NACHRICHTEN 75 projektManagementaktuell | AUSGABE 2.2017 zwei verschiedene Akteure in Betracht kommen. Beispiel: „Die Software wird installiert (gemeint: vom Auftragnehmer) und getestet (gemeint: vom Kunden)“. Wer im Aktiv schreibt, denkt eher daran, die erforderliche Mitwirkung der anderen Instanz aufzuführen. Passive Sprache ist in Pflichtenheften geeignet für die Beschreibung dessen, was das Produkt tun soll/ wird. Hier hat passive Sprache durchaus ihre Berechtigung. Denn zum einen ist es lästig, immer wieder zu schreiben bzw. zu lesen, dass das Produkt dieses oder jenes tun soll. Zum anderen ermöglicht das Passiv, Handlungen, wie ein künftiger Benutzer das Produkt einsetzen/ bedienen soll, differenzierend im Aktiv zu formulieren. Damit wird deutlicher, ob jeweils eine Funktion des Produkts oder ob diese Handlung beschrieben wird. Formulieren Sie Rückbezüge deutlich - oder vermeiden Sie diese. Rückbezüge beziehen sich grammatikalisch gesehen auf das letzte grammatikalisch passende Wort - und damit oft auf ein anderes Wort als gewollt. Vom Sinn her kann der Leser meist ermitteln, was gewollt ist. Aber das Ergebnis ist manchmal zweifelhaft. Nehmen Sie lieber nicht mit „sie“/ „er“ Bezug, sondern wiederholen Sie das Substantiv. Um bei Relativsätzen auf eines von mehreren Substantiven Bezug zu nehmen, kann vor dem Substantiv das Wort „der-/ diejenige“ eingefügt werden. Also nicht: „Der Kunde gibt die Ersatzteile für die Geräte, die er nicht mehr benötigt, zurück.“ Denn gemeint sein kann, dass er „diejenigen Ersatzteile zurückgeben soll, die er nicht mehr benötigt.“ Gemeint sein kann ebenso, dass „er die Ersatzteile für diejenigen Geräte, die er nicht mehr benötigt, zurückgeben soll“, also alle Ersatzteile für diejenigen Geräte. Visualisierungen können die Verständlichkeit erhöhen. Die Verständlichkeit von Fließtexten hat Grenzen. Tabellen brauchen nicht in Fließtext umformuliert zu werden. Nutzen Sie die Möglichkeit, die Verständlichkeit durch Tabellen oder Grafiken zu erhöhen. Ein Auftragnehmer soll nicht vielversprechend formulieren. Der Auftragnehmer sollte mit solchen Wörtern vorsichtig sein, die ein hohes Niveau seiner Produkte oder seiner Leistungsfähigkeit ausdrücken: Der Auftraggeber bekommt dadurch einen entsprechenden Auslegungsspielraum, ein sehr hohes Leistungsniveau für deren Adressaten nur klar zu sein, um für sie bereits verständlich zu sein. Anders bei Texten, die auch Nicht-Fachleute verstehen sollen, etwa die Mitglieder eines Lenkungsausschusses: Für diesen Empfängerkreis sind die Anforderungen an die Verständlichkeit höher. Bei Bedarf muss der Schreiber zwischen „klar“ (für Fachleute) und „allgemeinverständlich“ (verständlich auch für Nicht-Fachleute) differenzieren. Allerdings nutzt hohe Verständlichkeit auch dem fachlich gebildeten Adressaten(kreis). Denn er wird dank der hohen Verständlichkeit den Text besser verstehen und er kann sich schlecht darauf berufen, dass er den Text (in seinem Interesse) habe anders verstehen dürfen. Formulieren Sie konkret. „In der Kürze liegt die Würze.“ - Dieser Satz mag für anspruchsvolle Texte richtig sein. Für Sachtexte gilt hingegen, dass etwas ausführlichere Formulierungen Klarheit/ Eindeutigkeit fördern. Ebenfalls wichtig: Konkrete Formulierungen erhöhen die Eindeutigkeit. Deswegen darf man - anders als in Deutschaufsätzen - Wörter wiederholt verwenden: Durch die Wiederholung kann der Schreiber das, was er verdeutlichen will, am besten verdeutlichen. Dazu gehört auch, Regeln vollständig zu formulieren. Zum „If“-Satz gehört immer auch ein „Else“-Satz. Verwenden Sie Begriffe einheitlich. DIN ISO IEC 12119 enthält mehrfach die Aufforderung, Begriffe zu definieren und auch zu verwenden. Einheitliche Begriffe erleichtern das Lesen. Das einheitliche Verwenden von Begriffen nutzt in beiden Richtungen: Es besteht die Gefahr, dass man einen Begriff für verschiedene Sachverhalte verwendet, ebenso wie die, dass man für einen Sachverhalt verschiedene Begriffe verwendet. Wer Begriffe, die er mehrfach verwendet, nicht im Text definiert - möglicherweise in einem eigenen Abschnitt oder Dokument („Glossar“) -, sollte sich diese in einem eigenen Dokument notieren. Schreiben Sie bevorzugt im Aktiv. Wer handelt/ soll handeln? Meist kommt es auf den Akteur an. Wer was tut - da darf es bei Anforderungen keine Ungenauigkeiten geben. Passive Konstruktionen („Es wird Software installiert“) klingen nicht nur unschön, sondern sind auch eine Quelle für Missverständnisse und Streitigkeiten. Denn wer hat diese Aufgabe zu erledigen? Ist sie beispielsweise im Auftragsvolumen enthalten? Noch schwieriger wird es für Leser, wenn zwei Sätze nacheinander im Passiv geschrieben sind und Anforderungen sprachlich sicher auf den Punkt bringen Schlecht beschriebene Anforderungen beeinträchtigten immer wieder den Projekterfolg. Rechtsanwälte schätzen, dass mindestens 50 Prozent aller Streitigkeiten über Verträge im Wirtschaftsleben durch schlechte Formulierungen verursacht werden - also durch schlechten Fließtext. Bei Projekten dürfte diese Quote nicht ganz bei 50 Prozent liegen. Dennoch ist sie unerfreulich hoch. Mit einigen Regeln lassen sich Anforderungen erfolgreich und sicher formulieren. Erfolgreich formulierte Anforderungen basieren auf drei Voraussetzungen: Erstens, die Anforderungen sind richtig - im Sinne von korrekt und präzise - formuliert. Zweitens, der Empfänger kann sie wie vom Schreiber ausgedrückt verstehen. Drittens, (unbewusste) Missverständnisse oder bewusstes Missverstehen des Empfängers gehen stärker zu dessen Lasten (der Leser möge einem Juristen nachsehen, dass er diesen Punkt so deutlich anspricht). Für die Praxis gilt eine übergreifende Empfehlung: Schreiben Sie leicht verständlich. Der Schreiber soll einfache und klare Sätze schreiben, damit er mehr an den Inhalt denken kann und also weniger inhaltliche Fehler macht und damit er eindeutig und verständlich formuliert. Der Leser wird den Text dann eher richtig verstehen. Ein weiterer Vorteil für den Schreiber: Es ist für den Leser schwieriger, den Text später so umzuinterpretieren, wie er ihn später dank seines Lernprozesses bei der Projektdurchführung verstehen will. Konstruieren Sie Ihre Sätze übersichtlich. Wenn man Sätze erst vollständig im Kopf formuliert, bevor man sie niederschreibt, fasst man sie meist einfacher ab als solche, die man erst beim Schreiben formuliert. Außerdem kann man beim Schreiben hängenbleiben, wenn man erst einmal nur einen Teil bedacht hat; man entwickelt komplizierte Satzkonstruktionen, um doch noch zu einem Ende zu kommen. Dadurch schleichen sich Fehler ein. Auch wichtig: Regeln in Anforderungen haben bekanntlich oft Ausnahmen. Versuchen Sie nicht, diese Ausnahmen in die Regel einzuarbeiten; der Satz kann dann unklar werden. Bringen Sie die Ausnahme lieber in einen eigenen Satz. Denken Sie an den Adressaten(kreis). Bei einem oder mehreren ähnlichen Adressaten kann der Schreiber sich auf ein einheitliches Niveau einstellen. Eine Anforderungsspezifikation braucht PM-aktuell_02-2017_InhaltV4.indd 75 10.04.17 10: 34 projektManagementaktuell | AUSGABE 2.2017 76 NACHRICHTEN häufig solche Versäumnisse und Fehler aufgedeckt. Wenn Sie den Text am Bildschirm erstellt und auch schon überarbeitet haben, drucken Sie ihn trotzdem aus und machen sich noch einmal ans Überarbeiten. Vermutlich werden Sie erstaunt sein, wie viele inhaltliche und sprachliche Fehler Sie finden werden. Autor: Christoph Zahrnt Ähnliches sollte auch für das Überarbeiten von Texten gelten. Planen Sie Zeit ein! Und betrachten Sie dabei die Texte durch die Brille des Empfängers. Beispielsweise besteht das Risiko, dass der Schreiber wichtige Informationen nicht aufführt (weil er sein Vorwissen für bekannt hält), zu stark generalisiert (und damit Ausnahmen oder Sonderfälle weglässt) oder (unbewusst) verzerrt und verfälscht. Durch die Überarbeitung werden zu verlangen. Das erhält der auch, wenn seine Ziele angegeben werden. Für den Auftragnehmer reicht es bei Bedarf aus, die Eigenschaften der Leistungen dahingehend zu beschreiben, welche Ziele sie „fördern“ sollen, bzw. - besser - welche Aufgaben sie erfüllen sollen, um bestimmte Ziele zu „fördern“. Achtung! Bei Begriffen wie „garantieren“ oder „zusichern“ droht Haftung auf Schadensersatz auch ohne Verschulden. Überarbeiten Sie Ihre Texte. Typischerweise überarbeitet man seinen Text bereits etwas, während man ihn ausformuliert. Meist bleibt ein erhebliches Verbesserungspotenzial. Deswegen soll der Schreiber dafür eine eigene Phase vorsehen, um dieses Potenzial auszuschöpfen. Man kann das Erstellen von Texten mit dem Erstellen von Software vergleichen: fachlich und technisch Konzipieren, Programmieren und Testen. Für das Testen wird von vornherein ein erheblicher Zeitbedarf einkalkuliert, etwa 30 Prozent des gesamten Aufwands. Buchtipp Das Buch vermittelt Ihnen, was Sie für die Texte, die Sie in Projekten schreiben, wissen und können sollten: Wie Sie klar/ verständlich, effizient und erfolgreich schreiben. Das Ziel ist eine einfache, eindeutige und zugleich respektvolle Sprache. Das Buch behandelt den gesamten Prozess des Schreibens: vom Erstellen eines Konzepts über das Ausformulieren des Textes bis zu dessen Überarbeiten. Müssen Sie ein Rechtsexperte sein, um in externen Projekten/ Auftragsprojekten Texte zu schreiben? Nein! Erfreulicherweise geht es im Wesentlichen nur darum, dass Sie noch klarer/ verständlicher und vorsichtiger als sonst schreiben. Sie finden in diesem Buch auch Tipps, wie Sie rechtlichen Streitigkeiten vorbeugen und Ihre Position für den Fall der Fälle stärken können. Christoph Zahrnt Dr. Christoph Zahrnt: „Schreiben in Projekten“, CreateSpace Independent Publishing Platform, zu beziehen über amazon.de, EUR 10,70 Veranstaltungen April 2017 Die „Projektmanagement Tagung 2017“ unter der Motto „Projekt Mensch - ,Nomen est Omen‘ … der Name ist Programm“ , veranstaltet von Studierenden des Lehrgangs „NDS Projektmanagement-Praxis“ unter der Schirmherrschaft des Bildungszentrums kvBL, findet am 27. April 2017 in Basel, Schweiz, statt. Weitere Infos: Margarethe.Multerer@pm2017.ch oder www.pm2017.ch/ tagung The „APM Project Management Conference 2017“ by apm association for project management will take place on 27 th of April 2017 in London/ United Kingdom. Further information: phone: ++44/ 18 44/ 27 16 40 or www.apm. org.uk/ apm-conference (english) Mai 2017 Die „Frühjahrstagung 2017“ zum Thema „Wege zum Projekterfolg - Projektmanager in unsicheren Zeiten“ der spm Schweizerischen Gesellschaft für Projektmanagement findet am 4. Mai 2017 in Zürich/ Schweiz statt. Weitere Infos: office@ spm.ch oder http: / / spm.ch/ aktuelles Die „Projektmanagement-Frühjahrstagung“ des DVP Deutscher Verband der Projektmanager in der Bau- und Immobilienwirtschaft e. V. findet am 5. Mai 2017 in München statt. Weitere Infos: info@dvpev.de oder www.dvpev. de/ fachtagungen-2017 Juni 2017 Die Expertentagung „Projektmanagementoffice: PMO-Day 2017“ zum Thema „PMO-Entwicklung - erweiterte Aufgabengebiete - Multiprojektmanagement & Projektportfoliomanagement“, veranstaltet vom Institut für Prozess- und Projektmanagement, findet am 1. Juni 2017 in Wiesbaden statt. Weitere Infos: tagungsbuero@pm-institut.de oder www.pm-institut.de/ veranstaltungen/ expertentagungen/ 1-6-17-projektma nagementoffice-pmo-day The „PMO Conference 2017“, organized by PPM Talent Ltd, will be held on 7 th of June 2017 in London/ United Kingdom. Further information: phone: ++44/ 8 45/ 6 80 40 91 or www. pmoconference.co.uk (english) Der „Process-Day 2017“ zum Thema „Management von Prozessen. Die Wertschöpfung im Unternehmen planen, organisieren und optimieren“ des Instituts für Prozess- und Projektmanagement wird am 28. Juni 2017 in Wiesbaden veranstaltet. Weitere Infos: tagungsbuero@pminstitut.de oder www.pm-institut.de/ veranstaltungen/ expertentagungen/ 28-6-17-process-day/ Oktober 2017 Die Tagung „Agiles Projektmanagement 2017“ zum Thema „Hybrides Vorgehen - Erfahrungen & Nutzen“, veranstaltet vom Institut für Prozess- und Projektmanagement, findet am 11. Oktober 2017 in Wiesbaden statt. Weitere Infos: tagungsbuero@pminstitut.de oder www.pm-institut.de/ veranstaltungen/ expertentagungen/ 11-10-17-agiles-projektmanagement/ Der „PMO Tag“ der GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e. V. wird am 23. Oktober 2017 in Nürnberg durchgeführt. Weitere Infos: info@pm-forum.de oder www.pmforum.de/ pmo-tag.html Das „34. Internationale Projektmanagement Forum“ der GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e. V. findet am 24. und 25. Oktober 2017 in Nürnberg statt. Weitere Infos: info@pm-forum.de oder www.pmforum.de Der „10. gfo-Jahreskongress für Organisation und Management“, eine Veranstaltung der Management Circle AG, findet vom 25. bis 26. Oktober 2017 in Düsseldorf statt. Weitere Infos: Stephan Wolf, Tel.: 0 61 96/ 47 22-8 00, oder www.managementcircle.de/ va_microsites/ gfokongress.html November 2017 Die „Projektmanagement-Herbsttagung“ des DVP Deutscher Verband der Projektmanager in der Bau- und Immobilienwirtschaft e. V. wird am 17. November 2017 in Berlin durchgeführt. Weitere Infos: info@dvpev.de oder www.dvpev.de/ fachtagungen-2017 PM-aktuell_02-2017_InhaltV4.indd 76 10.04.17 10: 34