eJournals PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL 25/3

PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL
pm
2941-0878
2941-0886
UVK Verlag Tübingen
51
2014
253 Gesellschaft für Projektmanagement

Fit für Multiprojektmanagement und das PMO

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2014
Mey Mark Meyer
Nachdem sich Blue Ant als Projektmanagement-Software für Dienstleister einen Namen gemacht hat, erweitert der Anbieter nun kontinuierlich die Funktionen für das Multiprojekt und Portfoliomanagement. Mit übersichtlichen Projektlisten, Statusberichtsfunktionen und Portfoliocontrolling bietet sich die Software damit auch als Werkzeug für die typischen Aufgaben im Project Management Office (PMO) an. Klappt die Perspektivenerweiterung?
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A uf den ersten Blick unterscheiden sich die internen Projekte eines PMOs deutlich von den externen Projekten, die für typische Projektdienstleister wie Ingenieurbüros oder Softwareentwickler der Alltag sind. Wo ein PMO Standards in der Organisation etabliert, geben bei Dienstleistern häufig die Kunden die Marschrichtung für die einzelnen Projekte vor, etwa bei Auswertungen. Statt Projekte unter strategischen Gesichtspunkten zu bewerten, muss bei Angeboten für externe Projekte die Projektplanung in eine Kalkulation überführt werden und die erbrachten Leistungen müssen später flexibel abgerechnet werden können. Interne Projektsteuerung und externe Projektdokumentation gehen Hand in Hand. Planung und Abrechnung von Projektdienstleistungen Die Software Blue Ant des Berliner Herstellers proventis zielte lange Zeit vor allem auf solche Dienstleistungsprojekte. Von der Angebotserstellung bis hin zur Abrechnung des Projekts anhand von Aufwandsnachweisen und Festpreisen bietet das Programm eine breite Palette von Funktionen, die neben der Projektplanung und Projektsteuerung auch den administrativen Umgang mit Projekten vereinfachen. Beispielsweise können bereits bei der Projektplanung Zahlungspläne als sogenannte Rechnungsvorschläge angelegt werden. Sie werden später zur Grundlage für Rechnungen. Sowohl Festpreise als auch die Abrechnung nach projektbezogenen Stundensätzen ist möglich. Reisekosten sowie sonstige Ausgaben für das Projekt werden wahlweise direkt oder als Pauschalen weiterberechnet. Auch wenn die Rechnungen direkt in Blue Ant erstellt werden können, dürfte in vielen Fällen die ebenfalls mögliche Übergabe der Rechnungsdaten an ein ERP-System das Mittel der Wahl sein. Der Vorteil von Blue Ant liegt darin, dass alle Nichtkaufleute im Projekt die für die Abrechnung benötigten Daten direkt in der Software erfassen können, in der sie auch die Projektaktivitäten und ihre Alltagsaufgaben steuern. Abrechnungsfunktionen sind allerdings nicht nur in externen Projekten nützlich. Sie leisten auch bei einer internen Leistungsverrechnung wertvolle Dienste. Das Ressourcenmanagement von Blue Ant ermöglicht neben den obligatorischen Auslastungsübersichten ein außergewöhnlich weitgehendes Personal- und Wissensmanagement und leistet auch in internen Projekten gute Dienste. Funktionen wie die Projektstrukturierung und die Terminplanung sind ohnehin nicht auf einen bestimmten Projekttyp festgelegt und in internen Projekten genauso üblich. Wichtiger als die Planung im Detail ist bei internen Projekten meist der Wunsch, in kompakter Form über die Projektsituation informiert zu werden. Vor allem dann, wenn eine Reihe von Projekten mit einem vorgegebenen Budget bearbeitet werden muss, reicht es nicht mehr aus, dass ein einzelnes Projekt profitabel ist und die passenden Mitarbeiter Zeit haben. Jedes Projekt steht vielmehr in Konkurrenz zu anderen Projekten und Projektideen - in vielen Organisationen fallen die Vorhaben unter die Zuständigkeit des PMOs, das die gesamte Projektelandschaft koordiniert. Auf dem Weg ins PMO In den vergangenen Versionen hat Blue Ant nach und nach die Funktionen für das PMO ausgebaut. Die aktuelle Version 10.3 eignet sich mittlerweile auch für projektübergreifende Auswertungen und Steuerungsmaßnahmen. Das beginnt bei den Dashboards, die Daten aus einem oder mehreren Projekten grafisch aufbereiten. Blue Ant zeigt die Auswertungen jeweils in einzelnen Rahmen auf dem Bildschirm an, die der Anwender nach Wunsch mit der Maus am Bildschirm anordnen kann. Um mehrere Projekte im Blick zu behalten, lassen sich die betreffenden Daten einerseits natürlich für bestimmte Portfolios zusammenfassen, etwa Kosten aufsummieren. Ebenso nützlich ist allerdings die tabellarische Übersicht, die Blue Ant bietet. Projektlisten können nicht nur Zahlen und Text enthalten, etwa die aktuellen Ist-Kosten, die Projektkategorie oder die strategische Einstufung der Projekte. Zusätzlich lässt sich auch jede Dashboard-Grafik in die Tabellen einbauen. Auf diese Weise werden die einzelnen Projektzeilen beispielsweise durch Ampeln oder kleine Grafiken mit Kostenverläufen deutlich belebt und die Übersichtlichkeit wird verbessert. Bei großen Tabellen unterstützt Blue Ant mit fixierten Anfangsspalten und -zeilen. Ein gewohntes Feature, das aus Tabellenkalkulationen bekannt ist, bei Web-Anwendungen allerdings noch lange nicht zum Standard zählt. 22 l projekt MA N A G E M E N T aktuell 3/ 2014 46 WISSEN PM-Software: Blue Ant Fit für Multiprojektmanagement und das PMO Nachdem sich Blue Ant als Projektmanagement-Software für Dienstleister einen Namen gemacht hat, erweitert der Anbieter nun kontinuierlich die Funktionen für das Multiprojekt- und Portfoliomanagement. Mit übersichtlichen Projektlisten, Statusberichtsfunktionen und Portfoliocontrolling bietet sich die Software damit auch als Werkzeug für die typischen Aufgaben im Project Management Office (PMO) an. Klappt die Perspektivenerweiterung? Mey Mark Meyer PM_3-2014_1-68: Inhalt 27.05.2014 13: 06 Uhr Seite 46 Änderungen an den Projekten können prinzipiell nur in der Projektplanung vorgenommen werden. Das PMO kann allerdings Projekte direkt aus den Multiprojektübersichten heraus verlängern oder verschieben. Dies führt zu neuen Rahmenbedingungen für die Projektleiter, die ihre Planung dann in einem zweiten Schritt nachziehen müssen. Dieses zweistufige Prinzip aus Multiprojekt- und Projektplanung nutzt Blue Ant auch beim Thema Projektressourcen. Mitarbeiter können zunächst einem Projekt für einen bestimmten Zeitraum mit einer vorgegebenen Kapazität zugewiesen werden. Diese Reservierungen sind für eine überschlägliche Sicht aus der Multiprojektperspektive interessant. Die folgende detaillierte Einplanung im Projekt interessiert eher den Projektleiter. Ihm zeigt die Software, ob seine Ressourcenplanung im Rahmen der vorgegebenen Reservierungen bleibt. Dashboards und Projektelisten erleichtern die Orientierung in der Software und liefern aktuelle Informationen am Bildschirm. Für den Fall, dass Auswertungen zu Papier gebracht werden sollen, setzt Blue Ant auf das Open-Source-Werkzeug „BIRT“. Die entsprechenden Berichtsvorlagen erstellt das PMO, die Anwender rufen die Auswertungen dann direkt aus der Software heraus auf. Im Bereich „Controlling“ finden sich dazu beispielsweise vordefinierte Multiprojektauswertungen wie Kostenprognosen über alle Projekte und Budgetauswertungen. Nachdem der Anwender eine Berichtsvorlage ausgewählt hat, kann er im zweiten Schritt die Einstellungen für den Bericht ändern und beispielsweise den betrachteten Zeitraum einschränken oder bestimmte Projekttypen für die Auswertung herausfiltern. Statt Papier füllt BIRT bei Bedarf auch PowerPoint. Anpassung von Daten und Bedienoberfläche Jede Organisation hat typischerweise ihre eigene Vorstellung davon, wonach Projekte unterschieden werden müssen. Klassische Kriterien wie die Zuordnung zu einer Projektkategorie, einem Portfolio oder die Einstufung in eine Prioritätsstufe finden sich nahezu überall und sind bei Blue Ant als Projekteigenschaften im Standard angelegt. Für exotischere Aspekte, wie etwa die Eignung des Projekts als Referenz für Marketing-Maßnahmen, lässt sich die Software anpassen. Neue Datenfelder erstellt das PMO ohne große IT-Kenntnisse direkt in der Software. Sie erscheinen dann in den entsprechenden Eingabemasken unter der Rubrik „Weitere Informationen“ und können auch in der Such- und Filterfunktion genutzt werden. Derzeit ist es allerdings noch nicht möglich, das Layout der Formulare völlig frei zu gestalten und neue Datenfelder beispielsweise in die Nähe von vorhandenen Feldern zu rücken, die inhaltlich dazugehören. Sofern die Anzahl der individuellen Datenfelder jedoch nicht zu groß wird, bleibt auch die Gruppierung unter den weiteren Informationen übersichtlich. Zu dieser Übersichtlichkeit trägt auch das Gesamterscheinungsbild der Software bei. In einem reduzierten Design findet der Anwender am linken Fensterrand eine Liste aller Arbeitsbereiche, die für ihn freigeschaltet wurden. Ein Klick auf einen der Arbeitsbereiche klappt die Liste auf und gibt den Blick auf die dazugehörenden Ansichten frei, in denen dann die Projektinformationen erfasst und ausgewertet werden. Fazit Blue Ants besonders bemerkenswerte Stärken liegen, gerade mit Blick auf den Gesamtmarkt, derzeit sicher noch in der Abwicklung von Dienstleistungsprojekten. Die Software ist allerdings auch gut für PMO-Aufgaben, das Portfolio-Controlling und eine grundlegende Portfolio-Planung einsetzbar. In diesen Bereich dürfte auch die weitere Entwicklung der Software gehen. Das zeigt auch die jüngste Version 10.3, deren neue Statusberichtsfunkprojekt MA N A G E M E N T aktuell 3/ 2014 l 47 Abb. 1: Projektübersichten reichert Blue Ant mit aussagekräftigen Grafiken an. PM_3-2014_1-68: Inhalt 27.05.2014 13: 06 Uhr Seite 47 Unter den vielen Neuerscheinungen auf dem Gebiet Projektmanagement ragt dieses Buch, was die Didaktik betrifft, weit heraus. Verfasser und Verlag haben sich enorme Mühe gegeben, dem Leser die Lektüre möglichst leichtzumachen. Eine durchgehende Projektgeschichte, ständige Reflexionen des Projektleiters in Tagebuchform (eine Idee, die ich sonst noch nirgends realisiert gefunden habe), viele kleine, illustrative Geschichten aus Projekten, immer wieder durch das Layout deutlich hervorgehobene Ratschläge an Projektverantwortliche und sehr gut gemachte Grafiken sind Elemente, die das Lesen zum Vergnügen machen. Hinzu kommen Kapitel, die auch für Profis interessant sind und die in der üblichen Lehrbuchliteratur kaum einmal so ausführlich und anschaulich behandelt werden - in der Hauptsache aus dem Grund, weil die Materie schwierig ist. Zu diesen Kapiteln zählen etwa „Macht - der unsichtbare Helfer. Wie der Projektleiter sich Einfluss verschafft“, „Auf der Suche nach dem perfekten Führungsstil“, „Motivier mich mal“, „Delegieren, aber richtig“ und „Konflikte und Krisen meistern“. Der Text ist dazu noch flüssig und gut formuliert, sodass auch Anfänger mit dem Stoff keine Probleme haben sollten. Wo viel Licht ist, ist manchmal auch einiger Schatten. Da das Werk meines Erachtens helfen kann, das Gedankengut des systematischen Projektmanagements zu verbreiten, sind die folgenden Kritikpunkte nicht dazu gedacht, die beträchtliche Leistung des Autors zu schmälern, sondern als Anregung für eine zweite Auflage, der die Veröffentlichung zu wünschen ist. Gerade Abschnitte, die in jedem PM-Lehrbuch zu finden sind, weisen Schwächen auf. So kennzeichnen Meilensteine nicht „zeitkritische Ereignisse“ (S. 59), sondern sind nach der einschlägigen DIN-Norm „Ereignisse besonderer Bedeutung“. Der Netzplan (S. 69) ist schlicht falsch und verwirrt den Anfänger. Netzpläne sind graphentheoretisch gesehen gerichtete Graphen. Der dargestellte Plan ist das nicht. Wie die Kanten, die die Vorgangsknoten miteinander verbinden, zu interpretieren sind, wird nicht gesagt. Ein definiertes Projektende ist nicht zu entdecken. Eine Berechnung ist in der dargebotenen Form deshalb gar nicht möglich. Wie man Pufferzeiten (S. 76) mit Netzplantechnik ermittelt, wird nicht gesagt. Projektstrukturpläne, die „nach Projektzielen“ gegliedert sind (S. 62), habe ich noch nie gesehen. Die weitverbreitete Unsitte, dass zwar Autoren zitiert werden (im Buch etwa Belbin, Tuckman und Reiss), Quellenangaben aber für den näher interessierten Leser fehlen, ist auch hier zu konstatieren. Für ein Handbuch - so der Anspruch des Autors - ist auch das Literaturverzeichnis, das ja dem Wissensdurstigen weiterhelfen soll, bemerkenswert dünn. Allgemein anerkannte Standardwerke wie zum Beispiel die Publikation von Patzak und Rattay und auf Branchen spezialisierte Veröffentlichungen wie etwa das Buch von Felkai und Beiderwieden (Anlagenbau) oder Werke, die über IT-Projekte umfassend informieren, sind nicht aufgeführt. Der noch wenig erfahrene Leser muss den Eindruck gewinnen, dass er für alle seine Probleme bei Neumann eine Lösung findet. Auch ein Stichwortverzeichnis fehlt. Am meisten stört mich, dass ein Einsteiger nichts über Institutionen, Normen und Standards des Projektmanagements erfährt. Auch das würde ich von einem Handbuch erwarten. Weder der PMBOK, in hohen Auflagen verkauft und in zehn Sprachen übersetzt, noch die ICB bzw. PMI und IPMA werden erwähnt. Stichworte wie PRINCE2, V-Modell und andere Standardvorgehensmodelle, Reifegradmodelle und viele andere wichtige Begriffe tauchen im Buch nicht auf. Über Qualifizierungs- und Zertifizierungsmöglichkeiten wird nicht informiert. Trotz dieser Mängel kann man das Buch wegen seiner hervorragenden didaktischen Gestaltung zum Kauf empfehlen. Soll es ein wirkliches Handbuch werden, müsste allerdings in einer 2. Auflage noch einiges getan werden. Heinz Schelle ■ 22 l projekt MA N A G E M E N T aktuell 3/ 2014 48 WISSEN Buchbesprechung Projekt-Safari Neumann, M.: Projekt-Safari. Das Handbuch für souveränes Projektmanagement. Campus Verlag, Frankfurt/ New York 2012, ISBN 978-3-593-39693-4, 306 S., EUR 39,99 tion es Projektleitern und PMOs ermöglicht, Projektstände aktiv zu berichten und zu bewerten, um dadurch die vorhandenen Auswertungen sinnvoll zu ergänzen. Die reduzierte grafische Bedienoberfläche macht es einfach, sich in das Programm einzufinden. Dass das Programm optional auch als gemietete Software genutzt werden kann, erleichtert den Einstieg und ermöglicht es, mit relativ kurzer Vorlaufzeit eine erste Struktur in die eigene Projektelandschaft zu bekommen. ■ Autor Dr. Mey Mark Meyer, mehrjährige Tätigkeit als Bauprojektsteuerer, Promotion am Institut für Projektmanagement und Innovation in Bremen, Autor der GPM Marktstudie „Project Management Software Systems“; seit 2006 berät er Organisationen herstellerunabhängig bei der Weiterentwicklung ihres Projektmanagements und der Einführung der dazu passenden Software. E-Mail: MM.Meyer@parameta.de PM_3-2014_1-68: Inhalt 27.05.2014 13: 06 Uhr Seite 48