WISSEN 53 projektManagementaktuell | AUSGABE 1.2015 Stiftsymbol in der Kartenecke. In dem Dialogfenster, das sich dann öffnet, können beispielsweise Checklisten mit Teilaufgaben angelegt werden. Das spart Platz auf dem Board und die Kleinstaufgaben sind sinnvoll auf einer Karte gruppiert. Teamarbeit am Brett Der wesentliche Vorteil von Trello liegt darin, dass das aktuelle Board jederzeit allen Projektbeteiligten zugänglich ist. Damit Trello als zentrale Informationsdrehscheibe für alle Teammitglieder funktionieren kann, müssen diese zunächst dem Taskboard hinzugefügt werden. Dazu wird lediglich der in Trello registrierte Benutzername oder die E-Mail-Adresse eingegeben und das Board erscheint auch in den Ansichten der anderen Anwender. Alle Eingaben und Änderungen im Board werden sofort an die Teammitglieder weitergeleitet, die gerade ebenfalls daran arbeiten. Das sichert einen einheitlichen Informationsstand. Auf ein detailliertes Rechtemanagement muss man verzichten - Trello folgt der Philosophie „Wir arbeiten alle gemeinsam am Board“. Interessant ist der sofortige Abgleich auch, wenn nur ein Anwender das Board bearbeitet: So können beispielsweise in der wöchentlichen Telefonkonferenz die Aufgaben besprochen und vom Moderator mit Kommentaren ergänzt und verschoben werden. Alle Teilnehmer sehen dabei den Fortschritt am eigenen Bildschirm, wenn sich die Aufgabenkarten hoffentlich nach rechts in Richtung auf die Spalte „Erledigt“ bewegen. Taskboard statt E-Mail E-Mail ist noch immer das Hauptkommunikationsmedium in Projekten. Allen Vorteilen zum Trotz verleitet sie allerdings auch dazu, zu viele Empfänger in den Verteilerkreis zu nehmen und unterschiedlichste Themen unter einem einzigen, nichtssagenden Betreff abzuhandeln. Mit der Kommentarfunktion in Trello kann dem entgegengewirkt werden. Weil alle Beteiligten ihre Kommentare direkt zu den einzelnen Aufgaben- Aufgabenübersichten wie in Trello lassen sich in der analogen Welt wunderbar auf Pinnwänden visualisieren. Das Projektteam trifft sich vor der Pinnwand und diskutiert die Aufgaben - die Projektsituation wird dabei plastisch vor Augen geführt. Bei verteilten Teams hat dieses Verfahren allerdings einen Nachteil: Die Pinnwände lassen sich schlecht versenden. Trello funktioniert wie eine Pinnwand im Browser, die allen Beteiligten jederzeit zur Verfügung steht. Jede Aufgabenkarte kann zudem mit einer ganzen Reihe nützlicher Funktionen bearbeitet werden. So lassen sich Checklisten ergänzen und Dateien anfügen. Mit Farbcodes werden Statusinformationen gegeben und auch Abstimmungen und schriftliche Diskussionen zwischen den Projektbeteiligten zu einer Aufgabe sind möglich. Leichter Einstieg ohne Handbuch Der Einstieg in Trello gestaltet sich einfach. Nach der Registrierung auf der Webseite des Anbieters steht der Anmeldung im Browser nichts mehr im Weg. Nun kann ein erstes Taskboard angelegt werden. Die Bedienoberfläche ist derzeit nur auf Englisch verfügbar, internationale Übersetzungen lassen noch auf sich warten. Dank der einfachen Bedienung reichen allerdings selbst grundlegende Sprachkenntnisse vollkommen aus, um sich zurechtzufinden. Da die Aufgaben auf den Taskboards in verschiedenen Spalten strukturiert werden, entsteht eine übersichtlichere Darstellung als in Listen. Auch die Aufteilung eines Projekts in mehrere Boards je Teilprojekt ist möglich. Eine Projekthierarchie wird allerdings nicht unterstützt. Mit der Kalenderansicht ist es möglich, die Aufgaben nach Fälligkeitsterminen sortiert in einem Monats- oder Wochenkalender anzuschauen. Werden Fälligkeitstermine überschritten, warnt Trello zudem mit einem Hinweis direkt auf der Karte. Karten werden einfach mit der Maus auf dem Board von einer Spalte zur anderen gezogen oder innerhalb einer Spalte sortiert. Um die Daten einer Karte zu bearbeiten, reicht ein Klick auf ein kleines Nicht jedes Projekt ruft nach einer komplexen Projektmanagementsoftware mit Terminberechnung und Ressourcenmanagement. Manchmal geht es einfach darum, bei einer Vielzahl von Aufgaben nicht die Übersicht zu verlieren und allen im Team den Austausch der neuesten Informationen an einer zentralen Stelle zu ermöglichen. Trello positioniert sich als einfach zu handhabendes Taskboard. Die kostenfreie Lösung verweist dabei sogar eine prominente Projektsoftware klar auf die Plätze. Projekte und Projektportfolios zu planen ist schon für sich alleine eine anspruchsvolle Aufgabe. Mit der Umsetzung wird es dann nochmals anspruchsvoller. Auch ausgereifte Projektprioritäten und durchdachte Terminpläne helfen wenig, wenn im Projektverlauf die Übersicht in einem Chaos von zahllosen E-Mails, Dateiablagen und Aufgaben verloren geht. Immer mehr Anbieter von Projektmanagementsoftware beginnen daher, dem Aufgabenmanagement im Alltag die gleiche Aufmerksamkeit zu schenken, wie den Projekt- und Portfolioplänen. Trello geht den umgekehrten Weg: Als „virtuelles Schwarzes Brett“ für das Projektteam empfiehlt sich die Software als einfache Lösung für Aufgabenverwaltung mit etwas Projektmanagement, wie sie in vielen kleineren Projekten ausreicht. Aufgaben auf dem Taskboard Die Software arbeitet mit sogenannten Taskboards, wie sie vor allem von Scrum bekannt sind: Aufgaben werden in mehreren Spalten als Kärtchen angeordnet. Jede Spalte spiegelt dabei einen Aufgabenstatus wider. Wenn beispielsweise eine Aufgabe erledigt wurde, wird diese in die Spalte „Abgeschlossen“ verschoben. Dass die Spalten dem Erledigungsstatus entsprechen, ist die Regel. Anwender können sich aber jedes Board individuell anpassen und so beispielsweise auch eine Spalte je Aufgabentyp oder Aufgabenort anlegen. PM-Software: Trello Virtuelle Projektpinnwand Autor: Mey Mark Meyer projektManagementaktuell | AUSGABE 1.2015 54 WISSEN Etwas anders sieht es mit der Business-Class- Erweiterung von Trello aus. Diese bietet nicht nur die Goldfunktionen für alle Teammitglieder. Für ebenfalls 45 USD pro Anwender und Jahr stehen zudem auch zusätzliche Administrationsfunktionen zur Verfügung. So kann der Administrator beispielsweise steuern, wer private, organisationsweit sichtbare und öffentliche Boards anlegen darf. Fazit Trello ist eine einfache und verglichen mit komplexeren Werkzeugen für die agile Entwicklung klar begrenzt leistungsfähige Software. Fortgeschrittene Funktionen wie Workflows, Kanban-Limits für die einzelnen Spalten, richtige Berechtigungskonzepte oder flexible Listenansichten sucht man vergebens. Wo der gebotene Funktionsumfang ausreicht, ist allerdings genau dies ein wesentlicher Vorteil der Lösung. Die Anwender benötigen nur wenig Einarbeitungszeit. Dass die Software mit Katzen-Stickern und alternden Karten etwas verspielt wirkt, kann auch ganz sachlich gesehen positiv sein, wenn sich dank dieser Spaßfaktoren Nutzer häufiger anmelden und dabei auch die Projektdaten auf den neuesten Stand bringen. Auch in der kostenfreien Version bietet Trello für kleinere Projekte eine ganze Menge. Die Aufgabenlisten des häufig in Projekten eingesetzten Universalwerkzeugs Excel spielt das Produkt locker an die Wand. Wo sie unübersichtlich werden, kann Trello die Aufgabensituation klar strukturiert darstellen und in einer Mehrbenutzerumgebung verwalten. Für Projekte mit verteilten Teams, die womöglich organisationsübergreifend agieren und nicht auf eine gemeinsame Infrastruktur zurückgreifen können, ist die Software gut geeignet, sofern die Projekte nicht so sensibel sind, dass eine Aufbewahrung der Informationen in der Cloud nicht infrage kommt. Zum Ausprobieren: www.Trello.com Autor Dr. Mey Mark Meyer; mehrjährige Tätigkeit als Bauprojektsteuerer, Promotion am Institut für Projektmanagement und Innovation in Bremen, Autor der GPM Marktstudie „Project Management Software Systems“; seit 2006 berät er Organisationen herstellerunabhängig bei der Weiterentwicklung ihres Projektmanagements und der Einführung der dazu passenden Software. Anschrift: E-Mail: info@prometicon.de weiteren Power-Ups schon praktischeren Nutzen. Die Kalenderfunktion ergänzt die schon angesprochene Darstellung der Aufgaben nach ihrem Fälligkeitsdatum. Auch die Abstimmfunktion ist als Power-Up verfügbar. Mit ihr kann das Team einzelne Karten mit dem berühmten „Gefällt mir“- Votum versehen, das heute aus einer Anwendung, die auch nur entfernt im „Social“-Segment mitspielen möchte, nicht wegzudenken ist. Freemium-Lizenz mit guten Basisfunktionen Trello folgt dem Freemium-Preismodell: Die Software ist grundsätzlich kostenfrei, Zusatzfunktionen lässt sich der Anbieter allerdings bezahlen. Für Einzelpersonen wird Trello Gold angeboten. Für 45 USD jährlich erhalten Anwender statt 10 MB Speicher für Kartenanhänge dann 250 MB. Außerdem lassen sich eigene Hintergrundbilder für die Boards anlegen. Die Killer- Funktion der bezahlten Version - die der Autor auch nach vielen Jahren noch in keiner anderen Projektsoftware gesehen hat - ist aber eine andere: Mit Premiumstickern, darunter viele Katzenbilder, können Goldkunden ihre Aufgabenkärtchen verschönern. Bis auf den Speicherplatz bietet das Goldpaket also eher Projektkitsch - das mag man positiv sehen: Die kostenfreie Version ist für echtes Arbeiten also durchaus geeignet. Wer keine großen Kartenanhänge benötigt und Dateien lieber an einem anderen zentralen Ort getrennt von Aufgaben hält, für den scheinen die kostenpflichtigen Premiumfunktionen durchaus entbehrlich zu sein. kärtchen machen können, entsteht die Diskussion jeweils zwischen denen, die an derselben Aufgabe arbeiten. Wer zu einer anderen Aufgabe etwas zu sagen hat, trägt seine Kommentare dort ein. Auf diese Weise bleiben Diskussionen eher beim Thema, und wer sich für den Status einer Aufgabe interessiert, findet alle wesentlichen Informationen an einem Ort. Bei einer webbasierten Anwendung stellt sich zwangsläufig die Frage nach der mobilen Nutzung. Die Bedienoberfläche von Trello ist dank großer Steuerelemente auch auf Tablets zu bedienen. Für mobile Geräte unter Android und iOS steht allerdings auch eine App zur Verfügung. Projektplanung macht man üblicherweise zwar nicht mit dem Smartphone, der Zugriff auf die eigenen Aufgaben und die Möglichkeit, auch unterwegs einmal eine Aufgabe abzuhaken, ist allerdings eine nützliche Funktion. Trello bleibt allerdings am Projekt bzw. Board orientiert. Die Perspektive des einzelnen Anwenders mit einer einfachen Liste der eigenen Aufgaben - auf einem Smartphone eine angemessenere Darstellung als ein Taskboard - fehlt. So eignen sich die Apps vor allem für Tablets. Damit Trello auf den ersten Blick intuitiv bedienbar ist, sind einige Funktionen zunächst einmal abgeschaltet und können als sogenannte „Power- Up“-Funktionen vom Anwender bei Bedarf aktiviert werden. Mit dem „Aging“-Power-Up wird die Software beispielsweise ein gutes Stück analoger. Ist es aktiviert, bekommen die Karten, an denen längere Zeit nicht gearbeitet wurde, auf dem Brett nach und nach ein verwittertes Aussehen. Neben dieser netten Spielerei haben die beiden Abb. 1: Trello sortiert Aufgaben als Taskboard. Jede Aufgabe kann diskutiert und mit Zusatzinformationen angereichert werden.