70 WISSEN projektManagementaktuell | AUSGABE 1.2018 Einführung eines Reporting-Systems im Airbus-A350XWB- Flugzeugentwicklungsprogramm Autor: Björn Wagner PowerPoint ist sowohl eine der am meisten genutzten als auch verhassten Software- Lösungen der Welt. Mit keinem anderen Programm lassen sich Informationen so leicht präsentieren, das Zusammentragen der Informationen und das Erstellen der Präsentation kann jedoch nicht anders als eine regelmäßige Folter beschrieben werden. Je kritischer das Projekt, umso höher sind die Anforderungen an das Reporting und umso größer ist der administrative Aufwand zum Erstellen der Präsentationen. Projektmitarbeiter kopieren, verschieben und fügen regelmäßig Folien in Präsentationen ein, welche dann per E-Mail verteilt werden. Als Folge werden die Postfächer durch E-Mails mit PowerPoint-Anhängen geflutet und häufig bewirkt das Zuviel an Informationen gerade das Gegenteil. Effiziente Berichtssysteme sind meist nur für standardisierte, regelmäßig zu erstellende Reports ohne Variation der Struktur vorhanden und beschränken sich auf die Generierung von Diagrammen und Kennzahlen. Eine Kommentierung der dargestellten Daten ist in diesen Systemen häufig nicht möglich. In dieser Arbeit wird beschrieben, wie ein flexibles und hocheffizientes Berichtssystem mit PowerPoint und SharePoint beim Unternehmen Airbus im A350XWB-Programm aufgesetzt wurde. 1 Einleitung 1.1 Anforderungen an Berichtssysteme „Das Berichtswesen eines Unternehmens oder einer Unternehmensgruppe hat grundsätzlich die Aufgabe, Empfängern die richtigen Informationen zur richtigen Zeit in geeigneter Form effizient zur 2. Berichtserstellung: Zugriffsmöglichkeiten auf definierte Vorlagen zum Aktualisieren von Daten. 3. Berichtsverteilung: automatisierte Verteilung der erstellten Reporte an die Stakeholder über verschiedene Kanäle (z. B. E-Mails, webbasierte Schnittstellen). 4. Berichtsverwaltung: Speicherung und Archivierung der verteilten Berichte zur Nachverfolgung sowie zur Möglichkeit der späteren Nutzung. Diese Arbeit behandelt nicht den Aspekt der Berichtsgestaltung, da das eingeführte Berichtssystem die Berichtserstellung, -verteilung und -verwaltung vereinfachen sollte. 1.2 Unternehmenshintergrund Airbus ist ein weltweit führendes Unternehmen im Bereich Luft- und Raumfahrt sowie der dazugehörigen Dienstleistungen. Der Umsatz betrug 64,5 Mrd. EUR im Jahr 2015, die Anzahl der Mitarbeiter rund 136.600. Airbus bietet die umfassendste Palette von Passagierflugzeugen mit einer Kapazitätsspanne zwischen 100 und mehr als 600 Sitzen und bildet mit Boeing das Duopol für zivile Großraumflugzeuge. Die Entwicklung eines Passagierflugzeugs zählt zu den anspruchsvollsten und kostenintensivsten Entwicklungsprojekten der heutigen Zeit. Neben den technischen Herausforderungen des Produktes (Design, Berechnungsmethoden, Werkstoffe, Fertigungsverfahren …) und der Fertigungskapazitäten (Hallen, Fertigungsmittel, Logistikkonzepte …) gilt es die komplexen Informationsflüsse während des „simultaneous Engineering“ innerhalb des eigenen Unternehmens und mit den Projektteams der Entwicklungspartner zu koordinieren. Im A350XWB-Programm werden Baugruppen und Systeme aus Eigen- und Fremdfer- >> Für eilige Leser Der Artikel beschreibt, wie der Autor ausgehend von der Vision eines standardisierten und effizienten Managementreportings als Project Management Officer im Airbus- A350XWB-Programm das Berichtswesen innerhalb von drei Jahren grundlegend verändert hat. Sein MS SharePoint-basiertes System verringert erheblich den administrativen Aufwand beim Erstellen von Berichten mit PowerPoint, indem das Einsammeln und Aggregieren der Informationen entfällt. Folien werden einmal erstellt und anschließend immer zentral aktualisiert. Stakeholder erstellen sich aus diesem Pool von Folien selbst aktualisierende Reports, die dann mit einem Klick publiziert und archiviert werden. Das System reduziert die Vorbereitungszeit vor Reportingterminen deutlich und führt zu aktuelleren Informationen in den Berichten. Verfügung zu stellen, um diese bei notwendigen Entscheidungen zu unterstützen.“ [1] Berichtssysteme sollten nach Kemper [2] folgende Kernfunktionalitäten bieten: 1. Berichtsgestaltung: Möglichkeit zur Definition und Strukturierung von Berichtslayouts und -inhalten, wie beispielsweise den Einsatz von Berichtsschablonen. WISSEN 71 projektManagementaktuell | AUSGABE 1.2018 tigung an mehr als zehn europäischen Airbus- Standorten zu Großkomponenten integriert, nur die Endmontage der A350 findet in Toulouse statt. 1.3 Status quo des Managementreportings bei Airbus Es gibt unzählige Studien über die Gründe für das Scheitern von Projekten. Als einer der Hauptgründe wird jedoch immer wieder mangelnde oder schlechte Kommunikation und Information der Projektbeteiligten aufgeführt. In einem hochkomplexen Projekt wie der Flugzeugentwicklung spielt das Lenken von Informationen an die richtigen Adressaten somit eine zentrale Rolle, welche größtenteils von den Project Management Offices (PMO) geleistet wird. Im A350XWB-Programm schlug sich das Informationsbedürfnis in unzähligen PowerPoint- Reports nieder, welche in regelmäßigen Abständen per E-Mail verteilt wurden. Die Intervalle reichten von sechswöchentlich, monatlich, wöchentlich bis hin zu täglichen Reports, in denen Mitarbeiter Informationen konsolidieren und aufbereiten mussten. Bezieht man allein die Anzahl von mehreren Hundert Mitarbeitern im A350XWB-PMO ein, so werden einem schnell die Kosten des Berichtswesens bewusst. In den Abbildungen 1 bis 3 sind Arten der Informationskonsolidierung schematisch dargestellt. Der Großteil der administrativen Tätigkeit fällt beim Anfordern und Verteilen der Informationen per E-Mail sowie beim Kopieren, Einfügen und Sortieren von Folien an. Zusätzlich entsteht Mehrarbeit beim Anpassen durch die verschiedensten vom Corporate Design abweichenden Folienformate, die der „Kreativität“ der Mitarbeiter bzw. modifizierten Folienlayouts in den Abteilungen geschuldet sind. 2 Lösungsansatz Prozessänderungen/ -verbesserungen in einem Unternehmen fallen in den Bereich „Business Improvement Process“ (BIP). Nach Lehrbuch lässt sich der BIP in sechs Phasen unterteilen: 1. Prozessbeschreibung des Ist-Zustandes 2. Analyse des Ist-Prozesses 3. Re-Design des Prozesses 4. Beschaffung der nötigen Ressourcen 5. Änderung einführen und kommunizieren 6. Review des neu eingeführten Prozesses „Postbote“ „E-Mail-Lawine“ „E-Mail-Flut“ Abb. 1: Reporterstellung durch „Postboten“ Abb. 2: Reporterstellung durch „E-Mail-Lawine“ Abb. 3: Reporterstellung durch „E-Mail-Flut” E-Mail-Flut E-Mail-Lawine Postbote 72 WISSEN projektManagementaktuell | AUSGABE 1.2018 Der Autor ist bei der Implementierung seines Berichtssystems nicht den klassischen Weg einer Prozessänderung/ -Verbesserung im Rahmen eines „Business Improvement Process“ gegangen, sondern hat als „Pathfinder“ eine zunächst unbekannte technische Lösung in seinen Arbeitsalltag und den der Mitarbeiter seiner Abteilung integriert. 2.1 Vision eines idealen Berichtssystems Bei der Erstellung eines PowerPoint-basierten Managementreports fallen (abgesehen vom Füllen der Folie mit Inhalt) etliche Arbeitsschritte ohne Mehrwert an: • Suchen der zu aktualisierenden Folien • Statusaktualisierungen anfragen • regelmäßiges Kopieren, Sortieren, Einfügen von Folien aus E-Mail-Anhängen • Verschicken von Folien und Reports an E-Mail- Verteiler • Sortieren von E-Mails mit Reports • Archivieren von publizierten Reports Ein ideales System sollte dem Nutzer das Bearbeiten der Folien so leicht wie möglich machen und die administrativen Aufwände so gering wie möglich gestalten. Unter der Annahme, dass die Akzeptanz eines Tools mit der Anwenderfreundlichkeit gesteigert wird, dann sollte das Tool nach dem KISS-Grundsatz (Keep It Simple & Smart) konzipiert sein und dem Anwender mehr Nutzen nur für kleine Präsentationen handhabbar und die Bibliothek wird bei mehr als 50 Folien schnell unübersichtlich. Microsoft gibt somit auch die Empfehlung, dass pro Folienbibliothek nicht mehr als 100 Folien und 10 User arbeiten sollten. Neue Dokumente werden zudem von außen in das System eingepflegt, womit ein Wildwuchs an verschiedenen Folienformaten vorprogrammiert ist. 2.3 Konfiguration einer Folienbibliothek in „RELY“ Der Autor hat eine Lösung in SharePoint entwickelt, in der der Anwender beim Anlegen eines Dokumentes vor dem Speichern die Dokumenteigenschaften ausfüllen muss, welche dann im SharePoint in einer Liste dargestellt werden. Indem die Anwender beim Anlegen der Datei zu diesen Eingaben gezwungen werden, ist sichergestellt, dass alle relevanten Felder als Meta- Tags gepflegt sind, sodass die Dateien in der SharePoint-Bibliothek wie in Excel gefiltert, sortiert und gruppiert werden können. Als sinnvolle Meta-Tags haben sich im A350XWB-Programm die Felder „Thema“, „Ursprung (Abteilung)“, „Produkt“ und „Folienbearbeiter“ herausgestellt. Damit der Nutzer mit möglichst wenigen Klicks seine Dateien wiederfinden kann, sind Ansichten angelegt, welche die Listen auf seinen Namen filtern und nur die eigenen Dateien anzeigen. Eine Ansicht lässt sich in den Browserfavoriten als gefühlte Mehrarbeit bringen. Dieser Nutzen lässt sich relativ leicht anhand der Reduktion der benötigten Mausklicks messen, um eine Folie zu aktualisieren beziehungsweise einen Report zu konsolidieren. Mit der Folienbibliotheksapplikation von Microsoft SharePoint findet sich eine Lösung, mit der ein PowerPoint-Report nur einmalig erstellt werden muss und sich dann selbstständig aktualisiert. Mit einigen Anpassungen hat der Autor ein System entwickelt, bei Airbus bekannt als „RELY“, das die oben aufgeführten Aufwände nahezu auf null reduziert. 2.2 Nutzung von Folienbibliotheken nach Microsoft Der von Microsoft angedachte Workflow mit einer „Slide Library“ sieht folgendermaßen aus: 1. Erstellung des Grundgerüstes der Präsentation (richtige Anzahl Folien mit Folientitel) 2. Veröffentlichen der Präsentation in der Folienbibliothek 3. Bearbeiten der Folie in der Folienbibliothek 4. Einfügen der Folie in die Ursprungspräsentation über die Option „Folie wiederverwenden“ Microsoft hat mit dieser kombinierten Share- Point/ PowerPoint-Funktion zwar ein extrem mächtiges Werkzeug erschaffen, zeigt dem Nutzer allerdings nicht, wie er mit einer größeren Anzahl an Folien effizient arbeiten kann. Der von Microsoft angedachte Slide Library Workflow ist Abb. 4: Standardübersicht einer Folienbibliothek WISSEN 73 projektManagementaktuell | AUSGABE 1.2018 speichern und ermöglicht so den Zugang zu seinen Folien mit nur einem Klick. In einer zweiten Ansicht sind alle Folien sichtbar, sodass Reportersteller die Informationen durch eigenes Filtern und Sortieren wiederfinden können. 2.4 Design des Berichtssystems RELY Die bei der Berichtserstellung, -verteilung und -verwaltung beteiligten Gruppen lassen sich in die Rollen der Folienbearbeiter, Reporteigner und Reportleser abgrenzen. Der optimale Prozess • Reportleser: 1. Report öffnen In Abbildung 6 ist der Workflow im „RELY“ Berichtssystem analog zur Architektur in Abbildung 7 dargestellt. Das System befindet sich nahe am beschriebenen Optimum, lediglich einige (in PowerPoint nicht entfernbare) Dialogfenster erzeugen zusätzliche Mausklicks. Die Berichtserstellung findet auf den Ebenen „Slide Library“ für den Folienbearbeiter und „Report Creation“ für den Reporteigner statt. Die Berichtsverteilung und Berichtsverwaltung erfolgt mit einer minimalen Anzahl an administrativen Arbeitsschritten würde für die einzelnen Rollen folgendes bedeuten: • Folienbearbeiter: 1. Folie öffnen, Inhalt bearbeiten (Aufwand unabhängig vom Prozess) 2. Speichern 3. Schließen • Reporteigner: 1. Report öffnen, aktualisierten Inhalt verifizieren 2. Report speichern, verteilen, archivieren (& schließen) Abb. 5: Folienbibliothek nach RELY Abb. 6: Workflow im RELY-System 5 Archive 74 WISSEN projektManagementaktuell | AUSGABE 1.2018 in einem Schritt, das heißt, mit dem Publizieren wird der Report zeitgleich archiviert und Leser können sich dann durch einen aktivierten „Alert“ per E-Mail über eine Aktualisierung informieren lassen. Das System ist beliebig skalierbar, da Folien auch aus verschiedenen Folienbibliotheken in einen Report einfließen können. Im A350XWB- Programm wurden so für elf Standorte jeweils zwei „RELY“-Systeme angelegt, eines mit Informationen für alle Projektbeteiligten und eines mit be-schränktem Anwenderkreis, das für sensible Informationen wie Kosten oder Ressourcenplanungen vom höheren Management genutzt wurde. 3 Herausforderungen bei der Implementierung In einem Großkonzern Arbeitsweisen zu ändern ist aufwendig. Viele Richtlinien aus der IT erscheinen Mitarbeitern eher als Hindernis im Tagesgeschäft denn als sinnvolle Regelung, weswegen auch oft an der IT vorbei mit „Guerilla- Tools“ gearbeitet wird. 3.1 Organisatorische Herausforderung Die Idee eines Mitarbeiters kann noch so gut sein und wird vielleicht trotzdem niemals verwirklicht. Das kann durchaus an der Vielzahl der möglichen Entscheider liegen, die verschiedenste Disziplinen und Funktionen vertreten. In 4 Fazit Das eingeführte Berichtssystem bietet eine für viele Unternehmen nicht bekannte Möglichkeit, das Managementreporting zu verbessern. Es ist beliebig skalierbar und lässt sich auf alle Unternehmensbereiche und Projekte anwenden. Trotz oder vielleicht auch wegen der Einfachheit der Lösung findet es auch drei Jahre nach der Einführung immer noch einen hohen Zuspruch bei Airbus und neuen Kunden wie zum Beispiel aus der Automobilindustrie.  Literatur [1] Antonovich, M. P.: Office and SharePoint 2010 User’s Guide. Integrating with Excel, Outlook, Access and Word. Apress (The expert‘s voice in Office and SharePoint), Berkeley, CA, 2010 [2] Kemper, H. G./ Baars, H./ Mehanna, W.: Business Intelligence - Grundlagen und praktische Anwendungen. Eine Einführung in die IT-basierte Managementunterstützung. Vieweg+Teubner Verlag, Wiesbaden 2010 Schlagwörter Berichtswesen, Folienbibliothek, PMO, PowerPoint, SharePoint, Statusreporting Kompetenzelemente der ICB 4.0 3.05 Organisation, Information und Dokumentation Autor Dipl.-Wirt.-Ing. Björn Wagner ist Berater, Projektmanager für Innovations- und Entwicklungsprojekte und Themenverantwortlicher für „Collaborative Work“ im Center of Excellence Project Management der INVENSITY GmbH. Anschrift: INVENSITY GmbH, Parkstraße 22, 65189 Wiesbaden, Tel.: 0611/ 50 47 54-0, Fax: 0611/ 50 47 54-19, Mobil: 0172/ 6 24 51 42, E-Mail: Bjoern.Wagner@invensity.com, www.invensity.com diesem Fall ist das sogenannte Stakeholdermanagement sehr wichtig, um für die Idee zu „werben“ und „Sponsoren“ zu gewinnen. Dieser Vorgang ist allerdings zeitaufwendig und arbeitsintensiv. Auch wenn in einem Geschäftsbereich dann eine Verbesserung eingeflossen ist, folgt nicht automatisch, dass diese auch auf andere Bereiche überspringt. Der Mitarbeiter müsste an die anderen Abteilungen entliehen werden, seine ursprüngliche Arbeit würde also liegen bleiben. Für das Unternehmen wäre dies zwar die richtige Handlungsweise, doch dem entleihenden Vorgesetzten würde so eine wichtige Ressource fehlen, um seine eigenen Ziele zu erreichen. Sofern organisatorisch möglich, sollte der Mitarbeiter auf eine zentrale Stabsstelle versetzt werden, um so allen Unternehmensbereichen zur Verfügung zu stehen. 3.2 Technische Herausforderungen Bei einer Folienbibliothek handelt es sich zwar um eine Standardfunktion von Microsoft Power- Point & SharePoint, jedoch ist sie nur schlecht dokumentiert und es lassen sich nicht viele Informationen über die Grenzen der Lösung finden (z. B. maximale Anzahl an Folien in einer Bibliothek oder Verlinkungen in einem Report). Durch Pilotprojekte und ausführliches Testen konnte das System auch in einer kritischen Projektphase erfolgreich ausgerollt werden. Die Möglichkeit zur Rückkehr zur „alten“ Arbeitsweise als Rückfalllösung ist weiterhin gegeben. Inhalte Slide Library Report Creation Report Library Archiv Optionale Speicherorte SharePoint Abb. 7: Architektur des RELY-Systems