eJournals PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL 28/5

PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL
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2941-0878
2941-0886
UVK Verlag Tübingen
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2017
285 GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e. V.

Projektmanagement – made im BVA

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2017
Christina Hermanns
Als zentraler Dienstleister des Bundes setzt das Bundesverwaltungsamt (BVA) mit der Mitgliedschaft bei der GPM e. V. ein klares Statement für das Thema Projektmanagement: Die Umsetzung von Projekten und Beratungsleistungen erfolgt professionell und qualifiziert auf Basis von den in Industrie und internationalen Gremien anerkannten Standards und Zertifikaten.
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30 KONGRESSE projektManagementaktuell | AUSGABE 5.2017 Neu in der GPM: Das Bundesverwaltungsamt, zentraler Dienstleister des Bundes Projektmanagement - made im BVA Autorin: Christina Hermanns Als zentraler Dienstleister des Bundes setzt das Bundesverwaltungsamt (BVA) mit der Mitgliedschaft bei der GPM e. V. ein klares Statement für das Thema Projektmanagement: Die Umsetzung von Projekten und Beratungsleistungen erfolgt professionell und qualifiziert auf Basis von den in Industrie und internationalen Gremien anerkannten Standards und Zertifikaten. Das Themenfeld „Projektmanagement“ betrifft nicht nur IT-Projekte oder Projektleiter, sondern sämtliche Bereiche und Ebenen der Verwaltung. Die Wertigkeit von Projektmanagement und - damit verbunden - von Weiterbildung, Methodenanwendung, Zertifizierung und der Weiterentwicklung von Standards soll flächendeckend erhöht werden. Um unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu fördern und zu entwickeln, möchten wir sie an entsprechenden Kongressen, Vorträgen oder auch Seminaren teilnehmen lassen. Das BVA will die Möglichkeiten der Beteiligung und des Austausches zu Themen des PM aktiv nutzen - z. B. in der Fachgruppe „PM in der öffentlichen Verwaltung“, bei den „PM-Expertinnen“ oder der Weiterentwicklung der S-O-S-Methode © , die wir für Großprojekte definiert haben. Anwendung von Methoden Für eine erfolgreiche Projektumsetzung ist eine konsequente Anwendung standardisierter Projektmanagementmethoden essenziell. Wesentliche Erfolgsfaktoren sieht das BVA auch in einer deutlichen strategischen Ausrichtung und organisationsübergreifenden Priorisierung von Großprojekten. Daher wird im BVA sowohl intern als auch extern die S-O-S-Methode © angewandt. Im Bereich der Softwareentwicklung begibt sich das BVA erfolgreich in Richtung SCRUM und priorisiert seine Vorhaben. sich durch die nationale Gesetzgebung noch Änderungen ergeben, so können diese in den laufenden Entwicklungsprozess eingesteuert werden, da die Methode auf die Reaktion auf Veränderung ausgelegt ist. SCRUM bietet sich nicht nur in Großprojekten an, sondern funktioniert ebenso in kleineren Projekten. Durch den regelmäßigen Austausch zwischen Entwicklungsteam, Product Owner und Kunden wird die Software näher an den Kundenbedürfnissen entwickelt. Fehlentwicklungen wird so frühzeitig Einhalt geboten. Die Einführung von SCRUM oder anderen agilen Methoden stellt für jede Organisation eine Veränderung dar. Die agilen Methoden wurden im BVA zunächst in kleinen Bereichen eingeführt, damit sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von den Vorteilen überzeugen konnten. Begleitet wurde die Einführung von zahlreichen Schulungen, da sich die Veränderung nicht nur aufseite des Kunden zeigt, sondern auch die Softwareentwicklung ihre Arbeitsweisen umstellen musste. Nach mehreren erfolgreichen Projekten und zahlreichen Erfahrungen hat sich gezeigt, dass sich viele Projekte agil umsetzen lassen, wenn sich die Organisation darauf einlässt: Das BVA hat dies erfolgreich getan. Das interne Multiprojektmanagement In den vergangenen Jahren ist die Anzahl und Komplexität von Projekten im BVA kontinuierlich gestiegen. Dabei waren auf Basis von neuen oder veränderten rechtlichen Anforderungen größere IT- und Organisationsprojekte umzusetzen. Folglich wurde für das Portfoliomanagement von Projekten ein Leitfaden für das Multiprojektmanagement entwickelt, welcher seit Jahren erfolgreich angewendet wird. Die Koordination erfolgt durch eine eigene Organisationseinheit - die Multiprojektsteuerungsgruppe (MPG). Die S-O-S-Methode © Für Großprojekte in der öffentlichen Verwaltung hat das BVA Methoden, Werkzeuge und Dokumentvorlagen erstellt, die in der auf das Großprojektmanagement zugeschnittenen S-O-S- Methode © veröffentlicht wurden. Der Inhalt der S-O-S-Methode © baut auf vorhandenem IT-Projektmanagementwissen auf und wurde durch das Kompetenzzentrum Großprojektmanagement entwickelt. Sie eignet sich darüber hinaus aber auch für die Anwendung in kleineren Projekten unter der Berücksichtigung, dass Projektmanagementwissen bei dem Projektleiter und dem Projektteam etabliert sind. Die Methode betrachtet die Erfolgsfaktoren in Strategie, Organisation und System (Abb. 1). Um die S-O-S-Methode © einem breiten Publikum und nicht nur den Behörden zugänglich zu machen, stellt das BVA die Methode kostenfrei auf der Webseite www.bva.bund.de zur Verfügung. Agile Methoden in der Softwareentwicklung Im BVA werden agile Softwareentwicklungsmethoden seit 2013 eingesetzt. Insbesondere kommen SCRUM für die Softwareentwicklung und KANBAN als Methode zur Wartung und Pflege von Software zum Einsatz. Ausschlaggebend für den Einsatz der agilen Methoden waren vor allem die Rahmenbedingungen: immer schnellere Umsetzungszeiten bei unklaren Detailanforderungen. Gerade in solchen Konstellationen bieten sich die agilen Methoden an. Durch beispielsweise eine verabschiedete europäische Richtlinie ist die große Richtung vorgegeben. Die Softwareentwickler können bereits mit einer groben Entwicklung starten, ohne viel Zeit zu verlieren. Sollten KONGRESSE 31 projektManagementaktuell | AUSGABE 5.2017 Einen ausführlichen Bericht zu diesem Thema finden Sie im Buch „Projektmanagement in der öffentlichen Verwaltung: Best Practice in Bund, Ländern und Kommunen“, das 2016 bei der GPM erschienen ist. Das Beratungszentrum des Bundes Das Beratungszentrum des Bundes des BVA berät seit 20 Jahren Bundesbehörden und Zuwendungsempfänger des Bundes auf dem Gebiet der Verwaltungsmodernisierung. Ausgehend von der klassischen Form der Organisationsberatung orientiert es sich an aktuellen Herausforderungen und befindet sich in einem stetigen Weiterentwicklungsprozess. Unterstützt von externen Beratungsunternehmen entwickeln Experten Ideen und Lösungen an der Schnittstelle zwischen Fachbereich und IT. Die Leistungen des Beratungszentrums können als vollumfängliche Beratung, Methodenberatung oder Projektbegleitung bis zur Umsetzung von empfohlenen Maßnahmen erfolgen. Die Erfahrungen haben gezeigt, dass die Herausforderungen bei Großprojekten vielfältig und komplex sind und zukünftig infolge des digitalen Wandels weiter steigen werden. Ein Schwerpunkt im Beratungszentrum des Bundes ist daher das Kompetenzzentrum Großprojektmanagement, welches den Bundesministerien und Bundesbehörden umfassende Beratung zu Fragen des Projektmanagements von Großprojekten bietet, dazu gehören beispielsweise die Bereitstellung der S-O-S-Methode © , der Wissenstransfer zwischen Projektbeteiligten und Coaching bzw. Reviews in Projekten. Über 3PM können Bundesbehörden schnell, komfortabel und sicher Beratungsleistungen externer Dienstleister beauftragen. Die Kunden profitieren von einer in jahrelanger Steuerungspraxis erworbenen Kompetenz der Verwaltungsexperten des BVA, die alle administrativen Arbeitsschritte übernehmen und auf diese Weise zu einer wirksamen Entlastung bei der Projektdurchführung beitragen. Die Zusammenarbeit im Drei-Partner-Modell generiert Synergieeffekte für die Bundesverwaltung. Darüber hinaus können Lessons Learned und Best Practices aus der Fülle der Projekterfahrung genutzt und zugänglich gemacht werden. Erworbenes Wissen wird auf diese Weise innerhalb der Bundesverwaltung weitergegeben und geht nicht verloren. Im Wandel politischer Anforderungen und Vorgaben hat sich das 3PM in den vergangenen 16 Jahren verändert und kontinuierlich weiterentwickelt. In Mixed-Projekten verstärken Berater des Beratungszentrums des Bundes die Projektteams aus Beratern externer Dienstleister und Mitarbeitern der Kundenbehörde. Der Anteil an Eigenberatung des Beratungszentrums wird als Antwort auf zunehmende Anfragen aus der Bundesverwaltung sukzessive ausgebaut. Aus der Vielzahl der Umsetzungsprojekte des BVA nachfolgend ein Beispiel. Digitalisierung des Asylverfahrens Im Februar 2016 startete das Bundesprojekt „Digitalisierung des Asylverfahrens“, initiiert durch das Bundesministerium des Innern. Ziel ist eine medienbruchfreie Kommunikation zwischen Ziel der Beratung in Großprojekten ist es, Ressorts und Behörden beim Management von Großprojekten zu unterstützen, damit sich diese auf ihre fachlichen und inhaltlichen Kernaufgaben in einem Projekt konzentrieren können. Zudem verantwortet das BVA, in Verbindung mit dem Bundesinnenministerium (BMI) und dem Ausschuss für Organisationsfragen (AfO), das Organisationshandbuch für Organisationsuntersuchungen in der Bundesverwaltung (OHB). Das OHB gilt als Grundwerk für Organisationspraktiker und ist unter www.orghandbuch.de für Interessenten verfügbar. Das Drei-Partner-Modell des Bundesverwaltungsamtes (3PM) Im BVA wird u. a. Projektmanagement als Beratungsleistung im Drei-Partner-Modell (3PM) angeboten. In einem Modell trilateraler Kooperation werden Bundesbehörden, die zum Beispiel externe Beratung im Bereich Digitalisierung benötigen, unterstützt. Dieses auf die Verwaltung zugeschnittene Service-Angebot vermittelt Bundesbehörden den Zugang zu Beratungsleistungen aus Rahmenverträgen des Beschaffungsamtes des BMI zur Projektmanagement-, Organisations-, Strategie- und IT-Beratung. Das BVA ist in diesem Modell für die Projektsteuerung zuständig, welche als Serviceleistung den Abruf der Beratungsleistung im Auftrag des Kunden, die Vertragsadministration, die Beraterprüfung, das IT-unterstützte Budget- und Termincontrolling sowie eine Eskalationsbegleitung bei Problemen im Projektverlauf beinhaltet. ■ Klare Projektziele ■ Wohldefinierter Business Case ■ Alignment der maßgeblichen Stakeholder ■ Minimaler, stabiler Projektumfang ■ Robuste Vertragsgrundlage ■ Unterstützung durch Behördenleitung ■ Erfahrener Projektleiter ■ Erfahrenes und motiviertes Projektteam ■ Ausgewogener Mix aus internen und externen MA ■ Einbeziehung der Nutzer ■ Verlässliche Schätzungen und Pläne, Mindesttransparenz über Projektstatus ■ Angemessene Methoden, Verfahren und Werkzeuge ■ Standardisierte, bewährte Technologien Projekterfolg Organisatorisches Umfeld Systemunterstützung, Methoden und Verfahren Strategische Ausrichtung S O S Oberziel Erfolgskategorien Faktoren des Projekterfolgs Abb. 1: Die S-O-S-Methode © und die Kategorien für einen Projekterfolg bei Großprojekten 32 KONGRESSE projektManagementaktuell | AUSGABE 5.2017 allen Beteiligten im Asylverfahren, um die Prozesse rund um die Erstregistrierung, die Informationsbereitstellung für die Behörden, die Sicherheitsüberprüfungen sowie das Asylverfahren zu optimieren. Das BVA trägt einen maßgeblichen Anteil am Aufbau des integrierten IT-Gesamtsystems für das Flüchtlingsmanagement. Denn im BVA wurde das Kerndatensystem auf Basis des Ausländerzentralregisters (AZR) eingerichtet, mit dem Bund, Länder und Kommunen auf die für ihre Arbeit notwendigen Daten zugreifen können. Für das Bundesprojekt haben die beteiligten Behörden BMI, BAMF und BVA auf dem Zukunftskongress 2016 den Preis „Bestes Digitalisierungsprojekt“ erhalten. Für ein Teilprojekt in diesem Kontext, nämlich die Anbindung der Meldebehörden, hat das BVA in 2017 nochmals den eGovernment-Wettbewerb gewonnen, diesmal als „Bestes Infrastrukturprojekt 2017“. Diese Anerkennung hat das Projekt erhalten, weil es unter enormem Zeitdruck schnell und sicher den Abgleich der relevanten Daten über ein zentrales digitales Registrierungssystem realisiert hat. Einer der größten Pluspunkte für das Anwenden von Projektmanagement war die beispielhafte Kommunikation und Zusammenarbeit aller Beteiligten, sowohl BVA-intern als auch behördenübergreifend. Die Anbindung ging Neben seinem Engagement in FutureTrust ist das BVA aktuell in einem weiteren aus „Horizont 2020“ geförderten Projekt aktiv: „The Once-Only Principle Project“, kurz: TOOP. Es startete am 1. Januar 2017 als Initiative von mehr als 51 Organisationen aus 21 EU-Mitgliedsstaaten und assoziierten Ländern. Ziel von TOOP ist es, das sogenannte Once-Only-Prinzip (OOP) zu erforschen und dessen technische Umsetzbarkeit anhand von ausgewählten Anwendungsfällen zu demonstrieren. Das TOOP ist eines der aktuellen Kernprinzipien der Europäischen Kommission im Kontext der Verwaltungsdigitalisierung. Es besagt, dass Bürger und Unternehmen im Kontakt mit der Verwaltung ihre Daten möglichst nur einmal anzugeben haben und Verwaltungen in ganz Europa in die Lage versetzt werden, einmal erhaltene Daten untereinander zu teilen. Geleitet wird das Projekt von Prof. Robert Krimmer, Professor für E-Governance an der Technischen Universität in Tallinn. Das BVA koordiniert die projektbegleitende Öffentlichkeitsarbeit. Das Besondere für das Projektmanagement: Beide Projekte stellen mit ihrer Vielzahl von Partnern eine entsprechende Herausforderung an die Koordination eines jeden Arbeitspakets dar - von punktgenau am gesetzlich vorgegebenen Termin 1. November 2016 in Betrieb - bei über 5.500 angebundenen Meldebehörden. Das BVA betreut auch Forschungsprojekte im europäischen Kontext, bei denen sich spannende internationale Herausforderungen stellen. EU-Projekte FutureTrust und TOOP Das im Mai 2016 mit 16 Konsortialpartnern gestartete Projekt FutureTrust, ein Forschungsprojekt im Rahmen von „Horizont 2020“, zielt darauf ab, die praktische Umsetzung der Verordnung (EU) Nr. 910/ 2014 über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt (eIDAS) in Europa (und über seine Grenzen hinaus) zu fördern. Am Ende des FutureTrust-Projektes soll die Entwicklung eines Open Source-Validierungsdienstes für elektronische Signaturen stehen. Dieser beinhaltet Komponenten für 1. eine eID-basierte, grenzüberschreitende Verwendung von qualifizierten Zertifikaten für elektronische Signaturen sowie 2. für eine vertrauenswürdige Erstellung von Signaturen und Siegeln über mobile Endgeräte. Das BVA entwickelt im Rahmen dieses von der Ruhr-Universität Bochum geleiteten Forschungsprojektes einen eigenen Demonstrator und ist bei der Evaluierung aller mitwirkenden Piloten und Demonstratoren beteiligt, um die Ergebnisse nach Abschluss des Projektes nutzbar zu machen. Abb. 2: Preisverleihung des eGovernment-Wettbewerbs 2016; Foto: BVA KONGRESSE 33 projektManagementaktuell | AUSGABE 5.2017 Weitere Informationen finden Sie unter: www.bva.bund.de www.beratung.bund.de www.bva.bund.de/ 3PM www.orghandbuch.de Autorin Christina Hermanns unterstützt seit Juli 2016 das Kompetenzzentrum Großprojektmanagement des Bundes beim BVA und leitet den BVA-Anteil des europäischen Projektes FutureTrust. Als Projektmanagerin blickt sie auf eine langjährige Berufserfahrung in verschiedenen Branchen wie Luftfahrt, Automobilbau, IT und Dienstleistung zurück. Sie hat Diplom-Wirtschaftsingenieurwesen an der TU Berlin studiert und einen Master in Projekt- und Programmmanagement absolviert. Anschrift: Bundesverwaltungsamt, Referat VM II 5, 50728 Köln, Tel.: 0221/ 7 58-39 00, E-Mail: Christina.Hermanns@bva.bund.de, E-Mail: grosspm@bva.bund.de der Gesamtkoordination über das Architekturmanagement und die Pilotierung bis hin zum Marketing. Ein rundes Projektmarketing wurde von vornherein bei beiden europäischen Projekten als integraler Bestandteil des Projektmanagements gesehen, weshalb diesen Bereichen ganze Arbeitspakete gewidmet wurden. Zukunftsmusik Wir freuen uns auf die Weiterentwicklung des Projektmanagements. Das BVA wird die Aufgaben, zum (Groß-)Projektmanagement zu beraten, den Wissenstransfer in die Bundesverwaltung zu fördern und mit anderen Behörden zusammenzuarbeiten, aktiv weiterentwickeln. Abb. 3: Bestes Digitalisierungsprojekt im eGovernment-Wettbewerb; Foto: BVA # project # process # change VOLLES PROGRAMM FÜR IHR PROJEKT-, PROZESS- UND CHANGE MANAGEMENT Interessiert? www.nextlevelconsulting.com, office@nextlevelconsulting.com Anzeige 34 KONGRESSE projektManagementaktuell | AUSGABE 5.2017 Bundesverwaltungsamt: Partner von über 1.000 Behörden Als der zentrale Dienstleister des Bundes arbeitet das Bundesverwaltungsamt (BVA) für die gesamte Bundesregierung. Zudem ist das BVA Ansprechpartner für Behörden, Vereine, Bürgerinnen und Bürger. Hauptsitz der Bundesoberbehörde ist Köln. Die Geschichte des Bundesverwaltungsamtes begann vor über 50 Jahren. Damals entstand die Idee, nichtministerielle Aufgaben, die einen hohen Verwaltungsaufwand verursachen, in eine eigens dafür zuständige Einrichtung auszulagern: das Bundesverwaltungsamt. Im Lauf der Jahre fanden viele Institutionen Gefallen an dieser Idee, so etwa das Auswärtige Amt mit dem Auslandsschulwesen oder das Bildungsministerium mit den BAföG-Darlehen - Aufgaben, die ganz oder zum Teil an das BVA übertragen wurden. Seit der Gründung der Behörde wurde der Dienstleistungsgedanke immer stärker verankert. Grundlage dafür war, dass in vielen Bereichen Zentralisierungen durchgeführt wurden, beispielsweise im Personalmanagement. Das BVA wickelt heute Besoldungsangelegenheiten für eine Vielzahl von Bundeseinrichtungen, Bundesbehörden und Bundesministerien ab. Dazu gehören Themen wie Zuschüsse im Krankheitsfall, Beihilfen oder auch das gesamte Reisemanagement. Am Anfang ging es nur um Reisekostenabrechnungen - heute besitzt das BVA mit dem Travel-Management-Center ein Angebot, das den gesamten Reiseprozess erfasst. Bei den Dienstleistungen gab es in jüngster Vergangenheit den größten Aufgabenzuwachs. Zum 1. Juni 2017 ging der Dienstleistungsbereich des Bundesamts für zentrale Dienste und offene Vermögensfragen (BADV) auf das BVA über. Im Zuge der Fusion wechselten rund 1.500 Beschäftigte des BADV ins Bundesverwaltungsamt. Einen weiteren Schwerpunkt bilden Aufgaben auf dem Gebiet der Öffentlichen Sicherheit und des Staatsangehörigkeitsrechtes. Das BVA betreibt heute u. a. das Ausländerzentralregister, ist im Auftrag des Auswärtigen Amts mit mehreren Millionen Anfragen im Jahr am Visaverfahren beteiligt und vergibt Berechtigungszertifikate für den Personalausweis. Im Nationalen Waffenregister (NWR) hält das BVA seit 2013 alle wesentlichen Informationen zum erlaubnispflichtigen Umgang mit Waffen und Munition im legalen Privatbesitz vor. Zudem organisiert das Bundesverwaltungsamt das Zuwendungsmanagement, zum Beispiel der Sport-, Kultur-, Jugend- und Sozialförderung, vergibt Bildungskredite, zieht BAföG-Darlehen ein und dient als Ausbildungsbehörde für den gehobenen und mittleren Dienst auf Bundesebene. Aus den eigenen Erfahrungen bei der Verwaltungsmodernisierung ist der stark nachgefragte Bereich Organisationsberatung für Ministerien und andere Behörden entstanden. Deutschlandweit arbeiten insgesamt 5.500 BVA-Mitarbeiterinnen und -Mitarbeiter an vielfältigen Innovationsaufgaben. Moderne IT nimmt eine Schlüsselrolle bei der Bewältigung des breiten Aufgabenspektrums ein. Das BVA realisiert umfangreiche IT-Systeme für neue Aufgaben und entwickelt bestehende Architekturen zukunftsgerichtet weiter. Eine Veranstaltung der www.pm-forum.de 23. & 24. Oktober Herzliches Dankeschön für 2017! Wir bedanken uns bei allen Teilnehmern, Referenten, Ausstellern und Sponsoren des PM Forums und des PMO Tages 2017. Schön, dass Sie dabei waren und die Veranstaltungen zu einem vollen Erfolg gemacht haben. Save the date: PM Forum 2018 Wir freuen uns auf ein Wiedersehen beim PM Forum und PMO Tag im kommenden Jahr in Nürnberg.