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PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL
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UVK Verlag Tübingen
121
2014
255 Gesellschaft für Projektmanagement

Kaufmann und Techniker - die neue Doppelspitze im Projekt

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2014
Oliver Steeger
Das Problem betrifft nicht nur öffentliche Großvorhaben wie Flughäfen: Immer wieder laufen Projekte finanziell aus dem Ruder und sprengen ihre Budgets. Prof. Hasso Reschke, Gründungsmitglied und Ehrenvorsitzender der GPM, erklärt dies mit den hohen Anforderungen an Technik, Termine und Projektrahmenbedingungen. Die Projektfinanzen, so der Münchner Experte, treten immer wieder in den Schatten. Er empfiehlt, das Kaufmännische im Projektmanagement zu stärken – bei Großprojekten sogar durch einen eigenen kaufmännischen Projektleiter. „Qualifizierte Bewerber finden in dieser kaufmännischen Rolle ein sehr gutes, interessantes und vielseitiges Berufsfeld“, erklärt Hasso Reschke im Interview.
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projektManagementaktuell | AUSGABE 5.2014 38 25 JAHRE PROJEKTMANAGEMENT aktuell Das Problem betrifft nicht nur öffentliche Großvorhaben wie Flughäfen: Immer wieder laufen Projekte finanziell aus dem Ruder und sprengen ihre Budgets. Prof. Hasso Reschke, Gründungsmitglied und Ehrenvorsitzender der GPM, erklärt dies mit den hohen Anforderungen an Technik, Termine und Projektrahmenbedingungen. Die Projektfinanzen, so der Münchner Experte, treten immer wieder in den Schatten. Er empfiehlt, das Kaufmännische im Projektmanagement zu stärken - bei Großprojekten sogar durch einen eigenen kaufmännischen Projektleiter. „Qualifizierte Bewerber finden in dieser kaufmännischen Rolle ein sehr gutes, interessantes und vielseitiges Berufsfeld“, erklärt Hasso Reschke im Interview. In vielen Projekten werden ehrgeizige Ziele erreicht. Doch manchmal ist der Preis dafür hoch - zu hoch oder zumindest höher als geplant. Wie kommt es, dass Projekte in puncto Budget häufig ihr „Waterloo“ erleben? Prof. Hasso Reschke: Die meisten Projekte sind technisch ausgerichtet, es geht bei ihnen beispielsweise um Produktentwicklungen, Kundenaufträge, Vorhaben aus dem Bau oder der IT. Diese Projekte bringen sehr hohe Anforderungen an die Technik mit sich … … manche Projekte betreten die Grenzen des derzeit Machbaren. Genau! Die technische Machbarkeit steht im Vordergrund, die Realisierung, dann natürlich die Termintreue. Das „Kaufmännische“ führt damit verglichen oft ein Schattendasein. Augenblick! Kein Projektmanager wird auf Budgetierung und Kostencontrolling verzichten. Bei großen Projekten arbeiten sogar spezielle Kaufleute mit, häufig Projektkaufleute genannt. Dies bestreitet niemand. Es geht da aber primär um Kostenplanung und um Kostenverfolgung zur Budgeteinhaltung. Die Techniker liefern die Angaben für die Planung. Anschließend stehen Abrechnungsfragen im Vordergrund. Das Kaufmännische beschränkt sich oft auf die kaufmännische Verwaltung. Wo liegt das Problem genau? Wir sollten unterscheiden zwischen Projektkaufmann und kaufmännischem Projektmanagement. Der Projektkaufmann, den Sie eben genannt haben, ist eher administrativ tätig - etwa bei der Budgetüberwachung, der Abrechnungskontrolle und der Rechnungsprüfung. Der kaufmännische Projektleiter dagegen … … hat andere Aufgaben. Beispielsweise prüft und korrigiert er Verträge. Er optimiert das Projekt wirtschaftlich und managt Risiken vor allem nicht technischer Natur. Zu seinen Aufgaben zählt auch, Claims aufzubauen, zu verfolgen und zu verhandeln. Er bewertet Änderungen, löst besondere kaufmännische Probleme oder berät und unterstützt aus ökonomischer Sicht bei der Projekttechnik. Er kann gut auf der Klaviatur von Vertragsmanagement und Risikomanagement spielen. Bei Kundenprojekten weiß er, wie man Zahlungen sicherstellt. Zudem hinterfragen versierte kaufmännische Projektleiter technische Lösungen, bewerten Angebote und Leistungen von Lieferanten - und haben zudem einen „siebten Sinn“ für mögliche Kaufmännischer Projektleiter als spannendes Berufsfeld der Zukunft Kaufmann und Techniker - die neue doppelspitze im Projekt Autor: Oliver Steeger Hasso Reschke Prof. Dr. Hasso Reschke ist Gründungsmitglied und langjähriger Vorstand der GPM. Er blickt auf 30 Jahre Lehr- und Forschungstätigkeit zu Projektmanagement an der Fakultät für Wirtschaftsingenieurwesen der Hochschule München zurück. Foto: GPM PM-aktuell_5-2014_Inhalt_01_104.indd 38 03.12.2014 11: 22: 57 Uhr projektManagementaktuell | AUSGABE 5.2014 PROJEKTMANAGEMENT aktuell 39 Zur Praxis: Einige Unternehmen - vor allem aus dem Maschinenbau und dem Bauwesen - setzen bei komplexen, häufig internationalen Großprojekten eine Doppelspitze aus technischem und kaufmännischem Projektleiter ein. Dies widerspricht eigentlich der reinen Lehre, nach der es nur einen einzigen Projektleiter je Projekt geben darf. Aber? Die Doppelspitze ist oft sinnvoll - vor allem, wenn ein einzelner Projektleiter mit der Vielfalt der Aufgaben überfordert wäre. Zwei gut aufeinander abgestimmte Projektleiter können in solchen Fällen der Projektführung die erforderliche Stärke geben. Sie können sich gegenseitig beraten und auch korrigieren, wenn es sein muss. doPPelsPitze iM tRend Sie können sich aber auch gegenseitig blockieren. Voraussetzung ist eine gute, enge und vertrauensvolle Kooperation zwischen den beiden Führungskräften. Es gibt übrigens eine Variante der Doppelspitze: Manchmal findet sich die Konstellation eines Gesamtprojektmanagers - mit zugeordnetem technischen und kaufmännischen Projektleiter unter sich. Also eine Art Troika. Richtig. Eine sehr aufwendige Lösung! Für welche Projekte lohnt sich dieses Dreigestirn? Bei Projekten mit hoher Komplexität, sehr engen vertraglichen Anforderungen und extrem differenziertem Umfeld. Welche Erfolgsfaktoren sind wichtig für die gute Zusammenarbeit zwischen den Projektleitern? Ich halte für zwingend notwendig, dass die Zusammenarbeit zwischen dem kaufmännischen und technischen Projektleiter klar geregelt ist und jede Seite die Belange der anderen als bestimmend für den Projekterfolg akzeptiert. Zum Beispiel? Beispielsweise: Gibt es ein letztes Wort - und wenn ja, wer von den Projektleitern hat das letzte Wort? Was geschieht bei unüberbrückbaren Meinungsverschiedenheiten und Patt-Situationen? Wer liest welchen Schriftverkehr, wer reagiert darauf? nicht technische Projektprobleme. Sie haben einen ausgeprägten Instinkt für solche Schwierigkeiten, und sie halten mit ihren Vorahnungen auch nicht hinter dem Berg. ManageMent statt adMinistRation Mit reiner Administration hat dies wenig zu tun. Völlig richtig! Dies ist eine Managementaufgabe, eine kaufmännische Managementaufgabe. Diese Projektleiter führen das Projekt aus wirtschaftlicher Sicht. Sie koordinieren zwischen den verschiedenen nicht technischen Akteuren - von der Anwaltskanzlei über Wirtschaftsprüfer und Steuerberater hin bis zu Versicherungsmaklern, Finanzierungsfachleuten und Personalabteilung. Und natürlich bis hin zum Kunden. Wie können kaufmännische Projektleiter Projekte so unterstützen, dass sie auch ihre wirtschaftlichen Ziele erreichen? Kaufmännische Projektleiter sollten eine enge Zusammenarbeit mit der „Projekttechnik“ anstreben. Sind dann nicht Konflikte zwischen Technik und Kaufmännischem vorprogrammiert? Ja, sofern es keine Brücke zwischen Technik und Kaufmannschaft gibt. Gefährlich ist Arroganz - sowohl seitens der Techniker als auch der Kaufleute. Blockiert der Kaufmann Lösungen, die der Techniker favorisiert, kommt es automatisch zu Spannungen. Darauf möchte ich hinaus! Wie kann man diesen Spannungen vorbeugen? Jeder Beteiligte muss über seinen Zaun schauen können, dies ist die Vorbedingung für die Kooperation. Der Kaufmann muss dabei nicht die Technik im Detail verstehen. Aber er sollte sich intensiv bemühen, die technischen Inhalte und Gegebenheiten seines Projekts zu verinnerlichen. Daraus kann er dann Schnittstellen erkennen und bewerten, deren Regelung wiederum den Gesamterfolg des Projekts beeinflusst. Umgekehrt - der Techniker …? Er sollte Kaufmännisches nicht als unsinnigen administrativen Hürdenlauf verteufeln. Wir brauchen heute allgemein im Projektmanagement noch mehr Verständnis für die Chancen, die im guten Zusammenwirken zwischen Technik und Nicht- Technik entstehen. T +49.89.38 666 183 www.TRConcept.eu Mitten drin statt nur von oben drauf. Warum Sie mit uns einen Vorsprung bei Kosten, Leistung, Zeit und Resourcen haben? Weil wir da anpacken, wo andere erst einmal reden. Wir schaffen Werte und sorgen für mitreißende Projekte. BUSINESS CONSULTING PROJEKT MANAGEMENT AKADEMIE Anzeige PM-aktuell_5-2014_Inhalt_01_104.indd 39 03.12.2014 11: 22: 57 Uhr projektManagementaktuell | AUSGABE 5.2014 40 25 JAHRE PROJEKTMANAGEMENT aktuell tig kaufmännische Aspekte für erfolgreiches Projektmanagement sind. Manche Unternehmen fördern und qualifizieren kaufmännische Projektleiter, einige bieten ihren kaufmännischen Projektleitern sogar eine eigene Karrierelaufbahn. Vielleicht ist die PM-Community noch nicht weit genug. Das Bild des „kaufmännischen Projektleiters“ ist noch nicht weit verbreitet. Erstaunlich eigentlich! Qualifizierte Bewerber finden in dieser Rolle ein sehr gutes, interessantes und vielseitiges Berufsfeld. Und es gibt bislang nur verhältnismäßig wenige auf das Kaufmännische spezialisierte Projektleiter.  werden bei vielen Unternehmen kleiner, die Zwänge zur straffen Budgeteinhaltung wachsen. Bei Projekten findet sich neben der technischen häufig auch eine nicht technische Komplexität. Dies bleibt Unternehmen nicht verborgen. Deshalb entdecken sie zunehmend die Zusammenhänge zwischen dem Kaufmännischen in Projekten und dem Projekterfolg. Vielen geht es nicht um die Stärkung von kaufmännischen Fachabteilungen, sondern um die Besetzung einer Rolle für die nicht technischen Belange des Projekts. KRisen fRüheR eRKennen Um auf die Frage zurückzukommen: Welche konkreten Chancen verbinden sich mit dieser Rolle? Die Chancen liegen auf der Hand. Die Wahrscheinlichkeit dafür steigt, dass das wirtschaftliche Ergebnis des Projekts gesichert werden kann. Verluste durch Fehlentwicklungen sinken. Die Spitze des Projekts kann Krisensituationen früher erkennen, sie kann besser gegensteuern. Besonders im internationalen Projektgeschäft ist dies von großem Wert. Weltweit wird deutschen Unternehmen technische Brillanz attestiert. Aber bei allem anderen - vor allem dem Kaufmännischen - werden diese Unternehmen von internationalen Wettbewerbern gerne in die Tasche gesteckt. Ich bin in diesem Punkt optimistisch. Wie gesagt, mehr und mehr Unternehmen erkennen, wie wich- Wer ist das „Gesicht“ des Projekts? Das gute Zusammenwirken der beiden Projektleiter als Management-Doppelspitze sollte sich nach meiner Ansicht im Unternehmen fortsetzen, bis hin zur Geschäftsführung. Die Doppelspitze empfiehlt sich also nicht ausschließlich fürs Projektmanagement. PeRsÖnlichKeit Mit aKzePtanz Neben Fachwissen aus Betriebswirtschaft und Finanzen brauchen kaufmännische Projektleiter vermutlich auch Managementkompetenz. Managementkompetenz ist zwingend erforderlich! Die Fähigkeit zur Gestaltung, Abwägung, Entscheidung, Strukturierung, Delegation, Kommunikation, klaren Formulierung, Personalführung - all dies sticht als Anforderung hervor. Auch wichtig ist eine Persönlichkeit, die aus sich selbst heraus Akzeptanz schafft. Also ein gewisses persönliches Gewicht. Ihr Plädoyer für den kaufmännischen Projektleiter findet Gehör. Immer mehr Unternehmen beginnen ihr kaufmännisches Projektmanagement zu verbessern, nicht nur Konzerne, sondern auch der Mittelstand. Welche Chancen bieten sich ihnen dadurch? Ich kann die Beobachtung, die Sie beschreiben, bestätigen. In diesem Punkt hat sich in den vergangenen Jahren einiges verändert in der Wirtschaft. Bisher leider noch punktuell. Die Margen Kaufmännische Projektleiter sind mehr als nur „Kassenwart“ ihres Projekts. Sie managen die Finanzen und nehmen sich nicht technischen Fragen an. Dies verbessert häufig die wirtschaftlichen Ergebnisse deutlich. Foto: apops - Fotolia.com PM-aktuell_5-2014_Inhalt_01_104.indd 40 03.12.2014 11: 22: 58 Uhr