22 l projekt MA N A G E M E N T aktuell 4/ 2012 46 WISSEN D ie Zeiterfassung im Projekt ist häufig ein ungeliebtes Thema, schwingt dabei doch oft der Verdacht mit, es ginge in erster Linie darum, die Projektmitarbeiter zu kontrollieren. Dabei liefert eine Zeiterfassung für das Projektmanagement unverzichtbare Fortschrittsinformationen und zudem wertvolle Erfahrungswerte für zukünftige Aufwandsschätzungen. Unrealistische Planungen und daraus folgende Überlastungen lassen sich so gegebenenfalls vermeiden. In Dienstleistungsorganisationen, in denen Projektleistungen an Auftraggeber verrechnet werden, ist sie außerdem noch die Grundlage für die Rechnungsstellung - und damit letztlich für den wirtschaftlichen Erfolg der Organisation. Kein Wunder also, dass faktisch jede Projektmanagement-Software heute über eine Komponente für die Zeiterfassung verfügt. Selbst Produkte, die voll und ganz auf lokal installierte Software setzen, bieten in der Regel eine webbasierte Zeiterfassung an. Auf diese Weise brauchen Projektmitarbeiter nur einen Browser, um Zeit- und Fortschrittsrückmeldungen zu geben. Da in den meisten Fällen weitaus mehr Projektmitarbeiter als Projektplaner mit einer Software arbeiten, vereinfacht dies die Administration der Software erheblich. Doch obwohl die Zeiterfassung eine zentrale Funktion ist, beschränken sich viele Softwareprodukte auf einfache Funktionen, um Stunden auf Vorgänge buchen und den verbleibenden Restaufwand abschätzen zu können. Die Hamburger SOLVIN information management GmbH hat den Spieß umgedreht und mit TrackTimesheet eine Software speziell für die Fortschritts- und Zeiterfassung entwickelt, die als Ergänzung zum Microsoft Project Server gedacht ist und zukünftig auch für andere Produkte gedacht werden kann. Konstruktiver Mangel Wie bei vielen Softwareprodukten stand am Anfang ein Mangel. TrackTimesheet enstand ursprünglich aufgrund einer Kundenanfrage für den Microsoft Project Server 2003, dessen Zeiterfassung seinerzeit durchaus Verbesserungspotenzial bot. Seitdem hat auch Microsoft einige neue Versionen seiner Software auf den Weg gebracht und dabei auch die Zeiterfassung deutlich verbessert. TrackTimesheet bietet dennoch eine Reihe von Funktionen, die man auch in Microsofts heutiger Lösung vermisst, etwa die verschiedensten Erfassungsvarianten in einer intuitiven Bedienoberfläche. Ob in einem detaillierten Formular, einer an Excel erinnernden Tabelle oder per Stoppuhr - Anwender können jeweils die für ihren Arbeitsalltag am besten passende Erfassungsmethode wählen. Auch Angaben zur Fakturierbarkeit der Zeiten sowie detailliertere Tätigkeitsarten können zusätzlich mit erfasst werden. Da die Software mit einem eigenen Server und einer eigenständigen Datenbank arbeitet, lässt sie sich auch an andere Systeme als Project Server anbinden. So können etwa Buchungssperren berücksichtigt werden, die nach dem erfolgten Export an ein ERP-System nachträgliche Änderungen der Buchungen verhindern. Die eigene Datenbank ermöglicht es Mitarbeitern auch, mehrmals pro Tag mit verschiedenen Kommentaren und Leistungsarten auf ein und denselben Vorgang zu buchen, statt nur Gesamtwerte pro Tag zu erfassen. Für Dienstleister, deren Kunden detaillierte Zeitnachweise verlangen, kann dies hilfreich sein. Vielseitige Erfassungsmöglichkeiten Das Zeiterfassungsformular bietet eine fein gegliederte Eingabevariante für Anwender, die ihre Zeiten exakt erfassen müssen. Navigiert wird mittels einer Tabelle (Abb. 1): Bewegt der Anwender die Maus in der Tabelle, hebt das Programm die jeweils aktive Zeile und Spalte farblich hervor und erleichtert so die Orientierung. Mit der Zelle wählt der Anwender den Tag und den Vorgang für die Zeitbuchung aus. Die eigentliche Buchung erfolgt in einer Eingabemaske rechts neben der Tabelle. Die Eingabemaske für Zeitbuchungen ist unternehmensspezifisch flexibel anpassbar. Auf diese Weise lassen sich bereits bei der Zeiteingabe ergänzende Kommentare für die Rechnungsstellung oder Schätzwerte für den Restaufwand und den Fertigstellungstermin erfassen. Die Zeitbuchung könnte auch Informationen zur Tätigkeit enthalten, etwa ob entwickelt oder getestet wurde. Auch Verbindungen zu anderen Systemen sind denkbar - wenn etwa die Anfragenummer eines IT-Helpdesks mit erfasst werden soll, um technische Unterstützungsleistungen abzurechnen. Noch schneller ist die Buchung per Zeittabelle, zumindest solange nur wenige Informationen pro Buchung benötigt werden. Wie in einer Tabellenkalkulation werden die Ist-Zeiten direkt in Tabellenzellen eingegeben. Mey Mark Meyer Software: TrackTimesheet Fortschrittlicher Fortschritt Wer Projektpläne nicht nur malt, sondern sie auch zur Steuerung verwendet, braucht Rückmeldungen aus dem Projektteam. Faktisch jede PM-Software bietet daher eine Zeit- und Fortschrittserfassung. Wird sie genutzt, ist fast jeder Anwender mit ihr konfrontiert. Dennoch fristet die Zeiterfassungsfunktion bei mancher PM-Software ein Schattendasein. TrackTimesheet stellt diese Sichtweise auf den Kopf - die Software ist auf Fortschritts- und Zeiterfassung spezialisiert. Was leistet das Programm dafür? PM_4-2012_1-72: Inhalt 22.08.2012 14: 04 Uhr Seite 46 Für jeden Vorgang steht zunächst eine Zeile zur Verfügung, in die sich die Zeiten für jeden Wochentag gegebenenfalls zusammen mit ergänzenden Kommentaren oder Tätigkeitsbezeichnungen eintippen lassen. Wurde eine Buchung erfasst, blendet die Software automatisch eine neue Zeile für einen Vorgang ein. Das ermöglicht auch bei mehreren Einträgen pro Tag und Vorgang eine schnelle Ist-Erfassung, auch im Tagesgeschäft außerhalb von Projekten. Mit der Stoppuhr bietet TrackTimesheet auch eine Erfassungsmethode, die vor allem denen entgegenkommen dürfte, die überwiegend am PC arbeiten und ihre Zeiten live erfassen. Softwareentwickler können so beispielsweise mit wenigen Klicks in ein anderes Projekt wechseln: In der Liste ihrer verfügbaren Aktivitäten reicht dazu ein Klick auf den „Start“-Button, der sich neben jeder Aktivität findet. Als kleines Bonbon am Rande haben die Designer als Symbol für die Stoppuhr das berühmte „Ost-Ampelmännchen“ engagiert. Bei Bedarf können Anwender Zeiten auch zunächst ohne weitere Angaben stoppen und die Zeiträume dann später zu Projektaktivitäten zuordnen. Häufig genutzte Projektaktivitäten finden sich prominent in einer Favoritenliste. Wer häufiger unterwegs ist und auf die Stoppuhr nicht verzichten möchte, kann auf die mobile Zeiterfassung zurückgreifen. Sie ist für Windows Phone verfügbar - das leuchtet ein, da SOLVIN Microsoft-Partner ist. Eine Unterstützung für die weiter verbreiteten Android- und iOS-Geräte würde der Anwendung dennoch gut zu Gesicht stehen. Zusammenspiel mit Project Server Als reine Zeiterfassung bietet TrackTimesheet keine Funktionen, um Projekte anzulegen und zu planen. Projekte werden vielmehr weiterhin in Microsoft Project geplant und auch Ressourcen werden dort zugewiesen. Anschließend können die Ressourcenzuordnungen veröffentlicht werden, ganz wie bei der Verwendung des Project Servers. Die Zeiterfassung erfolgt dann allerdings mit TrackTimesheet auf dem TrackProject Server, der in Microsofts SharePoint-Oberfläche eingebunden ist. Dort werden zunächst alle Rückmeldungen gesammelt. Hat ein Mitarbeiter seine Eingaben dort abgeschlossen, kann er seine Daten an den Projektleiter senden. Dieser prüft die Buchungen, genehmigt oder weist sie zurück. Alternativ können Projektleiter die Buchungen auch selbst korrigieren oder löschen - je nachdem, wie im Unternehmen gearbeitet wird und was die Rechtekonfiguration erlaubt. Alle Zeiterfassungen lassen sich unabhängig vom Project Server mit Berichten auswerten. Dass auch der Export zu Excel möglich ist, dürfte echte Controller glücklich machen - so stehen Pivots, Grafiken und Makros zur Auswertung zur Verfügung. Der eigentliche Zweck der Software ist allerdings die Rückgabe der Werte an den Project Server, wo sie zur Projektüberwachung und -steuerung verwendet werden können. Fazit TrackTimesheet bietet vielseitige Möglichkeiten, um Projektzeiten und Fortschrittsinformationen zu erfassen. Die Software, eigentlich als Ergänzung für Project Server konzipiert, vermag eigenständig zu agieren und stünde mit ihrer übersichtlichen Bedienoberfläche und ihrer Flexibilität auch manch anderer Projektmanagement-Software gut zu Gesicht. Da nahezu jeder Anwender einer PM-Software mit der Zeit- und Fortschrittserfassung in Berührung kommt, ist die einfache Bedienung und die optisch ansprechende Gestaltung gerade dieser Komponente ein wichtiger Akzeptanzfaktor. Man merkt, dass sich die Entwickler von TrackTimesheet hierzu Gedanken gemacht haben. TrackTimesheet bietet eine überzeugende Lösung für Unternehmen, bei denen die Zeiterfassung in Projekten und im Tagesgeschäft eine wichtige Rolle spielt. ■ Kontakt: SOLVIN information management GmbH E-Mail: info@solvin.com, www.solvin.com projekt MA N A G E M E N T aktuell 4/ 2012 l 47 In Kürze ❑ TrackTimesheet ist eine Ergänzung für Microsoft Project zur Fortschrittserfassung. ❑ Die Software bietet verschiedene Varianten der Zeiterfassung von der Tabelle bis zur Stoppuhr. ❑ Als eigenständige Lösung auf Basis von SharePoint vermag sie auch mit anderen Systemen zusammenzuspielen. Abb. 1: In der Formularansicht von TrackTimesheet erfassen Anwender Zeiten und Zusatzinformationen. 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