projekt MA N A G E M E N T aktuell 1/ 2013 l 43 P rojektportfoliomanagement wird oft mit der strategischen Entscheidung für die „richtigen Projekte“ gleichgesetzt. Für Dienstleister, die Projekte vorwiegend im Kundenauftrag durchführen, geht es allerdings nicht darum, Projekte unter vielen möglichen Alternativen auszuwählen, um beispielsweise ein vorhandenes Jahresbudget optimal zu nutzen. Dienstleister müssen stattdessen Kundenkontakte und Projektangebote im Blick behalten und erbrachte Projektleistungen effizient abrechnen. Projektrons Business Controlling Software (BCS) richtet sich seit der ersten Version im Jahre 2001 an genau diesen Anwenderkreis und bietet operatives Portfoliomanagement. Die heutzutage typischen Multiprojektmanagement- Funktionen bietet die Software auch. Sie ermöglicht es, Projekte in verschiedene Teilprojekte zu strukturieren, Projektterminpläne zu erstellen, den Ressourcenaufwand zu planen und Multiprojekt-Kapazitätsauslastungen zu analysieren. Die Bedienoberfläche der webbasierten Software ist übersichtlich in Karteireiter unterteilt, zwischen denen die Anwender am linken oberen Rand des Programmfensters auswählen. Der Reiter „Mein BCS“ führt beispielsweise in den Arbeitsbereich für die Zeiterfassung und die Selbstorganisation (Abb. 1), „Projekte“ zu der Baumstruktur aller Projekte, auf die der Anwender Zugriff hat, und damit zu Projektplanung, -dokumentation und -controlling. Kaufmännische Projektabwicklung Ein besonderer Schwerpunkt der Software liegt auf der kaufmännischen Projektabwicklung. Die Projektplanung dient dabei als Grundlage für ein Projektangebot an den Kunden. Je nach der geplanten Tätigkeit und dem jeweils geltenden Projektvertrag sind unterschiedliche Stundensätze für die eingeplanten Ressourcen möglich. So lässt sich für einen Mitarbeiter im Arbeitspaket „Projektleitung“ möglicherweise ein höherer Satz abrechnen, als für dessen Leistungen als Konstrukteur in einem anderen Arbeitspaket. Mit der Artikelverwaltung werden auch Sachleistungen eingeplant und so beispielsweise Hardwarekosten als gesonderte Angebotsposition ins Angebot aufgenommen. Oft benötigte Angebotstexte werden als Mustertexte in einer Bibliothek gespeichert. Weil die Angebote aus der Projektplanung folgen, liegt jeder Angebotsversion eine in puncto Budget und Ressourcenkapazität zumindest grundsätzlich stimmige Projektplanung zugrunde - oder zumindest könnte dies der Fall sein, denn auch pauschale Angebotspreisreduktionen sind möglich, ohne dass das Mengengerüst im Projektplan verringert wird. Projektron BCS trennt klar zwischen den aufsummierten Kosten der einzelnen Arbeitspakete und den ihnen zugrunde liegenden Angebotspositionen, die als „Top-Down-Budgets“ gesondert dokumentiert werden können. Das umfassende Projektcontrolling stellt beauftragte, intern geplante, derzeit aktuelle und zukünftige Aufwände und Kosten auf verschiedenen Aggregationsebenen gegenüber. So ermöglicht es einen schnellen Überblick. Für die Zeiterfassung während der Projektdurchführung steht eine bemerkenswerte Vielfalt von Werkzeugen zur Verfügung. Sie reicht von der monatlichen Zeitrückmeldung über die wöchentliche und taggenaue Erfassung bis hin zur Stoppuhr für den IT-Helpdesk. Optional kann zwischen tatsächlich geleisteten und abrechenbaren Zeiten unterschieden werden und auch Tagessatzregelungen beherrscht die Software. Alle Daten lassen sich durch die Projektleitung noch einmal prüfen und dann zur Abrechnung freigeben - gegebenenfalls druckt das Programm auch gleich noch die Rechnung. In diesem Fall deckt die Software dann den kompletten kaufmännischen Prozess von der Angebotskalkulation über die Projektabwicklung bis zur Fakturierung ab. Wer noch früher beginnen will, dem stellt die Software auch CRM-Funktionen wie Kontakthistorien oder die Verwaltung von Akquisen zur Verfügung. Spezieller Fokus auf (IT-)Dienstleistern Zu den Anwendern von Projektron BCS zählen viele IT-Dienstleister und Softwareentwickler. In diesem Bereich haben die agilen Entwicklungsmethoden, darunter vor allem Scrum, in den letzten Jahren zunehmend an Bedeutung gewonnen. In Projektron BCS lässt sich ein Backlog pflegen, dessen Elemente zu einzelnen Sprints zusammengefasst werden können und deren Status im Taskboard gepflegt wird. Der Bearbeitungsfortschritt lässt sich mit den typischen Burndown-Diagrammen visualisieren. Die Stärke der Software liegt hier in der Integration der agilen Planung in die Angebots- und Abrechnungsfunktionen und in der Möglichkeit, agile und klassische Projekte mit einem einzigen System steuern zu Mey Mark Meyer PM-Software: Projektron BCS Der Projektdienstleister Bei Projekten für Dritte sind rund um das eigentliche Management des Projekts herum oft eine ganze Reihe administrativer Aufgaben zu erledigen. Projektangebote müssen erstellt werden, und es gilt, die erbrachten Projektleistungen akkurat und nachvollziehbar abzurechnen. Projektron BCS integriert Projektplanung, Angebotsmanagement und die Organisation des Tagesgeschäfts in einer Software. Dazu kommen einige Besonderheiten, die vor allem im IT-Umfeld interessant sein dürften. PM_1-2013_1-64: Inhalt 30.01.2013 13: 37 Uhr Seite 43 können. So ist auch in gemischt agierenden Organisationen problemlos ein Gesamtüberblick möglich. Dem Ansatz „Eine Lösung für alles“ folgt auch das Ticketsystem. Mit ihm können kleinere Aufgaben und Änderungen im Projekt verwaltet werden, es kann allerdings ebenso als IT-Helpdesk die Bearbeitung von Kundenanfragen unterstützen. Für eingehende E-Mails legt Projektron BCS dann ein Ticket (Unterstützungsanfrage) an, das einem Bearbeiter zugewiesen wird. Dieser kann dem Absender direkt aus der Software heraus per E-Mail antworten, die zur Bearbeitung benötigte Arbeitszeit erfassen oder das Ticket an einen Kollegen weiterleiten. Den genauen Eskalationsprozess können die Administratoren mit Workflows vorgeben und damit beispielsweise auch regeln, was passiert, wenn eine Anfrage zu lange unbearbeitet bleibt. Das Ticketsystem kann aus Sicherheitsgründen auf einem eigenen Server für Externe und Kunden laufen, der seine Daten permanent mit dem internen Server synchronisiert. Neue Workflow-Engine Wie und wann Tickets eskaliert werden, regelt die Workflow Engine - genau wie die Frage, welchen Weg beispielsweise eine Zeitrückmeldung nimmt oder wie das Budget für eine Dienstreise genehmigt wird. Für solche Workflows, die sich auch an anderen Stellen der Software finden, brachte Version 7.0 wesentliche Neuerungen. Nunmehr können die Workflows grafisch als Flussdiagramm entworfen werden, Projektron setzt hier auf Activiti, eine Open Source-Lösung. Mit ihr entwerfen Administratoren die Prozesse und stellen sie dann auf dem BCS-Server bereit. Ganz ähnlich funktioniert das bei Auswertungen. Hier werden die Vorlagen für neue Berichte mit dem Open Source-Werkzeug BIRT entworfen und den Anwendern auf dem Server zur Verfügung gestellt. Weil BIRT unabhängig von Projektron BCS arbeitet, lassen sich auch andere Datenquellen als das PM-System anzapfen und so integrierte Berichte über mehrere Systeme hinweg erstellen. Fazit Projektron BCS zielt klar auf Projektdienstleister. Sie profitieren vor allem dann von der Lösung, wenn sie die Angebotsplanung und eventuell auch die Fakturierung mit Projektron BCS abdecken. Mit dem Ticketsystem und der Unterstützung von agiler Planung, konkret von Scrum, dürfte die Software zudem besonders für IT-Unternehmen attraktiv sein. Technische Dienstleister wie Planungsbüros werden die Dokumentvorlagen und Checklisten zu schätzen wissen. Wer keine exzessiven Anforderungen an sein Kundenmanagement hat, dem dürften auch die integrierten CRM-Funktionen ausreichen. 22 l projekt MA N A G E M E N T aktuell 1/ 2013 44 WISSEN In Kürze ❑ Webbasierte Software für Projektdienstleister ❑ Kaufmännische Unterstützung von der Angebotsplanung bis zur Fakturierung ❑ Integration von klassisch und agil geplanten Projekten im Multiprojektmanagement Abb. 1: In „Mein BCS“ organisieren Anwender ihre Projektaufgaben und das Tagesgeschäft. ■ PM_1-2013_1-64: Inhalt 30.01.2013 13: 37 Uhr Seite 44