eJournals PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL 25/5

PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL
pm
2941-0878
2941-0886
UVK Verlag Tübingen
121
2014
255 Gesellschaft für Projektmanagement

Microsoft Project 1.0: Endlich Schluss mit Tabellenkalkulationen

121
2014
Mey Mark Meyer
Projektmanagement ist anstrengend genug. Da sollte wenigstens die Terminberechnung nicht lange aufhalten. Umso hilfreicher erscheint da eine Software zur Projektplanung und Projektüberwachung, wie sie Microsoft nun veröffentlicht hat. „Microsoft Project“ positioniert sich als „sehr leistungsfähiges Programm zur Projektplanung und Projektüberwachung“ (Zitat aus dem Handbuch). Durch eine gezielte Projektplanung sollen Projekte und Tagesarbeit effizienter werden. Microsoft verspricht Arbeit mit geringerem Aufwand und Ergebnisse in besserer Qualität. Hält das Produkt sein Versprechen?
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projektManagementaktuell | ausgabe 5.2014 66 Wissen Projektmanagement ist anstrengend genug. Da sollte wenigstens die Terminberechnung nicht lange aufhalten. Umso hilfreicher erscheint da eine Software zur Projektplanung und Projektüberwachung, wie sie Microsoft nun veröffentlicht hat. „Microsoft Project“ positioniert sich als „sehr leistungsfähiges Programm zur Projektplanung und Projektüberwachung“ (Zitat aus dem Handbuch). Durch eine gezielte Projektplanung sollen Projekte und Tagesarbeit effizienter werden. Microsoft verspricht Arbeit mit geringerem Aufwand und Ergebnisse in besserer Qualität. Hält das Produkt sein Versprechen? Microsoft Project bietet vor allem eine Terminplanung, mit der - in Abhängigkeit von der Speicherkapazität des Computers - bis zu 999 Vorgänge in einem einzigen Projekt zusammengefasst werden können. Wem dies nicht ausreicht, der kann Unterprojekte miteinander verknüpfen und dadurch eine fast unbegrenzte Projektkomplexität abbilden. Doch nicht nur die Termine behält die Software im Blick. Ein Betriebsmittelplan für bis zu 255 Betriebsmittel liefert Informationen zur Kapazität und ermittelt den Bedarf. Weil auch die beste Planung ohne eine laufende Kontrolle sinnlos ist, deckt das Programm auch die Projektüberwachung mit ständigen Soll- Ist-Vergleichen ab. Der Start ist einfach: Wer bereits einen modernen Computer mit zwei Diskettenlaufwerken hat, legt neben der Betriebssystemdiskette auch gleich die Programmdiskette von Microsoft Project ein. Mit dem Befehl PROJ wird dann das Programm gestartet. PCs mit mehr als 512 kB Hauptspeicher können das Programm auch in ihrem RAM-Drive ausführen. Dies beschleunigt nicht nur den Programmstart, sondern auch die Terminberechnung und erhöht damit den Spaßfaktor beim Umgang mit der Software deutlich. Für die einfache Nutzung reicht aber auch ein PC mit 128 kB Hauptspeicher und einem einzelnen Diskettenlaufwerk. Erste Schritte im Projekt Nach dem Programmstart wird der Anwender vom „Activity“-Bildschirm begrüßt. Dies ist einer von insgesamt sieben Ansichtsbildschirmen, in denen Microsoft Project seine Daten präsentiert (Abb. 1). Der Vorgangbildschirm zeigt die einzelnen Vorgänge des Projekts in den Bildschirmzeilen und stellt sie zudem noch übersichtlich als Pfeildiagramm auf einer Zeitachse dar. Mit den Richtungstasten kann der Anwender sich nach rechts und links auf der Zeitachse bewegen. Noch schneller geht es mit dem Goto-Suchbefehl. Nach dem Druck auf die Taste G fragt die Software im Menübereich am unteren Bildschirmrand, ob man einen Vorgang oder ein Datum ansteuern möchte. Mit den Pfeiltasten kann die entsprechende Option ausgewählt und direkt ein Datum eingegeben werden. Mit den Auf- und Ab-Pfeiltasten sowie der Home-Taste gelingt auch die Navigation in der Vorgangsliste leicht. Insgesamt erscheint die Bedienung intuitiv. Anwendern, die dennoch lieber mit dem Beispielprojekt arbeiten, sei das umfangreiche Handbuch ans Herz gelegt, das mit einem Projekt für eine Töpferei-Modellfirma die Leistungsfähigkeit der Software sehr schön illustriert. Neue Vorgänge legt der Anwender mit dem Edit- Befehl an. Dazu tippt er zunächst den Namen des neuen Vorgangs ein. Mit bis zu 40 Zeichen Länge bietet die Software jede Menge Platz für aussagekräftige Vorgangsnamen. Mit der Tabulatortaste geht es dann weiter, um die Dauer festzulegen. Anschließend kann der Starttermin erfasst werden, dies ist allerdings nicht unbedingt erforderlich: Die Software ist auch in der Lage, die Starttermine selbstständig zu berechnen. Mit der Eingabe von PM-Software Microsoft Project 1.0: Endlich Schluss mit Tabellenkalkulationen autor: mey mark meyer Abb. 1: Der „Activity“-Bildschirm PM-aktuell_5-2014_Inhalt_01_104.indd 66 03.12.2014 11: 25: 58 Uhr Wissen 67 projektManagementaktuell | ausgabe 5.2014 miteinander zu verknüpfen. Dies ist sogar über mehrere Stufen hinweg möglich, allerdings gab es im Praxistest mitunter die eine oder andere kleine Hakelei. Hier sollte man möglicherweise zurückhaltender planen und sich auf die 999 in einem einzigen Projekt maximal möglichen Vorgänge beschränken. Insgesamt erscheint die Software jedoch als interessante Lösung für alle, die mit Projekten und Projektterminplänen zu tun haben. Es bleibt spannend, welche Wirkung dieser Einstieg eines großen Softwareherstellers auf dem Feld der Projektplanung haben wird und ob sich das Programm zum Trendsetter für den Markt entwickeln kann. Anmerkung: Vor dreißig Jahren haben wir es leider versäumt, Microsoft Project 1.0 eine angemessene Softwarebesprechung zukommen zu lassen. Wir möchten dieses Manko nicht so stehen lassen und holen dies daher in dieser Ausgabe nach, die Historie, Aktuelles und zukünftige Entwicklungen verbindet.  Autor Dr. Mey Mark Meyer; mehrjährige Tätigkeit als Bauprojektsteuerer, Promotion am Institut für Projektmanagement und Innovation in Bremen, Autor der GPM Marktstudie „Project Management Software Systems“; seit 2006 berät er Organisationen herstellerunabhängig bei der Weiterentwicklung ihres Projektmanagements und der Einführung der dazu passenden Software. Anschrift: E-Mail: MM.Meyer@parameta.de kann, ist sicherlich ein guter Vorrat an Endlospapier zu empfehlen. Dann aber bietet sich gerade diese Darstellungsform als hervorragende Arbeitspaketbeschreibung an. Nicht ganz überzeugen kann allerdings der Ausdruck des Netzplans. Hier kommt es zu willkürlichen Seitenumbrüchen in Querrichtung, sodass die Papiergrenzen mitten im Vorgangskästchen liegen. Da hilft dann nur die Nachbereitung mit Papier und Schere. Projektfortschritt im Blick Dank des Vollendet-Felds ist es möglich, auch den Fertigstellungsgrad der Vorgänge zu erfassen. Das ermöglicht einen Soll-Ist-Vergleich direkt auf dem Bildschirm. Mit der Vergleichsfunktion können sämtliche Abweichungen von der ursprünglichen Planung eingesehen werden. Auch hier bietet das Programm wieder die Möglichkeit, einen ausführlichen Abweichungsbericht auszudrucken, der sowohl die ursprünglich geplanten Termine als auch die aktuellen Termine und die Differenz in Tagen darstellt. Noch bequemer wird es mit Zusatzprogrammen, wie Multiplan, Microsoft Chart oder Lotus 123. Mit dem „Transfer Xternal“-Befehl können entsprechende Dateien erstellt werden, die sich dann mit diesen Programmen laden lassen und zu ansprechenden grafischen Darstellungen der Projektsituation führen. Auch umgekehrt kann Microsoft Project von jedem beliebigen Programm ASCII-Daten laden, sofern diese dem Microsoft- Project-Dateiformat entsprechen. Allerdings dürfen hier höchstens 2.048 Zeichen in einem Datensatz gespeichert werden. Die erforderliche Datenstruktur legt Microsoft im Handbuch vollständig offen. Einfach ist das Datenmodell nicht, fast zehn unterschiedliche Datentabellen mit insgesamt über 100 Datenfeldern dürften einige Einarbeitung verlangen. Gleichwohl lassen sich auf diese Weise auch individuelle Lösungen mit dem Programm entwickeln. Fazit Microsoft Project ist ein interessantes Programm, mit dem sich die Projekttermine im Griff behalten lassen. Es ist erstaunlich, wie rasch die Software die Termine berechnet und im Handumdrehen ein neues Pfeildiagramm darstellt. Wer bisher mit einer Tabellenkalkulation wie 1-2-3 seine Projekttermine berechnet hat, wird insbesondere die grafische Darstellung der Projektsituation rasch zu schätzen wissen. Für komplexere Projektvorhaben bietet das Programm sogar die Möglichkeit, mehrere Projekte FM oder SM legt der Anwender fest, ob dieser Termin frühestmöglich oder spätestmöglich aus dem Netzplan berechnet werden soll. Mit einem weiteren Tabulatordruck wird das Eingabefeld für den Fertigstellungsgrad erreicht. Beim Anlegen eines Vorgangs ist dieses Feld sinnvoll mit 0 Prozent vorbelegt. Der Netzplan mit seinen Abhängigkeiten zwischen den Vorgängen des Projekts wird mittels der Spalte Vorgänger aufgebaut. Dazu wird einfach die Nummer des Vorgänger-Vorgangs eingegeben. Sogar mehrere Vorgänge sind möglich, dazu werden die einzelnen Nummern lediglich durch ein Komma getrennt. Sobald die Abhängigkeiten eingegeben wurden, berechnet Project automatisch die neuen Projekttermine. Die Software vermag sogar einen speziellen Kalender bei der Berechnung von Terminen zu berücksichtigen, falls bestimmte freie Tage bei den Dauern zu beachten sind. Über die Betriebsmitteltabelle können die für das Projekt notwendigen Betriebsmittel mit ihrer Kapazität und den Kosten pro Zeiteinheit erfasst werden. Microsoft Project berechnet automatisch, wie viele Tage oder Stunden das entsprechende Betriebsmittel im Projekt eingesetzt wird und welche Gesamtkosten entstehen. Auf diese Weise entsteht rasch eine gute Übersicht über die zu erwartenden Kosten bis zum Endtermin und die Projektgesamtkosten. Auswertungen und Druck Mit dem Print-Menü können die Auswertungen an den Drucker, auf den Bildschirm oder auf die Diskette geschrieben werden. Für den Drucker werden das Pfeildiagramm, eine detaillierte Vorgangsliste, eine tabellarische Liste von Terminen und Vorgängen, ein Netzplan sowie eine Liste mit kurzen Vorgangsinformationen angeboten. Dank des Pfeildiagrammdrucks ist es möglich, die übersichtliche Terminliste auch zu Papier zu bringen. Die Liste der unterstützten Drucker ist umfangreich und würde den Umfang dieses Absatzes sprengen. Eine interessante Auswertung ist auch die detaillierte Vorgangsliste. Sie druckt die Daten jedes Vorgangs - wie beispielsweise den frühestmöglichen Beginn und das frühestmögliche Ende, aber auch die spätesten Termine sowie die Plantermine - jeweils als ausführliches Datenblatt aus. Eventuelle Anmerkungen und zugewiesene Betriebsmittel sowie die Vorgänger und Nachfolger gehören ebenfalls zu den aufgeführten Angaben. Da diese Liste durchaus länger werden PM-aktuell_5-2014_Inhalt_01_104.indd 67 03.12.2014 11: 25: 59 Uhr