PM-Software Merlin Project 4 - Projektwerkzeug für den Mac Autor: Mey Mark Meyer Die Projektmanagement-Software Merlin Project hat sich unter Mac OS X zu einer festen Größe entwickelt. In einer Zeit, in der viele Produkte webbasiert sind und damit unabhängig vom Betriebssystem eingesetzt werden können, konzentrieren sich die Anbieter von Merlin Project weiter auf Apples Betriebssystem und nutzen die damit verbundenen Möglichkeiten. Für die Zusammenarbeit im Projekt steht dadurch zwar keine zentrale projektManagementaktuell | AUSGABE 2.2017 64 WISSEN OS X hat sie sich quasi zu einem der Standardprodukte für Projektmanagement gemausert. Das Prinzip, das hinter der Entwicklung von Merlin Project steht, blieb über die Jahre jedoch gleich: Die Software soll auch Projektmanagern dienen, die sich selbst nicht unbedingt so nennen würden. Eine einfache Bedienung ist daher das zentrale Ziel bei der Entwicklung. Mit neuen Funktionen kommen jeweils auch neue Ansichten und Bearbeitungsfenster. Auch Anwendung auf einem zentral erreichbaren Webserver zur Verfügung. Stattdessen bietet das Programm allerdings eine Funktion, die vielreisende Projektmanager bei anderen Tools oft schmerzlich vermissen. Die aktuelle Version von Merlin Project trägt die Versionsnummer 4. Dahinter steckt allerdings viel mehr Erfahrung, als die Vier vermuten lässt: Seit 2004 gibt es die Software bereits, auf Mac Abb. 1: Zwei Hauptansichten lassen sich kombinieren: Während der übersichtliche Terminplan den Zeitrahmen verdeutlicht, hilft etwa die Mindmap, die Struktur zu verstehen. Rechts stellt der Objektinspektor genauere Informationen zum gerade gewählten Planungsobjekt dar. PM-aktuell_02-2017_InhaltV4.indd 64 10.04.17 10: 33 WISSEN 65 projektManagementaktuell | AUSGABE 2.2017 Am rechten Rand des Arbeitsfensters findet sich der Objektinspektor, in dem Merlin Project jeweils Details zu den gerade ausgewählten Objekten darstellt. Zu Projektvorgängen sind dies beispielsweise Termindaten, Verknüpfungen, Kosteninformationen, Fortschrittsgrade und Notizen. Unter dem Hauptfenster stellt Merlin Project die sogenannten Elemente dar. Das können zum Beispiel Dateien, Checklisten, Ereignisse, Probleme oder Risiken sein, die mit Vorgängen verbunden sind. Ein Platz für Pläne, Checklisten und Dokumente In jedem Fall erwähnenswert ist auch Merlin Projects Gantt-Chart. Die grafische Darstellung ist angenehm übersichtlich. Führungslinien im Balkenplan und sorgfältig abgestimmte Schriftgrößen führen dazu, dass der Projektplan gut lesbar ist und nützliche kleine Funktionen verbessern die Orientierung. Die Vorgänge, die zu einem Sammelvorgang gehören, kann Merlin Project beispielsweise farblich unterlegen. Werden Vorgänge mit der Maus verschoben oder verlängert, berechnet die Software die Konsequenzen sofort und passt die grafische Darstellung noch während des Verschiebens an. Man sieht also sofort die Auswirkungen auf nachfolgende Aktivitäten, statt schlagartig vor einem neuen Plan zu stehen, sobald man die Maus loslässt. Checklisten sind nützliche Hilfsmittel im Projekt. Eine Checkliste in Merlin Project kann einem Vorgang zugeordnet und mit den Teilaktivitäten beherrscht Merlin Project auch solche Einrückungen. Anwender können also selbst entscheiden, ob die Projektstruktur mit der Mindmap, dem Gantt-Chart oder in einem „klassischen“ Projektstrukturplan im Organigrammstil bearbeitet wird. Zwischen den Ansichten kann jederzeit gewechselt werden. Projektmanagement ist ein sachliches Geschäft, am Ende steht das Ergebnis in puncto Leistung, Terminen und Kosten. Von Schönheit steht im magischen Dreieck nichts. Trotzdem ist die Optik bei Projektmanagement-Software wichtig: Neben dem Bedienkonzept trägt die grafische Gestaltung der Bedienoberfläche maßgeblich zur Akzeptanz einer Software bei. Auf die besondere Optik von Apples Betriebssystem Mac OS X soll an dieser Stelle nicht eingegangen werden. Die ist Geschmackssache und vermag ausführliche Diskussionen auszulösen. Merlin Project setzt in diesem Rahmen allerdings ein übersichtliches Bedienkonzept um. Nach dem Start der Software findet sich der Anwender in einem aufgeräumt wirkenden Programm wieder: Ein in drei Bereiche geteiltes Fenster liefert ihm die wichtigsten Projektinformationen auf einen Blick (Abb.-1). Die Fensteraufteilung passt der Benutzer mit der Maus oder per Tastaturkürzel rasch an seine Anforderungen an. Werden etwa einzelne Bereiche zwischenzeitlich einmal nicht benötigt, lassen sie sich schnell ausblenden. Umfangreiche Menüleisten entfallen, die benötigten Funktionen stellt die Software im Kontextmenü über die rechte Maustaste oder per Drag & Drop zur Verfügung. bei Merlin Project hat sich so über die Jahre eine stattliche Anzahl vielseitiger Ansichten angesammelt. Diese sortiert die Software in der Ansichtsauswahl, einem zentralen Menü am oberen linken Fensterrand. Aus diesem wählen Anwender zunächst die Grundansicht aus, beispielsweise den Strukturplan, den Netzplan, die Ressourcenansicht oder Berichte. Innerhalb einer Grundansicht kann zwischen verschiedenen Detailansichten gewählt werden. Merlin Project ist hier durchaus kreativ - die Grundansicht „Netzplan“ umfasst beispielsweise auch eine Mindmap und einen Projektstrukturplan. Beide sind keine Netzpläne, vermitteln aber natürlich wie dieser auch eine Übersicht über Strukturen im Projekt. ICB4- Freunde könnten bei der Begriffsmischung verzweifeln, Pragmatiker wird es dagegen vielleicht nicht stören. Letztere dürften derzeit wohl auch die Mehrheit stellen. Pragmatischer Funktionsumfang in klarer Optik Unabhängig von den Begrifflichkeiten zeigt besonders die Mindmap den pragmatischen Ansatz, der sich durch die Software zieht: Eine solche Ansicht, in der man die Projektstruktur in übersichtlicher Form entwickeln kann, vermisst man bei so manchen High-End-Lösungen. Eine Mindmap eignet sich eben deutlich besser als eingerückte Vorgänge in einem Gantt-Chart, um beispielsweise gemeinsam in einem Workshop den Projektstrukturplan eines IT-Projekts zu entwickeln oder eine Vorlage anzupassen. Natürlich Anzeige PM-aktuell_02-2017_InhaltV4.indd 65 10.04.17 10: 33 projektManagementaktuell | AUSGABE 2.2017 66 WISSEN einzelner Projekte und die Koordination der Arbeit in kleinen bis mittleren Projektumgebungen erscheint die Software daher insgesamt gut geeignet. Teams profitieren von der hervorragenden Synchronisation. Sie funktioniert effizient und lässt vergessen, dass die Arbeit mit der Software nicht webbasiert auf einem zentralen Server stattfindet. Eine Weblösung würde allerdings die Plattformabhängigkeit der Software aufheben. Dass Merlin Project nur für Mac OS X verfügbar ist, ist eines der größten Mankos der Software aus der Perspektive größerer Organisationen, deren Netzwerke in der Regel auf Windows-PCs setzen. Weitere Infos: ProjectWizards, https: / / projectwizards.net/ de  Autor Dr. Mey Mark Meyer; mehrjährige Tätigkeit als Bauprojektsteuerer, Promotion am Institut für Projektmanagement und Innovation in Bremen, Autor der GPM Marktstudie „Project Management Software Systems“; seit 2006 berät er Organisationen herstellerunabhängig bei der Weiterentwicklung ihres Projektmanagements und der Einführung der dazu passenden Software. Anschrift: prometicon GmbH, Konsul-Smidt- Straße 8m, 28217 Bremen, E-Mail: Mey.Mark. Meyer@prometicon.de zur Verfügung. Stattdessen bietet er der Desktop-Software eine Datenablage, mit der sie sich synchronisieren kann. Dazu abonniert man ein Projekt, das dann komplett vom Server heruntergeladen wird. Wird nun beispielsweise ein Termin geändert, tauscht Merlin Project diese Information mit dem Server aus. Dieser sendet die Aktualisierung an andere Abonnenten des Projekts, bei denen sich der Projektplan auf dem Notebook oder dem iPhone umgehend anpasst. Solange eine Internetverbindung besteht, wird nahezu sofort synchronisiert. Wenn aber der nagelneue IC2 der Bahn weder WLAN noch LTE- Repeater besitzt oder im Besprechungsraum kein Netz vorhanden ist, kann dennoch weitergearbeitet werden: Alle Änderungen synchronisiert Merlin Project dann eben, sobald wieder eine Internetverbindung besteht. Falls in der Zwischenzeit noch jemand die gleichen Abschnitte des Projektplans geändert hat, gewinnt zwar, wer zuletzt speichert. Mit hoffentlich ohnehin klar definierten Verantwortlichkeiten im Projekt können so aber problemlos verschiedene Teilprojekte gleichzeitig bearbeitet werden. Der Server synchronisiert die Projekte nicht nur, er kann auch genutzt werden, um die Projektpläne auf einer Webseite zu veröffentlichen und Stakeholdern zur Ansicht zugänglich zu machen. In Merlin Project 4 ist jedes Projekt noch mit einem eigenen Ressourcen-Pool ausgestattet. Ein gemeinsamer Pool für alle Projekte - entscheidend für anspruchsvolles Multiprojektmanagement - ist für die Version 5 zum Herbst angekündigt. Wie sich die Synchronisation dann schlägt, wird sicher spannend, gilt es doch zu vermeiden, dass Projektpläne mit veralteten Ressourceninformationen geplant werden - eine generelle methodische Herausforderung bei der Offline-Projektplanung. Fazit Merlin Project überzeugt mit durchdachten Funktionen, die deutlich über eine einfache Desktop- PM-Software hinausgehen. Die Software bietet nicht nur die „üblichen“ Planungsfunktionen rund um die Termin-, Ressourcen- und Kostenplanung: Mit Checklisten, Risiken, Dokumenten und sonstigen Elementen eignet sie sich auch, um neben der Planung die Durchführungsphase der Projekte im Griff zu behalten. Dank der klaren Optik in Termin, Kosten- und Ressourcenplänen dürften sich Anwender rasch in dem Programm zurechtfinden. Für das Management des Vorgangs gefüllt werden. Diese tauchen dann zwar nicht im Ablaufplan des Projekts auf, die Anwender erhalten dennoch eine Hilfestellung, die den Vorgang detaillierter beschreibt. Mit Risikoelementen werden Projektrisiken erfasst und bewertet. Außerdem können Gegenmaßnahmen beschrieben und die Verantwortlichen festgelegt werden. Insgesamt bietet Merlin Project damit auch ein solides Risikomanagement. Der Anhang „Problem“ erlaubt es, Aufgaben („Issues“) zu erfassen und Mitarbeitern zuzuordnen. Dateielemente können genutzt werden, um beispielsweise ein Word-Pflichtenheft mit der Projektplanung zu verbinden. Allen Elementen können Kosten zugeordnet werden. Hier stehen dem Planer Kostenarten und Kostenstellen zur Verfügung, die Merlin Project mit Art und Konto bezeichnet. Ein Informationsanhang kann somit auch eine einfache Kalkulation für einen Vorgang beinhalten. Die Budgetierung für Projekte und Teilprojekte unterstützt Merlin Project ebenfalls: Das Gesamtbudget lässt sich top-down auf Teilprojekte verteilen, wobei die Software dabei jeweils das noch verbleibende, nicht verteilte Budget anzeigt. Teamarbeit - auch im Zug oder Flugzeug Die meisten modernen Multiprojektmanagement- Lösungen sind heute webbasiert. Sie laufen in fast jedem aktuellen Browser und sind damit unabhängig vom verwendeten Betriebssystem. Doch gerade dann, wenn nur einzelne Projekte zu koordinieren sind, sind Desktop-Anwendungen oft die erste Wahl. Hier muss kein Server betrieben werden, die Software läuft einfach auf dem eigenen Rechner. Außerdem sind solche Produkte vom Internet unabhängiger. Wer beispielsweise dank Firmensoftware auf VPN und Online-Anwendungen und damit auf eine stabile Netzverbindung angewiesen ist, der weiß, dass es damit in der Bahn, im Flugzeug oder in abgelegenen Besprechungsräumen bei Geschäftspartnern nicht immer zum Besten bestellt ist. Weil Merlin Project 4 auf dem eigenen Rechner läuft, ist die Internetverbindung kein Problem. Allerdings bedeutet das auch, dass die Projektdaten nicht auf einem zentralen Server bearbeitet werden, wo Kollegen ebenfalls jederzeit der neuste Stand zur Verfügung stehen würde. Wer mit Kollegen zusammenarbeiten möchte, kann den Merlin-Server nutzen. Er stellt allerdings keine neue Weboberfläche zur Projektplanung Corporate Quality Akademie Projektmanagement Einführungslehrgang per Fernlehre: www.cqa.de PM-Normen + Methoden info@cqa.de www.cqa.de 029161 908951 Anzeige PM-aktuell_02-2017_InhaltV4.indd 66 10.04.17 10: 33