H eute habe ich eine Sitzung in einem Projekt für ein Dokumentenmanagementsystem erlebt“, berichtet Heiner Priesberg etwas genervt, als er Tobias Ehrlich auf dem Weg zur Kantine trifft. „Das Projekt läuft schon einige Zeit, aber das Team kann sich nicht auf eine Ablagestruktur für ihre Dokumente einigen. Noch schlimmer: Die Diskussionen verlaufen kontrovers und die Teilnehmer verbeißen sich regelrecht. Ich verstehe nicht, wieso eine Einigung nicht gelingt. Es ist doch trivial, sich auf Namen zu einigen.“ Ehrlich schaut ihn an und grinst: „Wenn du ein IT-Projekt im Bereich Wissensmanagement in eine Schieflage bringen willst, dann diskutiere nur lange genug über Ablagestrukturen. Dieser Punkt schleicht sich sowieso ganz von alleine oben auf die Tagesordnung.“ „Mir ist zum Beispiel aufgefallen, dass ein Teilnehmer vor einen Ordnernamen eine Zahl stellen will. Der Ordnername aber ist ihm egal. Andere legen großen Wert darauf, die Namen der Dateiordner aus einer Taxonomie abzuleiten“, fährt Priesberg fort. „Tja, mir kommen da die Paralleluniversen in den Sinn“, nuschelt Ehrlich vor sich hin. „Parallel-was? ? “, schaut ihn Priesberg fragend an. „Es gibt eine Theorie, die besagt, dass es unendlich viele Universen gibt, die parallel existieren. Wenn jetzt jedes Projektteammitglied sein eigenes Universum ist …“ „… und die Ordnerstrukturen sein Sonnensystem“, unterbricht ihn Priesberg, „dann wird es schwierig, dies alles unter einen Hut zu bringen.“ „Hast du was gemerkt? “, ruft Ehrlich, „wir haben uns von der Inhaltsauf die Modellebene begeben. Zugegeben, das Modell ist sehr weit hergeholt, aber es hilft uns, die Tragweite der Schwierigkeiten in der Diskussion zu den Ordnerstrukturen zu erahnen. Suchen wir doch nach einem besseren Modell.“ Priesberg überlegt: „Fangen wir beim fachlichen Hintergrund der Teammitglieder an. Der mit der Taxonomie ist Biologe und arbeitet in einer klinischen Prüfabteilung. Der mit den Nummern im Ordnernamen ist Jurist und kümmert sich um die Vertragsangelegenheiten bei der Zulassung neuer Wirkstoffe.“ „Was mich jetzt interessiert, ist die Arbeitsweise der Abteilungen. Gibt es Workflows, gibt es Nomenklaturen, gibt es keines von beiden? “, kommentiert Ehrlich. „Der Jurist hat Workflows, die Abteilung des Biologen sucht gerade nach einer Vereinheitlichung von Fachbegriffen … wenn du so fragst … ich glaube, dass der Biologe sich mit seinen eigenen Fachausdrücken verewigen will“, überlegt Priesberg. Projektgeschichten und Fallstudien: Kolumne „Ehrlich und Priesberg“ Was Dateiordnerstrukturen mit Paralleluniversen zu tun haben Die Kolumne möchte mit unterhaltsamen Dialogen rund um das Thema „Mensch - Kommunikation, Verhalten, Entscheidung“ Denkanstöße für den PM-Alltag geben. Jens Köhler „Also ist doch die entscheidende Frage, ob es überhaupt Sinn macht, die Ablagestruktur derartig in den Vordergrund zu stellen“, fasst Ehrlich zusammen. „So hat uns die Modellbetrachtung geholfen, einen anderen Blickwinkel aufzuwerfen und geeignete Fragen zu stellen. Man muss erst die eigentlichen Anforderungen ermitteln. Zum Beispiel kann eine effektive Suchfunktion viel mehr bringen als eine Ordnerstruktur, deren Bedeutung sowieso nur den aktuellen Teammitgliedern bekannt ist. Das herauszuarbeiten gelingt, wenn die mentalen Modelle und die Arbeitsweisen der Teammitglieder erforscht und für das Projekt eingesetzt werden können.“ „Welche Modelle und vor allem aus welchem Bereich sollen wir die nehmen? “, fragt Priesberg. „Nach welchen Kriterien sollen wir die Modelle auswählen, würde ich lieber fragen“, unterbricht ihn Ehrlich. „Sodass wir den gewünschten Effekt erzielen, nämlich stabile Anforderungen an das System zu erhalten“, fährt Priesberg fort, „das heißt, wir müssen auf jeden Fall Denk- und Kommunikationsmodelle aus Biologie und rechtlichen Abläufen zurate ziehen. Disziplinen wie Betriebswirtschaftslehre und Psychologie können hier als erster Anlaufpunkt zur methodischen Unterstützung sicher weiterhelfen.“ „Du siehst, eine erste Hürde ist, die Grenzen der Disziplinen zu überwinden und Denken in Modellen zuzulassen und über dieses Thema offen im Team zu reden. Wenn das gelingt, dann sind wir der Lösung ein gutes Stück näher“, schließt Ehrlich. „Dann bleibt die Frage, wie wir die Grenzen der Disziplinen überwinden können“, meint Priesberg, kratzt sich an der Stirn und schaut seinen Kollegen an. Ehrlich lässt die Frage im Raum stehen und geht mit seinem mittlerweile gefüllten Essenstablett zur Kasse. ■ Autor Dr. Jens Köhler ist bei der BASF SE beschäftigt. Als Projektleiter liegt sein Haupttätigkeitsfeld in der Prozessanalyse sowie der Konzeption, Realisierung und Implementierung von komplexen IT-Systemen in der Forschung. Sein Spezialgebiet ist die Erforschung der Effizienz- und Effektivitätssteigerung von Projektteams durch die gezielte Beherrschung von Soft Skills und Kommunikationsprozessen. Anschrift BASF SE, 67056 Ludwigshafen, Jens.Koehler@ basf.com „ projekt MA N A G E M E N T aktuell 1/ 2013 l 41 PM_1-2013_1-64: Inhalt 30.01.2013 13: 37 Uhr Seite 41