Bechtle Fair Project ist die neu entwickelte Projektmanagementmethode von Bechtle. Sie basiert auf dem international führenden Standard PRINCE2 ® und erweitert diesen um Tools, Templates und Trainings zum praktischen Einsatz in den Bechtle IT-Systemhäusern. Der Wissens- und Erfahrungsaustausch innerhalb der Bechtle Projektmanagement Community sorgt für eine kontinuierliche Weiterentwicklung des Vorgehensmodells. Bechtle Fair Project ist ISO-9001-konform implementiert worden. 1 Die Entwicklung eines neuen Vorgehensmodells 1.1 Ausgangssituation Im Hause Bechtle war über viele Jahre hinweg eine individuell entwickelte Projektvorgehensweise erfolgreich im Einsatz, die im Wesentlichen auf Rollout-Projekte ausgerichtet war. In den letzten Jahren hat sich unser Projektportfolio deutlich verändert: Es werden immer mehr Dienstleistungsprojekte im Rahmen von IT-Integrationslösungen und Managed-Service-Lösungen durchgeführt. Deshalb haben wir ein Vorgehensmodell gesucht, das portfolio effizient und einfach anwenden lässt, darstellt, die für alle Projektgrößen innerhalb von Bechtle anwendbar ist, um - problemlos die bisherige Vorgehensweise zu integrieren und - auf die Bedürfnisse und Begriffswelt von Bechtle zugeschnitten werden kann, Bechtle Fair Project - eine Implementierung von PRINCE2 ® * Ballastfreies Projektmanagement mit integrierter Qualitätssicherung Autoren: Günther Hektor, Frank Meißner darstellt, die auf den Erfahrungen professioneller Projektmanager aufbaut, zusätzlich zum Prozessmodell umfassende Komponenten und Techniken zur Verfügung stellt. Nach Prüfung der wichtigsten Vorgehensmodelle haben wir uns für PRINCE2 entschieden, da es unsere Anforderungskriterien erfüllt, international etabliert ist sowie ständig gepflegt und weiterentwickelt wird. 1.2 Wie sind wir dabei vorgegangen? Zunächst haben wir einen Bebauungsplan erstellt, der aus folgenden Ebenen besteht: Dabei wurde zwischen den grundsätzlichen Prozessen der Angebotsaktivitäten, der (Transition-) Projekte und des Services unterschieden, um die Übersicht und Ordnung zu erhalten. Um ein hohes Maß an integrierter Qualität zu erreichen, haben wir uns grundsätzlich dazu entschieden, in allen Phasen des Projektmanagements mit Quality-Gates zu arbeiten, die durchlaufen und freigegeben werden müssen. Die Methode ist so angepasst worden, dass sie zum Unternehmen „passt“. Somit ist Klarheit und Nähe zu „unserer Welt“ trotz Weltstandard geschaffen worden. Mit dem PRINCE2-Integrationsdokument ist die Integration transparent und nachvollziehbar beschrieben. Die Ablagestruktur ist im Rahmen der Projektakte getrennt worden nach „reinem“ Projektmanagement und den weiteren grundsätzlichen Prozessen. Bewährte Vorgehensweisen sind entweder übernommen worden oder als Best Practice extrahiert für den konkreten Anwendungsfall erhalten geblieben. * PRINCE2 ® is a registered trade mark of AXELOS, a joint venture between CAPITA and the Cabinet Office. projektManagementaktuell | AUSGABE 1.2015 26 ERFAHRUNG >> Für eilige Leser Bechtle Fair Project ist ein neu entwickelter Projektmanagementansatz. Er basiert auf dem international führenden Standard PRINCE2 ® und erweitert diesen um Tools, Templates und Trainings zum praktischen Einsatz. Mit dem neuartigen T-Shirt-Sizing- Tool wird anhand weniger Fragen bestimmt, welche Projektmanagementpraxis im konkreten Fall anzuwenden ist. Diese bemisst sich nach der „T-Shirt“-Größe (XS, S, M, L, XL) eines Projekts und legt die Vorgehensweise und die Templates fest, die für die jeweilige Aufgabenstellung geeignet sind. Das Prozessmodell beschreibt, wie ein Projekt über seine Laufzeit strukturiert werden soll und welche Phasen zu durchlaufen sind. Dabei wird jede Phase mit einem Quality- Gate abgeschlossen. Die eigens entwickelte Projektakte beinhaltet eine standardisierte Dokumentenstruktur mit vorkonfigurierten Vorlagen, die nur noch an das jeweilige Projekt angepasst werden müssen. ERFAHRUNG 27 projektManagementaktuell | AUSGABE 1.2015 Der Auftraggeber und Bechtle entscheiden als Mitglieder des Lenkungsausschusses gemeinsam auf Basis des jeweiligen Quality-Gates, ob eine Phase abgeschlossen werden kann oder Nacharbeiten notwendig sind. Ein Quality-Gate kann somit mehrfach durchlaufen werden, z. B. wenn die Qualität der Phasenergebnisse nicht erreicht wird. Quality-Gates sind nicht zu vergleichen mit einem Projektmeilenstein, der nur einmal erreicht wird. Das Quality-Gate wird vom Projektmanager vorbereitet und anschließend mit dem Lenkungsausschuss durchgeführt. 2.3 Die Projektphasen im Prozessmodell In jeder Phase des Projekts werden unterschiedliche Tätigkeiten durchgeführt: Vorbereitung: Jedes Projekt beginnt mit der Erteilung eines Auftrags durch einen externen oder internen Kunden. Der designierte Projektmanager nutzt die Vorbereitung, um den Auftrag aus seiner Sicht zusammenzufassen und das sogenannte Projektmandat zu formulieren. Der Spezifische Begriffe und Standards von Bechtle konnten so in das neue Vorgehensmodell übertragen werden. Dabei wurde streng darauf geachtet, dass die Charakteristika - das heißt: die Themen und Prinzipien - von PRINCE2 ® erhalten geblieben und nicht verletzt worden sind. 2.2 Das Prozessmodell Grundlage der Nutzung von Bechtle Fair Project ist das Prozessmodell. Das Prozessmodell beschreibt, wie ein Projekt über seine Laufzeit strukturiert werden soll und welche Phasen zu durchlaufen sind. Dabei wird jede Phase mit einem sogenannten Quality-Gate abgeschlossen. Quality-Gate: Das Quality-Gate (kurz: Q-Gate) dient der Evaluation der erreichten Ziele und ihrer Qualität im Rahmen des Phasenübergangs während des Projektverlaufs. Mit dem neu entwickelten Tool Quality-Gate bewerten wir anhand eines vordefinierten Fragenkatalogs die Ergebnisse der Phasen. Das Tool gibt keine Empfehlungen, sondern dient lediglich zur Entscheidungsfindung und zur Dokumentation der getroffenen Entscheidung. 2 Bechtle Fair Project - eine Implementierung von PRINCE2 ® 2.1 Die PRINCE2 ® -Implementierung Bei der Konzeption von Bechtle Fair Project wurde PRINCE2 ® auf die Belange und Anforderungen der Kundenprojekte von Bechtle abgestimmt. Abb. 1: Bechtle Fair Project Abb. 2: Bechtle Fair Project-Prozessmodell projektManagementaktuell | AUSGABE 1.2015 28 ERFAHRUNG Schlussphase: Entscheidend für den Erfolg in der Schlussphase ist die genaue und vollständige Durchführung der vorangehenden Phasen. Insbesondere profitiert der Projektmanager davon, dass das Abnahmevorgehen bereits in der Startphase geplant und festgelegt worden ist. Der Projektmanager stellt die in der/ den Durchführungsphase(n) erstellten Leistungen zur Abnahme bereit und führt gemeinsam mit dem Kunden die Abnahme durch. Die Ergebnisse des Projekts werden übergeben und das Projekt wird geschlossen. Die im Projekt gewonnenen Erfahrungen werden im Team besprochen und für spätere Analysen archiviert. Am Ende des Projekts entlastet der Lenkungsausschuss den Projektmanager per Q-Gate. Was ist das Ergebnis der Schlussphase? In der Schlussphase wird die inhaltliche Projektleistung übergeben, das Projekt wird formal abgeschlossen und die Erfahrungen werden festgehalten. Die Ergebnisse der Schlussphase: Kunden Das Abnahmeprotokoll und der Abschlussbericht sind Voraussetzung und Grundlage für die erfolgreiche Durchführung des Q-Gates P04, das diese Phase und das Projekt beendet. 3 Das Projektkonfektionierungs-Tool - „One size may not fit for all“ Eine der größten Herausforderungen jedes Projekts besteht darin, den Umfang und den Detaillierungsgrad beim Einsatz der Projektmanagementmethode zu bestimmen. Dieser Vorgang wird als Anpassung an die Projektumgebung oder Tayloring bezeichnet. Wir stellen uns nicht mehr die Frage, ab welcher Größe wir von einem Projekt sprechen, sondern lassen die Dimensionierung eines Projekts und damit dessen relative Größe einfach durch den Projektkonfektionierer bestimmen. Es liegt auf der Hand, dass sich der zu erwartende Aufwand für ein Projekt nicht einzig aus den fachlich-funktionalen Anforderungen an die Lösung ergibt. Hierzu sind eine Reihe weiterer Aspekte zu berücksichtigen. Dazu gehören unter anderem und Werkzeuge, der Lenkungsausschuss gibt die Durchführungsphase frei. Was ist das Ergebnis der Startphase? Auf der Grundlage der Erkenntnisse und Planungen der Vorbereitungsphase wird das Projekt detailliert analysiert und geplant. Ziel ist die Erarbeitung eines konkreten Vorgehensmodells, anhand dessen das Projekt durchgeführt werden kann. Diese Informationen sind die Blaupause oder der Masterplan des Projekts - das sogenannte PID - mit den folgenden wesentlichen Bestandteilen: Projektteams Vollständige, detaillierte und genaue Leistungsbeschreibung habbare Teilleistungen im Projektstrukturplan mit den entsprechenden Abnahmeprüfungen Definition der Kommunikationsmittel und -wege Das PID dient als Basis der erfolgreichen Durchführung des Q-Gates P02, das diese Phase beendet. Durchführungsphase: Die Durchführungsphase wird mindestens einmal, gegebenenfalls aber auch mehrfach durchlaufen. Das Team erstellt in dieser Phase die inhaltlichen Leistungen. Der Projektmanager managt aktiv die Risiken, die Qualität, die zeitliche Fertigstellung der Leistungen, alle Change Requests sowie sämtliche sonstigen Ereignisse. Am Ende jeder Durchführungsphase prüft er, ob alle Meilensteine erreicht wurden, und plant detailliert die nächste Phase (entweder die Schlussphase oder eine weitere Durchführungsphase). Das Ergebnis der Phase berichtet der Projektmanager dem Lenkungsausschuss, der die jeweils nächste Phase per Q-Gate freigibt. Was ist das Ergebnis der Durchführungsphase? In der Durchführungsphase wird die inhaltliche Projektleistung erarbeitet. Die Ergebnisse jeder Durchführungsphase sind abhängig von der jeweiligen Planung: Protokolle der durchgeführten Prüfungen, Teilabnahmen und Abnahmen Projektstatusberichte und der Phasenabschlussbericht Die Projektstatusberichte und der Phasenabschlussbericht sind Voraussetzung und Grundlage für die erfolgreiche Durchführung des Q-Gates P03, das diese Phase beendet. Lenkungsausschuss bestätigt als Entscheidungsgremium das Projektmandat - und damit die gemeinsame Sicht auf Projektinhalt und Rahmenbedingungen. Was ist das Ergebnis der Vorbereitungsphase? Eine abgestimmte Auftragsklärung zwischen Auftraggeber und Projektleitung ist der Grundstein zum späteren Projekterfolg. Diese Klärung erfolgt im Projektmandat, das alle wesentlichen Parameter des Projekts zusammenfasst: ziel Gremien Risiken leitung Das Projektmandat bildet die Grundlage für die erfolgreiche Durchführung des Q-Gates P01, das diese Phase beendet. Startphase: In der Startphase plant der Projektmanager die Leistungen in Phasen ein, stellt sein Projektteam zusammen und überlegt sich, wie Risiken, Change Requests etc. gemanagt werden sollen. Insbesondere beginnt er jetzt schon damit, das Vorgehen bei der späteren Abnahme zu planen und gemeinsam mit dem Kunden festzulegen. Die Resultate fasst er im PID (Project Initiation Document = Projektleitdokument) zusammen und Abb. 3 : T-Shirt Sizing ERFAHRUNG 29 projektManagementaktuell | AUSGABE 1.2015 Dokument in der Projektakte enthält entsprechende Erklärungen zur Nutzung sowie vorkonfigurierte Informationen. Diese müssen in der Regel nur noch angepasst werden, sodass das Dokument mit ein paar wenigen Eingaben für das Projekt genutzt werden kann. In jedem Ordner der Projektakte befindet sich zudem eine Sammlung von Best Practice-Lösungen aus anderen Projekten samt den zugehörigen Anforderungen an die Systemhäuser. Im Rahmen des Best Practice-Prozesses werden bewährte Vorlagen und Werkzeuge allen Benutzern von Bechtle Fair Project zur Verfügung gestellt. Dank Best Practices werden viele zusätzliche Arbeitsschritte eingespart, da das Rad nicht immer wieder neu erfunden werden muss. Mit Bechtle Fair Project sind die Vorgehensweisen (Strategien) für das Risiko-, Qualitäts-, Abnahme- und Change Request-Management als allgemeingültiger Bechtle-Standard definiert worden und müssen nicht für jedes Projekt erneut zusammengestellt werden. Diese Standards sind über alle Phasen gültig und anzuwenden. Risikomanagement: Form und Vorgehen des Risikomanagements werden in der Risikomanagementstrategie vereinbart. Identifizierte Risiken werden in das Risikoregister aufgenommen, das ständig weitergepflegt wird. Qualitätsmanagement: Form und Vorgehen des Qualitätsmanagements werden in der Qualitätsmanagementstrategie vereinbart. Das Qualitätsregister enthält alle vereinbarten ohne wesentliche Teile zu vergessen. Dabei gilt: „One size“ passt nicht für alle. Jedes Projekt erfordert ein Minimum an Projektmanagement, um den Erfolg zu gewährleisten. Allerdings sollte der Projektmanagementprozess das Projekt nicht überladen. Durch die Anwendung differenzierter Projektmanagementpraktiken berücksichtigen wir die Unterschiede in den Projektanforderungen. Das strukturierte Vorgehen bei geringstmöglichem Organisationsaufwand ermöglicht die Realisierung eines Projekts innerhalb des vereinbarten Zeit- und Budgetrahmens sowie in der geforderten Qualität („in time, budget and quality“). Wichtig ist: Das „Sizing“ eines Projekts sollte bereits in der Presales-Phase von einem sogenannten Bid Manager (Angebotsmanager) durchgeführt werden, da der Aufwand für das Projektmanagement im Wesentlichen von der Projektgröße abhängt. 3.2 Die Projektakte Auf Basis der ermittelten Projektmanagementpraxis erstellt der Konfektionierer per Knopfdruck die zugehörige Projektakte. In dieser Akte sind genau die Dokumente enthalten, die für eine erfolgreiche Projektdurchführung benötigt werden. Die Projektakte ist ein wesentlicher Bestandteil von Bechtle Fair Project, da neben der Dokumentenstruktur in jedem Ordner eine kurze Einführung zur Methode zu finden ist. Jedes teams, 3.1 Der Konfektionierer Bechtle Fair Project stellt mit dem Konfektionierer ein modellbasiertes Tool bereit, das auf der Grundlage umfangreicher Tests und vielfältiger Erfahrungen aus zahlreichen Projekten kalibriert wurde. Der Konfektionierer bildet die wesentlichen, aus typischen Erfahrungswerten entwickelten Projektmerkmale ab. Die Projektmerkmale werden in sich und zueinander gewichtet, um so zur Bestimmung der Projektgröße zu gelangen. Über die ermittelte Größe wird die Projektmanagementpraxis bestimmt, die im Projekt angewendet werden soll. Die Konfektionierung beginnt mit der Beantwortung von rund 20 Fragen. Anschließend berechnet das Tool anhand der hinterlegten Faktoren die entsprechende Projektgröße und empfiehlt die Verwendung der passenden Projektmanagementpraxis. Die Projektmanagementpraktiken stehen in unterschiedlichen „T-Shirt“-Größen (XS, S, M, L, XL) zur Verfügung, die definieren, welche Werkzeuge in welcher Tiefe angewandt werden sollen. Projektmanagementpraktiken helfen sicherzustellen, dass Projekte in einer strukturierten Art und Weise durchgeführt werden können, ohne unnötigen Ballast mitzuschleppen, aber auch Anzeige projektManagementaktuell | AUSGABE 1.2015 30 ERFAHRUNG Prüfungen und Abnahmen und wird auch zur Protokollierung genutzt. Abnahmemanagement: Das Vorgehen zur Abnahme wird in der Abnahmemanagementstrategie vereinbart. Die durchzuführenden Prüfungen werden in das Qualitätsregister aufgenommen. Change Request-Management: Form und Vorgehen hinsichtlich von Change Requests werden in der Change Request-Managementstrategie vereinbart. Jeder Change Request wird in einem Change Request-Dokument detailliert beschrieben. Die Übersicht über alle Change Requests und deren Status (von „beantragt“ bis „erledigt“) erfolgt im Change Request-Register. 4 Projekt- und Wissensmanagement 4.1 Community Die Bechtle-Projektmanagement-Community ist das Netzwerk für den effektiven Austausch von Wissen, Erfahrungen und Fähigkeiten zu allen Belangen des Bechtle-Projektmanagements. Die Mitglieder gestalten Inhalte, lösen themenbezogene Aufgaben und beteiligen sich an der kontinuierlichen Weiterentwicklung von Bechtle Fair Project. Die Community ist offen für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Bechtle, die daran teilhaben wollen - unabhängig davon, ob sie aktiv mitarbeiten oder sich lediglich informieren. Ziel der Projektmanagement-Community ist es, unser professionelles Projektmanagement auf eine breite Basis zu stellen, die Vernetzung unter den Projektmanagern voranzutreiben und voneinander zu lernen. 4.2 Foren Im Bechtle Intraweb verfügt die Community über eine gemeinsame Plattform, auf der News kommuniziert und Dokumente geteilt werden können und wo Raum ist zum Bloggen und Diskutieren. In Kleingruppen - den „Camps“ - erarbeiten Kolleginnen und Kollegen Ideen zur Ausrichtung und Weiterentwicklung des Bechtle-Projektmanagements. Einmal im Jahr kommen alle Mitglieder zum großen Community Meeting zusammen, wo sie im persönlichen Austausch Beziehungen pflegen und ihr Wissen vertiefen können. Zudem unterstützen regelmäßige Lauftreffs den lebendigen Erfahrungsaustausch. Abb. 4: Die Projektpraxis (Auszug) ERFAHRUNG 31 projektManagementaktuell | AUSGABE 1.2015 Schlagwörter Customized Templates, Konfektionierer, PRINCE2, Projektakte, Quality-Gates, T-Shirt Sizing, Wissensmanagement Kompetenzelemente der NCB 3.0 4.1.3 Projektanforderungen und Projektziele, 4.1.4 Risiken und Chancen, 4.1.5 Qualität, 4.1.11 Projektphasen, Ablauf und Termine, 4.1.17 Information und Dokumentation Autoren Günther Hektor arbeitet seit mehr als 25 Jahren in verschiedenen Unternehmen der IT-Industrie. Er hat dabei in unterschiedlichsten Management- und Stabsaufgaben viele nationale und internationale Projekte gesteuert und durchgeführt. Heute ist er verantwortlich für strategische Projekte und Projektmanagementstandards der Bechtle Gruppe. Frank Meißner arbeitet seit mehr als 20 Jahren in der IT und im Ingenieurwesen. Er startete zunächst im wissenschaftlichen Umfeld und wechselte später in die Industrie. Nach verschiedenen technischen Aufgaben übernahm er später Funktionen im Linien- und Projektmanagement. Gegenwärtig leitet er den Bereich Strategisches Projektmanagement der Bechtle Gruppe. Anschrift der Autoren: Bechtle AG, Strategisches Projektmanagement, Bechtle Platz 1, D-74172 Neckarsulm, Tel: 0 7132/ 9 81 42 82, Mobil: 0175/ 5 7128 71, E-Mail: Guenther. Hektor@bechtle.com 4.3 Die Modellfirma Die Modellfirma Metalomat GmbH ist ein fiktives Unternehmen mit einem fiktiven Projekt und Bestandteil von Bechtle Fair Project. Das realistische, durchgängige Kundenprojekt wurde zu Lehr- und Trainingszwecken komplett beschrieben und die entsprechende Projektakte mit allen Dokumenten angelegt. Sämtliche Beispiele im Projekthandbuch und alle Übungen im Training beziehen sich auf dieses Projekt. Somit kann sich der einzelne Projektleiter oder Projektmitarbeiter einfach und schnell über die Arbeitsschritte innerhalb eines Projekts informieren und offene Fragen klären. Der Wiedererkennungswert ist sehr hoch, da es sich immer um dasselbe bekannte Projekt handelt. 5 Die Vorteile von Bechtle Fair Project Mit Bechtle Fair Project haben wir die Grundlage für eine hohe Produktivität unserer Projektmanager in einer standardisierten Arbeitsumgebung geschaffen. Vorkonfektionierte Werkzeuge und Prozesse sorgen für eine Entlastung von Routinetätigkeiten, wodurch sich die Projektmanager auf die Leistungserbringung konzentrieren können. Dafür haben wir unser Sizing-Tool, integrierte Quality-Gates und die Projektakte entwickelt. Durch Fairness, Professionalität und die systematische Nutzung von Erfahrung und Wissen sichern wir den Erfolg unserer Projekte. Abb. 5: Wissenstransfer Anzeige