diese Kleinigkeiten die Praxistauglichkeit allerdings nicht. Mit dem Berichtswesen der Software kann der Nutzer den Projektverlauf regelmäßig dokumentieren. Ausgehend von einigen Vorlagen werden die Auswertungen durch die Auswahl von Feldern und Feldtypen individualisiert. Da sich nahezu jedes Feld der Datenbank anfragen lässt, sind auch sehr umfassende und regelmäßig zu aktualisierende Berichte kein Problem. Weitreichende Anpassungsmöglichkeiten Der Anwender kann die hinter Onepoint Project stehende Datenbank in vielerlei Hinsicht an die eigenen Wünsche und damit die individuelle Arbeitssituation anpassen. Wie aus anderen Programmen gewohnt, sind eigene Basis-Kalender und damit Arbeitszeiten genauso möglich wie die individuellen Grenzwerte für das automatische Controlling. Bei Überschreitung der Kosten, Auslastungen oder Termine warnt die Software mit einer integrierten Ampellogik. Wem aber beispielsweise 14 Tage Überschreitung bei der Vorgangsampel für den Status „rot“ zu lang sind, der ändert diese Werte über die Optionen im Administrationsbereich. In dieser Hinsicht bietet Onepoint viel, besitzt aber noch die eine oder andere kleinere Schwäche. So kann das Programm zwar Projekte automatisch nummerieren, um die Inhalte mit einem separaten Abrechnungssystem oder einer Agentursoftware abzugleichen. Andererseits lässt die Software aber keine Definition eigener Nummernkreise zu, sondern setzt auf ein internes, aber etwas starres Regelwerk. Deutlich flexibler ist Onepoint Project dagegen, wenn der Nutzer eigene Projektstatus oder Projektrollen definieren möchte. Nahezu jeder Funktionsbereich lässt sich mit eigenen Datenbankfeldern und Einträgen erweitern. Damit solche Informationen aber auch in Berichten und Dialogen an den passenden Stellen erscheinen, empfiehlt sich ein tieferer Blick in das mitgelieferte Handbuch. Leider haben die Entwickler keine Referenz über das Datenmodell ausgeliefert. So ist der ambitionierte Anwender häufiger auf das schlichte Ausprobieren angewiesen. Fazit Bereits die Professional-Version von Onepoint Project eignet sich gut für die grundlegenden Funktionen bei der Planung und Durchführung auch größerer Einzelprojekte. Für knapp 150 Euro erwirbt der Anwender eine übersichtliche Desktop- Anwendung mit guten Planungs- und Berichtswerkzeugen. Sind allerdings Controlling, Risikoanalysen oder das aktive Management von Großprojekten mit zahlreichen Unterprojekten gefragt, ist die um 100 Euro teurere „Master-Edition“ die bessere Wahl, die mit einer zentralen Datenbank arbeitet. ■ projekt MA N A G E M E N T aktuell 5/ 2011 l 43 In Kürze ❑ Einfache, preisgünstige PM- Software ❑ Unabhängig vom verwendeten Betriebssystem verwendbar ❑ Browser-Optik, Datenmodell anpassbar Hanser Verlag 2011, 543 Seiten, 39,90 €, I SBN- 10: 3- 446- 42397- 4 Aus dem Inhalt: Manuelle Planung, automatische Planung, Terminmanagement mit festen Terminen, Projekt Prozesse und Scrum als Prozess, Mehrprojekttechnik, projektübergreifende Ressourcenplanung, Planung knapper Ressourcen mit dem Teamplaner, Kostenplanung, Projektüberwachung, Earned Value Analyse. Kurse: Projektmanagement mit MS Project (klassisch und agil), mit von Ihnen gewünschten Inhalten und Ihren Projekten. Beratungen in Ihren Projekten - wie Sie Ihre Projektpläne handlungsorientiert und pflegeleicht aufbauen. Wir lassen uns auf Ihre Projekte ein! Installation und Anpassungen des Project Servers. www.schwab projektmanagement.de Anzeige PM_5-2011_1-60: Inhalt 08.11.2011 8: 06 Uhr Seite 43