PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL
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UVK Verlag Tübingen
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GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e. V.OneNote – Notizbuch für Fortgeschrittene
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Mey Mark Meyer
Mit Microsofts Office-Suite verbinden die meisten vor allem Word, Excel und Power-Point. Doch in dem Paket steckt auch das digitale Notizbuch OneNote, das vermutlich die meistunterschätzte Office-Anwendung ist. Für Projektmanager, die ständig irgendwo irgendetwas zu notieren haben und ihre Notizen dann möglichst in einigen Wochen auch noch wiederfinden wollen, kann das Programm nämlich durchaus zu einem zentralen Werkzeug im Alltag werden.
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projektManagementaktuell | AUSGABE 3.2017 52 WISSEN Und wer Informationen mit Kollegen austauschen möchte, der kopiert entweder die entsprechende Seite (dank des Gummibands bleibt die Kopie dann wenigstens im Notizbuch der Kollegen am richtigen Platz) oder tippt die Informationen anschließend ab und verschickt sie per E-Mail. Das ist umständlich. So praktisch also ein simples Notizbuch im Alltag ist - es gibt Gründe genug, um sich einmal Microsofts digitales Notizbuch OneNote anzuschauen. Ein Platz für alles Microsoft OneNote ist Teil des Office-Pakets. Wer also Word, Excel und PowerPoint installiert hat, nen festgehalten werden müssen. Viele Projektmanager tragen daher stets ihr Notizbuch bei sich. Darin notieren sie Beschlüsse, Aufgaben, Skizzen und alles, was sonst noch so festgehalten werden sollte. Die Innovationen bei Notizbüchern beschränkten sich in den letzten Jahren allerdings meist darauf, das Design zu optimieren, sie mit einem Gummiband zu umwickeln und als Lifestyle-Produkte zu positionieren. Einige Notizbücher enthalten unterstützende Symbole, die beim Scannen der Seiten helfen. Noch immer aber kann kein Notizbuch Fotos schießen, Diktate transkribieren oder mal eben eine Aufgabenliste aus den Notizen der letzten drei Tage zusammenstellen. Mit Microsofts Office-Suite verbinden die meisten vor allem Word, Excel und Power- Point. Doch in dem Paket steckt auch das digitale Notizbuch OneNote, das vermutlich die meistunterschätzte Office-Anwendung ist. Für Projektmanager, die ständig irgendwo irgendetwas zu notieren haben und ihre Notizen dann möglichst in einigen Wochen auch noch wiederfinden wollen, kann das Programm nämlich durchaus zu einem zentralen Werkzeug im Alltag werden. Die Projektbesprechung, der Baustellentermin oder das spontane Gespräch auf dem Flur: Es gibt viele Gelegenheiten, bei denen Informatio- PM-Software OneNote - Autor: Mey Mark Meyer Links die Seiten, oben die Abschnitte - OneNote speichert multimediale Notizen und findet sogar handschriftliche Anmerkungen. Notizbuch für Fortgeschrittene WISSEN 53 projektManagementaktuell | AUSGABE 3.2017 Ein Notizbuch, in dem man Tippen muss, soll das Papier ersetzen? Nein, denn OneNote kann noch mehr: Wer einen Tablet-PC mit Stift besitzt, der kann handschriftliche Notizen und Skizzen erfassen. Da eine Seite horizontal und vertikal „unendlich“ groß ist, bleibt man auch dann flexibel, falls eine Skizze einmal größer als erwartet wird. Mit dem Markierungswerkzeug können Notizen ausgewählt und verschoben werden. Das ist wesentlich flexibler, als auf Papier - auch die Stiftfarbe wird mit nur zwei Klicks geändert. Mit Tablets wie dem Surface stellt sich beim Schreiben fast ein Papiergefühl ein. Auch auf dem iPad lässt sich passabel schreiben, auch wenn es mit seiner glatten Oberfläche und der harten Stiftspitze noch ein gutes Stück vom Schreibgefühl des Surface-Stifts entfernt ist. Leider fallen Microsoft für die Stiftbedienung nur die sattsam bekannten Ribbons ein, die ursprünglich für die Maus entwickelt wurden. Innovative Konzepte fehlen, etwa die von Microsoft selbst im Notizblock „InkSeine“ einst vorgestellten Wisch-Menüs, mit denen man in Sekundenbruchteilen Stiftstärken und Farben ändern konnte. Und sogar einfachste Zeichenfunktionen, um zum Beispiel Elemente einer Zeichnung zu gruppieren, haben die Entwickler vergessen. Zwischen der Version 2013 und 2016 ist hier kaum noch Neues dazugekommen. Dabei gäbe es auch in OneNote noch viele sinnvolle Kleinigkeiten: Die Übersichtsseiten sind beispielsweise reine Kopien der Absätze und nicht dynamisch. Wird in einem Abschnitt ein weiterer Absatz mit Kategorien markiert, muss die Übersichtsseite neu erstellt werden. Dabei wäre eine dynamische Übersichtsseite ideal, um jederzeit alle Aufgaben oder Entscheidungen im Notizbuch zu zeigen und den Status an einem zentralen Ort aktualisieren zu können. Das lässt sich aber zumindest für Aufgaben auf einem anderen Weg erreichen: Ein Absatz kann auch als Outlook-Aufgabe markiert werden, um diese Aufgabe dann in Outlook zu bearbeiten oder von dort aus weiterzuleiten. Wird sie dort als erledigt gekennzeichnet, zeigt One- Note den neuen Aufgaben-Status auch in den Notizen. Handschriftliche Texte werden in ruhigen Phasen automatisch einer Texterkennung unterzogen, um mit der Suchfunktion auch von Hand geschriebene Worte finden zu können. Das funktioniert erstaunlich gut - selbst wenn die Handschrift nicht für den Schönschreib-Wettbewerb reicht. Auch Ton-Aufnahmen analysiert die Software auf Wunsch, sodass auch sie bei der Suche findet die Software meist bereits auf seinem Rechner. Das Programm kann mehrere Notizbücher verwalten - so lässt sich für jedes Projekt eine eigene Notizbuch-Datei anlegen. Das ist nicht unbedingt erforderlich, erleichtert es aber, die Notizen am Ende eines Projekts zu archivieren. Ein Notizbuch besteht natürlich auch in der digitalen Welt aus Seiten. Diese organisiert die Software mittels Laschen am linken Fensterrand. Die einzelnen Laschen sind mit dem Titel der Seite beschriftet und können in mehreren Ebenen strukturiert werden (Abb. 1). Damit bleiben auch umfangreiche Notizsammlungen klar geordnet. Wem das nicht reicht oder wer mehrere Projekte in einem Notizbuch zusammenfassen möchte, der kann das Notizbuch in Abschnitte unterteilen. Abschnitte erscheinen als Karteireiter oberhalb der Seiten. Schließlich lassen sich Abschnitte auch noch zu Abschnittsgruppen zusammenfassen. Die entsprechen dann schon fast einem eigenständigen Unter-Notizbuch. Bevor man beginnt, mit OneNote zu arbeiten, sollte man sich also ein Konzept überlegen, wie man seine Notizen strukturiert. Wer will, kann aber auch einfach beginnen, wie in einem Papier-Notizbuch Seite für Seite zu füllen und sich erst später Gedanken über die Struktur machen, wenn die Sammlung unübersichtlich zu werden droht. Die Suchfunktion in OneNote ermöglicht es in jedem Fall, Informationen schnell zu finden. Multimediale Notizen Im einfachsten Fall tippt der Anwender seine Notizen wie in einer Textverarbeitung in die Software. Die einzelnen Absätze können mit Überschriften gegliedert werden. Viele Anwender nutzen in Papier-Notizbüchern ihre ganz speziellen Symbole, um zum Beispiel Aufgaben oder Entscheidungen zu kennzeichnen. Solche Symbole bietet OneNote auch: die Kategorien. Mit ihnen können Absätze beispielsweise als Aufgabe, Entscheidung, Termin oder Frage markiert werden. Da die Kategorien frei definierbar sind, kann sich hier jeder Anwender seine eigene Struktur überlegen. Der Vorteil gegenüber dem Papier: Über die Funktion „Kategorien suchen“ kann leicht eine Übersichtsseite erstellt werden. Dazu wählt der Anwender zum Beispiel einfach eine einzelne Seite oder einen Abschnitt aus, der ausgewertet werden soll. Dann fasst die Software alle Absätze einer gewählten Kategorie, also beispielsweise alle Entscheidungen, auf einer neuen Seite zusammen. Anzeige FÜHREN STATT FRUSTRIEREN IHK. DIE WEITERBILDUNG Akademie Koblenz IHK-Akademie Koblenz e.V. Sarah Rube, 0261 30471-71, rube@ihk-akademie-koblenz.de www.ihk-akademie-koblenz.de © georgerudy - Fotolia.com Wirksames und erfolgreiches Team-Management für Projektleiter vom 12. bis 13. Oktober 2017 in Koblenz Trainieren Sie an zwei praxisorientierten Tagen als methodisch bereits erfahrener Projektmanager Ihre persönlichen, kommunikativen und teamdynamischen Kompetenzen zur Erfolgssteigerung Ihrer Projekte. 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Doch Verbesserungspotenzial hin oder her: Das ist Jammern auf hohem Niveau - in vielen Fällen ist OneNote schließlich eine „Eh-da“-Software und spätestens mit der richtigen Hardware dem Papier allemal überlegen. nach einem Schlagwort gefunden werden können. Hier ist die Erkennungsleistung allerdings eher mau. Unter Windows bietet OneNote auch einen Drucker, sodass man beispielsweise gescannte Dokumente oder E-Mails in OneNote drucken kann. In der Wolke Ein gutes Notizbuch muss überall dabei sein. Mit einem Notebook ist das zwar möglich, es ist aber sperriger als die Papier-Variante. Bei Tablets sieht das schon anders aus: Sie sind mindestens genauso handlich, insbesondere wenn man mehrere Notizbücher braucht. Vor allem das eigene Smartphone ist aber heute fast immer dabei. Über SharePoint oder OneDrive können die Seiten synchronisiert werden. Das spontan auf der Baustelle geschossene Foto oder Video landet so nicht nur auf dem Smartphone, sondern steht anschließend auch am PC zur Verfügung. Wer beispielsweise Siri nutzt, um Text in die iPhone- App zu diktieren, kann diesen später bequem am PC nachbearbeiten. Auch für Teams bieten sich neue Möglichkeiten, weil Notizbücher für Kollegen freigegeben werden können. Auf diese Weise entsteht ein echtes Projekt-Notizbuch, auf das beispielsweise auch die Urlaubsvertretung Zugriff bekommt. Die Synchronisation funktioniert gut: Was auf einem Gerät geändert wird, erscheint Sekunden später auch auf den anderen. Das geht soweit, dass man eine Seite auf dem am Projektor angeschlossenen Notebook in der Vollbild-Ansicht anzeigen kann, während jemand am Tablet eine Skizze zeichnet. Die ist dann nach kurzer Zeit für alle am Projektor sichtbar. Wer also mit PC, Tablet und Smartphone arbeitet, findet auf allen Geräten stets die gleichen Daten. Auch wenn man seine Notizen nicht unbedingt auf dem Smartphone erfassen möchte: Oft ist es von Vorteil, die vorhandenen Notizbücher dort zumindest jederzeit einsehen zu können. Fazit Im Vergleich mit einem klassischen Notizbuch punktet OneNote an vielen Stellen. Auf dem Smartphone ist es immer dabei. Mit Tablet und Stift lässt es sich genauso flexibel einsetzen wie Papier, bietet aber unbegrenzt Platz und ist multimedial. Das Blättern im Notizbuch („Das hatten wir irgendwann einmal besprochen, ich bin sicher! “) gehört der Vergangenheit an, da die Autor Dr. Mey Mark Meyer; mehrjährige Tätigkeit als Bauprojektsteuerer, Promotion am Institut für Projektmanagement und Innovation in Bremen, Autor der GPM Marktstudie „Project Management Software Systems“; seit 2006 berät er Organisationen herstellerunabhängig bei der Weiterentwicklung ihres Projektmanagements und der Einführung der dazu passenden Software. Anschrift: prometicon GmbH, Konsul-Smidt- Straße 8m, 28217 Bremen, E-Mail: Mey.Mark. Meyer@prometicon.de Beilagen in diesem Heft • ifmme Institut für moderne Managemententwicklung • Projektforum Rhein Ruhr GmbH • oose Innovative Informatik eG Wir bitten um Beachtung.