PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL
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UVK Verlag Tübingen
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GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e. V.HQLabs – Neues Werkzeug für Projektdienstleister
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Mey Mark Meyer
Die PM-Software HQLabs, erst 2012 gestartet, hat es in kurzer Zeit zu einem durchaus ansehnlichen Funktionsumfang gebracht. Mit ihrer Philosophie, ein Komplettpaket für kleine und mittelgroße PM-Dienstleister zu bieten, konnten die Hamburger Gründer bereits mehr als 100 Kunden überzeugen. Zeit, einen Blick auf den neuen Mitspieler zu werfen.
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projektManagementaktuell | AUSGABE 4.2015 56 WISSEN Die PM-Software HQLabs, erst 2012 gestartet, hat es in kurzer Zeit zu einem durchaus ansehnlichen Funktionsumfang gebracht. Mit ihrer Philosophie, ein Komplettpaket für kleine und mittelgroße PM-Dienstleister zu bieten, konnten die Hamburger Gründer bereits mehr als 100 Kunden überzeugen. Zeit, einen Blick auf den neuen Mitspieler zu werfen. Auch wenn inzwischen eine große Anzahl leistungsfähiger und etablierter Multiprojektmanagement-Lösungen angeboten wird, erscheinen immer wieder neue Produkte. Oft zielen diese auf eine Nische, decken den Bedarf eines kleinen Kundenkreises und werden jeweils dicht an den von ihren Anwendern geäußerten Anforderungen entlang entwickelt. Dies birgt die Gefahr, dass die bestehenden Anwender mit dem Produkt zufrieden sind, ihre eigenen PM-Methoden nicht weiterentwickeln und die Entwicklung der Software stagniert. HQLabs startete 2012 mit einem kleinen Entwicklungsteam als kompakte Software für Projektaufgaben. In den vergangenen zwei Jahren ist die Software allerdings kontinuierlich um neue Funktionen erweitert worden. Entstanden ist dabei in vergleichsweise kurzer Zeit eine interessante und inzwischen durchaus umfangreiche Lösung für kleine bis mittlere Unternehmen, die Projekte im Kundenauftrag durchführen. Sie können nicht nur Projekte planen und steuern, sondern werden auch bei so mancher Aufgabe, die im Projektumfeld angesiedelt ist, von der Software unterstützt. Schon bei der Akquisition von Projektaufträgen kann HQLabs eingesetzt werden, um die Kundendaten und -anfragen zu verwalten. Während das Projekt durchgeführt wird, liefert die Software die Grundlagen für die Projektabrechnung und erstellt gegebenenfalls auch die komplette Rechnung. Der modulare Aufbau ermöglicht sowohl eine derlichen Funktionen als auch eine schrittweise Einführung der Software. CRM: Vom ersten Kundenkontakt bis zum Angebot Die Kundenkontaktpflege, oder neudeutsch das Customer Relationship Management (CRM), ist häufig der Einstieg in HQLabs. Schon der erste Kontakt mit einem potenziellen Kunden wird in der Software erfasst. Sie hält alle Informationen zum Kundenunternehmen, zu Ansprechpartnern und die Notizen zu den Kundenkontakten zusammen. Dies können etwa Informationen zu einem erfolgten Messegespräch oder einem Anruf sein. Auch E-Mails integriert die Software, dazu kann werden. Dann stehen die Kontaktinformationen auch in den Adressbüchern der angeschlossenen Smartphones zur Verfügung. Weil dazu keine besondere Konfiguration des Servers erforderlich ist, funktioniert dies auch mit Cloud-Diensten, die gerade bei kleinen bis mittleren Unternehmen immer beliebter werden. Sind die ersten Gespräche vielversprechend gelaufen, kann mit HQLabs auch ein Angebot erstellt werden, das sich sowohl aus Projektdienstleistungen als auch aus Artikeln, etwa Lizenzen oder sonstigen Produkten, zusammensetzen kann. Anschließend lässt sich das Angebot direkt als PDF im Firmendesign per E-Mail an den Kunden senden. Auch der Postversand per Cloud ist möglich: Weil der Hersteller mit einem Postdienstleister kooperiert, kann das Angebot auch direkt zu diesem übertragen werden. Dort wird es gedruckt, kuvertiert und versendet. Für konservativere Anwender wird glücklicherweise auch der bewährte eigene „On-Premise“-Drucker unterstützt. Wer das Angebot lieber mit einer anderen Software erstellt, fügt es dem Kontakt oder dem späteren Projekt als PDF bei. Die Software bietet dazu ein grundlegendes Dokumentenmanagement. Vom Angebot zum Projekt Ist das Angebot beauftragt, bilden die einzelnen Angebotspositionen die Grundlage für die Projektsteuerung. Dazu werden sie in Budgettöpfe überführt, auf die anschließend Projektphasen und Meilensteine verbucht werden können. Die angebotene Konzeptionsphase mit 20 Dienstleistungstagen wird beispielsweise mit den dazugehörenden Projektaktivitäten verknüpft. Wenn die Mitarbeiter dann später während der Projektdurchführung ihre Projektzeiten zurückmelden, können diese klar einer Angebotsposition zugeordnet werden. Allerdings übernimmt HQLabs noch keine Fertigstellungsinformationen. Wer also alle entsprechenden Projektaktivitäten im Projektplan als abgeschlossen markiert hat, muss diese Information noch manuell auf die Auftragspositionen übertragen. Auch bei anspruchsvolleren Planungen muss die Software noch passen: Wurden beispielsweise zwei Auftragspositionen für Beratertage und Entwicklertage angeboten, können diese beiden Ressourcen nicht für einen einzigen Vorgang eingeplant werden, beispielsweise für eine gemeinsame Konzepterstellung. Weil die Angebotspositionen immer mit einem Vorgang verbunden werden (und nicht mit einer Ressourcenzuord- PM-Software: HQLabs - Neues Werkzeug für Projektdienstleister Autor: Mey Mark Meyer PM-aktuell_4-2015_Inhalt_01-84.indd 56 24.08.2015 8: 32: 13 Uhr WISSEN 57 projektManagementaktuell | AUSGABE 4.2015 lage. Neben einem Zeiterfassungsblatt steht Anwendern in HQLabs auch eine Stoppuhr zur Verfügung, mit der leicht zwischen verschiedenen Aktivitäten gewechselt werden kann. Projektteammitglieder, die ausschließlich Zeiten zurückmelden wollen, können dies mittels einer Erweiterung auch direkt aus Microsoft Outlook heraus tun. Die erfassten Zeiten übernimmt HQLabs direkt in die Abrechnung. Mit Pivottabellen, wie sie aus menfassen. Anwender können die Rechnung allerdings auch komplett in der Software erstellen. Dazu legen sie eine neue Rechnung an, ergänzen wählen noch offene Auftragspositionen aus, die abzurechnen sind. Anschließend wählen sie die Aktivitäten aus, die abgerechnet werden sollen. Die Abrechnung erfolgt dabei je nach Position als Festpreis oder entsprechend dem Aufwand, der im Abrechnungszeitraum erfasst wurde. Die so erstellte Rechnung lässt sich in einem weiteren Schritt dann noch manuell anpassen. Hier bleibt HQLabs noch etwas hinter den etablierteren Wettbewerbern zurück, bei denen die einzelnen Zeitbuchungen zur Abrechnung angepasst werden können, ohne die Originalwerte zu verlieren. So können beispielsweise das 20-Minukeine Altlasten, die bei einigen lange am Markt verfügbaren Softwareprodukten für einen Hauch von „Web 1.0“ verantwortlich sind. auf die Projektabwicklung von Dienstleistern legt, bedeutet auch, dass strategisches Portfoliomanagement faktisch nicht unterstützt wird. Weil die Datenfelder im System anpassbar sind, lassen sich jedoch einzelne Kennzahlen oder Prioritätskriterien anlegen. Die Berichtsfunktionen können Multiprojektberichte auch für einzelne Projekttypen oder Portfolios zusammenfassen. Eine Szenarioplanung für das Projektportfolio findet sich allerdings beispielsweise nicht. Hier setzt die Software durchaus passend zur Zielgruppe eher auf Portfolioauswertungen als auf die Portfoliogestaltung. Bei der Ressourcenplanung zeigt sich erneut, dass HQLabs mehr als nur Projektmanagement abdecken möchte: Die Software berücksichtigt Grundlasten ebenso wie Urlaube und bietet auch eine Arbeitszeiterfassung mit Pausenregelungen und Überstundenkonten. Zeiterfassung und Abrechnung In Kundenprojekten dient die Zeiterfassung oft weniger dazu, den Projektfortschritt zu ermitteln, sondern sie ist vor allem die Abrechnungsgrundnung), muss in diesem Fall jeweils ein eigener Vorgang für die Konzeptionsarbeiten der Entwickler und der Berater angelegt werden. Das kann den Projektplan aus abrechnungstechnischen Gründen umfangreicher als nötig machen. Fairerweise sei gesagt, dass sich solche anspruchsvollen Fälle eher im ERP-Umfeld abbilden lassen und auch viele etablierte PM-Softwareprodukte in diesem Punkt improvisieren müssen. Multiprojektmanagement und Portfolioübersichten Die Multiprojektmanagement-Funktionen von HQLabs brauchen sich nicht zu verstecken. Die cenauslastungen auch nach Skills und Rollen, wie man es von einer soliden Projektmanage- fige Aufwandsplanung für Sammelvorgänge auf: Wird für diese ein Aufwandswert eingegeben, rechnet die Software die Aufwände der untergeordneten Vorgänge dagegen und vergleicht den eingegebenen und den aufsummierten Wert. Auf diese Weise kann ein vorhandenes Aufwandsbudget leicht auf mehrere Einzelaktivitäten verteilt werden. Dass das Produkt noch vergleichsweise jung ist, ist bei der Bedienung von Vorteil: Die Oberfläche wirkt modern und interaktiv. Es gibt Abb. 1: Bis zu 75 Einzelmodule - je nach Bedarf und Berechtigung - findet der Anwender in der Modulliste am linken Fensterrand PM-aktuell_4-2015_Inhalt_01-84.indd 57 24.08.2015 8: 32: 14 Uhr projektManagementaktuell | AUSGABE 4.2015 58 WISSEN Autor Dr. Mey Mark Meyer; als Bauprojektsteuerer, Promotion am Institut für Projektmanagement und Innovation in Bremen, Autor der GPM Marktstudie „Project Manage- Organisationen herstellerunabhängig bei der Weiterentwicklung ihres Projektmanagements und der Einführung der dazu passenden Software. Anschrift: 20-köpfige Unternehmen in den vergangenen Jahren hinlegte, hat zu einer modern wirkenden Software ohne erkennbare Altlasten geführt. Sie zeigt auch, dass mit den immer mächtigeren Entwicklungswerkzeugen der Vorsprung etablierter Lösungen durchaus aufzuholen ist. Im Vergleich zu diesen Wettbewerbern ist HQLabs derzeit vor allem bei fortgeschrittenen Detailfunktionen und - zielgruppenbedingt - ERP-Anbindungen noch im Hintertreffen. Dort, wo diese Funktionen nicht benötigt werden, empfiehlt sich das Pro- sichts der bisherigen Entwicklungsgeschwindigkeit muss diese Einschränkung nicht mehr lange Gültigkeit haben. Weitere Informationen unter: www.hqlabs.de werden. Fazit HQLabs bietet einen bemerkenswert großen Funktionsumfang für das Multiprojektmanagement sowie die typischen Aufgaben, die sich für projektorientiert arbeitende Dienstleister wie Projektumfeld ergeben. Für kleine Unternehmen kann die Software als Mini-ERP in Verbindung mit der Finanzbuchhaltung als zentrales Werkzeug zur Unternehmenssteuerung dienen. Die hohe Entwicklungsgeschwindigkeit, die das Personalie GPM Vorstand Dr. Claus Hüsselmann wechselte Mittelhessen (Gießen). Er folgte damit einem Ruf des Fachbereichs Wirtschaftsingenieurwesen auf eine Professur für Prozess- und Projektmanagement sowie Produktionsplanungs- und Steue- Prof. Günther Grabatin, überreichte ihm Mitte Juli seine Ernennungsurkunde. wareentwicklung und insbesondere Beratung vollzieht der Wirtschaftsinformatiker Claus Hüsselmann nun einen Wechsel in den Bereich Forschung und Lehre. „Ich denke, meine langjährige Erfahrung als Berater, Projektmanager und Bereichsleiter bei Scheer liefert einen guten Wissensschatz für meine Arbeit mit den Studierenden im Fachbereich Wirtschaftsingenieurswesen, den ich gerne weitergebe. Nicht zuletzt freue ich mich auf die hoffentlich intensivierte fachliche Arbeit im Netzwerk der GPM“, kommentiert Hüsselmann seinen Start an der Hochschule. Prof. Günther Grabatin (rechts), Präsident der THM, überreichte Mitte Juli Dr. Claus Hüsselmann seine Ernennungsurkunde. Foto: Erhard Jakobs, Pressestelle TH Mittelhessen Fachhochschule in der Bundesrepublik Deutschland. PM-aktuell_4-2015_Inhalt_01-84.indd 58 24.08.2015 8: 32: 16 Uhr
