WISSEN 75 projektManagementaktuell | AUSGABE 1.2018 Abb. 1: In Mindmaps - hier in der Zeitleistenansicht - kann MindManager auch Aufgaben verfolgen und mit einfachen Formeln rechnen. PM-Software MindManager 2018 - Projektmapping oder Mindmanagement? Autor: Mey Mark Meyer Mindmaps waren ursprünglich ein Kreativitätswerkzeug. Sie eignen sich, um Gedanken zu sammeln und zu vertiefen, ohne durch die Form der Notizen auf lineares Denken festgelegt zu werden. Längst gibt es für diese Methode etablierte Softwarelösungen. Mind- Manager als eines der ersten Produkte für diesen Zweck geht allerdings weit darüber hinaus und erschließt zunehmend neue Anwendungsbereiche. Viele davon versprechen, den Projektalltag leichter zu machen. Als spezielle Software für Mindmaps hob Mind- Manager die Grenzen eines Blatt Papiers auf: In der Software können Mindmaps jederzeit ergänzt werden, die bereits vorhandenen Zweige werden einfach für neue Zweige verschoben. Auf Papier ist das kaum machbar. Um die Kreativität der Anwender durch eine nah an Stift und Papier liegende Bedienung zu unterstützen, bot MindManager auf Tablet-PCs schon früh eine intuitive Stiftbedienung und Handschrifterkennung an (vgl. PM aktuell 2/ 2009). Auch mit der Tastatur geht die Bedienung nach kurzer Gewöhnung leicht von der Hand. So tritt die Software in den Hintergrund und der Anwender kann sich voll auf die Inhalte konzentrieren. Klare Strukturen für Projektinformationen Ein wesentlicher Vorteil softwaregestützter Mindmaps hat allerdings weniger mit freiem Kreativitätsfluss als vielmehr mit Organisation zu tun: Die Zweige einer Mindmap können am PC beliebig neu sortiert und mit Zusatzinformationen versehen werden. Daher eignen sich Mindmaps hervorragend, um Informationen zu strukturieren und zu visualisieren. Durch Markierungen mit kleinen Symbolen, farbige Kennzeichnungen und ergänzende Kommentare werden Mindmaps übersichtlich gestaltet. Mind- Manager hat sich so zu einer Visualisierungssoftware für Daten aller Art entwickelt. Auch SharePoint und Datenbanken können Anwender in ihre Mindmaps einbinden. Außerdem unterstützt das Programm Berechnungen mit einfachen Formeln und beherrscht ein solides Aufgabenmanagement bis hin zu Terminplänen. Version 2018 bringt in all diesen Funktionsbereichen Neuerungen und unterstreicht so nochmals den Anspruch, ein universelles Visualisierungswerkzeug im Geschäftsalltag zu sein. Selbst Flussdiagramme zeichnet die Software mittlerweile. Das alles sind Funktionen, die auch Projektmanager im Alltag gut gebrauchen können. Aufgaben- und Terminmanagement Für viele Projekte reicht MindManager zum Aufgabenmanagement durchaus aus. Jeder Zweig kann als Aufgabe mit einem entsprechenden Fertigstellungsgrad, Start- und Endtermin definiert werden. Auch eine Ressourcenplanung ist an Bord. Für eine richtige Kapazitätsanalyse reicht sie zwar nicht aus, allerdings hilft sie dabei, Verantwortliche festzulegen und später danach zu filtern. Anhand von Anordnungsbeziehungen kann MindManager auch Termine berechnen. 76 WISSEN projektManagementaktuell | AUSGABE 1.2018 Mindmaps eignen sich gut, um Aufgaben in Projektstrukturplänen abzubilden oder sie mit Unterzweigen genauer zu beschreiben. Für Terminpläne ist ein Gantt-Diagramm hilfreicher, das MindManager in zwei Versionen bereitstellt. Gewöhnliche Benutzer müssen mit dem Standard-Gantt vorliebnehmen. Die Enterprise-Version, die ab fünf Lizenzen erhältlich ist, enthält stattdessen Gantt Pro. Diese Gantt-Ansicht öffnet sich in einem unabhängigen Fenster, das neben der Mindmap angezeigt werden kann und ständig mit deren Inhalten abgeglichen wird. Anders als im Standard-Gantt können hier die Eigenschaften von Aufgaben im Gantt Pro direkt bearbeitet werden. Außerdem bietet Gantt Pro etwas mehr Möglichkeiten, das Diagramm zu drucken. Doch auch in der Pro-Variante bleibt das Gantt- Diagramm aus der Sicht von Projektmanagern eher rudimentär, etwa was die Formatierung und Druckoptionen angeht. Auch wenn MindManager keine spezielle Projektmanagement-Software sein soll: Gut druck- und präsentierbare Gantt- Terminübersichten und statusbezogene Aufgabenlisten sind auch in vielen kleineren Projekten nützlich und stünden einer Software, die dafür durchaus als Planungswerkzeug ausreichen kann, gut zu Gesicht. Viel mehr Ansichten als nur Mindmaps Mit Mindmaps können Zweige nach unterschiedlichsten Kriterien gruppiert werden. Für den Zeitbezug bietet MindManager außerdem eine spezielle Formatierung als horizontale oder vertikale Zeitleiste. Die erste Knotenebene der Map wird dann horizontal oder vertikal angeordnet, während die weiteren Ebenen rechts davon oder darunter angezeigt werden (Abb. 1). Darüber hinaus beherrscht MindManager noch zahlreiche andere Formate. Bei der Aufgabenplanung hilft die Zeitplanansicht, die alle Aufgaben nach ihrem Fälligkeitstermin in Spalten einteilt. Zusammen mit der Filterfunktion, die in allen Ansichten zur Verfügung steht, beantwortet diese Ansicht schnell die Frage, was etwa bis Ende kommender Woche zu erledigen ist. Ganz ähnlich funktioniert die Prioritätsansicht, in der die Spalten jeweils einer Prioritätsstufe entsprechen. Mit der Gliederungsansicht erhält der Anwender eine Liste der Zweige - leider geht die übersichtliche Einrückung der Liste verloren, wenn sie gedruckt wird. Die vielfältigen Ansichten helfen dabei, auch eine große Zahl von Aufgaben im Griff zu behalten. Zusätzlich zu den Anpassungsmöglichkeiten für Ansichten und Filter wünscht man sich allenfalls noch, Kombinationen aus Filtern und Ansichtsformaten als Favoriten speichern zu können. So ließe sich zum Beispiel ein Zeitplan für sämtliche Aufgaben und ein weiterer für die Aufgaben der höchsten Priorität vorbereiten. Schade ist, dass sich einzelne Zweige nicht in mehreren Mindmaps gleichzeitig verwenden lassen. Will man etwa eine Aufgabenliste nach Bearbeitungsstatus und nach Verantwortlichkeiten gliedern, bleibt nur, die Aufgaben in beiden Mindmaps parallel zu aktualisieren oder eine zentrale Mindmap stets erneut von Hand zu filtern und zu strukturieren. Für den schnellen Überblick färbt Mindmap die Aufgabenzweige farbig ein - etwa um überfällige Aufgaben rot hervorzuheben. Venn-Diagramme, Zwiebel-Diagramme und die Konzept-Maps für Ursache-Wirkungs-Analysen ergänzen die Darstellungsmöglichkeiten der Software. Mit den Flussdiagrammen können Anwender sogar Prozesse mit Swimlanes modellieren. Die Version 2018 bringt die neue Funktion, mit Freihandzeichnungen Hintergründe zu erstellen. So kann beispielsweise die Matrix für eine Stakeholderanalyse gezeichnet werden, auf der anschließend die Namen der einzelnen Stakeholder positioniert werden. Der Vorteil des Mindmap- Prinzips: Jeder einzelne Name kann zum Ausgangspunkt einer Mindmap für die Stakeholderanalyse werden. Daten, Formeln und Visualisierung Mit zusätzlichen Zweigeigenschaften lässt sich der Informationsgehalt weiter steigern. Möglich sind unter anderem Zahlen, Zusatztexte oder Datumsangaben. Wer beispielsweise mit der Mindmap eine Agenda plant, legt eine neue Eigenschaft „Dauer“ an, weist sie den Zweigen für Tagesordnungspunkte zu und gibt jeweils einen Wert in Minuten ein. Auf den übergeordneten Zweigen, beispielsweise „Vormittags“ und „Nachmittags“, summiert eine Formel den Zeitbedarf der einzelnen Tagesordnungspunkte auf. Wird ein Tagesordnungspunkt von vormittags auf nachmittags verschoben, berechnet die Software automatisch den neuen Zeitbedarf. Bedingte Formatierungen passen die Optik der Zweige automatisch an die Werte der Eigenschaften an. Überschreitet beispielsweise die Gesamtdauer aller Tagesordnungspunkte im Vormittagszweig die verfügbare Zeit, könnte der Zweig mit einem dicken roten Rand hervorgehoben werden. Auch für Projektkosten, Bestellübersichten und sonstige Zahlenspielereien im Projekt sind die Eigenschaften nützlich. MindManager bietet eine rudimentäre Formelunterstützung, die Summen, Mittelwerte und Anzahlen über andere Zweige berechnen kann. Auf Wenn-dann-Unterscheidungen, die Verbindung von Texteigenschaften oder andere typische Excel-Funktionen muss der Anwender noch verzichten. Dafür erhält man ein visuelles Kalkulationswerkzeug, mit dem Kalkulationsstrukturen wesentlich deutlicher werden. Um Mindmaps an Partner weiterzugeben, bietet sich neben dem Export zu Excel, Word und dem Erstellen eines PDF besonders der HTML-Export an. Als HTML-Datei lassen sich Mindmaps in jedem modernen Browser öffnen und lesen. Fazit Über die ursprüngliche Kernaufgabe, Mindmaps zu erstellen, ist der MindManager längst hinausgewachsen. Die Software eignet sich auch hervorragend, um zu strukturieren und Aufgaben zu verfolgen. Dank der Anbindung externer Datenquellen (Datenbanken und Excel) lässt sich das Produkt auch als Alternative zu endlosen Listen nutzen, wie sie im Projektmanagement häufig anfallen. Die SharePoint-Anbindung der Enterprise-Version hilft Anwendern, auch ohne detaillierte SharePoint-Kenntnisse Daten aus dem Web in ihren Mindmaps zu verwalten. Die neuen Funktionen zum Zeichnen sind für einfache Visualisierungen hilfreich, ersetzen in anspruchsvolleren Fällen allerdings nicht Spezialprodukte wie Visio oder SharePoint-Dashboards. Mindjet hat das Produkt in den letzten Jahren beständig um neue Funktionen ergänzt. Mitunter wäre es stattdessen wünschenswert, wenn bestehende Funktionen erst noch abgerundet würden. So lassen wichtige PM-Werkzeuge wie Aufgabenlisten und Terminpläne, aber auch die Zeichenfunktionen noch manche Funktion vermissen, die nicht erst in komplizierter Spezialsoftware zu erwarten ist. Deswegen eignet sich MindManager aber im Projektalltag dennoch als Universalwerkzeug, um Sachverhalte zu verdeutlichen, Klarheit zu schaffen und so manche Diskussion zu beschleunigen. Weitere Infos unter: www.mindjet.com/ de Autor: Mey Mark Meyer E-Mail: Mey.Mark.Meyer@prometicon.de