20 POLITIK UND GESELLSCHAFT projektManagementaktuell | AUSGABE 3.2018 Aktionsprogramm Mit Projekten Deutschlands Zukunft gestalten Projektmanagement Aktionsprogramm Mit Projekten Deutschlands Zukunft gestalten Projektmanagement Raus aus den Silos, rein in die Projekte! Autorinnen: Ina Gamp, Julie Gray Im Akademiegespräch „Management und Governance von Projekten vor dem Hintergrund aktueller kommunaler Herausforderungen“ der GPM in Kooperation mit der KGSt und der Management Akademie Weimar diskutierten Führungskräfte aus Kommunen vom 17. bis 18. April 2018 Chancen und Handlungsfelder vom kommunalen Projektmanagement. Ziel der Veranstaltung im Rahmen des Aktionsprogramms „Mit Projekten Deutschlands Zukunft gestalten“ war vor allem der Austausch von Erfahrungen unter den Teilnehmenden: Was hat funktioniert und was nicht? Welche Herausforderungen müssen bewältigt werden? „Heute Behörden - morgen Verwaltungsökosysteme, die Kommune als digitale Plattform“, so skizzierte Franz-Reinhard Habbel, Gründer Innovators Club und ehemals Sprecher des Deutschen Städte- und Gemeindebundes, in seinem Impulsbeitrag die Vision der Kommune von morgen. Die Herausforderungen, vor denen Kommunen heute stehen, sind immens - Globalisierung, Digitalisierung, Urbanisierung, demografische Entwicklungen und vieles mehr. Kommunen brauchen daher eine verstärkte Projektkompetenz, um den Wandel zu meistern: „Wir müssen die Silos überwinden, um erfolgreich zu sein.“ Doch die traditionell hierarchisch aufgestellten Kommunalverwaltungen tun sich oft schwer, ihre gewohnten Zuständigkeitsgrenzen zu verlassen und neue Formen der Zusammenarbeit zu finden. „Projektmanagement ist eine Führungsaufgabe - ohne Commitment der Führung können Projekte nicht erfolgreich sein“, so GPM Präsident Prof. Klausing in seiner Eröffnungsrede und ergänzte: „Es braucht einen kritischen und konstruktiven Austausch über die brennenden Fragestellungen und Antworten darauf, wie wir erfolgreiches Verwaltungshandeln ermöglichen.“ So wurde in verschiedenen Diskussionsbeiträgen sowohl großer als auch kleinerer Kommunen deutlich, dass es hilfreich ist, klein anzufangen und durch schnelle Erfolge Akzeptanz und Motivation für die nächsten Schritte zu schaffen. Kommunale Projekte sollten einen klaren Bezug zum Leitbild oder zur Gesamtstrategie der Kommunalverwaltung haben und die strategischen Vorgaben bzw. Ziele umsetzen, so Marc Gross, Programmbereichsleiter Organisations- und Informationsmanagement bei der KGSt, in seinem Impulsvortrag. Die Erfahrungen bei der Einführung von Portfoliomanagement stellte Ralf Gabriel, Leiter der Stabsstelle IT-Multiprojektmanagement im Referat für Informations- und Telekommunikationstechnik der Landeshauptstadt München, vor. Angesichts der steigenden Anzahl an Projekten, die gemanagt werden müssen, wurde erstmals eine gesamtstädtische Sicht zu allen IT-Vorhaben und Projekten hergestellt sowie Regeln und Prozesse für die Priorisierung von Vorhaben eingerichtet. Dadurch wird auch eine effektive Nutzung von (Personal-)Ressourcen angestrebt. Thorsten Herrmann, Bürgermeister a. D. und Mitglied im Innovators Club; Foto: Antje Reichert POLITIK UND GESELLSCHAFT 21 projektManagementaktuell | AUSGABE 3.2018 Thorsten Herrmann, Bürgermeister a. D. und Programmmanager der hessischen Staatskanzlei für die „Hessentage“, machte am Beispiel seiner Projekterfahrungen deutlich, welche Kräfte die Projektarbeit und der Fokus auf den nachhaltigen Nutzen für die Kommune bei den Projektverantwortlichen und -mitarbeitern freisetzen - und zwar mit langfristigen positiven Auswirkungen auf die Motivation und Zusammenarbeit weit über das einzelne Projekt hinaus. Als Erfolgsfaktoren aus operativer Sicht nannte Wolfgang Sauer, PMO-Leiter des Landkreises Hameln-Pyrmont und Leiter der Fachgruppe „Projektmanagement in Kommunen“: 1. eine Führung, die es will, 2. die Erarbeitung eines Projektmanagementsystems und 3. einen „Kümmerer“, der’s macht. Ohne die Unterstützung der Leitung kann die Einführung von PM nicht gelingen. Die Führung ist dafür verantwortlich, Strukturanpassungen und Kulturwandel aktiv zu unterstützen und neue Formen der Zusammenarbeit mitzutragen. Die Erarbeitung eines auf Standards basierenden Systems - der zweite Punkt - ist ein notwendiger Handlungsrahmen für alle Beteiligten, der verhindert, dass bei jedem Projekt das Rad neu erfunden und diskutiert wird. Es schafft zudem ein gemeinsames Vokabular für alle Beteiligten, das anschlussfähig ist. Der dritte Punkt ist ebenso unerlässlich wie die anderen beiden - es braucht eine Person, die konkret das Arbeiten in Projekten einführt und die Kolleginnen und Kollegen darin begleitet und coacht. Für die Leitung von Projekten muss gelten: Dies darf nur jemand machen, der oder die es wirklich kann. Die schrittweise Qualifizierung von Personal im Projektmanagement ist also eine Notwendigkeit. Am Beispiel der Freien Hansestadt Bremen machte Dr. Anke Saebetzki, Leiterin der Abteilung Personal- und Verwaltungsmanagement der Senatorin der Finanzen, den Engpass geeigneter Projekt- und Portfoliomanager für die hochkomplexen kommunalen Projekte mit ihren besonderen Anforderungen politischer Vorgaben, einer vielfältigen Stakeholderlandschaft und zahlreicher Schnittstellen deutlich. Projektleiterinnen und Projektleiter, die in der Lage sind, dieses komplexe Umfeld zu beherrschen, sind am Markt kaum zu finden. Vielmehr müssen geeignete Personalentwicklungskonzepte Anwendung finden. Sabine Meister vom Projekt-Wissenscenter (PMO) der Freien und Hansestadt Hamburg stellte den Hamburger Ansatz zur Entwicklung von Projektmanagementkompetenz vor, der bei zahlreichen Teilnehmenden großes Interesse an weiterem Austausch auslöste. Einen innovativen Beitrag zum Thema Kompetenzentwicklung leistet die Hochschule Bremen unter der Leitung von Prof. Helga Meyer, die dort Pro- Während der Diskussion; Foto: Antje Reichert Aktionsprogramm Mit Projekten Deutschlands Zukunft gestalten Projektmanagement Aktionsprogramm Mit Projekten Deutschlands Zukunft gestalten Projektmanagement 22 POLITIK UND GESELLSCHAFT projektManagementaktuell | AUSGABE 3.2018 jektmanagement im dualen Studiengang Public Administration unterrichtet. Theorie und Praxis werden hier eng verzahnt, denn die Studierenden arbeiten an realen Projekten, die aus der Bremer Verwaltung beauftragt werden. Durch verantwortliche Übernahme von Projektrollen wird PM-Wissen zur PM-Kompetenz. Durch die enge Zusammenarbeit mit den Auftraggeberinnen und Auftraggebern entwickelt sich auch bei diesen ein besseres Verständnis von Projektarbeit und ihrer Rolle und Verantwortung in Projekten. Die kommunalen Führungskräfte haben die Verantwortung für die Zielvorgaben und für den nachhaltigen Nutzen, wenn die temporäre Organisation des Projektes sich nach dessen Abschluss aufgelöst hat. Sie spielen somit eine zentrale Rolle für den Erfolg der Projekte und sollten besser als bisher auf diese Rolle vorbereitet werden, so fasste Norman Heydenreich, stellvertretender Vorsitzender des Beirats des Aktionsprogramms „Mit Projekten Deutschlands Zukunft gestalten“, ein wesentliches Ergebnis der Diskussion zusammen. Übereinstimmend wurde festgestellt, dass es an Personal fehlt, das sich in der Verwaltung aus- Dr. Anke Saebetzki, Abteilungsleiterin der Senatorin der Finanzen; Foto: Antje Reichert Auch in den Kaffeepausen wurde intensiv diskutiert. Foto: Antje Reichert Aktionsprogramm Mit Projekten Deutschlands Zukunft gestalten Projektmanagement Aktionsprogramm Mit Projekten Deutschlands Zukunft gestalten Projektmanagement POLITIK UND GESELLSCHAFT 23 projektManagementaktuell | AUSGABE 3.2018 kennt und Projektmanagement beherrscht, sowie an Karriereentwicklungsmodellen („Fachkarrieren“), die es interessant machen, sich in diesem Bereich weiterzuqualifizieren. Dies wird u. a. ein Thema sein, welches die GPM im Rahmen ihres gesellschaftspolitischen Dialogs unter dem Dach des Aktionsprogramms „Mit Projekten Deutschlands Zukunft gestalten“ in verschiedene Dialogrunden einbringen wird. Auch Vertreterinnen und Vertreter von Kommunen, die die Veranstaltung nicht besuchen konnten, sind herzlich eingeladen, diese Fragen weiter im Rahmen der Fachgruppe „Projektmanagement in Kommunen“ zu diskutieren, welche kürzlich organisatorisch mit einem KGSt-Innovationszirkel zusammengelegt wurde. Die Liste der Themen, mit der sich diese Fachgruppe beschäftigen kann, ist durch die Veranstaltung erheblich gewachsen. Im Rahmen der Kooperation zwischen KGSt und GPM entstehen weitere Angebote rund um das Themenfeld Projektmanagement für Kommunen - bei Interesse sprechen Sie uns gerne an!  Autorinnen Ina Gamp ist Sprecherin des Aktionsprogramms „Mit Projekten Deutschlands Zukunft gestalten“ bei der GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e. V. in Berlin tätig. 2004 bis 2008 war sie bei der Brücke/ Most-Stiftung zur Förderung der deutsch-tschechischen Verständigung und Zusammenarbeit in Dresden tätig. Anschließend arbeitete sie für die Advocacy Unit Tshwane Leadership Foundation, Pretoria (Südafrika). 2010 bis 2015 war sie Geschäftsführerin des Fördervereins Willy-Brandt-Zentrum Jerusalem e. V. in Berlin. Ina Gamp ist Osteuropawissenschaftlerin M. A. und interkulturelle Trainerin. Anschrift: GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e. V., Hauptstadtrepräsentanz, Hausvogteiplatz 12, 10117 Berlin, Tel.: 030/ 36 40 33 99-72, E-Mail: I.Gamp@gpm-ipma.de Julie Gray ist Referentin bei der Kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (KGSt) im Programmbereich Organisations- und Informationsmanagement und ist u. a. für das Themenfeld „Kommunales Projektmanagement“ zuständig. Sie ist zertifizierte Projektmanagement-Fachfrau IPMA Level D und leitet die GPM Fachgruppe „Projektmanagement in Kommunen“. Anschrift: KGSt, Gereonstraße 18-32, 50670 Köln, Tel.: 0221/ 3 76 89-35, E-Mail: Julie. Gray@kgst.de Die Kooperationspartner (von links): Norman Heydenreich (Management Akademie Weimar), Ina Gamp (GPM), Franz-Reinhard Habbel (Innovators Club), Julie Gray und Marc Gross (beide KGSt); Foto: Antje Reichert Aktionsprogramm Mit Projekten Deutschlands Zukunft gestalten Projektmanagement Aktionsprogramm Mit Projekten Deutschlands Zukunft gestalten Projektmanagement