eJournals PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL 25/1

PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL
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2941-0886
UVK Verlag Tübingen
11
2014
251 Gesellschaft für Projektmanagement

PM-Software: Social Media-Anwendungen - Mehr als nur Facebook!

11
2014
Pascal Ruppen
Bei einem Projektmanager drängt sich die Frage nach dem Einsatz von Social Media-Anwendungen für die Projektarbeit immer mehr auf. Ein Projekt bietet auf den ersten Blick viele Bereiche, welche durch Social Media-Anwendungen unterstützt werden können. Aber welche Bereiche lassen sich am besten unterstützen? Gibt es Themen, bei denen Social Media-Anwendungen vielleicht deplatziert sind? Können durch den Einsatz von Social Media-Anwendungen die Effizienz gesteigert und Projekte schneller abgewickelt werden? Wird ein Unternehmen sogar Kosten sparen? Was muss man als Projektmanager berücksichtigen, wenn man Social Media-Anwendungen erfolgreich einsetzen will? Diese Fragen werden in dem Beitrag beantwortet.
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projekt MA N A G E M E N T aktuell 1/ 2014 l 49 1 Social Media-Anwendungen in Projekten Der Begriff Web 2.0 hat den Wendepunkt eingeläutet. In diesem Zusammenhang steht nämlich das Zerplatzen der damaligen Dotcom-Blase im Jahre 2001 - der Startpunkt für die neuartigere Nutzung des Internets. Geschaffen wurde der Begriff Web 2.0 in einem Brainstorming, bei der Planung zu einer Konferenz, zwischen dem Verlag O’Reilly Media und dem Konferenzveranstalter MediaLive. Grundlegend für dessen Schaffung war die Erkenntnis, dass das Web nicht generell zusammengebrochen, sondern wichtiger als je zuvor ist. Tim O’Reilly definiert die Web 2.0-Prinzipien unter anderem damit, dass die Grenzen zwischen Autor und Leser immer mehr verschwinden und dass die gemeinschaftliche Intelligenz genutzt wird. Die Software ist zudem nicht mehr von der Hardware abhängig und die Einfachheit bei der Integration von Schnittstellen (z. B. Google Maps) ist gegeben [1]. Die Veränderungen von Web 1.0 nach Web 2.0 werden in Tabelle 1 sichtbar. Doch was versteht man nun unter Social Media oder einer Social Media-Anwendung? Die Unterscheidung der Begriffe Web 2.0 und Social Media ist nicht immer einfach. Einig ist man sich aber darin, dass es sich um zwei unterschiedliche Begriffe handelt: Web 2.0 ist demnach die Grundlage, worauf Social Media aufbaut, und gibt den Rahmen vor, in dem sich Social Media bewegt. Social Media-Anwendungen sind als Untermenge des Web 2.0 zu sehen. Es sind Anwendungen, welche menschliches Sozialverhalten unterstützen, erweitern oder daraus einen Mehrwert generieren [3]. Nachfolgend werden Anwendungen beschrieben, welche dieser Definition entsprechen. 1.1 Instant Messaging Die textbasierte Kommunikation erfolgt über Instant Messaging. Eingegebene Nachrichten sind in Echtzeit für den Kommunikationspartner sichtbar. Heute bieten viele Instant Messaging-Dienste auch die Möglichkeit von Video- und Telefonkonferenzen. Ein Beispiel hierfür ist Lync von Microsoft. Durch Instant Messaging werden Grundfunktionen wie das Versenden von Textnachrichten, das Durchführen von Konferenzen (Text, Audio, Video), der Austausch von Dateien, das Verwalten von Kontaktlisten, die asynchrone Kommunikation (Offline-Nachrichten) sowie das Setzen von Präsenz- und Verfügbarkeitsstatus angeboten. Insbesondere die Präsenz-Awareness trägt wesentlich zum Erfolg von Instant Messaging-Anwendungen bei, da über den aktuellen Präsenzstatus abgeleitet werden kann, ob der Kommunikationspartner verfügbar ist. Es kann somit direkt auf die Nachricht geantwortet respektive der Anruf entgegengenommen werden. PM-Software Social Media-Anwendungen - Mehr als nur Facebook! Der Einsatz von Social Media-Anwendungen im Projektmanagement Bei einem Projektmanager drängt sich die Frage nach dem Einsatz von Social Media-Anwendungen für die Projektarbeit immer mehr auf. Ein Projekt bietet auf den ersten Blick viele Bereiche, welche durch Social Media-Anwendungen unterstützt werden können. Aber welche Bereiche lassen sich am besten unterstützen? Gibt es Themen, bei denen Social Media-Anwendungen vielleicht deplatziert sind? Können durch den Einsatz von Social Media-Anwendungen die Effizienz gesteigert und Projekte schneller abgewickelt werden? Wird ein Unternehmen sogar Kosten sparen? Was muss man als Projektmanager berücksichtigen, wenn man Social Media-Anwendungen erfolgreich einsetzen will? Diese Fragen werden in dem Beitrag beantwortet. Pascal Ruppen Social Media wird für Unternehmen immer wichtiger. Mittlerweile ist es unumgänglich geworden, sich auch im Rahmen des Projektmanagements mit dem Einsatz von Social Media-Anwendungen auseinanderzusetzen. Gerade in diesem Bereich scheint es, dass der Einsatz von Social Media-Anwendungen großes Potenzial hat. Denn in einem Projekt gehört es täglich dazu, Inhalte, Dokumente etc. unter Projektmitarbeitern auszutauschen und zu diskutieren, sich laufend im Projektteam zu unterhalten und sicherzustellen, dass die Erkenntnisse aus dem Projekt einfach zugänglich sind und genutzt werden können. Die Projektarbeit ist für Unternehmen zentral. Wenn durch den Einsatz von Social Media-Anwendungen die Effizienz gesteigert und Projekte schneller abgewickelt werden können, wird ein Unternehmen einiges an Kosten sparen. +++ Für eilige Leser +++ Für eilige Leser +++ Für eilige Leser +++ PM_1-2014_1-72: Inhalt 30.01.2014 13: 22 Uhr Seite 49 Die Kommunikation und die Koordination eines Projektteams werden dadurch effizienter gestaltet [5]. Für einen erfolgreichen Einsatz von Instant Messaging in einem Projekt sind folgende Punkte zu beachten: ❑ Innerhalb des Projektes gilt es, sich auf einen Kommunikationskanal zu beschränken. Man muss definieren, dass die Kommunikation via Instant Messaging und nicht mehr via E-Mail erfolgt. Wichtig ist die konsequente Durchsetzung dieser „Spielregel“. ❑ Im Projekt muss klar definiert sein, welche Inhalte archiviert werden müssen, um diese später eventuell als „Beweismittel“ hervorzunehmen. ❑ Die Einführung bedeutet eine große Veränderung und Kulturanpassung. Das gesamte Unternehmen ist betroffen. Die Unterstützung vom obersten Management ist daher zwingend notwendig. 1.2 Social Networking Mit dem Networking, und somit den zwischenmenschlichen Beziehungen, befasst man sich schon seit geraumer Zeit. Bereits in den 1930er-Jahren sind diverse Analysen durchgeführt worden. Der Professor und Psychologe Stanley Milgram hat hierzu in den 60er-Jahren eines der bekanntesten Experimente durchgeführt. Dieses ist weltweit unter dem Namen „Small World Phenomenon“ bekannt. Der durchgeführte Versuch lieferte damals Anhaltspunkte dafür, dass jeder Mensch auf der Welt mit 22 l projekt MA N A G E M E N T aktuell 1/ 2014 50 WISSEN Web 1.0 Web 2.0 Bereitstellen und Prüfen der Inhalte durch bestimmte Personen Inhalte werden von Anwendern erstellt (Bsp. Wikipedia) Statisch Dynamisch Webseiten Blogs, Wikis, Social Networks, ... Monolog/ Dialog zwischen Unternehmen und Kunde Interaktion, Partizipation, Selbstdarstellung Schmalbandnutzung Breitbandnutzung Hyperlink RSS-Feed / Atom Inhalte erstellt mit Texten und Bildern Multimediale Gestaltung Tab. 1: Beispiele von Veränderungen: Web 1.0 nach Web 2.0 [2] Abb. 1: Social Media-Anwendungen im Kontext von Web 2.0 (in Anlehnung an [4]) PM_1-2014_1-72: Inhalt 30.01.2014 13: 22 Uhr Seite 50 jedem anderen über maximal sechs Ecken in Beziehung steht. [5] Diese Feststellung ist das Erfolgsrezept für Social Networking-Anwendungen wie beispielsweise XING oder LinkedIn. Besonders für Unternehmen scheint das Networking eine gute Möglichkeit zu sein. Der Kontakt zu Experten kann frühzeitig aufgebaut und dokumentiert werden. Bei einer späteren Suche nach einem Experten werden Suchkosten, aber auch Kosten zum Aufbau eines gemeinsamen Kontextes, wie etwa des Vertrauens, reduziert. Durch den Einsatz einer unternehmensinternen Social Networking-Anwendung können Projekte profitieren. Die geeigneten Projektmitarbeiter können anhand von deren Fähigkeiten gefunden werden. Die Fähigkeiten (Skills) sind umfassender und gehen über die Skills gemäß Funktionsbeschreibung hinaus, da diese von den Mitarbeitenden selber erfasst und gepflegt werden. Andererseits werden sich Mitarbeiter auch selber auf Projektstellen bewerben können, welche auf dem Networking-Portal publiziert sind. Über Social Networking-Anwendungen kann auch kommuniziert werden - das Gespräch wird direkter geführt und man kommt schneller auf den Punkt. Es kommt zu einem rascheren und größeren Informations- und Erfahrungsaustausch, was sich positiv auf die Projektarbeit auswirkt. Der Nutzen steigt bei jenen Projekten, bei denen sich die Teammitarbeiter über mehrere Länder verteilen. Die Suche nach Experten und das Knüpfen von Kontakten werden durch Social Networking-Anwendungen unterstützt. Beim Einsatz von Social Networking in Projekten müssen folgende drei Punkte beachtet werden: ❑ Die Einführung einer Social Networking-Anwendung bedeutet eine große Veränderung und Kulturanpassung. Wie beim Instant Messaging ist das gesamte Unternehmen betroffen, und die Unterstützung des Topmanagements ist zwingend notwendig. ❑ Dem einzelnen Mitarbeiter muss der Nutzen einer Social Networking-Anwendung klargemacht werden. Er muss den Mehrwert für sich selber erkennen. ❑ Die Integration mit anderen Anwendungen muss berücksichtigt werden, um Doppelspurigkeiten zu verhindern. 1.3 Weblog Ein Weblog (kurz Blog genannt) ist eine Form von Tagebuch, in welchem Informationen in umgekehrter, chronologischer Reihenfolge dargestellt werden. In der Regel schreibt der Autor (genannt Blogger) aus persönlicher Sichtweise. Dies beschränkt sich nicht nur auf das spezifische Thema, sondern enthält auch, was den Blogger privat oder beruflich beschäftigt. Schreiben und Veröffentlichen sind sehr einfach möglich. Damit ein Blogger nicht selber Neuigkeiten in den verschiedenen Webseiten zusammentragen muss, hat er die Möglichkeit, Inhalte zu abonnieren. Die benötigten Informationen werden in einem RSS-Feed zur Verfügung gestellt. Diese Feeds können in Online-RSS-Readern, Webbrowsern oder E-Mail-Programmen integriert werden. Dadurch kann man auf Informationen zugreifen, ohne jeden Weblog einzeln abzurufen. Es können nicht nur Textinhalte, sondern auch Video- und Audioinhalte abonniert werden. [5] Ein Weblog ist ein Medium, welches die Kommunikation unterstützt, und ist ein Ersatz für E-Mail und Mailing-Listen. Der wesentliche Nutzen von Weblogs in einem Projekt besteht darin, dass man dort - wie bei einer Art Dashboard - eine Gesamtübersicht des Projektes festhalten kann. Jeder kann sich dort informieren und austauschen. Damit Weblogs aber auch genutzt werden, muss man darauf achten, dass die Bedienung einfach ist und nicht zu viele Einschränkungen (Richtlinien) für die Nutzung vorhanden sind. Gerade Weblogs werden etwa bei der Rückkehr aus dem Urlaub, bei der Einarbeitungsphase oder als Vorbereitung von wichtigen Meetings und Entscheidungen von Projektmitarbeitern als sehr hilfreich empfunden. Diverse Informationen können in einem Projekt dank einem Weblog verwaltet werden. Beispiele sind Termine, Projektplanung, Projektorganisation, Kontaktdaten, Ergebnisprotokolle aus Anzeige PM_1-2014_1-72: Inhalt 30.01.2014 13: 22 Uhr Seite 51 Gesprächen mit Externen, Sitzungsprotokolle, Aufgaben und Aufträge, Bemerkungen, Feedbacks, Ideen etc. Beim Einsatz von Weblogs in Projekten müssen folgende Punkte beachtet werden [5]: ❑ Einfachheit: Es muss einfach sein, Inhalte zu veröffentlichen und zu bearbeiten. Für den Einsatz eines Weblogs sollte keine Schulung notwendig sein. ❑ Nutzen für Projektmitarbeiter: Das Veröffentlichen von Informationen muss einen Nutzen generieren. Ein Nutzen kann hier sein, dass der E-Mail-Verkehr reduziert wird, da die wichtigen Informationen im Weblog publiziert werden und sich jeder dort informieren kann. ❑ RSS-Feeds ermöglichen: Die Vorteile von RSS-Feeds sollten genutzt werden, indem man das Abonnieren der Weblog-Informationen anbietet. ❑ Zurückhaltung bei Richtlinien: Seitens der Geschäftsleitung müssen Weblogs offiziell erlaubt und gefördert werden. Die Richtlinien dürfen nicht zu restriktiv sein. ❑ Identität: Man muss sich überlegen, ob man anonyme Kommentare zulassen will. Vor allem für die weitere Kommunikation ist es hilfreich, wenn der Autor des Inhalts bekannt ist. ❑ Ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess muss aufgesetzt sein. 1.4 Microblogging Microblogs sind eine neue Form von Weblogs. Twitter ist einer der bekanntesten Microblogging-Dienste (www. twitter.com). Dieser Dienst stellt den Benutzern nur die einfache Frage: „Was tust du gerade? “ Diese Frage beantwortet der Benutzer dann mit Kurznachrichten. Diesen Mitteilungen folgen Benutzer und informieren sich so über das Leben von anderen. Die unternehmensinterne Nutzung von Microblogging ist heute noch nicht weit verbreitet. Die Sicherheitsbedenken erschweren die Durchsetzung von Anwendungen wie Twitter bei der internen Kommunikation. Yammer hingegen ist eine Anwendung, welche sich auf die unternehmensinterne Kommunikation fokussiert. Der Einsatz von Microblogging in Projekten, könnte wesentlich zu einer effizienteren und transparenteren Kommunikation beitragen. Das Erreichen eines wichtigen Meilensteins, von Deadlines oder auch Zwischenfälle im Projekt können darüber sehr rasch an die Projektmitarbeiter kommuniziert werden. Die Informationen sind sofort auf PC, Smartphone oder Tablet des Mitarbeiters sichtbar. Aus der Fallstudie zum Einsatz von Microblogging beim internationalen Management- und IT-Beratungsunternehmen Capgemini [6] und aus ersten Resultaten eines Forschungsprojektes [7] lassen sich folgende Projektaktivitäten zusammenfassen, welche durch den Einsatz von Microblogging unterstützt werden: ❑ Aufgabenkoordination: Delegieren von Aufgaben an Teammitglieder, Berichten, wenn die Aufgabe erledigt ist, Abholen des aktuellen Status ❑ Problemlösung: Stellen von konkreten Fragen, auf Probleme hinweisen oder Anleitungen/ Lösungen bereitstellen ❑ Ereignisberichte: Hinweis auf wichtige Termine ❑ Ideen und Hinweise: Links auf interessante Webseiten, neue Ideen zur Diskussion stellen Beim Einsatz von Microblogging in Projekten sind folgende Punkte zu beachten: ❑ Die Kommunikation über Microblogging ist dann effizient, wenn sie einfach, kurz und knapp ist. ❑ Aktivitäten innerhalb des Projektes werden durch den Einsatz von Microblogging transparenter. ❑ Erledigte und offene Aufgaben sind für das gesamte Projektteam an einem Ort dokumentiert und sichtbar. Die Nachvollziehbarkeit ist sichergestellt. ❑ Sinnvolle Richtlinien sowie Tipps und Tricks für den Umgang mit der Anwendung sind so weit zu definieren, dass eine freie und offene Kommunikation gewährleistet bleibt. ❑ Auch Themen zulassen, welche nicht projekt-/ arbeitsrelevant sind. Damit können sich Mitarbeiter besser kennenlernen und gemeinsame Interessen feststellen, was zur Stärkung des Projektteams beitragen kann. ❑ Die Unterstützung durch das oberste Management ist auch hier notwendig. Macht das oberste Management sogar aktiv mit, können sich Projektmitarbeiter unkompliziert mit dem Auftraggeber oder Lenkungsausschussmitgliedern austauschen. 1.5 Wiki Wikis dienen dazu, das Wissen von verschiedenen Benutzern zu einem Thema in konsolidierter Form zur Verfügung zu stellen. Bekanntestes Wiki ist die Online- Enzyklopädie Wikipedia. Jeder Benutzer kann hier einen eigenen Beitrag zu einem Stichwort erfassen. Dank der leichten Handhabung hat jeder Leser die Möglichkeit, falsche Einträge selber zu korrigieren und als Redakteur zur Qualitätssicherung beizutragen. Es besteht jedoch die Gefahr, dass Inhalte gelöscht oder absichtlich manipuliert werden. Durch die umfangreiche Versionierung, welche zur Grundfunktionalität eines Wikis gehört, wird dem aber entgegengewirkt. Änderungen sind so jederzeit nachvollziehbar. [5] Wikis haben sich, aufgrund von positiven Erfahrungen, in Projekten bereits gut etabliert. Ein Vorteil besteht darin, dass sich Wikis für Projekte schnell umsetzen lassen. Hier ist die Akzeptanz der Mitarbeiter groß, da Wikis auch im privaten Umfeld genutzt werden und man damit vertraut ist. Informationen werden zentral im Wiki abgelegt und damit kann zum Beispiel auf das Versenden von E-Mails verzichtet werden. In Projekten können Wikis auch zur Problemlösung eingesetzt werden. Bei Problemen werden die Lösungswege im Wiki mit Text und Bild dokumentiert. Tritt das Problem erneut auf, kann die dokumentierte Lösung herangezogen werden. Beim Einsatz von Wikis in einem Projekt sollte Folgendes beachtet werden: ❑ Das Vorbefüllen des Wikis mit relevanten Inhalten ist unbedingt notwendig, um Interesse für die Wiki-Arbeit zu wecken und die Mitarbeiter zu motivieren, das Wiki mit weiteren Inhalten zu befüllen. Ein leeres Wiki schreckt viele Mitarbeiter ab. ❑ Schulungen sind notwendig, um den Frust mit Technik und Bedienung zu verhindern. ❑ Templates und eine grundlegende Struktur müssen eingerichtet werden, um die Arbeit im Wiki zu erleichtern. Es ist von Anfang an wichtig, mit den Mitarbeitern klar zu besprechen, welche Informationen im Wiki zu pflegen sind und was damit erreicht werden soll. Es sind klare Vorgaben zu machen, wie das Wiki genutzt werden soll. 22 l projekt MA N A G E M E N T aktuell 1/ 2014 52 WISSEN PM_1-2014_1-72: Inhalt 30.01.2014 13: 22 Uhr Seite 52 ❑ Die Umstellung der Arbeitsweise im Wiki braucht Zeit. Es ist notwendig, dass nach der Einführung des Wikis auch bei Meetings regelmäßig über die Erfolge oder Probleme bei der Nutzung gesprochen wird. Hieraus lassen sich dann Verbesserungsmaßnahmen definieren und umsetzen. Durch den Einsatz von Wikis wird die Effizienz im Projekt gesteigert. Dies dank der Beschleunigung in der Kommunikation, der spürbaren Entlastung der Arbeit (senden/ empfangen) und der transparenten Dokumentation. [5] 1.6 Gruppeneditoren Gruppeneditoren haben zum Ziel, die synchrone Zusammenarbeit an Dokumenten zu ermöglichen. Dokumente werden innerhalb einer Gruppe genutzt, geöffnet und bearbeitet. Änderungen sind in Echtzeit für alle Beteiligten sichtbar. Gruppeneditoren können im Projekt zur gemeinsamen Dokumenterstellung eingesetzt werden. Der Anspruch in einem Projektteam, gemeinsam und gleichzeitig ein formatiertes Dokument zu erstellen, ist jedoch praktisch nicht vorhanden. Vielmehr erfolgt die Bearbeitung von formatierten Projektdokumenten sequenziell, wozu sich dann eher die üblichen Office-Produkte eignen. Für das Projektmanagement interessant sind die Gruppeneditoren demnach eher zur Unterstützung im Bereich der Kreativitätstechniken, wie Brainstorming, Mind Mapping (bubbl.us, mindmeister.com), White-Board-Meetings (idroo.com) oder kreatives Schreiben (Piratepad.net, Etherpad.com). 1.7 Social Bookmarking und Social Tagging Durch Social Bookmarking werden wichtige Links für ein Projekt zentral gesammelt und geordnet und sind für alle zugänglich. Durch das Social Tagging besteht die Möglichkeit, diese Links oder andere Informationen durch zusätzliche Schlüsselwörter (Tags) zu ergänzen, womit sich später diese Informationen leichter auffinden lassen. Tags können auch Bewertungen sein. In Kombination mit einem Wiki oder Weblog besteht der Nutzen darin, dass Beiträge bewertet werden. Dadurch erkennt man gute und nutzbringende Beiträge, was sich für ein späteres Wiederfinden effizient auswirkt. Social Tagging dürfte sich aufgrund seines großen Potenzials künftig noch stärker weiterentwickeln. Obwohl man heutzutage über viel Wissen verfügt, welches einfach abgeholt werden kann, fehlt teilweise der Überblick. Diese Komplexität wird durch Social Tagging und Social Bookmarking strukturiert. Im Projektmanagement bietet sich Social Tagging für die Lessons Learned an. Aus einer Sammlung von vielen Informationen können anhand von Tags (Stichworten) die benötigte Information abgerufen werden. Im Moment scheint sich das Social Tagging und Social Bookmarking noch nicht durchgesetzt zu haben und der Nutzen für ein Projekt wird infrage gestellt. In einer Online-Umfrage zum Thema „Nutzerperspektiven auf Social Tagging“ [8] zeigt sich, dass Social Tagging hauptsächlich zur Recherche oder als Ablage verwendet wird. Der Community- Aspekt und die persönliche Selbstdarstellung werden lediglich als Zusatznutzen betrachtet und stehen nicht im Fokus. 2 Anforderungen an den „Projektmanager 2.0“ Sollen Social Media-Anwendungen in Projekten eingesetzt werden, braucht es auch ein Umdenken bei Projektmanagern und Projektmitarbeitern. Der Einsatz von Social Media- Anwendungen hat Einfluss auf die Zusammenarbeit und die Organisation und Führung innerhalb des Projekts. Social Media-Anwendungen unterstützen den selbstorganisierenden Bottom-up-Ansatz. Anwender können sich laufend informieren und Kommentare oder Bewertungen zu allen möglichen Inhalten abgeben. Dies stellt neue Anforderungen an den Projektmanager, welcher mit einer solchen transparenten Kultur umgehen und einem offenen und kooperativen Führungsstil gerecht werden muss. Der „Projektmanager 2.0“ muss auf einen Teil der Macht und Kontrolle verzichten, was gewisse Unsicherheiten und Ängste mit sich bringen kann. Durch den Einsatz von Social Media- Anwendungen entfällt auch die gewohnte Strukturiertheit, da beispielsweise wöchentliche Besprechungen ersetzt werden, weil sich die Mitarbeiter über Weblogs, Wikis, Instant Messaging etc. austauschen und informieren. Zu dieser neuen Kommunikationskultur müssen Projektmanager und die Projektmitarbeitenden bereit sein. Auch beim offenen/ kooperativen Führungsstil wird es weiterhin Hierarchien geben. In einem Projekt wird ein Projektmanager, der Auftraggeber oder der Lenkungsausschuss auch zukünftig die Entscheidungen treffen. Beim offenen Führungsstil will man aber vor allem das vorhandene Potenzial der Mitarbeiter nutzen. Der positive Effekt dabei ist, dass die Mitarbeiter bei der Entscheidungsfindung mit einbezogen werden und dies zu einer Steigerung der Motivation führen kann. Der „Projektmanager 2.0“ muss sich stärker als Beziehungsmanager und Moderator verstehen, welcher dem Projektteam genügend Freiräume lässt. Diskussionen und Meetings werden offen und gleichzeitig zielorientierter durchgeführt. Die Hauptaufgabe wird weiterhin das Erreichen der Projektziele sein. Es müssen daher Richtlinien und Standards vor- Anzeige PM_1-2014_1-72: Inhalt 30.01.2014 13: 22 Uhr Seite 53 gegeben werden. Innerhalb dieser Vorgaben muss das Projektteam dann die Aufgaben erledigen. [9] Der offene/ kooperative Führungsstil ist nicht neu. Jedoch sind durch den Einsatz von Social Media-Anwendungen und den damit verbundenen Kulturwechsel die Merkmale des kooperativen Führungsstils viel stärker ausgeprägt und kommen schneller zum Einsatz. 3 Einfluss auf die Effizienz der Projektarbeit Social Media-Anwendungen sind nicht für jedes Projekt gleich gut geeignet. Was für ein Projekt sinnvoll und erfolgreich ist, muss für ein anderes Projekt aufgrund seiner Diversität nicht unbedingt gleich gut funktionieren. Dies zeigt sich vor allem hinsichtlich der Kultur, der Prozesse, der Anforderungen und Erwartungen oder auch des unterschiedlichen Wissensstands der Mitarbeiter über den Einsatz von Social Media-Anwendungen. Der Einsatz von Social Media-Anwendungen in einem Projekt ist kein Mittel, welches alle Kommunikations- und Dokumentationsmängel beseitigt. Der Projektmanager, der Auftraggeber, das Management und die Teilprojektleiter müssen von den entsprechenden Mitteln überzeugt sein und diese Überzeugung an die Mitarbeiter weitergeben. Der beste Weg, die Mitarbeiter für Social Media-Anwendungen zu motivieren, ist, wenn man auf die Beantwortung von E-Mails in Projekten verzichtet und nur die Einträge in den Social Media-Anwendungen (z. B. Weblog, Wiki etc.) beantwortet. [10] Gemäß einer aktuellen Studie des McKinsey Global Institute aus dem Jahr 2012 [11] erlebt man eine Effizienzsteigerung beim Einsatz von Social Media-Anwendungen, welche die Zusammenarbeit, Kommunikation und Koordination unterstützen. Dies liegt daran, dass diese Punkte bei den befragten Unternehmen im Normalfall 65 Prozent des Arbeitstages eines Mit arbeiters ausmachen. Gemäß dieser Studie kann durch den Einsatz von solchen Anwendungen die Produktivität um 20 bis 25 Prozent gesteigert werden. So wird durch den Einsatz von Social Media-Anwendungen der Mail-Verkehr reduziert. Der Suchaufwand wird durch das schnellere Auffinden von Informationen minimiert und durch den Einsatz von beispielsweise Microblogging oder Instant Messaging wird rascher und direkter im Projektteam kommuniziert. In der Studie wird auch erwähnt, dass es nicht reicht, lediglich diese neuen Anwendungen einzuführen. Es braucht dazu vor allem die Bereitschaft für Veränderungen bei den Prozessen, der Organisation und der Denk- und Verhaltensweise. Die Mitarbeiter müssen zugleich überzeugt sein, dass es sinnvoll ist, diese Anwendungen für die tägliche Arbeit zu nutzen. Es braucht also durchaus Zeit, damit eine Effizienzsteigerung auch erreicht werden kann. Beim erstmaligen Einsatz von Social Media-Anwendungen in einem Projekt wird man voraussichtlich noch keine Effizienzsteigerung bei der Projektabwicklung feststellen. Die Mitarbeiter müssen sich zuerst mit den neuen Anwendungen vertraut machen und lernen, damit umzugehen. Sind Social Media-Anwendungen jedoch mal in den Projekten etabliert, wird man eine Zeitersparnis haben und Projekte effizienter durchführen können. Der Nutzen, dass das Wissen an einem zentralen Ort abgelegt und verfügbar ist, hat man bereits von Beginn an. 3.1 Messkriterien zu Effizienz und Effektivität Um eine Aussage zu Effizienz und Effektivität zu machen, sind Unternehmen auf entsprechende Messkriterien angewiesen. Diese Messkriterien lassen sich mit folgenden zwei Fragestellungen identifizieren: ❑ Welche Kriterien werden herangezogen, um eine Aussage zu erhalten, dass die Projektaktivitäten durch den Einsatz von Social Media-Anwendungen effizien ter durchgeführt wurden? ❑ ---> Messziel: Reduktion des Verhältnisses zwischen Aufwand und Nutzen ---> Effizienz ❑ Welche Kriterien werden herangezogen, um eine Aussage zu erhalten, dass die richtigen Social Media-Anwendungen und Inhalte bereitgestellt wurden? ❑ ---> Messziel: hohe Nutzung und hohe Qualität der Inhalte ---> Effektivität Folgende Messkriterien kann ein Unternehmen einsetzen, um entsprechende Auswertungen durchzuführen und die Entwicklung hinsichtlich Effizienz und Effektivität aufzuzeigen: ❑ Messkriterien „Effizienz“: Anzahl E-Mails, Durchlaufzeiten der Arbeitsschritte, Anzahl Meetings, Anzahl Medienbrüche ❑ Messkriterien „Effektivität“: Anzahl Einträge in Weblogs, Wikis, Social Tagging/ Bookmarking; Anzahl beteiligter Mitarbeiter; Qualität der Beiträge (Anhand von Bewertungen); Anzahl Kontakte; Mitarbeiterzufriedenheit; Anzahl Ideen; Anzahl Zugriffe auf die Anwendungen 4 Anwendungskatalog - die richtigen Social Media- Anwendungen für Ihr Unternehmen Das Ergebnis der Zusammenführung von Projektmanagement und Social Media-Anwendungen wird in einem Anwendungskatalog dargestellt. Der Anwendungskatalog wurde durch den Autor, im Rahmen seiner Masterarbeit im Studiengang MAS in Project Management an der Hochschule für Wirtschaft Zürich (HWZ), erstellt. Der Anwendungskatalog zeigt auf, welche und wo Social Media-Anwendungen im Projektmanagement sinnvoll eingesetzt werden können. Der Anwendungskatalog beinhaltet die zwei Themengebiete: Projektmanagement und Social Media-Anwendungen. Die beiden Gebiete, werden je über drei Stufen dargestellt. Das Themengebiet Projektmanagement beinhaltet: Kompetenzen [12] (IPMA-Kompetenzbereiche & -Kompetenzelemente), Prozesse [13] (Initiierung, Planung, Ausführung, Steuerung und Abschluss) und Kategorien [14] (Menschen im Projekt, Einzelprojekt & Projektlandschaft, Projektmanagement einführen, Operatives Projektmanagement, Projekt & Umfeld und Vorgehensmodelle). Das Themengebiet Social Media-Anwendungen zeigt auf der ersten Stufe die Grundfunktionen aus dem Social Media-Dreieck. Dies sind Informationsmanagement, Identitäts- und Netzwerkmanagement sowie Interaktion und Kommunikation. Auf der zweiten Stufe befinden sich funktionsorientierte Anwendungsfelder [5], welche sich zur Strukturierung von Social Media-Anwendungen eignen. Dies sind folgende: Wissenserhaltung, Kontaktmanagement und Expertensuche, gemeinsames Erstellen von Dokumenten, Koordination und Informationstransparenz sowie Wissens- 22 l projekt MA N A G E M E N T aktuell 1/ 2014 54 WISSEN PM_1-2014_1-72: Inhalt 30.01.2014 13: 22 Uhr Seite 54 verbreitung. Den Anwendungsfeldern sind auf der dritten Stufe dann die entsprechenden Social Media-Anwendungen wie Wiki, Weblog, Social Tagging/ Bookmarking, Social Networking, Gruppeneditoren, Instant Messaging und Microblogging zugeordnet. Über diese verschiedenen Stufen hinweg lässt sich der Anwendungskatalog sehr flexibel für jedes Unternehmen einsetzen. Mit der Zuordnung der unternehmenseigenen Projektergebnisse wird sichtbar, welche Social Media- Anwendungen bei den eigenen Projekten am besten geeignet sind. Hieraus lässt sich dann ein Umsetzungsvorschlag für das eigene Unternehmen formulieren. In Tabelle 2 ist ein Beispiel anhand des Kompetenzelementes „1.07 Teamarbeit“ dargestellt. Der vollständige Anwendungskatalog mit allen IPMA- Kompetenzelementen ist in einem Excel-Dokument abgebildet und kann im Internet heruntergeladen werden [15]. Aus dem Anwendungskatalog wird sichtbar, projekt MA N A G E M E N T aktuell 1/ 2014 l 55 Kompetenz 1.07 Teamarbeit / PM-technische Kompetenzen Kategorie Menschen im Projekt Prozess Ausführung IPMA-Prozessschritte mit Potenzial für den Einsatz von Social Media-Anwendungen ❑ Zusammengehörigkeit entwickeln: Entwicklung eines gemeinsamen Verständnisses von Zielvorstellungen, Zugehörigkeit und Verpflichtung gegenüber dem Projekt ❑ Zuweisen von Aufgaben zur Unterstützung der Kontrolle, Entscheidungsfindung und Konfliktlösung ❑ Offenheit gegenüber verschiedenen Formen der Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern ❑ Nutzung der Wechselbeziehungen zur Erreichung der angestrebten Ergebnisse ❑ Dokumentation der Lehren aus dem Projekt und Anwendung auf zukünftige Projekte Zu den Prozessschritten passende Social Media-Anwendungen: Grundfunktionen Informationsmanagement, Identitäts- und Netzwerkmanagement, Interaktion und Kommunikation Anwendungsfelder Wissenserhaltung, Kontaktmanagement und Expertensuche, gemeinsames Erstellen von Dokumenten, Koordination und Informationstransparenz, Wissensverbreitung Anwendungen Wiki, Weblogs, Social Tagging/ Bookmarking, Social Networking, Gruppeneditoren, Instant Messaging, Microblogging Umsetzungsvorschlag Heutige unterstützende Mittel im Unternehmen Teambildungsworkshops, Instant Messaging Kurzfristig Wiki (Projektseite), Instant Messaging (direkter Austausch), Weblog (Diskussion fördern) Mittelfristig Social Networking (Zusammengehörigkeit), Microblogging (Offenheit) Tab. 2: Auszug aus dem Anwendungskatalog - Kompetenzelement „1.07 Teamarbeit“ Projektmanagement Social Media Anzeige www.rillsoft.de Download 30-Tage-Vollversion Rillsoft GmbH • Mollenbachstrasse 14 • 71229 Leonberg Tel.: 07152-395745 • Fax: 07152-395744 • E-Mail: info@rillsoft.de Projektmanagement Software - Terminplanung - Ressourcenmanagement - Kapazitätsplanung - Personaleinsatzplanung - Projektportfolio - Integrierter Report-Generator - Terminplanung - Ressourcenmanagement - Kapazitätsplanung - Personaleinsatzplanung - Projektportfolio - Integrierter Report-Generator PM_1-2014_1-72: Inhalt 30.01.2014 13: 22 Uhr Seite 55 dass sich vor allem Kompetenzelemente aus dem Kompetenzbereich „PM-technische Kompetenzen“ am besten durch den Einsatz von Social Media-Anwendungen unterstützen lassen. Hierunter fallen Kompetenzelemente wie zum Beispiel: Teamarbeit, Problemlösung, Risiken und Chancen, Änderungen, Information und Dokumentation oder Kommunikation. Es erstaunt nicht, dass dies alles Kompetenzelemente sind, welche die Themen Zusammenarbeit, Kommunikation und Koordination in ihren Prozessschritten beinhalten. ■ Literatur [1] O’Reilly, T.: Was ist Web 2.0? 2008, www.oreilly.de/ artikel/ web20_trans.html., Stand: 6.10.2013 [2] Ulutas, G.: Was ist Social Media? - Alles Online Marketing. 2012, http: / / alles-online-marketing.de/ was-ist-socialmedia, Stand: 6.10.2013. [3] Buhse, W.: Enterprise 2.0. Die Kunst, loszulassen. Berlin 2008, S. 50 [4] Manouchehri Far, S.: Social Software in Unternehmen. Nutzen-Potenziale und Adoption in der innerbetrieblichen Zusammenarbeit. 2010, S. 17 [5] Koch, M./ Richter, A.: Enterprise 2.0. Planung, Einführung und erfolgreicher Einsatz von Social-Software in Unternehmen. München 2009 [6] Koch, M./ Schubert, P.: Wettbewerbsfaktor Business Software. 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Swiss National Competence Baseline, Glattbrug 2010 [13] PMI Standards Committee: A guide to the project management body of knowledge. Upper Darby 1996, p. 28 [14] Schelle, H./ Ottmann, R./ Pfeiffer, A.: Projektmanager. Nürnberg 2008, pp. 21-24 [15] Ruppen, P.: Analyse zum Einsatz von Social Media-Anwendungen im Projektmanagement der Schweizerischen Mobiliar basierend auf den IPMA-Kompetenzelementen und deren möglicher Einfluss auf die Effizienz bei der Projektarbeit. Masterarbeit, 2013, https: / / dl.dropboxusercontent. com/ u/ 48398123/ Anwendungskatalog.xlsx, Stand: 6.10.2013 Schlagwörter Effizienz und Effektivität, Einsatzmöglichkeiten, Erfolgsfaktoren, Messbarkeit, Projektmanagement, Social Media, Web 2.0 Kompetenzelemente der NCB 3.0 4.1.6 Projektorganisation, 4.1.8 Problemlösung, 4.1.16 Überwachung und Steuerung, Berichtswesen, 4.1.17 Information und Dokumentation, 4.1.18 Kommunikation, 4.2.3 Selbststeuerung Autor Pascal Ruppen hat in der Schweiz Wirtschaftsinformatik an der Hochschule Wallis studiert und absolvierte den Master of Advanced Studies in Project Management an der Hochschule für Wirtschaft in Zürich. Der zertifizierte Senior Project Manager arbeitet bei der Schweizerischen Mobiliar Versicherungsgesellschaft und ist dort für die erfolgreiche Durchführung von IT-Großprojekten verantwortlich. Anschrift Hohmadpark 1 CH-3604 Thun Tel.: ++41/ 78/ 6 01 18 79 E-Mail: Pascal.Ruppen@gmail.com 22 l projekt MA N A G E M E N T aktuell 1/ 2014 56 WISSEN Fortsetzung von S. 57 der persönlichen Beurteilung und Erfahrung des Lesers überlassen. Konstruktive Verbesserungsansätze für eine Neuauflage des Buches orientieren sich in Richtung der redaktionellen Darstellungsform: Mehr gedankliche Abschnittsabsätze sowie eine direkte Quellenreferenzbildung bei zentralen Aussagen helfen dem Leser, das sehr anspruchsvolle Themenspektrum aus verschiedenen sozial- und geisteswissenschaftlichen Disziplinen beherrschbarer miteinander zu verbinden. Ein konkreter Vorschlag lautet beispielsweise, direkt in der Bucheinleitung die zentralen Themenfacetten in visueller Form zu präsentieren, über einen „Mind Mapping-Ansatz“ betrachtungsrelevante Teilfacetten aus der Themenkomplexität zu fokussieren und somit die für den Leser sehr hohe Abstraktion zu reduzieren. Inhaltlich bildet das rezensierte Buch zweifelsfrei eine innovative Perspektivenerweiterung und macht deutlich, dass insbesondere Projekte ausreichende Freiheitsgrade benötigen, um nicht verfrüht wesentliche Entscheidungsoptionen zu eliminieren: Hier können die erläuterten Ansätze aus dem holistischen Projektmanagement tatsächlich wertvolle Unterstützungen liefern. Ralf Kühl ■ PM_1-2014_1-72: Inhalt 03.02.2014 10: 20 Uhr Seite 56