eJournals PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL 29/5

PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL
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2941-0878
2941-0886
UVK Verlag Tübingen
1201
2018
295 Gesellschaft für Projektmanagement

PLANTA pulse – mehr Agilität wagen

1201
2018
Mey Mark Meyer
Agile Methoden sind populär. Das bedeutet für etablierte Multiprojekt-Software, dass gemischte Portfolios zunehmen. Umgekehrt müssen neue agile Werkzeuge zunehmend die Sicht des PMO auf das Gesamtportfolio ebenso unterstützen wie die Arbeit der Teams im Projektalltag. PLANTA pulse positioniert sich als Lösung für die Zusammenarbeit in agilen Projekten. Zu diesem Zweck bietet die Software flexible Aufgaben-Boards, die sich variabel an eigene Vorgehensweisen anpassen lassen. Wenn es darum geht, agil koordinierte Projekte, Teilprojekte und Arbeitspakete mit der Terminplanung in Gesamtprojekten zu verbinden und für Multiprojektauswertungen zusammenzufassen, hat die Software außerdem einen besonderen Trumpf in der Hinterhand.
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WISSEN 43 projektManagementaktuell | AUSGABE 5.2018 Agile Methoden sind populär. Das bedeutet für etablierte Multiprojekt-Software, dass gemischte Portfolios zunehmen. Umgekehrt müssen neue agile Werkzeuge zunehmend die Sicht des PMO auf das Gesamtportfolio ebenso unterstützen wie die Arbeit der Teams im Projektalltag. PLANTA pulse positioniert sich als Lösung für die Zusammenarbeit in agilen Projekten. Zu diesem Zweck bietet die Software flexible Aufgaben-Boards, die sich variabel an eigene Vorgehensweisen anpassen lassen. Wenn es darum geht, agil koordinierte Projekte, Teilprojekte und Arbeitspakete mit der Terminplanung in Gesamtprojekten zu verbinden und für Multiprojektauswertungen zusammenzufassen, hat die Software außerdem einen besonderen Trumpf in der Hinterhand. Agile Vorgehensweisen sind längst über rein agil koordinierte Projekte hinausgewachsen. Auch wenn sie sich nicht immer in Reinform eignen, sind sie doch in vielen Projekten zumindest für Teilaktivitäten nützliche Werkzeuge. So entstanden wie auch bei vielen anderen PM-Methoden auch hier gemischte Ansätze: Bedeutungsschwer als hybrides Projektmanagement bezeichnet, vereinen sie pragmatisch das Beste aus unterschiedlichen Welten. Konsequenterweise unterstützt auch PM-Software zunehmend gemischte Planungsmethoden, fasst Portfolios aus Projekten mit und ohne agile Vorgehensweise zusammen und integriert agile Teilprojekte in die Ablauf- und Terminplanung eines Gesamtprojekts. Das Multiprojekt-System PLANTA Project eignet sich mit seinen leistungsfähigen Funktionen zur Ressourcen- und Terminplanung selbst für komplexe Projekte, in denen die Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Aktivitäten genauestens vorausgeplant werden müssen. Nicht zuletzt deswegen zählt der Hersteller auch zahlreiche Unternehmen des Maschinen- und Anlagenbaus zu seinen Referenzkunden. Doch selbst in solchen stark vorausgeplanten Projekten werden agile Vorgehensweisen beliebter, beispielsweise um den immer umfangreicheren Anteil der Softwareentwicklung oder die frühen Planungsphasen zu koordinieren. Diese Entwicklung spiegelt PLANTA pulse wider. Die Software kann als eigenständige, webbasierte Lösung für agiles Projektmanagement eingesetzt werden. Sie arbeitet allerdings auch mit PLANTA Project zusammen. Damit wird integriertes, hybrides Projektmanagement möglich. Kanban-Board und Teamplanung Die Startseite von PLANTA pulse zeigt dem Anwender eine Übersicht mit kleinen Kacheln für jedes einzelne „seiner“ Boards. Das sind zum einen die, für die man als Manager verantwortlich ist. Dazu kommen Boards, an deren Aufgaben man als Teammitglied arbeitet. Außerdem zeigt PLANTA pulse alle Boards an, die von ihren Eigentümern als öffentlich gekennzeichnet wurden. Das hilft zum Beispiel, projektunabhängige Aufgaben einer Fachabteilung zu koordinieren. Ein Klick auf eine Kachel bringt den Anwender in das entsprechende Task-Board. Die Task-Boards zeigen die Projektaufgaben als Kärtchen in verschiedenen Spalten, in PLANTA pulse Listen genannt, die je nach Bedarf eingerichtet werden. Die Listen können so zum Beispiel klassisch den Bearbeitungsstatus der Aufgaben zeigen, etwa „Anstehend“, „In Arbeit“ und „Erledigt“. Auch eine Liste pro Aufgabenbereich ist denkbar (Abb. 1). Backlogs verwaltet PLANTA pulse ebenfalls als Boards, deren Listen beispielsweise nach Komponenten unterscheiden können. Von einem Backlog-Board aus werden die Aufgaben dann zur Bearbeitung auf ein Sprint- oder Release-Board verschoben. Einen weiteren Anwendungsfall liefert der Bereich „Meine Aufgaben“: Hier finden Anwender alle ihnen zugewiesenen Aufgaben - in den Listen stehen dabei jeweils die Aufgaben eines einzelnen Boards. Wer seine Aufgaben noch besser im Blick haben möchte, nutzt das Dashboard. Mit selbst gestalteten Datenanfragen wird dort eine gefilterte Auswahl der eigenen Aufgaben angezeigt. So behält man zum Beispiel alles im Blick, was demnächst in irgendeinem Projekt fällig wird. Wer nach Kanban arbeitet und die Zahl gleichzeitig bearbeiteter Aufgaben begrenzen möchte, legt eine Obergrenze für die „In Arbeit“-Liste fest. Außerdem beherrscht PLANTA pulse Schwimmbahnen, die das Board in vertikaler Richtung unterteilen. So entsteht eine Matrix, in der die Karten senkrecht zum Beispiel noch nach dem geplanten Release oder dem verantwortlichen Team gegliedert werden. Diese Zuordnung ist allerdings eher nachrichtlich - Sie beeinflusst nicht die Eigenschaften der Aufgaben: Mit dem Verschieben einer Karte von einer Team-Schwimmbahn zur nächsten wird somit nicht automatisch die Ressourcenzuordnung geändert. Ein Klick auf eine Karte reicht, um die Aufgabeneigenschaften anzuzeigen. Dazu gehören die Bezeichnung und eine Beschreibung, die zugeordneten Teammitglieder sowie optional ein Anfangs- und Fälligkeitstermin. Außerdem können Checklisten-Punkte angelegt werden. Bei der späteren Bearbeitung der Aufgabe bekommen die Teammitglieder so gleich eine Information, welche Teilaspekte beachtet werden müssen. Falls zusätzliche Angaben erfasst werden sollen, können die Board-Eigentümer leicht Eingabefelder für weitere Eigenschaften hinzufügen. Eine zentrale Vorgabe durch das PMO ist allerdings noch nicht möglich. PM-Software PLANTA pulse - mehr Agilität wagen Autor: Mey Mark Meyer 44 WISSEN projektManagementaktuell | AUSGABE 5.2018 Abb. 1: Bilder und Skizzen reichern die Task-Boards an. Auch kurze Fragen zu einzelnen Aufgaben klärt das Team direkt in PLANTA pulse: Mit der Diskussionsfunktion fügen Anwender zu den Karten des Boards Kommentare hinzu, die das Programm chronologisch anzeigt. So stehen Hinweise, Fragen und auch ergänzende Dokumente immer direkt im Zusammenhang mit der entsprechenden Projektaufgabe und das Team kann auf etliche E-Mails verzichten. Zu jeder Aufgabe können auch Dokumente angefügt werden, etwa Kalkulationen oder Konzepte. Auf diese Weise kann PLANTA pulse die komplette Team-Zusammenarbeit abdecken. Hybrides PM Prinzipiell ist PLANTA pulse eine komplett eigenständige Software. Wer lediglich die Taskboards für Projekte benutzen möchte, benötigt keine weitere Software. Für hybrides Projektmanagement wird das Programm allerdings dadurch interessant, dass es sich über Web-Services mit PLANTA Project verbinden lässt. Im Terminplan von PLANTA Project werden dafür zunächst Vorgänge definiert und die Ressourcen geplant. Diese Planwerte berücksichtigt PLANTA Project dann in allen Portfolio-Auswertungen, sodass auch für agile Teilprojekte eine Multiprojektplanung möglich ist. Um die Vorgänge mit PLANTA pulse zu verbinden, reichen zwei Schritte: Zunächst wird der Vorgang mit einem Häkchen als „relevant für pulse“ markiert, dann wird die Synchronisation zwischen den beiden Softwareprodukten über ein Programm-Menü gestartet. Anschließend findet sich der Vorgang als Board in PLANTA pulse, wo er von dem vorgesehenen Team weiter mit Listen und Aufgaben detailliert werden kann. Ab dann wird der Vorgang in PLANTA Project durch Synchronisation der Zeitrückmeldungen und anhand der abgeschlossenen Board-Aufgaben aus PLANTA pulse aktualisiert. Diese enge Verbindung zwischen dem Terminplan in PLANTA Project und den Boards in PLANTA pulse ist nicht nur hilfreich, um bei agiler Vorgehensweise die einzelnen Sprints im Terminplan anzuzeigen und die Projektsituation auch in Multiprojektübersichten wiederzugeben. Der Terminplan kann auch in nicht agilen Projekten einfacher gehalten werden, wenn die Arbeitspakete nicht ganz so detailliert geplant werden. Stattdessen wird das Arbeitspaket mit einem Ressourcenteam besetzt, das dann PLANTA pulse nutzt, um seine Aufgaben zu koordinieren. Fazit PLANTA pulse ist optisch ansprechend gestaltet, klar strukturiert und lässt sich so intuitiv bedienen, dass eigentlich keine oder allenfalls eine kurze Einweisung in die Software nötig ist. Einzelne Projektteams können direkt starten. Wenn jedoch mehrere Projekte mit der Software koordiniert werden sollen, ist ein einheitliches Konzept erforderlich, das vor der Nutzung vermittelt werden muss. PLANTA pulse lässt den Anwendern viel Freiheit. So können neben Scrum oder Kanban-Ansätzen mit benutzerdefinierten Feldern und Fälligkeitsterminen auch ganz eigene Formen des Aufgabenmanagements umgesetzt werden. Frei nach dem Motto „Flexibilität ist gut, grundlegende Standards sind besser für die Gesamtübersicht“ würde es der Lösung gut anstehen, dem PMO etwas mehr Möglichkeiten zu bieten, Rahmen zu setzen und zum Beispiel benutzerdefinierte Felder je Projekttyp festlegen zu können. Für Multiprojektumgebungen ist dies besonders wichtig, damit Teammitglieder nicht in jedem Projekt andere Regeln vorfinden. Hierbei darf man aber nicht vergessen, dass die Software noch recht neu ist und sich stetig weiterentwickelt. WISSEN 45 projektManagementaktuell | AUSGABE 5.2018 PLANTA pulse ist prinzipiell als Einzellösung geeignet. Anwender können die Software für monatliche Gebühren als Service buchen und direkt loslegen. Ihre vollen Stärken kann die Lösung allerdings in Verbindung mit PLANTA Project ausspielen, wenn es gelingt, die Vorausplanung im Terminplan auf weniger und allgemeinere Vorgaben zu vereinfachen und bei den Details stattdessen mit PLANTA pulse die Abstimmung zwischen den Teammitgliedern zu erleichtern. Dann sind agile Vorgehensweisen auch in großen gemischten Projektportfolios möglich. Weitere Infos: www.planta.de/ produkte/ plantapulse/  Autor Dr. Mey Mark Meyer; mehrjährige Tätigkeit als Bauprojektsteuerer, Promotion am Institut für Projektmanagement und Innovation in Bremen, Autor der GPM Marktstudie „Software für Projektmanagement“; seit 2006 berät er Organisationen herstellerunabhängig bei der Weiterentwicklung ihres Projektmanagements sowie Auswahl und Einführung der dazu passenden Software. Anschrift: prometicon solutions GmbH, Konsul-Smidt-Straße 8m, 28217 Bremen, E-Mail: Mey.Mark.Meyer@prometicon.de Anzeige Der Benchmark für Ressourcenplanung Projektportfolio-Management Ressourcenplanung Zeit-/ Aufwanderfassung Kostenmanagement Projektplanung Die Testumgebung in der Cloud steht für Sie bereit Scheuring AG CH-4313 Möhlin � +41 61 853 01 54 www.scheuring.ch � info@scheuring.ch www.ressolution.ch Anzeige