Wissen 49 projektManagementaktuell | ausgabe 1.2016 Die meisten Projektmanagement-Werkzeuge bieten Altbekanntes und Bewährtes: Balkendiagramm, Ressourcenplanung für Projektvorgänge und Multiprojektübersichten. Dazu kommen häufig Funktionen für das Portfoliomanagement. Das sind alles nützliche Dinge, für deren gewinnbringende Nutzung allerdings auch der Projektmanagement- Reifegrad stimmen muss. Die Schweizer Scheuring AG geht mit resSolution einen anderen Weg: Sie bietet ein einfach zu bedienendes Ressourcenmanagement mit Excel- Ambiente - allerdings voll vernetzt und aus verschiedenen Perspektiven. Dieses Konzept wird im Folgeheft in einem Beitrag beschrieben. Der Markt für Projektmanagement-Software bietet viele umfangreiche und leistungsfähige Produkte. Bei fast jeder Software kommen mit jeder Version neue Funktionen hinzu. Auch so manches einfache Tool entwickelt sich da nach und nach zur ausgewachsenen Multiprojektmanagement-Lösung. Mit einem solchen System können auch komplexe Projektportfolios geplant und gesteuert werden, wobei die Daten aus den einzelnen Projekten voll integriert und mit den kaufmännischen Informationen des ERP-Systems verbunden sind. Diese leistungsfähigen Werkzeuge erfordern allerdings einen hohen Projektmanagement-Reifegrad, um die Möglichkeiten der Software mit standardisierten Prozessen und einer abgestimmten Methodik auch wirklich ausreizen zu können. Obwohl an leistungsfähigen Multiprojektmanagement-Lösungen also kein Mangel herrscht, findet sich in vielen Organisationen eine ganz andere Welt: In großen Excel-Tabellen werden Ressourcenkapazitäten berechnet, Teamübersichten geführt und Projekteinsätze geplant. Oftmals geht es nur darum, die Zuordnung der Mitarbeiter zu den einzelnen Projekten zu planen. Der konkrete Einsatz in den Projekten, welcher Vorgang also wann von wem bearbeitet wird, wird von der Projektleitung dann mit einem Werkzeug der Wahl geplant. Die Software resSolution der Schweizer Scheuring AG konzentriert sich besonders auf eben diese Ressourcenplanungen. Dass sich das Produkt dabei deutlich von anderen Projektmanagement-Software-Systemen unterscheidet, wird schon daran deutlich, dass der Schwerpunkt auf der tabellarischen Ressourcen- und Kostenplanung und weniger auf dem Balkendiagramm liegt. Das von Scheuring propagierte „Konzept der drei Welten“ geht davon aus, dass Ressourcen in der Regel auf Projekte oder Phasen eingeplant werden. Die detaillierte Terminplanung erfolgt mit anderen Werkzeugen oder mittels des Prinzips der „weichen Integration“, bei dem auf einen zwingenden Datenfluss zwischen Ressourcenplanung und Aufgabendetailplanung verzichtet wird. Die Software ist vielmehr darauf ausgerichtet, den sogenannten Ressourcenwürfel so transparent wie möglich zu machen. Ressourcenplanung im Würfel Den Ressourcenwürfel bildet resSolution aus den drei Achsen Zeit, Projekte und Ressourcen. Aus der Kombination von jeweils zwei dieser Dimensionen - also faktisch aus der Draufsicht auf die einzelnen Seiten des Datenwürfels - ergeben sich die drei zentralen Tabellen der Software: • Die Kombination aus Projekten und Ressourcen zeigt, wer an welchen Aktivitäten arbeitet. In resSolution wird diese Tabelle die Zentraltabelle genannt. • Das sogenannte Ressourcenblatt verbindet Zeitperioden und Projekte. Es zeigt, wofür welcher Aufwand in welchem Zeitraum erledigt werden soll. • Schließlich gibt die Belastungstabelle Auskunft darüber, wer zu welchem Zeitpunkt tätig ist. Dazu werden Projekte und Zeiträume kombiniert, um den Aufwand für einen oder mehrere Mitarbeiter darzustellen (Abb. 1). Die Bedienung ist einfach: Da die Tabellen über den Datenwürfel verbunden sind, können Daten je nach Bedarf in jeder der drei Tabellen eingegeben werden. Wer beispielsweise eine Ressource auswählt, kann in deren Ressourcenblatt eingeben, in welchem Monat an welchem Projekt gearbeitet werden soll oder wann die Urlaube des Mitarbeiters anstehen. Die Belastungstabelle ist besser geeignet, um etwa für ein Projekt den Mitarbeitereinsatz pro Quartal zu planen. Während der Arbeit in den Tabellen kümmert sich resSolution auf Wunsch automatisch um die Dimension, die in der Tabelle gerade nicht zu sehen ist. Wird beispielsweise in der Zentraltabelle („Wer macht was? “) der Aufwand eines Mitarbeiters für ein Projekt eingetragen, verteilt die Software diesen automatisch auf die Projektlaufzeit. Falls das Projekt schon begonnen hat, bleibt nur die verbleibende Restlaufzeit, um den Aufwand zu verteilen. Im manuellen Modus hält sich die Software komplett aus der Planung raus: Dann ist es beispielsweise möglich, in der Belastungstabelle („Wer arbeitet wann? “) den Aufwand auch außerhalb der eigentlichen Laufzeit einer Projektphase einzutragen. Die Software markiert solche Einträge allerdings blau, sodass ein Versehen nicht unbemerkt bleibt. Hat beispielsweise ein Teamleiter keinen Mitarbeiter in der vom Projektleiter gewünschten Zeit anzubieten, kann er so zunächst eine abweichende Einplanung vor- PM-Software: resSolution - Ressourcenwürfel für Linie und Projekt autor: Mey Mark Meyer PM-aktuell_1-2016_Inhalt_01-68.indd 49 29.01.2016 8: 20: 07 Uhr projektManagementaktuell | ausgabe 1.2016 50 Wissen einer kleinen Auswahlbox ausgewählt werden, so bietet die neue Version nun eine hierarchisch strukturierte Auswahlliste am rechten Bildrand. Diese bleibt auch dann übersichtlich, wenn mit großen Teams gearbeitet wird. Durch vordefinierte Filter können die Ressourcenlisten zudem noch weiter eingegrenzt werden. Der hyperManager ist weitaus mehr als nur die Weboberfläche zu resSolution. Die Software fungiert als Portal zu den verschiedensten Unternehmensinformationen. Dafür bietet sie unter anderem ein Aufgabenmanagement für Projekt- und Teamaufgaben sowie für die persönlichen To-dos. Dazu kommen der Zugriff auf Dokumente, Linksammlungen und Wiki-Informationen. Außerdem können auch Daten aus anderen Systemen integriert werden, beispielsweise Rechnungsinformationen aus dem SAP ERP. Die Seiten mit den entsprechenden Informationen werden in einer Struktur aus Karteireitern und raum einplanen und neben den Personalkosten auch weitere Kostenarten berücksichtigen. Mehr Informationen mit dem hyperManager In den vergangenen Jahren entstand mit dem hyperManager ein weiteres Produkt der Scheuring AG, das für webbasiertes Daten- und Informationsmanagement entworfen wurde. Schon seit der letzten Version konnten damit auch Informationen aus resSolution im Webbrowser angezeigt werden. Nunmehr ist resSolution vollständig in die neu entwickelte, moderne HTML5- Oberfläche integriert. Anwender benötigen für resSolution 5.0 damit nur noch einen Browser. Die Bedienoberfläche des Ressourcenwerkzeugs profitiert davon ebenfalls. Musste in der Windows-Software bislang beispielsweise im Ressourcenblatt die betrachtete Ressource mittels nehmen und sich dann mit dem Projektleiter absprechen, ob auch diese alternative Projektterminplanung infrage kommt. Ist-Zeiten können entweder direkt in den Hauptansichten oder in einem gesonderten Web-Zeiterfassungsbogen erfasst werden. In Letzterem können die Anwender direkt auf ihre Aktivitäten buchen, ohne zuvor erst die korrekte Position in einer der drei Tabellen auszuwählen. In Histogrammen können dann die Plan- und Ist-Werte sowie die verfügbare Kapazität miteinander verglichen werden. Für die nächste Version sind Doppelsäulenhistogramme geplant, die Plan- und Ist-Werte gleichzeitig darstellen und damit sowohl die Kapazitätsplanung für die Zukunft als auch die Auslastungsprüfung für die Vergangenheit in einer Ansicht unterstützen. Auch in puncto Kosten hat resSolution einiges zu bieten. Die Software kann Mitarbeiter mit unterschiedlichen Kostensätzen je Projekt und Zeit- Abb. 1: Das Ressourcenblatt zeigt die geplanten Einsätze und resultierenden Belastungen für einen Mitarbeiter oder eine Organisationseinheit. Anzeige Call for Papers 2016: Jetzt bewerben! Projekterfahrung weitergeben, Ideen wachsen lassen. Werden Sie Referent/ in auf dem PM Forum 2016 und positionieren Sie sich und Ihr Unternehmen in einem hochkarätigen Umfeld. Weitere Informationen unter www.pm-forum.de oder im beiliegenden Flyer. Haftungsausschluss Die Inhalte dieser Zeitschrift werden von Verlag, Herausgeber und Autoren nach bestem Wissen und Gewissen erarbeitet und zusammengestellt. Eine rechtliche Gewähr für die Richtigkeit der einzelnen Angaben kann jedoch nicht übernommen werden. Gleiches gilt auch für die Websites, auf die verwiesen wird. Es wird betont, dass wir keinerlei Einfluss auf die Inhalte und Formulierungen dieser Seiten haben und auch keine Verantwortung für sie übernehmen. Grundsätzlich gelten die Wortlaute der Gesetzestexte und Richtlinien sowie die einschlägige Rechtsprechung. PM-aktuell_1-2016_Inhalt_01-68.indd 50 29.01.2016 8: 20: 08 Uhr Wissen 51 Fazit Mit dem Ansatz, vor allem die Teamplanung der Linie mit der Entsendung von Mitarbeitern in die Projekte abzubilden, unterscheidet sich resSolution deutlich von anderen Produkten auf dem Markt. Die detaillierte Planung der Arbeitspakete und die Ablaufplanung überlässt die Software anderen Produkten. Dafür konzentriert sie sich auf eine intuitive und flexible Ressourcenplanung im Tabellenkalkulationsstil. Dies gelingt gut. Ressourcenverantwortliche, die nach einem einfachen Werkzeug suchen, mit dem sie den Einsatz ihrer Mitarbeiter in Projekten koordinieren können, ohne gleich eine Vollintegration bis in die detaillierte Projektarbeitsebene anzustreben, sollten sich die Software anschauen. Dem weit verbreiteten Excel-Arbeitsblattchaos vermag sie allemal ein Ende zu bereiten. Methodisch anspruchsvoll bleibt die Aufgabe, die notwendige Verbindlichkeit für die von den Projekten geschätzten Ressourcenbedarfe zu erreichen. Das aber liegt beim Ressourcenmanagement in der Natur der Sache. Weitere Infos unter: www.ressolution.ch  Ansichtslisten angeordnet, die sich direkt in der Weboberfläche mit wenigen Klicks erstellen lassen. Das Prinzip dieses Intranetportals erinnert ein wenig an Microsofts OneNote-Informationsablage. hyperManager ist jedoch voll webbasiert und beinhaltet auch Datenbankfunktionalität im Stil von Microsoft Access. Die einzelnen Seiten kann jeder Anwender zudem nach seinen eigenen Bedürfnissen unterschiedlich strukturieren. Diese Flexibilität bedeutet auch, dass das System keine Vorgabe liefert, wie man seine Projektinformationen zu strukturieren hat. Das erscheint sinnvoll, schließlich sind diese Informationen von Organisation zu Organisation sehr unterschiedlich. Eingefleischte Best Practice- Anhänger, die von einer Software Vorgaben erwarten, werden damit jedoch nicht glücklich werden. Alle anderen können den hyperManager nutzen, um zusätzlich zu den von resSolution gelieferten Ressourcendaten weitere Projektdaten wie Aufgaben, Checklisten oder Informationen zu Bestellungen und Rechnungen direkt aus dem ERP-System in eine einheitliche Oberfläche zu integrieren. Anzeige Call for Papers 2016: Jetzt bewerben! Projekterfahrung weitergeben, Ideen wachsen lassen. Werden Sie Referent/ in auf dem PM Forum 2016 und positionieren Sie sich und Ihr Unternehmen in einem hochkarätigen Umfeld. Weitere Informationen unter www.pm-forum.de oder im beiliegenden Flyer. Autor Dr. Mey Mark Meyer; mehrjährige Tätigkeit als Bauprojektsteuerer, Promotion am Institut für Projektmanagement und Innovation in Bremen, Autor der GPM Marktstudie „Project Management Software Systems“; seit 2006 berät er Organisationen herstellerunabhängig bei der Weiterentwicklung ihres Projektmanagements und der Einführung der dazu passenden Software. Anschrift: prometicon GmbH, Konsul-Smidt- Straße 8m, 28217 Bremen, E-Mail: Mey.Mark. Meyer@prometicon.de PM-aktuell_1-2016_Inhalt_01-68.indd 51 29.01.2016 11: 17: 18 Uhr