22 l projekt MA N A G E M E N T aktuell 3/ 2013 36 WISSEN Vi Da de „Wie s optim M zu Welc vom Proje ents Weg erfo 2-tä Refe Term 27. - 17. - 12. - 10. - Auf W Meld www Unte Uns 17431_ANZ_HauAka_ProMan_KafTas_21x29,7.indd 1 06.05.13 13: 25 I n der IT hat sich die webbasierte Software JIRA schon seit Langem einen Namen als Software für das Aufgabenmanagement gemacht. Ganz gleich, ob es sich um Fehler in einer bestehenden Software, um kleinere Wartungsarbeiten oder Verbesserungsideen handelt, JIRA verwaltet alle diese Aufgaben in einer einfachen Bedienoberfläche. Die einzelnen Aufgaben können Projekten zugeordnet werden, die allerdings eher Produkten ähneln: Wenn JIRA beispielsweise genutzt wird, um die Fehlermeldungen und Kundenanfragen zu einer Software zu sammeln, dürfte häufig der Termin für das „Projektende“, die Außerdienststellung der Software, fehlen. In JIRA können allerdings auch die einzelnen Versionen (Releases) der in den Projekten erstellten Produkte erfasst werden. Durch die Zuordnung von Aufgaben zu diesen Versionen entsteht dann doch so etwas wie ein Projektplan mit allen Aktivitäten für die nächste Softwareversion. Die Aufgaben lassen sich einzelnen Mitarbeitern zuweisen, sodass jederzeit ein Überblick darüber besteht, wer gerade woran arbeitet. Andere Anwender können Aufgaben auf ihre Beobachtungsliste setzen und sich von JIRA automatisch über Neuigkeiten und Kommentare informieren lassen. Mit diesen Funktionen hat sich JIRA schon vor längerer Zeit viele Freunde bei IT-Entwicklern gemacht. In den letzten Jahren ist die Verbreitung dann auch entscheidend durch ein Zusatzprogramm geprägt worden: Greenhopper erweitert JIRA um agiles Projektmanagement und ist damit aus der Perspektive dieser Artikelreihe sicherlich das interessanteste Erweiterungspaket. Es soll hier daher im Vordergrund stehen und auch mit dem Blick auf Nicht-IT-Projekte betrachtet werden. Der Hersteller bietet noch eine Reihe anderer Erweiterungen, etwa für Teamarbeit und Testunterstützung sowie zur Qualitätssicherung von Software-Quelltexten. Daneben gibt es eine Reihe von Drittanbietern. Die virtuelle Pinnwand ordnet die Aufgaben Wird Greenhopper installiert, finden Anwender in JIRA ein zusätzliches Menü namens „Agile“. Es ermöglicht den Zugriff auf die diversen „Task-Boards“. Das sind virtuelle Pinnwände, auf denen die einzelnen Aufgaben wie Karten angeordnet werden (Abb. 1). Nebenbei: Für eine pfiffige deutsche Bezeichnung für „Task-Board“ wäre der Autor dankbar. Das Task-Board lässt sich in mehrere Spalten unterteilen, etwa „Offen“, „In Entwicklung“, „Im Test“, „Abschlusstest“, „Komplett“. Die einzelnen Aufgabenkärtchen werden dann ihrem Bearbeitungsstatus entsprechend in diesen Spalten angeordnet. Wer eine Aufgabe beginnt, zieht diese einfach mit der Maus von der Spalte „Offen“ zur Spalte „In Entwicklung“. Ein Klick auf ein Kärtchen blendet die Details ein. Dort werden Arbeitszeiten erfasst, Dateien angefügt und Kommentare eingetragen. Auch Unteraufgaben sind möglich. Mit dem Task-Board behält man hervorragend den Überblick über die Aufgaben und ihren Bearbeitungsstand. JIRAs Workflow- und Berechtigungsfunktionen erleichtern die tägliche Arbeit. Bei Statusänderungen von Aufgaben versendet die Software auf Wunsch automatisch Benachrichtigungen und kann sie auch direkt einem anderen Teammitglied zuweisen. Alle Einstellungen werden in einem übersichtlichen grafischen Workflow- Designer konfiguriert. JIRA ist flexibel, individuelle Berechtigungen, Workflows und Eingabeformu lare werden jeweils zu sogenannten Schemas zusammen gefasst und diese den Projekten zugewiesen. Scrum und Kanban Agiles Projektmanagement wird mittlerweile oft mit Scrum gleichgesetzt. Tatsächlich sind die Scrum-Regeln Mey Mark Meyer PM-Software: Atlassian JIRA und Greenhopper Agilität nicht nur für die IT Agiles Projektmanagement ist für die einen die erfolgreiche Antithese zur verkrusteten klassischen Projektplanung, für die anderen die populär gewordene Ausrede für Chaos. Jenseits der Ideologie haben sich jedoch längst Vorgehensweisen etabliert, die der Tatsache Rechnung tragen, dass sich viele Projekte nicht schon bei Projektbeginn eindeutig bis zum Ende durchplanen lassen. Greenhopper bietet für solche Situationen, in denen eher iterativ vorgegangen wird, eine Softwareunterstützung. Ursprünglich für IT-Projekte konzipiert, eignet sich das Programm auch für bestimmte andere Projektarten. Abb. 1: Das Task-Board zeigt die Aufgaben aller Teammitglieder im Überblick. PM_3-2013_1-64: Inhalt 03.06.2013 6: 20 Uhr Seite 36 Vier Wege zum Erfolg: Das Leistungsspektrum der Haufe Akademie. Offenes Programm Unternehmenslösungen e-Learning Consulting „Das lernst Du beim Seminar der Haufe Akademie! “ „Wie schaffe ich es, die Stakeholder optimal in mein Projekt einzubinden? “ Mit Stakeholdermanagement zum Projekterfolg Welche Personen, Personengruppen oder Organisationen sind direkt oder indirekt vom Projekt betroffen, wollen darüber informiert werden oder können Einfluss auf den Projektverlauf nehmen? Eine fundierte Antwort auf diese Frage ist der erste Schritt und entscheidet oft über Erfolg oder Misserfolg eines Projekts. Dieses Seminar zeigt Ihnen Wege auf, die Stakeholder auf die lange Reise zum Ziel mitzunehmen, um Ihr Projekt erfolgreich durchzuführen. 2-tägiges Seminar, Referent: Volker Gottwald, Teilnahmegebühr: € 1.250,- zzgl. MwSt. ( € 1.487,50 inkl. MwSt.) Termine und Orte: 27. - 28.06.13 Hamburg 17. - 18.09.13 Stuttgart 12. - 13.12.13 Köln 10. - 11.03.14 Berlin Auf Wunsch bei Ihnen vor Ort durchführbar. Melden Sie sich online zum Seminar an: www.haufe-akademie.de/ 5798 www.haufe-akademie.de Unterschiedliche Interessen erkennen und bewusst steuern Unser Seminarangebot für Fach- und Führungskräfte 17431_ANZ_HauAka_ProMan_KafTas_21x29,7.indd 1 06.05.13 13: 25 PM_3-2013_1-64: Inhalt 03.06.2013 6: 20 Uhr Seite 37 aller Agilität zum Trotz in manchen Organisationen geradezu ein Stabilitätsfaktor: Schließlich gilt es, jeweils nur alle zwei bis vier Wochen, zu Beginn eines sogenannten Sprints, die Prioritäten der Aufgaben festzulegen und das Team dann im Sprint ungestört arbeiten zu lassen. Greenhoppers spezielle Task-Boards für Scrum bestehen aus je einer Seite für Planung, Durchführung und Auswertung. Die Durchführungsseite zeigt die bereits beschriebene Spaltendarstellung mit den aktuell aktiven Projektaufgaben. Welche Aufgaben aktiv sind, wird zuvor auf der Planungsseite festgelegt. Die Planungsseite zeigt sämtliche Projektaufgaben (User Stories, technische Aufgaben, Fehler, …) in einer Liste an - das sogenannte Backlog. Zusammenhängende Aufgaben können gruppiert werden, sodass sich grob formulierte Anforderungen, Epics genannt, durch einzelne Aufgaben (Stories) weiter detaillieren lassen. Die Aufgabe der Produktverantwortlichen ist es, diese Aufgaben zu priorisieren. Dazu werden die Aufgaben mit der Maus einfach entsprechend weit nach oben in der Liste gezogen. Mit wenigen Klicks ist ein neuer Sprint angelegt, in den dann die obersten Aufgaben des Backlogs verschoben werden können. Greenhopper stellt diese Sprints als Rahmen um die obersten Einträge der Aufgabenliste dar. Wird der Rand dieses Rahmens weiter nach unten gezogen, schließt er nach und nach immer mehr Elemente des Backlogs in den entsprechenden Sprint ein. Da diese ja zuvor nach Priorität sortiert wurden, werden so die wichtigsten Aufgaben zuerst in Angriff genommen. Die Entscheidung, welche Aufgaben in den Sprint übernommen werden, obliegt dem Scrum-Team. Es beachtet dabei auch logische Zusammenhänge und muss abschätzen, was in dem für den Sprint zur Verfügung stehenden Zeitraum realistisch ist. Wenn die Sprintplanung abgeschlossen ist, reicht ein Klick auf „Sprint starten“, damit Greenhopper die Dauer des Sprints erfragt und die entsprechenden Aufgaben auf dem Task-Board erscheinen. Während die Aufgaben bearbeitet werden, finden sich dann auf der Berichtsseite des Boards statistische Hinweise und Fortschrittsberichte als Burndown-Diagramme. Dabei trägt Greenhopper über den Zeitraum des Sprints den verbleibenden Aufwand der noch unerledigten Aufgaben ab. Dieser Aufwand kann sowohl anhand von Aufwandsschätzungen in Stunden als auch mit Story-Points ermittelt werden. Neben den Scrum-Boards ermöglichen die Kanban- Boards eine alternative, etwas einfachere Aufgabenbearbeitung. Hier gibt es keine Planungsansicht. Dafür werden für jede Spalte eine Minimal- und eine Maximalanzahl von Aufgaben definiert. Wie bei den Scrum- Boards wandern die Aufgaben durch die einzelnen Spalten. Durch die Minimal- und Maximalwerte für die Spalten wird ein gleichmäßiger Aufgabenfluss gewährleistet. Zumindest wird deutlich, wenn die Organisation eben diesen nicht leisten kann. Freistil-Agilität für Nicht-IT-Projekte Agiles Projektmanagement ist längst in dem Stadium angekommen, in dem sich auch andere Anwendungsbereiche aus dem Vorgehensmodell bedienen. Greenhopper ist nicht dogmatisch. So lassen sich beispielsweise mehrere Sprints zur gleichen Zeit starten und die einzelnen Sprints können abweichende Dauern haben. So eignet sich die Software auch für Projekte, in denen eine detaillierte Ablaufplanung mit Gantt-Darstellung nicht nötig ist. Das gilt vor allem für Projekte, die nach iterativem Vorgehen verlangen, etwa Organisationsentwicklungsprojekte oder Marketingkampagnen. Deren Dauer wird jeweils individuell festgelegt. Das Team hat dann auf dem Board jederzeit seine anstehenden Aufgaben für die aktuelle Phase im Blick. Bei 20 bis 30 Aufgaben und einer guten Vorsortierung bekommen es die Teams in der Regel eigenständig hin, die Aufgaben in der richtigen Reihenfolge anzugehen. Fazit JIRA und Greenhopper bieten eine einfach bedienbare und dennoch leistungsfähige Unterstützung für agiles Projektmanagement und für das Anforderungsmanagement in IT-Projekten. Wer bereit ist, den Sprint-Begriff zu verbiegen, findet in JIRA auch für Nicht-IT-Projekte einen hervorragenden Aufgabenmanager für komplette Teams. Häufig entsteht der Wunsch, in JIRA und Greenhopper gesteuerte Projekte auch in klassischer Multiprojektmanagement-Software mit anderen Projekten des Projektportfolios zusammen zu betrachten. Hier gibt es bereits viele Ansätze. Da die Projekte in JIRA allerdings eher einen Produktcharakter haben, muss im jeweiligen Einzelfall geprüft werden, wie Projekte, Releases, Sprints und Stories sinnvoll mit der Projektestruktur und den PSP-Elementen von Multiprojektmanagementlösungen verbunden werden. JIRA und Greenhopper können als Software as a Service gemietet und für die lokale Installation gekauft werden. Alle Preise finden sich auf der Webseite. Für kleine Teams von bis zu zehn Nutzern ist die Starter-Edition attraktiv, die bereits ab 20 USD für ein Jahr erworben werden kann. ■ Autor Dr. Mey Mark Meyer; mehrjährige Tätigkeit als Bauprojektsteuerer, Promotion am Institut für Projektmanagement und Innovation in Bremen, Autor der GPM-Marktstudie „Project Management Software Systems“; seit 2006 berät er Organisationen herstellerunabhängig bei der Weiterentwicklung ihres Projektmanagements und der Einführung der dazu passenden Software. Anschrift E-Mail: MM.Meyer@parameta.de 22 l projekt MA N A G E M E N T aktuell 3/ 2013 38 WISSEN In Kürze ❑ Die webbasierte Aufgabenmanagement-Software JIRA für IT-Projekte wird durch Greenhopper um Funktionen für agiles Projektmanagement erweitert. ❑ Workflows und Berechtigungen erleichtern die Arbeit in den Scrum- und Kanban-Task-Boards. ❑ Die grundsätzliche Vorgehensweise bei der Sprint- und Releaseplanung eignet sich auch hervorragend für Nicht-IT-Projekte mit iterativem Ansatz. PM_3-2013_1-64: Inhalt 03.06.2013 6: 20 Uhr Seite 38