eJournals PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL 29/4

PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL
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2941-0878
2941-0886
UVK Verlag Tübingen
1001
2018
294 GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e. V.

Projektron BCS – hybride Portfolios

1001
2018
Mey Mark Meyer
Als Werkzeuge sind Taskboards fast schon Synonyme für ein agiles Vorgehen im Projekt. Es erscheint so viel einfacher, ein Kärtchen von einer Statusspalte in eine andere zu ziehen, als einen vernetzten Balkenplan zu bearbeiten. Doch natürlich ist die Verwendung eines Taskboards noch lange kein agiles Projektmanagement. Und umgekehrt muss es nicht entweder Taskboard oder Gantt-Diagramm heißen. Projektron BCS verbindet beide Methoden und unterstützt dadurch Projektterminplanung, Scrum und hybride Planung. Und auch im Portfoliomanagement findet die Software Verwendung für ein Taskboard.
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WISSEN 65 projektManagementaktuell | AUSGABE 4.2018 Als Werkzeuge sind Taskboards fast schon Synonyme für ein agiles Vorgehen im Projekt. Es erscheint so viel einfacher, ein Kärtchen von einer Statusspalte in eine andere zu ziehen, als einen vernetzten Balkenplan zu bearbeiten. Doch natürlich ist die Verwendung eines Taskboards noch lange kein agiles Projektmanagement. Und umgekehrt muss es nicht entweder Taskboard oder Gantt-Diagramm heißen. Projektron BCS verbindet beide Methoden und unterstützt dadurch Projektterminplanung, Scrum und hybride Planung. Und auch im Portfoliomanagement findet die Software Verwendung für ein Taskboard. Die Business Coordination Software (BCS) aus dem Hause Projektron zielte lange Zeit vor allem auf kaufmännisch orientiertes Projektmanagement für Dienstleister. In projektorientierten Unternehmen mittlerer Größe kann die Software eine Alternative zu einem ERP-System sein, um ein Portfolio von Dienstleistungsprojekten von der ersten Planung und Kalkulation über die Angebots- und Ausführungsphase bis zur Abrechnung im Blick zu behalten. Zunehmend richtet sich das Programm allerdings auch an PMOs, die ein unternehmensinternes Projektportfolio steuern. Hier unterstützt Projektron BCS beispielsweise mit Funktionen für Projektanträge und Projektbewertungen unter strategischen Gesichtspunkten. Was macht externe Dienstleistungsprojekte besonders? Wer Dienstleistungen für Kunden erbringt, muss seine Projekte natürlich grundsätzlich genauso planen wie alle anderen auch. Die erste Projektplanung dient allerdings im Idealfall zugleich als Grundlage für die Angebotskalkulation. Falls nicht, muss sie zumindest an ein bereits existierendes Angebot oder gar an einen Auftrag angepasst werden. Beide Wege unterstützt BCS: Angebotspositionen können aus den im Projekt erstellten Aufwandsplanungen abgeleitet werden und Projektstrukturelemente lassen sich mit bestehenden Auftragspositionen verbinden. Die Software kann dann interne Projektkosten mit dem Auftragsbudget vergleichen. Außer den internen Kosten kann BCS auch eine Angebotssumme berechnen. Dabei berücksichtigt das Programm die Rollen der Mitarbeiter und eventuelle Rahmenverträge mit dem jeweiligen Kunden. Außerdem sind Festpreise möglich. Die Artikelverwaltung in Projektron BCS deckt auch sonstige Lieferungen ab. Damit werden zum Beispiel in einem IT-Projekt neben Entwicklungsleistungen auch Standardtrainings und notwendige Hardware eingeschlossen. Für den Bezug des Angebots zum Kundenstamm sorgt das integrierte CRM-Modul mit einer Adress- und Kontaktverwaltung. Während das Projekt durchgeführt wird, ist die Abrechnung im Blick zu behalten, um anhand von Zahlungsplänen und erreichten Meilensteinen oder nach geleistetem Aufwand Rechnungen stellen zu können. Projektron BCS kann dafür die erfassten Ist-Aufwände des Projektteams zur Abrechnung aufaddieren. Dabei darf die Zeiterfassung, die zur Fortschrittsbewertung berücksichtigt wird, von den Abrechnungswerten abweichen: Vertragliche Rundungsregelungen für Stunden- und Tagessätze werden automatisch berücksichtigt. Für Kulanzleistungen wird die entsprechende Zeitbuchung als „nicht abrechenbar“ markiert - oder als „ausweisbar“, um sie ohne Berechnung nachrichtlich auf einem Stundennachweis aufzuführen. Mittels sogenannter Funktionssätze werden aus den geleisteten Stunden dann Rechnungsbeträge. Diese im System hinterlegten rollenbezogenen Abrechnungsstundensätze können je Kunde und Projekt überschrieben werden. Kostet beispielsweise eine Technikerstunde üblicherweise 80 EUR, so kann dieser Wert für einen einzelnen Kunden laut Rahmenvertrag auf 76 EUR geändert werden. Für ein spezielles Joint-Venture-Projekt mit diesem Kunden ließe sich der Satz dann auch auf 60 EUR reduzieren. Projekte umsetzen Projektron BCS bietet auch Funktionen für das agile Projektmanagement. Die Entwickler orientieren sich hier vor allem an Scrum. Zur Projektumsetzung steht dementsprechend auch ein Taskboard zur Verfügung (Abb. 1), in dem Epics und User-Stories des Sprint-Backlogs bearbeitet werden können. Um ein Sprint-Backlog zu füllen, zieht der Anwender die gewünschten Elemente einfach mit der Maus aus dem Gesamt-Backlog auf den betreffenden Sprint. Wer nicht der reinen Lehre folgen will, kann die Software auch für gemischte Vorgehensweisen nutzen: Arbeitspakete im Projektplan lassen sich beispielsweise in Aufgaben unterteilen, die dann auf einem Taskboard erscheinen und mit dessen Hilfe nachverfolgt werden können. Das Gesamtprojekt kann so mit einem Gantt geplant und gesteuert werden. Anstatt jedoch dort auch ein Arbeitspaket bis ins Kleinste zu unterteilen, wird ihm ein Arbeitspaketteam zugewiesen, das seine Aufgaben dann in einem Taskboard organisiert. Arbeitszeitrückmeldungen für Sprint-Aufgaben fasst das Programm zur Abrechnung auf dem Arbeitspaket zusammen. Dienstleistungsprojekte sind meist personalintensiv. Dementsprechend leistungsstark ist Projektron BCS im Bereich des Ressourcenmanagements. Neben den erwähnten Kostensätzen helfen Projektrollen und Mitarbeiterfähigkeiten besonders bei der längerfristigen Planung. Wer PM-Software Projektron BCS - hybride Portfolios Autor: Mey Mark Meyer 66 WISSEN projektManagementaktuell | AUSGABE 4.2018 partout eine sehr genaue Terminplanung benötigt, findet mit der Einsatzplanung und dem Kalender das Werkzeug der Wahl. Der Kalender verwaltet konkrete Termine wie die Projektbesprechung oder den Workshop beim Kunden. Diese Termine werden mit dem zugehörigen Arbeitspaket verbunden. Sie erscheinen aber nur im Kalender und nicht im Balkendiagramm, damit die Gesamtterminplanung übersichtlich bleibt. Wird in einem Dienstleistungsprojekt beispielsweise das Arbeitspaket „Konzeption“ mit einer Dauer von sechs Wochen geplant, können Ressourcen und Aufwand auf dieser Ebene kalkuliert, geplant und gesteuert werden. Es ist dann trotzdem möglich, auch die konkreten Kundentermine zu planen, etwa für entsprechende Workshops. Diese erscheinen in den Kalendern der einzelnen Mitarbeiter und können über einen Exchange Server auch auf ihre Smartphones übertragen werden. Bei der Abrechnung ist dann klar, auf welches Arbeitspaket, und damit auch, auf welche Abrechnungsposition sich der Kundentermin bezieht. Wiedervorlagen sind nützliche kleine Aufgaben, die als persönliche Erinnerungsstütze dienen oder an Teammitglieder verteilt werden. Diese kommentieren sie und melden über den Aufgabenstatus die Fertigstellung. Separate Aufgabenlisten in Tabellenkalkulationsblättern, mit denen oft Aufgaben aus Besprechungen nachverfolgt werden, braucht man dann nicht mehr. Bei den Wiedervorlagen dominieren allerdings Listen, ein Task Board gibt es hier noch nicht. Unterstützung für strategisches Portfoliomanagement Für Unternehmen, die vorwiegend Kundenprojekte abwickeln, ist der Schwerpunkt auf Ressourcen und Kosten ebenso nützlich wie die vielen Funktionen für die Alltagsarbeit im Projekt. Anstelle eines strategischen Portfoliomanagements treten dann die Kalkulation von Angeboten und die Bewertung der Angebotschancen. Doch auch bei internen Projekten kann Projektron BCS nützlich sein - hier gilt es zunächst allerdings, etwas Abstand von dem in der Software genutzten Begriff „Auftragssumme“ zu nehmen. An die Stelle eines Kundenauftrags treten bei internen Projekten stattdessen die dem Projekt bewilligten Mittel, meist als Projektbudget bezeichnet. Die in der Software genutzten Begriffe können Administratoren anpassen. Bei externen Kundenprojekten ist meist die Wirtschaftlichkeit dafür entscheidend, ob ein Projekt durchgeführt bzw. ein Auftrag angenommen wird. Auch die Ressourcensituation sollte berücksichtigt werden. In einem internen Portfolio sind weitere Fragen wichtig: Ideen müssen bewertet werden. Falls mehr sinnvolle Projektideen vorliegen, als Ressourcen vorhanden sind, muss eine Entscheidung fallen, welche Projekte trotz ihrer grundsätzlichen Eignung zurückgestellt werden, um die Projektorganisation nicht zu überlasten. Mit den Projektanträgen in Projektron BCS wird eine Projektidee systematisch beschrieben und anhand einer Kriteriencheckliste bewertet. Dadurch kann zum Beispiel geprüft werden, inwieweit das beantragte Projekt zu den strategischen Zielen des Unternehmens passt. Ein Projekt darf in der Software auch mehreren Portfolios zugeordnet sein, um alternative Portfolios zusammenzustellen und die Konsequenzen zu bewerten. Für einen schnellen Überblick über Abb. 1: Projektrons Task Board findet in der Software vielfältige Verwendung. WISSEN 67 projektManagementaktuell | AUSGABE 4.2018 die Projekte eines Portfolios oder eine anderweitig definierte Projektgruppe wie die Projekte einer bestimmten Abteilung bietet Projektron BCS tabellarische Übersichten. Farbliche Hervorhebungen und kleine Grafiken in den Tabellenzellen visualisieren die wichtigsten Projektinformationen. Auch hier kommt ein Taskboard zum Einsatz: Es zeigt den Bearbeitungsstatus der Projekte auf einen Blick. Die Projekte werden als Karten in mehreren Statusspalten dargestellt, die zum Beispiel die Projektphasen darstellen. Mit der Maus kann eine Projektkarte in eine andere Spalte gezogen und so der Projektstatus geändert werden. Die Ansicht bietet damit eine interessante Übersicht über das Portfolio. Allerdings wechseln Projekte ihren Status nicht so häufig, als dass die bequeme Bedienung per Maus hier ihre volle Stärke ausspielen könnte. Oft sind solche Phasenwechsel - beispielsweise von „geplant“ zu „angeboten“ - zudem mit Freigabeprozessen verbunden und es gibt keine spontanen Statuswechsel. Workflows in der Software informieren bei solchen Statuswechseln ggf. einen oder mehrere Anwender, damit diese den Statuswechsel prüfen und freigeben. Fazit Die Taskboards in Projektron BCS verdeutlichen gut die Gesamtausrichtung der Software. Als eher operatives Werkzeug entspricht es der Produktphilosophie, die auf umfassende Unterstützung rund um die Projektabwicklung im Alltag setzt. Dazu passen beispielsweise auch die Wiedervorlagen, das Ticketsystem mit E-Mail-Integration, und Kalender mit Arbeitszeitkonten und Urlaubsverwaltung. Dass es nicht nur in Scrum- Projekten genutzt werden kann, sondern sich auch für gemischte Ansätze mit größeren Arbeitspaketen in der Terminplanung eignet, zeigt eine pragmatische Grundeinstellung: Die Software orientiert sich weniger an strenger Methodik als vielmehr an den Anforderungen aus der Projektpraxis der Anwender. Schließlich dokumentiert die Verwendung des Task Boards als interaktive Projektstatusübersicht den Anspruch von Projektron BCS, auch für die strategische Portfolioplanung geeignet zu sein. Zwar gibt es noch keine Simulationsfunktionen, Projektanträge, Bewertungsmodelle für den strategischen Nutzen und eine Risikoabschätzung kennt die Software allerdings schon heute. Die Zukunft dürfte gerade in diesem Bereich noch mehr bringen. Weitere Infos: www.projektron.de  Autor Dr. Mey Mark Meyer; mehrjährige Tätigkeit als Bauprojektsteuerer, Promotion am Institut für Projektmanagement und Innovation in Bremen, Autor der GPM Marktstudie „Software für Projektmanagement“; seit 2006 berät er Organisationen herstellerunabhängig bei der Weiterentwicklung ihres Projektmanagements sowie Auswahl und Einführung der dazu passenden Software. Anschrift: prometicon solutions GmbH, Konsul-Smidt-Straße 8m, 28217 Bremen, E-Mail: Mey.Mark.Meyer@prometicon.de Termine Oktober 2018 The „PMI ® Global Conference 2018: Be a Champion of Change“, organized by PMI Project Management Institute, will take place from 6 th to 8 th October 2018 in Los Angeles/ USA. Further Information: customercare@ pmi.org or www.pmi.org/ globalconference (english) The „2018 AIPM National Conference“ organized by the Australian Institute of Project Management will take place from 7 th to 9 th October 2018 in Sydney/ Australia. Further Information: info@aipm.com.au or www.aipm. com.au/ events/ national-conference (english) Der „pma focus 2018“ zum Thema „SPEED: Über Zeit und Geschwindigkeit im Projektmanagement“, organisiert von pma - Projektmanagement Austria in Wien, Österreich, findet am 10. Oktober 2018 zum 15. Mal statt. Weitere Infos: office@p-m-a.at oder www.p-m-a.at/ focus Die Tagung „Projektmanagement und Vorgehensmodelle - PVM 2018“ mit dem Titel „Der Einfluss der Digitalisierung auf Projektmanagementmethoden und Entwicklungsprozesse“ wird vom 15. bis 16. Oktober 2018 von der Gesellschaft für Informatik in Düsseldorf veranstaltet. Weitere Infos: info@pvm-tagung.de oder www.pvmtagung.de Der „11. gfo-Jahreskongress für Organisation und Management“, eine Veranstaltung der Management Circle AG, findet vom 17. bis 18. Oktober 2018 in Düsseldorf statt. Weitere Infos: Stephan Wolf, 06196/ 47 22-800, kundenservice@managementcircle.de oder www.managementcircle.de/ va_microsites/ gfokongress.html Der „PMO Tag 2018“ der GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e. V. findet am 22. Oktober 2018 in Nürnberg statt. Weitere Infos: pm-forum@gpm-ipma.de oder www.pm-forum.de Das „35. Internationale PM Forum 2018“ wird von der GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e. V. am 23. und 24. Oktober 2018 in Nürnberg durchgeführt. Weitere Infos: pm-forum@gpm-ipma.de oder www.pm-forum.de November 2018 Der „4. Complexity Management Congress“ zum Thema „Produktentwicklung 4.0 - Komplexitätsmanagement in Zeiten des digitalen Wandels“, durchgeführt von der Complexity Management Academy, der RWTH Aachen, dem Fraunhofer IPT und dem WLZforum an der RWTH Aachen, findet am 6. November 2018 in Aachen statt. Weitere Infos: Dolores Gasparovic, Tel.: 0241/ 8 02 36 14, d.gasparovic@wzl. rwth-aachen.de oder www.complexitycongress.com Der Kongress „PM-Summit“ zum Thema „The Human Success Factor in Projects“ wird vom PMI Southern Germany e. V. in Zusammenarbeit mit allen deutschen PMI Chaptern am 12. November 2018 in München veranstaltet. Weitere Infos: projekt leitung@pm-summit.de oder www.pm-summit.de Der „BPUG Deutschland Kongress 2018“ wird von der BPUG Best Practice User Group Deutschland am 16. November 2018 in Frankfurt am Main veranstaltet. Weitere Infos: info@bpug-deutschland.de oder www.bpug-deutschland.de/ veranstal tungen-des-bpug-deutschland-ev Die Konferenz „Tools4AgileTeams“ findet am 29. und 30. November 2018 in Wiesbaden statt und wird von der Seibert Media GmbH organisiert. Weitere Infos: info@seibert-media.net oder www.tools4agileteams.com