eJournals PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL 24/5

PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL
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2941-0878
2941-0886
UVK Verlag Tübingen
121
2013
245 Gesellschaft für Projektmanagement

Strategie-Brett für das Projektportfolio

121
2013
Mey Mark Meyer
Mit Meisterplan zielt der Hersteller itdesign auf PMO-Mitarbeiter und Führungskräfte, die ihre Projektelandschaft mittel- bis langfristig planen wollen. Anstelle von operativem Projektmanagement steht die Frage im Mittelpunkt, welche Projekte sich mit den vorhandenen Ressourcen tatsächlich umsetzen lassen. Die Ausgangsdaten holt sich das Programm aus vorhandenen PM-Softwaresystemen – oder aus Excel. Auch bei der Umsetzung der strategischen Planung in den Projekten geht das Programm einen einfachen, aber überzeugenden Weg.
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I mmer mehr Projektmanagementsysteme werden zu integrativen Alleskönnern. In den späten Jahren des vergangenen Jahrtausends dominierten noch vergleichsweise überschaubare Produkte den Markt. Sie brachten Ordnung in die Planung und Steuerung von Projekten und damit auf den Schreibtisch der Projektleitung. Heute gibt es zahlreiche Programme, die ganz selbstverständlich den Projektlebensweg von der Idee bis zur Abschlussdokumentation abdecken und die Aufgabenplanung der Mitarbeiter ebenso unterstützen wie die strategischen Aufgaben des Vorstands. Wenn sich das große Gesamtbild der Projektelandschaft aber nahtlos aus den detaillierten Daten tausender Einzelvorgänge zusammensetzt, erhöht das auch die Komplexität. Strategische Überlegungen würden unmöglich, es müssten stets sofort alle für die operative Planung erforderlichen Details im Hintergrund mitberücksichtigt werden. Automatische Algorithmen stoßen meist rasch an ihre Grenzen und die manuelle Optimierung des Portfolios verlangt nach einfachen, interaktiven und dennoch aussagekräftigen Auswertungen. Eine vermeintliche Quadratur des Kreises. Daher haben viele Softwareanbieter begonnen, ihre strategischen Planungsebenen für das Projektportfolio teilweise von den operativen Projektdaten zu lösen. Die Software Meisterplan aus dem Hause itdesign ist sogar eigens für eine unabhängige Portfolioplanung entwickelt worden, bei der die Details ausgespart werden, aber die wesentlichen Projektdaten im Blick bleiben. Meisterplan dient nicht zur detaillierten Planung und Steuerung einzelner Projekte, beispielsweise fehlen Funktionen für die Ablaufplanung und die Fortschrittserfassung. Stattdessen ermöglicht die Software die Planung aus einer übergeordneten Perspektive, etwa der von Führungskräften und dem PMO. Dabei verzichtet Meisterplan auf Automatismen und dient vielmehr als interaktives und intuitiv bedienbares Werkzeug für Was-wäre-wenn-Überlegungen. Grobplanung aus der Portfolioperspektive Um zu klären, ob sich ein Projekt mit dem vorhandenen Team umsetzen lässt und wann dafür gegebenenfalls der beste Zeitpunkt wäre, werden natürlich die einzelnen Projektpläne benötigt. Meisterplan kann als Zusatzprodukt mit vorhandenen Planungswerkzeugen wie CA Clarity, Microsoft Project, Oracle Primavera oder Planview Enterprise zusammenarbeiten - und mit Excel. Aus diesen Quellen holt sich das Programm die Projekteckdaten, Schlüsselmeilensteine und Abhängigkeiten sowie die Ressourcenbedarfsinformationen. Das Arbeitsfenster der Software ist in zwei Bereiche unterteilt: Oben finden sich die Projekte des Portfolios in einem Balkenplan, unten visualisiert die Software die Auslastung einzelner Ressourcen und ganzer Ressourcengruppen. Ausgehend vom aktuellen Projektstand kann das Portfolio dann mit der Maus analysiert und verändert werden. Auf den ersten Blick ist die Darstellung einfach gehalten, doch auf den zweiten Blick wird deutlich, dass die Software im Hintergrund eine ganze Reihe von Randbedingungen beachtet. Wenn beispielsweise der Mauszeiger eine Weile über einem Projektbalken verharrt, blendet Meisterplan automatisch die Abhängigkeiten zu anderen Projekten und die Schlüsselmeilensteine ein. Mit einer dünnen roten Linie markierte Abschnitte in den Projektbalken kennzeichnen die Zeiträume, in denen ein Projekt Ressourcenprobleme hervorruft (Abb. 1). Ressourcenplanung nach Priorität Die wichtigsten Projekte stehen in Meisterplan zuoberst. Auf umfangreiche Bewertungsmodelle verzichtet die Software, die Projekte können einfach mit der Maus an die gewünschte Position in der Projektliste gezogen werden. Dadurch wird eine Rangfolge zur Pflicht - ein Portfolio, bei dem nur „sehr wichtige“ Projekte existieren, wird vermieden. Bei der Ressourcenanalyse spielt diese Rangfolge dann eine besondere Rolle: Die Ressourcen der wichtigsten Projekte werden zuerst verplant, Meisterplan stellt den Bedarf also im Ressourcenhistogramm ganz unten dar. Weitere, weniger wichtige Projekte erhöhen dann jeweils die Auslastung der Ressourcen. Somit wird deutlich, welches Projekt das Fass zum Überlaufen bringt und die Kapazitäten sprengt. Diese Kapazitätsgrenzen zeigt Meisterplan in klassischen Histogrammen projekt MA N A G E M E N T aktuell 5/ 2013 l 57 PM-Software: Meisterplan Strategie-Brett für das Projektportfolio Mit Meisterplan zielt der Hersteller itdesign auf PMO-Mitarbeiter und Führungskräfte, die ihre Projektelandschaft mittelbis langfristig planen wollen. Anstelle von operativem Projektmanagement steht die Frage im Mittelpunkt, welche Projekte sich mit den vorhandenen Ressourcen tatsächlich umsetzen lassen. Die Ausgangsdaten holt sich das Programm aus vorhandenen PM-Softwaresystemen - oder aus Excel. Auch bei der Umsetzung der strategischen Planung in den Projekten geht das Programm einen einfachen, aber überzeugenden Weg. Mey Mark Meyer PM_5-2013_1-72: Inhalt 06.11.2013 14: 29 Uhr Seite 57 sowie in einer Füllstandsanzeige für die Gesamtauslastung neben den Histogrammen an. Wenn die Analyse des Portfolios eine Überlastung ergibt, heißt es Alternativen durchzuspielen. Nun können Projekte zeitlich verschoben oder an Schlüsselmeilensteinen und Phasenenden unterbrochen werden. Noch während ein Projekt verschoben wird, zeigt Meisterplan die Konsequenzen im Histogramm an. Dort rückt die Software dabei jeweils automatisch die Ressourcen ganz nach oben ins Blickfeld, die in der aktuellen Variante am stärksten beansprucht wären. Das Prinzip, Daten automatisch anzuzeigen, wenn sie bedeutsam werden, findet sich so durchgängig umgesetzt noch bei keiner anderen Software. Im Test beeindruckte dies beispielsweise beim Verschieben eines Projekts: War zuvor noch die Entwicklungsabteilung eingeblendet, deren Auslastung abgeglichen werden sollte, so erschienen während des Verschiebens eines Projekts automatisch weitere Histogramme derjenigen Ressourcen, die durch die Verschiebung ebenfalls betroffen wären. Das macht es einfacher, bereits während des Umplanens die Konsequenzen abzuschätzen, statt anschließend festzustellen, dass nun die Testabteilung überfordert ist. Szenarien umsetzen Sämtliche Änderungen am Projektportfolio können Anwender als Szenario speichern. Auf diese Weise ist es möglich, mehrere Alternativen durchzuspielen, etwa strategisch nicht so bedeutsame Projekte zurückzustellen oder zusätzliche externe Unterstützung einzukaufen. Für solche Überlegungen lässt sich die Teamstärke von Abteilungen in der Simulation einfach erhöhen. Dazu wird die angenommene zusätzliche Kapazität von Teams direkt in den Meisterplan-Histogrammen eingegeben. Das Szenariomanagement der Software ist leistungsfähig, Szenarien können beispielsweise hierarchisch gegliedert werden. So lässt sich etwa das Hauptszenario „Externe Unterstützung“ noch in mehreren Varianten mit Unterszenarien verfeinern. Auch neue Projekte können in Meisterplan eingefügt und in der Multiprojektansicht zumindest grob geplant werden. Dabei wird statt eines detaillierten Projektplans einfach der Ressourcenbedarf je Ressource über den Projektverlauf hinweg abgeschätzt. Wer nur einmal grob abwägen möchte, ob ein mögliches neues Projekt noch machbar ist, braucht dieses also nicht zwingend in die detaillierte Projektplanung aufzunehmen. Simulationen umsetzen Meisterplan entkoppelt sich bewusst von der operativen Detailplanung. Damit entfällt auch die Möglichkeit, ein beschlossenes Szenario automatisiert in die operative Planung zu übernehmen. In der Praxis funktioniert dies allerdings ohnehin kaum automatisch, vielmehr gilt es, die Änderungen am Portfolio und damit an den Projekten mit allen Beteiligten abzustimmen. Zu diesem Zweck erstellt Meisterplan einen Änderungsbericht, der alle Änderungen gegenüber der ursprünglichen Portfoliosituation zusammenfasst. Er kann direkt als Umsetzungsrichtlinie genutzt werden, um mit den Beteiligten zu sprechen und konkret abzustimmen, wie sich beispielsweise eine geplante Projektunterbrechung oder der simulierte Austausch von Ressourcen in die Praxis umsetzen lässt. Fazit Ein Portfolio wird optimiert, indem kurzerhand Projekte verschoben oder unterbrochen und Ressourcen ausgetauscht werden. Anschließend reicht ein Klick, um die Änderungen als neue Vorgaben für die Projekte zu übernehmen. Weil diese Automatik in der Praxis kaum funktioniert, versucht Meisterplan erst gar nicht, Dinge automatisch zu regeln. Stattdessen setzt die Software auf den zusammengefassten Daten der vorhandenen Projektplanungen auf und bietet ein hochgradig interaktives und optisch sehr ansprechendes Analysewerkzeug für strategische Szenarien. Das entscheidende Ergebnis dieser Überlegungen ist ein Änderungsbericht, der anschließend eine gute Grundlage für die Umsetzung liefert. Derzeit deckt das Programm lediglich Termin- und Ressourcenaspekte ab - eine vergleichbare Funktionalität für Kosten- und Budgetüberlegungen würde zukünftige Versionen abrunden. Interessant ist die Möglichkeit, neben etablierter Multiprojektmanagement-Software auch Excel zum Datenlieferanten für die Multiprojekt-Ressourcenplanung zu machen. Damit eignet sich die Software nicht nur dafür, die mitgelieferten Portfoliofunktionen leistungsstarker PM-Systeme um interaktive Simulationsfunktionen zu ergänzen. Vielmehr kann Meisterplan auch eingesetzt werden, um den Zahlenfriedhof mancher Excel-Tabellen ansprechend zu visualisieren, zu analysieren und in eine Multiprojektplanung zu starten. Kontakt-E-Mail: MM.Meyer@parameta.de ■ 22 l projekt MA N A G E M E N T aktuell 5/ 2013 58 WISSEN Abb. 1: Wird ein Projekt markiert, hebt Meisterplan dessen Abhängigkeiten und den Anteil des durch das Projekt hervorgerufenen Ressourcenbedarfs (hellgrün) hervor. ❑ Strategisches Multiprojekt- und Portfoliomanagementwerkzeug ❑ Hochgradig interaktive, intuitive und optisch ansprechende Bedienoberfläche ❑ Zusatzwerkzeug für etablierte Multi-PM-Software ebenso wie Einstiegslösung für das Multi-PM auf Excel-Basis In Kürze PM_5-2013_1-72: Inhalt 06.11.2013 14: 29 Uhr Seite 58