projektManagementaktuell | ausgabe 1.2016 52 Wissen Die Kolumne „Ehrlich und Priesberg“ möchte mit unterhaltsamen Dialogen rund um das Thema „Mensch - Kommunikation, Verhalten, Entscheidungen“ Denkanstöße für den PM-Alltag geben. Priesberg trifft Ehrlich auf dem Nachhauseweg, sie gehen beide in Richtung des Parkhauses. Er erzählt ihm von einem neuen IT-System, das in der Firma bald eingeführt werden soll. „Es hat zum Ziel, die Zusammenarbeit zwischen Standorten und Projekten zu fördern. Endlich hören das Zusammensuchen von Dokumenten und das parallele Versionieren auf. Und man kann Diskussionsforen erstellen sowie Tasks verfolgen“, schwärmt Priesberg. „Und das sicher zum Nulltarif, oder? “, grinst Ehrlich. „Natürlich nicht. Es soll ein gerechtes Kostenmodell angewandt werden: Nur aktive Benutzer müssen bezahlen. Das sorgt von Anfang an für Transparenz, auch in der jetzt anstehenden Pilotphase“, erläutert Priesberg stolz. „Euer Kollaborations-Tool wird kein Erfolg werden“, äußert Ehrlich ernüchtert. Priesberg ist verärgert und insistiert: „Woher weißt du das jetzt schon? Du hast doch die neuen Funktionen gar nicht gesehen und ausprobiert. Die Leute werden es lieben! “ „Gesehen haben muss ich die auch gar nicht, obwohl sie bestimmt toll sind. Aber die Leute werden nicht bereit sein, für das neue Tool zu bezahlen: Es kommen hauptsächlich Fixkosten vor, Lizenzen, Server-Betrieb und so weiter. Am Anfang würden die wenigen Pilot-User alle Fixkosten tragen, und das wird nicht funktionieren“, erläutert Ehrlich ruhig und fährt fort: „Du benötigst ein anderes Verrechnungsmodell. Lege die Kosten doch von Anfang an auf die beteiligten Abteilungen um, die das Tool nutzen werden. Dann tut es den Pilot-Usern nicht weh und sie werden gerne dabei sein.“ Priesberg entgegnet jedoch weiter verärgert: „Unser Kostenmodell ist aber transparent und gerecht! Nur die Verursacher zahlen! Ich möchte mit den Benutzern, die mit dem Tool noch nicht arbeiten, keine Diskussionen über Kosten führen. Das blockiert doch am Ende nur.“ Ehrlich klopft ihm auf die Schulter und grinst: „Denke mal einen Schritt weiter und siehe es aus Sicht der Synergetik, also der Lehre von der Selbstorganisation. Die Kostenverteilung ist ein Kontrollparameter: Je nachdem, wie du ihn setzt, wird sich eine bestimmte Ordnungsstruktur einstellen oder eben nicht. Werden die Kosten von Anfang an pro aktivem Nutzer umgelegt, wird das Tool gar nicht oder nur schwach benutzt werden: Sie sind schlichtweg für den einzelnen aktiven Nutzer zu hoch. Der Pilot wird nicht erfolgreich und mangels Nutzung wird das Tool wieder verschwinden. Werden die Kosten dagegen pro Abteilung umgelegt, dann ist die Nutzung eine strategische Entscheidung für die entsprechenden Abteilungen. Das tut keinem User mehr weh, da er sich über Kosten keine Gedanken mehr machen muss. Die Einstandshürde ist genommen, das Tool kann sich ausbreiten.“ Priesberg, immer noch nicht überzeugt, lästert: „Das neue Tool ist so wichtig und da steckt so viel technisches Hirnschmalz drin - es kann doch nicht sein, dass die Art, wie die Kosten verteilt werden, darüber entscheidet, ob es ein Erfolg wird oder nicht.“ Ehrlich, langsam verzweifelt über die mentale Unbeweglichkeit seines Kollegen, sieht plötzlich, wie dieser bei Rot über die Ampel gehen will. „Das ist aber eine sehr ungeschickte Art, den Verkehr zu kontrollieren“, ruft Ehrlich und hält ihn an der Schulter zurück. „Wieso? “, entgegnet Priesberg verdattert. „Wenn ich über die Straße gehen will, dann werden die Autofahrer kein Risiko auf sich nehmen und lassen mich diese sechsspurige Fahrbahn schon überqueren! “ „Aha, warum einfach, wenn es nicht auch schwierig geht“, spottet Ehrlich und fährt fort: „Wer kontrolliert den Verkehrsfluss? Du oder die Ampel? “ „Die Ampel“, wiederholt Priesberg ernüchtert. Sein Kopf ist durch das Erlebte wieder frei: „Worauf willst du hinaus? “, fragt er. Ehrlich holt aus: „So wie mit der Ampel eben ist es mit der Kostenverteilung in deinem Projekt. Du kannst versuchen, dein neues Tool mit der Pro-Kopf-Umlage durchzudrücken. Dann überquerst du aber eine sechsspurige Straße bei Rot. Der Erfolg, dann unbeschadet anzukommen, dürfte sich in Grenzen halten.“ „Oder ich warte, bis die Ampel für mich auf Grün ist - dann ist es ganz leicht. Und in meinem IT-Projekt ist die grüne Ampel die andere Art der Kostenumlage ... Ich glaube, ich habe es kapiert“, sinniert Priesberg und fährt fort: „Also muss man die richtigen Kontrollparameter finden und diese als Einflussgrößen vor allem auch akzeptieren. Dann lösen sich die Probleme manchmal doch von selbst.“  Autor Dr. Jens Köhler ist bei der BASF SE beschäftigt. Sein Spezialgebiet ist die Erforschung der Effizienz- und Effektivitätssteigerung von Projektteams durch die gezielte Steuerung über Soft Skills und Kommunikationsprozesse. Anschrift: BASF SE, GOI/ WH, D-67056 Ludwigshafen, E-Mail: Jens.Koehler@basf.com Projektgeschichten und Fallstudien Über abstrakte Parameter und deren sehr reale Auswirkung autor: Jens Köhler PM-aktuell_1-2016_Inhalt_01-68.indd 52 29.01.2016 8: 20: 09 Uhr