eJournals PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL 26/3

PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL
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2941-0878
2941-0886
UVK Verlag Tübingen
51
2015
263 GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e. V.

Die Ablösung von Papier bei der Projektsteuerung

51
2015
Paul R. Melcher
Julian Steiger
Im Rahmen der Projektdokumentation von kleinen und großen Automobilumbauprojekten für Sonderfahrzeuge und Prototypen verwenden Produktdienstleister häufig noch zahlreiche Papierdokumente. In diesem Artikel wird beschrieben, durch welche Maßnahmen es möglich ist, diese Prozessschritte digital in einem System abzubilden und somit nach einheitlichen Richtlinien zu dokumentieren. Mithilfe einer individuellen und ganzheitlichen Betrachtung des Fertigungsprozesses gelang es, im Rahmen einer Bachelorthesis [1] ein Konzept zu entwickeln, den Fertigungsprozess bei dem Produktdienstleister EDAG Engineering GmbH einheitlich und unabhängig vom Projektumfang zu dokumentieren.
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projektManagementaktuell | ausgabe 3.2015 46 Wissen Im Rahmen der Projektdokumentation von kleinen und großen Automobilumbauprojekten für Sonderfahrzeuge und Prototypen verwenden Produktdienstleister häufig noch zahlreiche Papierdokumente. In diesem Artikel wird beschrieben, durch welche Maßnahmen es möglich ist, diese Prozessschritte digital in einem System abzubilden und somit nach einheitlichen Richtlinien zu dokumentieren. Mithilfe einer individuellen und ganzheitlichen Betrachtung des Fertigungsprozesses gelang es, im Rahmen einer Bachelorthesis [1] ein Konzept zu entwickeln, den Fertigungsprozess bei dem Produktdienstleister EDAG Engineering GmbH einheitlich und unabhängig vom Projektumfang zu dokumentieren. In der Automobilindustrie ist die Dokumentation von Umbaumaßnahmen, Zusatzmaßnahmen bzw. Umbauproblemen ein wichtiger Aspekt bei der Durchführung von Umbauprojekten an Serienfahrzeugen. Das Erreichen eines einheitlichen Dokumentationsstandards stellt externe Produktdienstleister vor besondere Herausforderungen, da sich die Umbauprojekte vom Inhalt her sehr stark unterscheiden. Durch die Einführung eines Qualitätsmanagementsystems (QMS), z. B. nach DIN EN ISO 9001 [2], sind aber auch die Entwicklungsdienstleister verpflichtet, ihre Prozessschritte einheitlich zu dokumentieren. Die acht Grundsätze eines QMS nach DIN EN ISO 9000 [3] stellen dem Dokumentationsaufwand einen entsprechenden Aufwand an die Dokumentation gegenüber: Kundenorientierung, Führung, Einbeziehung der Personen, prozessorientierter Ansatz, systemorientierter Managementansatz, ständige Verbesserung, sachbezogener Ansatz zur Entscheidungsfindung und Lieferantenbeziehung zum gegenseitigen Nutzen [3]. Zusammengefasst erleichtert ein Dokumentationssystem die Prüfung auf Vollständigkeit und Widerspruchsfreiheit der Dokumentation und gewährleistet eine Konsistenz und die Vermeidung von Redundanzen [4]. Ohne Dokumentation geht es nicht Welche Bedeutung hat ein Dokumentationssystem für den Fertigungsprozess von Prototypen bei einem Produktdienstleister und wie muss PM-Software Die Ablösung von Papier bei der Projektsteuerung autoren: Paul R. Melcher, Julian steiger Abb. 1: Informationsbündelung im EDIs PM-aktuell_3-2015_Inhalt_01-64.indd 46 29.05.2015 6: 11: 10 Uhr Wissen 47 projektManagementaktuell | ausgabe 3.2015 • Kundeninformationen: Hier werden alle Informationen gesammelt, die helfen, den Kundenstamm zu pflegen. Dazu zählt neben der Kundennummer und dem Kundennamen auch eine Aufstellung, welche Projekte dem Kunden zugeordnet sind. • Projektinformationen: Hierzu gehören alle Informationen, die für die Projektdurchführung benötigt werden. Übertragen auf den Bereich Versuchsbau zählen dazu auf der einen Seite administrative Informationen wie z. B. Projektname oder -nummer und auf der anderen Seite technische Informationen, wie z. B. allgemeine Umbauanleitungen oder Fahrzeugstatus. • Fahrzeuginformationen: Hierzu gehören Informationen, die das Fahrzeug direkt betreffen. Dazu gehören fahrzeugspezifische Informationen wie z. B. Checklisten zur Dokumentation des Fahrzeugzustandes. Aber warum sind diese Informationen für die Projektdokumentation notwendig? Dieser Zusammenhang wird in Abbildung 2 verdeutlicht. Jedem Kunden können mehrere Projekte zugeordnet werden und jedem Projekt können eines oder mehrere Fahrzeuge zugeordnet werden. Eine weitere Stärke des EDIs ist die Verbesserung der Kommunikation während der Projektdurchführung. Laptop oder einen Tablet-PC. Damit die Informationen in der Datenbank gespeichert werden können, müssen diese kategorisiert werden. Abbildung 1 verdeutlicht, welche Informationen im EDIs zusammengeführt werden und wie der Kunde, die Projektleitung oder das Projektteam darauf zugreifen. Im EDIs werden die Projektinformationen gebündelt. Dabei greifen die Projektleitung und das Projektteam direkt auf diese Informationen im EDIs zu, währenddessen hat der Kunde keinen direkten Zugriff. Über den Projektstatus wird der Kunde durch Berichte informiert, die eigens im EDIs generiert werden können. Nach Abschluss der Umbauarbeiten erhält der Kunde einen Gesamtumbaubericht mit allen relevanten Informationen zum Fahrzeug und zum Projekt. Die Herausforderung bestand bei der Entwicklung darin, die unterschiedlichen Dokumentarten (z. B. Stücklisten, Montageanleitungen, Umbaumaßnahmenbeschreibung) in einen einheitlichen Kontext zu bringen, damit der Projektleiter bzw. der Projektkoordinator das Projekt einheitlich steuern, überwachen und dokumentieren kann. Im Rahmen eines Prozessaudits konnten Gemeinsamkeiten zwischen den unterschiedlichen Projekten des EDAG-Fachbereiches VPC festgestellt werden. Grundsätzlich werden im EDIs folgende Informationen vereint: es aussehen bzw. welche Aspekte spielen hier eine besondere Rolle? Zu diesen Fragen wurde für den Fachbereich Vehicle Prepare Center (VPC, Versuchsbau) der Firma EDAG Engineering GmbH aus Fulda im Rahmen einer Bachelorthesis ein Konzept für ein einheitliches Dokumentationssystem für die Prototypenfertigung entwickelt, mit dem in Zukunft alle Umbauprojekte des Fachbereiches VPC einheitlich dokumentiert werden sollen und eine lückenlose Verfolgung aller Produktionsschritte erreicht werden kann. Bisher war der Fertigungsprozess im Prototypenbau beherrscht von einer Vielzahl an papierbasierten Prozessschritten. Dadurch kam es bei der Projektabwicklung zu einer zum Teil einseitigen Projektkommunikation. Mithilfe des im Rahmen der Bachelorthesis entwickelten Konzepts EDIs (EDAG-Dokumentations- und Informationssystem) werden alle bisherigen papierbasierten Prozessschritte digital in einer Datenbank abgebildet. Bündelung von Informationen Den Kern des EDAG-Dokumentations- und Informationssystems bildet eine Datenbank. Dort werden alle Projektinformationen zentral zusammengeführt und gespeichert. Abgerufen werden die Informationen entweder über einen PC, Abb. 2: Zusammenhang zwischen Kunden-, Projekt- und Fahrzeuginformationen PM-aktuell_3-2015_Inhalt_01-64.indd 47 29.05.2015 6: 11: 11 Uhr projektManagementaktuell | ausgabe 3.2015 48 Wissen Durch die zentrale Speicherung der in Tabelle 1 dargestellten Informationen in einer Datenbank ist es möglich, aus allen zum Projekt gehörenden Informationen einen durchgängigen Bericht zusammenzustellen und somit den Kunden tagesaktuell über sein Projekt zu informieren. Der Kunde erhält einen einheitlichen Bericht über sein Projekt und kann sich bei Rückfragen direkt an den zuständigen Projektleiter wenden. Das gläserne Projekt EDIs bildet das Projekt digital ab. Jetzt könnte davon ausgegangen werden, dass alle Projektmitarbeiter gläsern werden, aber dem ist nicht so. EDIs unterstützt den Mitarbeiter, damit dieser nur die Informationen abrufen muss, die er gerade braucht und die er gerade zum Arbeiten benötigt. Der Projektleiter hat dabei die vollständige Kontrolle, zu steuern, welche Informationen im Projekt verwendet werden und wie aktuell die Informationen sind und welcher Mitarbeiter diese Informationen benötigt. Abbildung 3 verdeutlicht den Ablauf des EDIs in der Versuchswerkstatt. Das EDIs fördert den Einsatz von Tablet-PCs in der Werkstatt. Durch deren Einsatz im Prototypenbau ist es möglich, dass alle Projektinformationen innerhalb der Prototypenwerkstatt ortsunabhängig vom zuständigen Projektmitarbeiter bearbeitet werden können. Des Weiteren wird der Projektmitarbeiter von EDIs durch das Projekt geführt, sodass sichergestellt werden kann, dass alle Umbaumaßnahmen, Fahrzeugschäden und Umbauprobleme dokumentiert werden. Die Tabelle 1 zeigt die anfallenden Punkte, die während der Projektdurchführung dokumentiert werden müssen. Digitalisierung des Werkstattablaufs Bisher wurden alle durchgeführten Maßnahmen entweder mit Kundenunterlagen oder eigenen Unterlagen in Papierform dokumentiert. Doch Papier ist geduldig, und das macht die Dokumentation mitunter schwerfällig, da diese Unterlagen aufwendig gepflegt werden müssen. Durch das EDIs werden alle zum Prozess gehörenden Prozessschritte dokumentiert. Die Kommunikation mit dem EDIs erfolgt nicht über einen herkömmlichen PC, sondern über einen Tablet-PC. Projektdurchführung Checklisten: • Eingangskontrolle • Umbaumaßnahmen • Lackkontrolle • Nacharbeiten/ Zusatzaufträge • Ausgangskontrolle Problemdokumentation: • Problemart • Problemort • Problemlösung • Fotodokumentation Informationsbereitstellung: • Bereitstellung von Montageanleitungen • Bereitstellung von Fahrzeugspezifikationen Tab. 1: Dokumentationsbestandteile vom EDIs Abb. 3: EDIs in der Versuchswerkstatt PM-aktuell_3-2015_Inhalt_01-64.indd 48 29.05.2015 6: 11: 15 Uhr Wissen 49 projektManagementaktuell | ausgabe 3.2015 besserte Kommunikation während des Projektes. Durch EDIs ist ein durchgängiger Informationsfluss gewährleistet. Sobald der Kunde dem Projektleiter die neuen Informationen zur Verfügung stellt und dieser sie in EDIs eingepflegt hat, stehen diese automatisch allen am Projekt beteiligten Personen zur Verfügung. Das Zusammenspiel von EDIs mit dem Einsatz von Tablet-PCs erlaubt neue interessante Einsatzmöglichkeiten bei der Durchführung von Prototypenumbauten. Die Gründe für einen Tablet-Einsatz liegen in den Tätigkeiten der einzelnen Projektmitarbeiter: Während der Projektleiter sein Projekt in EDIs am Arbeitsplatz oder beim Kunden konfigurieren kann, so ist der Projektmitarbeiter (z. B. Werkstattmeister oder Mechaniker) immer „in Bewegung“. Der Mitarbeiter wird in seiner Projektdurchführung freier und muss nicht immer einen „festen Punkt“ (z. B. das Archiv oder die Projektleitung) aufsuchen, um an die Informationen zu gelangen. Die Informationen werden direkt an der jeweiligen Hebebühne vor Ort verarbeitet und nicht am Schreibtisch. Damit würde dem EDAG-Fachbereich VPC eine Lösung zur Verfügung stehen, die auf der einen Seite als Informationssystem und auf der anderen Seite als Dokumentenmanagementsystem zu verstehen ist. Einführung mit System Der EDAG-Fachbereich VPC ist an mehreren Standorten in ganz Deutschland vertreten, das stellt die deutschlandweite Einführung des EDIs vor große Herausforderungen. Damit das EDIs uneingeschränkt an allen EDAG-VPC-Standorten zur Verfügung gestellt werden kann, wird die Einführung in den EDAG-Fachbereich VPC phasenweise erfolgen. Welche Phasen dabei durchlaufen Papierdokumente werden auf ein Minimum reduziert, das liefert Vorteile im Bereich der Informationssicherheit und ermöglicht eine lückenlose vollständige Projektdokumentation nach DIN EN ISO 9001. Die Projektleitung konfiguriert das Projekt in der Datenbank und legt fest, welcher Benutzer auf das Projekt zugreifen darf und welche Informationen dem Projektmitarbeiter zur Verfügung gestellt werden. Jeder Projektmitarbeiter erhält ein Tablet-PC, mit dessen Hilfe er mit EDIs kommunizieren kann. Neue Informationen werden direkt von der Projektleitung in EDIs eingepflegt, sobald diese die Informationen vom Kunden erhält. Sind Informationen nicht mehr aktuell, so kann die Projektleitung diese direkt aus dem System entfernen und so gewährleisten, dass alte Informationen nicht mehr im Umlauf sind. Der Projektmitarbeiter muss die Informationen nicht mehr wie bisher an seinem Arbeitsplatz aufbewahren. Das EDIs ist kein neuer Prozess, sondern greift die bisherigen Prozesse des EDAG- Fachbereiches auf und ist auf diese abgestimmt. Der Kunde kann jederzeit von der Projektleitung einen Projektbzw. Fahrzeugstatus anfordern und so exakt planen, wann das Fahrzeug wieder zurück ist. Die Projektleitung kann in EDIs die für den Umbau notwendigen Umbauschritte festlegen und definieren, welche Prüfungen oder Umbaumaßnahmen (in Form von elektronischen Checklisten) bei dem jeweiligen Umbauschritt vom Projektmitarbeiter zu dokumentieren sind. Dabei kann der Projektmitarbeiter die konfigurierte Checkliste bearbeiten und bei Bedarf einzelne Prüfpunkte hinzufügen, sollte das erforderlich sein. Die Vorteile einer Einführung des EDIs im EDAG-Fachbereich VPC werden in Abbildung 4 abgebildet. Neben den hier erwähnten Vorteilen bietet EDIs noch einen weiteren Vorteil, eine wesentlich ver- Abb. 4: Vorteile des Systems EDIs Agiles Projekt- Management Training Ihr VIP-Code: VIPADPMA (bitte bei der Buchung angeben) Mehr Infos zu diesen Trainings unter www.esi-intl.de/ agiles-pm info@esi-intl.de | www.esi-intl.de ESI International GmbH Speicherstraße 59 | 60327 Frankfurt am Main Pro tieren Sie von 20% Frühbucher-Rabatt bis 12 Wochen vor Kursbeginn! Planen und Schätzen in agilen Projekten Lernen Sie agile Projekte zu planen und den Ressourcen- und Zeitbedarf zu schätzen 17.-18.09.2015 in München Haben Sie Fragen zu unseren Trainings? 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Praxissemesterbeauftragter und Qualitätsbeauftragter des Fachbereiches Elektrotechnik, Maschinenbau und Technikjournalismus. Er betreut Studierende in Bachelor- und Masterstudiengängen bei der Durchführung zahlreicher Projekte und Abschlussarbeiten in Unternehmen in den Fächern Konstruktion, Aktorik und Qualitätsmanagement. Seine mehr als 20-jährige Erfahrung im Projekt-, Prozess- und Qualitätsmanagement stellt er als Auditor, Berater und Trainer den Unternehmen zur Verfügung. Anschrift: Hochschule Bonn-Rhein-Sieg, University of Applied Sciences, Fachbereich 03 Elektrotechnik, Maschinenbau und Technikjournalismus (EMT), Grantham-Allee 20, D-53757 Sankt Augustin, Tel.: 02241/ 86 53 17, E-Mail: Paul.Melcher@h-bonn-rhein-sieg.de, www.hochschule-bonn-rhein-sieg.de B. Eng. Julian Steiger, geboren 1989, studierte von 2010 bis 2014 an der Hochschule Bonn- Rhein-Sieg im Bachelor- Studiengang Maschinenbau in der Fachrichtung Produktentwicklung. Seit seinem Praxissemester im Jahr 2012 ist er bei der EDAG Engineering GmbH tätig. Dort schrieb er auch seine Abschlussarbeit, aus der der vorliegende Artikel entstand. Nach erfolgreicher Beendigung seiner Abschlussarbeit ist er im EDAG-Fachbereich Versuchsbau als Projektkoordinator am EDAG-Standort in Heimerdingen tätig. Anschrift: EDAG Engineering GmbH, Versuchsbau, Max-Planck-Straße 9-13, D-71254 Ditzingen-Heimerdingen, www.edag.de, Tel.: 0151/ 54 35 91 98, E-Mail: Julian.Steiger@edag.de somit die Kommunikation im Projekt zwischen einzelnen Projektmitarbeitern, der Projektleitung und dem Kunden nachhaltig zu verbessern.  Literatur [1] Steiger, Julian: Konzeption eines elektronischen Dokumentationssystems für Prototypen und Sonderfahrzeuge im Automobilbau. Unveröffentlichte Bachelorarbeit im Fachbereich Elektrotechnik, Maschinenbau und Technikjournalismus an der Hochschule Bonn-Rhein-Sieg, Sankt Augustin 2014 [2] DIN EN ISO 9001 Qualitätsmanagementsysteme - Anforderungen. Beuth Verlag, Berlin 2008 [3] DIN EN ISO 9000 Qualitätsmanagementsysteme - Grundlagen und Begriffe. Beuth Verlag, Berlin 2005 [4] Bender, Klaus: Embedded Systems: Qualitätsorientierte Entwicklung. 1. Aufl., Springer, Berlin 2005 Schlagwörter elektronische Akte, Kommunikation in Projekten, Projektdokumentation, Projektsteuerung, Projektsteuerung mit Tablets Kompetenzelemente der NCB 3.0 4.1.17 Information und Dokumentation, 4.1.18 Kommunikation werden müssen, wird in Abbildung 5 deutlich. Durch die Anwendung dieser vier Phasen ist zu erwarten, dass das EDIs schnell und konsequent eingeführt werden kann, damit die Mitarbeiter in ausgewählten Pilotprojekten bereits früh schon erste Erfahrungen mit dem System machen können. Zum Schluss sieht der Einführungsplan vor, dass EDIs an allen EDAG-Standorten eingeführt wird. Durch den Einführungsplan wird die Entwicklung somit konsequent vorangetrieben, damit durch das System zielgerichtet die EDAG- VPC-Projekte lückenlos dokumentiert werden können. Der Anfang ist gemacht Mit der Vorstellung dieses Konzeptes ist der erste Schritt gemacht, für den EDAG-Bereich VPC ein Dokumentations- und Informationssystem zu entwickeln, mit dessen Hilfe die Projekte einheitlich dokumentiert werden können. Zurzeit werden alle Vorbereitungen getroffen, das EDIs in nächster Zeit einzuführen. Doch bis es so weit ist, werden zuerst noch alle notwendigen Maßnahmenmeilensteine definiert und der in Abbildung 5 dargestellte Phasenplan genauer spezifiziert. Danach kann mit der Realisierung von EDIs begonnen werden. EDIs ermöglicht, wie schon mehrfach erwähnt, eine weitgehend papierlose, durchgängige und lückenlose Dokumentation. Durch EDIs wird die Vernetzung in der Werkstatt weiter vorangetrieben und der Einsatz von Tablet- PCs im Prototypenbau möglich. EDIs zeigt, dass es möglich ist, selbst unterschiedlichste Projekte einheitlich zu dokumentieren und dabei verstärkt die Projektmitarbeiter mit einzubeziehen und Abb. 5: Phasenmodell zur Einführung des EDIs PM-aktuell_3-2015_Inhalt_01-64.indd 50 29.05.2015 6: 11: 25 Uhr