eJournals PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL 23/2

PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL
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UVK Verlag Tübingen
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2012
232 Gesellschaft für Projektmanagement

In die Cloud? Aber sicher!

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2012
Mey Mark Meyer
Wer unterwegs ein Notebook und im Büro einen Desktop-PC nutzt, kennt das Problem – wo sind gerade die aktuellen Daten? Synchronisationsdienste wie Dropbox halten ganze Dateiordner auf mehreren Rechnern aktuell. Das funktioniert prima für Musik und Fotos, doch auch im Projektalltag werden die Tools beliebter. Dabei liegen die Daten oft schlecht geschützt auf den Servern der Anbieter. Heute die Geheimhaltungsvereinbarung beim Kunden unterschrieben und morgen die Daten in die Cloud gepustet – wie passt das zusammen? Zwei Vorschläge zur Abhilfe.
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S ynchronisationsdienste funktionieren ganz einfach: Auf dem eigenen Rechner überwachen sie permanent bestimmte Dateiordner. Werden dort Dateien neu angelegt, geändert oder gelöscht, überträgt die Software diese Änderung auf einen zentralen Server. Änderungen, die den Server von anderen Geräten aus erreichen, werden außerdem penibel auf der lokalen Festplatte nachvollzogen. Auch heute noch sind Internetverbindungen auf Reisen nicht immer gewährleistet. Zudem dauert es selbst bei schnellen Verbindungen immer noch eine Weile, eine große Präsentation oder einen CAD-Plan zu übertragen. Hier spielen die Synchronisationsdienste ihre Stärken gegenüber einem zentralen Serverlaufwerk aus. Bei der Synchronisation werden die Daten immer auf der lokalen Festplatte vorgehalten. Falls der Rechner einmal offline sein sollte, merkt sich die Software die Änderungen, bis die Verbindung zum Server wieder steht. Dann überträgt sie diese automatisch an den Server und aktualisiert die lokalen Dateien mit den inzwischen eventuell auf anderen Geräten vorgenommenen Änderungen. Wieder daheim im Büro verfügt dann auch der Schreibtisch-PC über die unterwegs auf dem Notebook geänderten Daten. Weil das sowohl auf mehreren Geräten eines einzelnen Nutzers als auch zwischen mehreren Anwendern eines kleinen Teams klappt, wird die Synchronisation mit der Cloud zunehmend beliebter. Der Begriff „Cloud“ meint dabei allerdings nicht viel mehr als via Internet erreichbaren Speicherplatz. Eine Datensicherung gibt es gleich dazu: Wird das Notebook auf der Reise entwendet, ist der letzte Stand der Projektdaten dennoch auf dem zentralen Server in Sicherheit. Bleibt nur ein Haken: Möchte und darf man seine Daten öffentlich ins Netz stellen? Ganz öffentlich sicher nicht, daher werben fast alle Anbieter mit ihren Sicherheitsmaßnahmen. Die Übertragungswege werden beispielsweise meist verschlüsselt, doch was nützt das, wenn die Daten dann unverschlüsselt beim Anbieter liegen oder zumindest dessen Mitarbeiter Zugriff darauf haben? Was, wenn jemandem von außen der Zugriff auf diese Daten gelingt? Für die Teamdaten des Skatvereins mag das akzeptabel sein und auch bei der eigenen Musiksammlung kann jeder Anwender für sich persönlich entscheiden. Anders sieht es bei Projektdaten aus. Hier sind Geheimhaltungsvereinbarungen üblich. Die schließen oft ausdrücklich eine Weitergabe an Dritte, die nicht entsprechenden Vereinbarungen unterliegen, aus und verlangen nicht selten im Umgang mit den Daten entsprechende Sicherheitsmaßnahmen. Eventuell sind auch Personendaten betroffen und das Bundesdatenschutzgesetz greift. Da wird es schnell peinlich, wenn der Geschäftspartner beim Termin vor Ort auf dem Beamer mitbekommt, dass sein Projektplan soeben aus der Cloud geholt wurde. Dropbox Zu den bekanntesten Synchronisationsdiensten zählt der US-Anbieter Dropbox. Die Software ist für nahezu alle Desktop- und Smartphone-Systeme verfügbar und hat sich mittlerweile zu einem Quasi-Standard entwickelt: Weil Softwareentwicklern gute Möglichkeiten geboten werden, direkt auf die Dropbox-Server zuzugreifen, haben gerade die Anbieter von Smartphone-Anwendungen den Zugriff direkt in ihre Programme integriert. Die Möglichkeit, ein PDF auf das Smartphone zu laden, zu bearbeiten und wieder in der Dropbox zu verstauen, bieten heute viele Programme. Gerade auf Apples iPhones und iPads, die dem Anwender kein anwendungsübergreifendes Dateisystem bieten, hat sich Dropbox fast zum Ersatzdateisystem gemausert. Dropbox ist auf dem Desktop schnell installiert und richtet dann einen speziellen Ordner ein. Alles, was von nun an darin landet, wird mit der Cloud und allen weiteren angeschlossenen Geräten synchronisiert. Über den Webbrowser kann der Anwender anderen Nutzern Einladungen für einzelne Ordner senden, dann arbeitet man gemeinsam darin. Eventuelle Konflikte, wenn zwei Nutzer gleichzeitig an einer Datei arbeiten, löst Dropbox mit zwei entsprechend benannten Kopien der Datei. Es obliegt dann dem Nutzer, diese beiden Varianten wieder zusammenzufügen. Dropbox überträgt nur die geänderten Teile einer Datei über das Netz, sodass nach einer geänderten Titelfolie in einer 30-MB-Präsentation statt der kompletten Datei nur wenige Kilobyte über die Leitung gehen. Findet eine Dropbox-Installation im gleichen lokalen Netz eine weitere, bezieht sie neue Dateien wenn möglich direkt von dort, was die Internetverbindung entlastet. Dateien, die bereits auf dem Server liegen, werden nicht erneut hochgeladen - auch wenn sie bislang nur einem projekt MA N A G E M E N T aktuell 2/ 2012 l 51 Mey Mark Meyer PM-Software: Dropbox, TeamDrive, BoxCryptor In die Cloud? Aber sicher! Wer unterwegs ein Notebook und im Büro einen Desktop-PC nutzt, kennt das Problem - wo sind gerade die aktuellen Daten? Synchronisationsdienste wie Dropbox halten ganze Dateiordner auf mehreren Rechnern aktuell. Das funktioniert prima für Musik und Fotos, doch auch im Projektalltag werden die Tools beliebter. Dabei liegen die Daten oft schlecht geschützt auf den Servern der Anbieter. Heute die Geheimhaltungsvereinbarung beim Kunden unterschrieben und morgen die Daten in die Cloud gepustet - wie passt das zusammen? Zwei Vorschläge zur Abhilfe. PM_2-2012_1-68: Inhalt 28.03.2012 12: 20 Uhr Seite 51 anderen Benutzer gehören. Im Test wurde beispielsweise die Installations-CD eines Office-Programms in wenigen Sekunden „hochgeladen“. Ganz offensichtlich hatten dies bereits andere User getan. Statt der kompletten Datei benötigte der Server damit nur noch die Information, dass eben genau diese Datei nun auch in der eigenen Dropbox lag. Verlässliche Prüfsummen schließen in solchen Fällen versehentliche Fehlzuordnungen aus. Alles in allem ist Dropbox eine extrem effiziente Synchronisationslösung. Das Programm werkelt unauffällig im Hintergrund und schont die Bandbreite der Internetverbindung. Gerade bei mobilen Verbindungen ist das ein echter Vorteil. Auch wenn mancher Anbieter hier rosarot malt, bleibt die Verbindung in der Praxis doch meist deutlich langsamer als im Festnetz und die Datenmenge ist mitunter selbst bei knapp dreistelligen Monatsgebühren noch auf ein Gigabyte begrenzt. Leider muss man den Dropbox-Mitarbeitern doppelt vertrauen: Zum einen, dass sie auf die Daten nicht selbst zugreifen, zum anderen, dass sie kompetent genug sind, ihre Server immer vor Angreifern zu sichern. Die Vergangenheit hat gezeigt, dass zumindest der letzte Punkt infrage gestellt werden muss. BoxCryptor An dieser Stelle setzt BoxCryptor der Augsburger Acomba UG an. Einmal installiert, stellt die Software ein neues virtuelles Laufwerk zur Verfügung, etwa X: \. Alle dort abgelegten Dateien verschlüsselt das Programm dann und speichert sie in einem Ordner innerhalb der Dropbox. Falls gewünscht, werden sogar die Dateinamen codiert, sodass sich in der Dropbox statt Klartext wie „Entwurf Insolvenzantrag.docx“ nur noch eine Datei namens „3UP,en92QVsD31“ findet (Abb. 1). Für die Synchronisation der Dateien ist dann Dropbox zuständig. Weil nur die verschlüsselten Dateien in die Dropbox gelangen, sind sie dort vor Zugriffen Dritter gut geschützt. Wer mit anderen Geräten auf sie zugreifen will, muss auch dort BoxCryptor installieren und das entsprechende Passwort eingeben. Dann läuft die Synchronisation problemlos, die Verschlüsselung funktioniert unauffällig im Hintergrund und seit der Version 1.2.0.2 gehören auch die bis dahin merklichen Denkpausen bei der Arbeit im verschlüsselten Laufwerk der Vergangenheit an. Eine verschlüsselte Datei ändert sich jedoch oft auch dann erheblich, wenn nur eine Kleinigkeit geändert wurde und auch zwei identische Dateien sind nach der Verschlüsselung mit Dropbox durch unterschiedliche Anwender nicht mehr identisch. Dropbox effizienter Umgang mit der Internetbandbreite wird daher deutlich gehemmt. BoxCryptor verschlüsselt nur Daten, die im virtuellen Laufwerk liegen. Vorhandene Ordnerstrukturen gilt es also aufzubrechen. Wer aus seinem Projekteordner im Büro nur die aktuellen Projekte aufs Notebook synchronisieren möchte, muss die entsprechenden Ordner also verschieben. Soll später die Synchronisation beendet werden, wird der Ordner zurück an seinen alten Platz geschoben. Die gleichen Manöver müssen zwar auch Dropbox-Anwender vollziehen, für sie gibt es aber ein kleines Zusatzwerkzeug namens FolderSync, das diese Aufgabe mit zwei Mausklicks erledigt. Für BoxCryptor vermisst man es schmerzlich. TeamDrive Auch die Hamburger TeamDrive Systems GmbH verspricht mit ihrer Lösung TeamDrive weit mehr Sicherheit beim Cloud-Computing. Dies beginnt bereits mit der Wahl des Speicherplatzes. Anders als Dropbox kann TeamDrive auch auf private Server zugreifen. Im einfachsten Fall reicht sogar WebDAV-Speicherplatz, den viele Hosting-Anbieter sehr preisgünstig anbieten. So lässt sich der Anbieter des Cloud-Speicherplatzes unabhängig vom Hersteller der Synchronisationssoftware wählen - und das bei Bedarf für jeden Ordner individuell. Auch bei den Zugriffsrechten ist TeamDrive flexibler. Mit ihm können die Kollegen bei Bedarf auch nur lesenden Zugriff auf einen synchronisierten Ordner erhalten. Auch TeamDrive verschlüsselt die Daten vor der Übertragung auf den Online-Speicher. Anders als bei Dropbox und BoxCryptor funktioniert dies mit beliebigen Ordnern. Das ist im Alltag ungemein praktisch, weil die gewohnte Ordnerstruktur problemlos beibehalten werden kann. Wer andere Mitstreiter zu einem seiner Ordner einladen will, kann dies direkt aus der Client-Software heraus tun. In einer Liste zeigt das Programm alle aktuell synchronisierten Ordner an („Spaces“ genannt). Ein Mausklick und die E-Mail-Adresse reichen, um eine Einladung für den aktuell ausgewählten Ordner zu versenden. Selbst die Einladung kann optional mit einem Passwort gesichert werden, das dem Empfänger dann etwa am Telefon übermittelt wird. Insgesamt ist die Arbeit mit TeamDrive einfach und übersichtlich. Die aufgeräumte Administrationssoftware zeigt jederzeit alle derzeit synchronisierten Ordner - egal, wo die sich im Dateisystem befinden (Abb. 2). Lediglich einige kleinere Performance-Schwächen trüben den insgesamt sehr positiven Gesamteindruck. Schon ein korrigierter Tippfehler am Ende einer 20-MB-Präsentation führte im Test zu einem kompletten Upload. Dafür ist das Verschlüsselungskonzept überzeugend und einfach zu bedienen und die Benutzerrechteverwaltung hilft bei der Zusammenarbeit im Team. 22 l projekt MA N A G E M E N T aktuell 2/ 2012 52 WISSEN Abb. 1: In der Dropbox nur Chaos - ohne die BoxCryptor-Software und das richtige Passwort ist mit den Daten nichts anzufangen. In Kürze ❑ Synchronisationsdienste halten Daten auf unterschiedlichen Geräten auf dem gleichen Stand. ❑ Einer der verbreitetsten Anbieter ist Dropbox, der in puncto Softwareangebot und Effizienz Maßstäbe setzt, bei der Sicherheit aber Wünsche offen lässt. ❑ Für sicherheitskritische Daten rüstet BoxCryptor eine Verschlüsselung der Dropbox nach; TeamDrive bietet von Grund auf eine vollständig verschlüsselte Synchronisation. PM_2-2012_1-68: Inhalt 28.03.2012 12: 20 Uhr Seite 52 Mobile Nutzung Eine der größten Stärken der Dropbox ist das breite Angebot an Software, die mit ihr zusammenarbeitet. Ein am PC gescannter Artikel, der noch gelesen werden soll? Kein Problem mit der Dropbox - viele PDF-Reader, etwa für das iPad, können direkt auf Dropbox zugreifen. Das gelesene PDF wird, mit eventuellen Markierungen und Anmerkungen versehen, ebenfalls via Dropbox drahtlos in den passenden Ablageordner befördert und landet so wieder auf dem Büro- PC. BoxCryptor und TeamDrive stehen dahinter derzeit noch deutlich zurück. Die BoxCryptor- App kann zwar auf den verschlüsselten Speicher zugreifen, allerdings lassen sich nur Dateien ansehen. Noch bedauerlicher: Nicht alle heruntergeladenen Dateien lassen sich an andere Apps weiterreichen. Wer also eine Mindmapping-Software auf seinem Smartphone oder Tablet installiert hat, kann damit dennoch nicht auf entsprechende Dateien aus der Cloud zugreifen. Dropbox selbst bindet neben den eigenen Ansichtsfunktionen alle für einen Dateityp sonst noch gefundenen Apps mit ein. Dadurch kann eine Präsentation beispielsweise an ein Präsentationsprogramm weitergereicht werden. Auch TeamDrive stellt nur einen internen Viewer für gängige Dateitypen wie PDF, Word oder Excel zur Verfügung. Die zur CeBIT vorgestellte und von TeamDrive-Anwendern lange herbeigesehnte iOS-App ist jedoch noch der erste Wurf des Herstellers. Bis Redaktionsschluss lag die Software allerdings noch immer nicht im AppStore vor. Fazit Wer eine einfache, unkomplizierte Synchronisationslösung sucht, ist mit Dropbox bestens beraten. Die Software ist kostenfrei erhältlich und 2 GB Speicherplatz gibt es gratis dazu. Wer mehr möchte, muss zahlen. Rund 75 EUR pro Jahr werden beispielsweise für 50 GB Speicherplatz fällig, 100 GB gibt es für 150 EUR. Gerade wer viel unterwegs ist und mit den Mondpreisen und gedrosselten Flatrates der Mobilfunkprovider kämpft, wird die effiziente Dropbox schätzen. BoxCryptor, als Sicherheitspaket oben drauf, kostet für die kommerzielle Nutzung einmalig 70 EUR. Auch TeamDrive ist als kostenfreie Version mit 2 GB Speicher erhältlich. Wer die Software mit vollem Funktionsumfang und mehr Speicher nutzen möchte, erhält sie ab 30 EUR pro Jahr. Allerdings schlagen schon 50 GB Speicherplatz mit 300 EUR jährlich zu Buche. Anders als bei Dropbox zahlt hier allerdings immer nur der Eigentümer des Ordners und nicht jeder Nutzer. Dank der flexiblen Software kann auch ein eigener Server als Speicherplatz eingesetzt oder der Speicher anderswo gemietet werden. 100 GB sind auch bei etablierten Anbietern bereits für unter 60 EUR erhältlich. Auch bei der Datensynchronisation bestätigt sich wie so oft: Sicherheit kostet. Weniger jedoch Geld als vielmehr Komfort und Funktionalität. Weder TeamDrive noch BoxCryptor reichen in puncto Ressourceneffizienz und Softwareangebot an die Dropbox heran. Wenn es aber sicher sein soll, führt kein Weg an der Verschlüsselung vorbei. Hier punktet dann TeamDrive mit einer ausgereiften Bedienung, guten Funktionen für die Zusammenarbeit und einem detaillierteren Rechtesystem. Kontakt: www.dropbox.com www.boxcryptor.com www.teamdrive.net ■ projekt MA N A G E M E N T aktuell 2/ 2012 l 53 Abb. 2: Im TeamDrive-Client werden synchronisierte Ordner („Spaces“) übersichtlich verwaltet. wir können. sympathisch anders. 30 Jahre © 2005 www.first- T r a i n i n g Projektpersonal optimal vorbereiten Stufe für Stufe die richtige Qualifikation - Ausbildung mit ibo-Zertifikat für den • Projektmanagement-Fachmann/ -frau • Projektleiter/ in • Projektmanager/ in Einzel- und Vertiefungsseminare • Projektmanagement Grundlagen • Projektmanagement kompakt • Projekterfolg durch effektive Führung und Zusammenarbeit • Multiprojektmanagement Zertifizierungsvorbereitungsseminare • IPMA Level D und C • Prüfungsvorbereitung zum PMP® Internationale Standards Alle Inhalte orientieren sich an den Standards der IPMA und des PMI®. Ihre Ansprechpartnerinnen Barbara Bausch, Heike Borschel training@ibo.de Weitere Infos finden Sie auch unter www.ibo.de/ training/ projektmanagement ibo Beratung und Training GmbH Im Westpark 8 | D-35435 Wettenberg T: +49 641 98210-300 F: +49 641 98210-500 training@ibo.de | www.ibo.de Beratung | Software | Training | Verlag Anzeige PM_2-2012_1-68: Inhalt 30.03.2012 12: 55 Uhr Seite 53