PM-Software Saprima - Datendrehscheibe für das PMO Autor: Mey Mark Meyer Start- und Endtermine und der aktuelle Status, während die Plankostenübersicht vielleicht neben den zugehörigen Arbeitspaketen noch Kostenart, Betrag und weitere Angaben zu den einzelnen Positionen enthält. Anstatt dann die Eigenschaften in den Dialogfenstern zu ändern, kann man sie auch bequem direkt in den Spalten der Tabelle bearbeiten. Dadurch ähnelt die Bedienung von Saprima stark einer Tabellenkalkulation. Der entscheidende Unterschied ist, dass die Daten webbasiert an einem zentralen Ort zur Verfügung stehen, mit anderen Informationen vernetzt werden können und jederzeit für Auswertungen und Analysen zugänglich sind. Auch sonst lässt sich die Bedienoberfläche leicht anpassen: Wie die Baumansichten und die Detailseiten genutzt werden, ist lediglich eine Frage der Konfiguration. Damit eignet sich die Software gut, um Informationen aus anderen Systemen, etwa dem Produktdatenmanagement oder dem ERP-System, mit Projektinformationen zu verbinden. Zum Beispiel könnten Zeichnungslieferobjekte als neuer Datentyp im Projektstrukturplan jeweils unterhalb der Gate- Meilensteine angeordnet werden, an denen sie überprüft werden. Die Eigenschaften der Lieferobjekte, beispielsweise der aus dem CAE-System importierte Zeichnungsstatus, werden in Saprima auf den Detailseiten angezeigt. Deren Layout kann allerdings nur begrenzt verändert werden, weswegen sich alle Datenansichten im Programm stark ähneln. Das erschwert zwar etwas den Wiedererkennungseffekt von Funktionen, dafür ist das Bedienkonzept durchgängig einheitlich. Funktionen zur Projektplanung und Steuerung Saprima ist allerdings nicht nur ein Werkzeug, um Projektdaten in Tabellen und Dialogfeldern In vielen Projektumgebungen kommen unterschiedliche Werkzeuge für die Planung und Steuerung der Projekte zum Einsatz. Oft finden sich wichtige Projektinformationen in zahllosen einzelnen Tabellenkalkulationsblättern. Die PM-Software Saprima wurde entwickelt, um Projektdaten aus unterschiedlichen Quellen zusammenzuführen und Zusammenhänge zu analysieren. Typische PM-Funktionen bietet sie natürlich auch. Projektmanagement-Software einzuführen ist immer auch eine Frage der Standardisierung. Es wäre unwirtschaftlich, zahllose nur geringfügig abweichende Prozesse jeweils einzeln in einer Software abzubilden. Die Beteiligten müssen sich also darüber verständigen, welcher Variantenreichtum wirklich erforderlich ist. Häufig sind auch Daten aus anderen Systemen zu integrieren und es finden sich bereits diverse PM-Tools in der Organisation. Deren zufriedene Anwender möchten sie gerne behalten. Auch wenn es natürlich Verbesserungspotenzial gibt, haben die vorhandenen Tools bei näherer Betrachtung schließlich meist ihre ganz speziellen Stärken. Wo es sinnvoll ist, belässt man daher manchmal die bestehende Lösung für bestimmte Projekttypen. Dann muss sie allerdings in die neue Gesamtsoftware eingebunden werden, damit ein komplettes Bild der Projektelandschaft entstehen kann. Häufig wird zum Beispiel spezielle Software für agiles Projektmanagement verwendet, die dann mit der unternehmensweiten Projektmanagement- und Portfoliomanagement- Lösung verbunden wird. Es geht also um die Abwägung zwischen Standard und Speziallösung. Vor allem wenn die Projektelandschaft sehr heterogen ist, schon viele etablierte Werkzeuge existieren und vor allem ein Gesamtüberblick über das Projektportfolio und die Ressourcenplanung vermittelt werden soll, kann es eine gute Strategie sein, die Daten aus unterschiedlichen Systemen in einer zentralen Anwendung zusammenzuführen, statt alle Anwender auf die gleiche Software zu verpflichten. Die Anwender arbeiten so zunächst in ihren gewohnten Systemen weiter. Wo das sinnvoll ist, werden die Prozesse dann allmählich auf die neue Software umgestellt. Daten-Jongleur Angepasste Datenstrukturen und Schnittstellen zu anderer Software sind für moderne PM-Systeme inzwischen alltäglich. Die PM-Software Saprima unterscheidet sich in diesem Punkt dennoch von anderen gängigen Programmen: Sie wurde von vornherein mit dem Blick auf das Projektmanagement-Datenmodell der DIN 69901-4 entwickelt, um ERP- und PM-Informationen zu vernetzen. Heute bietet sie sich als Werkzeug für ganz unterschiedliche Projektdaten an. Der datenorientierte Ansatz spiegelt sich in der Bedienoberfläche wider. In seinem Browser findet der Anwender zunächst die Hauptbereiche „Initiativen“, „Ressourcen“, „Finanzen“ und „Berichte“. Administratoren erhalten außerdem den Bereich „Anpassen“. In den einzelnen Bereichen präsentiert das Programm die Daten jeweils in einer Baumstruktur auf der linken Seite. Dort werden beispielsweise die Mitarbeiter der einzelnen Abteilungen, Finanzbuchungen der Projekte oder auch der Projektstrukturplan angezeigt. Detailangaben zu den einzelnen Elementen im Baum finden Anwender in den Ansichten rechts davon, die üblicherweise in mehrere Karteireiter aufgeteilt sind (Abb. 1). Dieses generelle Prinzip lässt sich leicht erweitern. Abhängig von den Planungsobjekten in der Baumstruktur können zum Beispiel weitere Spalten eingefügt werden. Für Arbeitspakete sind das womöglich die verantwortlichen Mitarbeiter, 42 WISSEN projektManagementaktuell | AUSGABE 1.2019 bewilligten Budget. Falls gewünscht, können für die Ist-Kosten-Verfolgung auch Einzelbuchungen aus dem ERP-System übernommen und in verschiedenen Währungen verrechnet werden. Beim Vergleich der Ist-Werte mit dem Budget werden dann nicht nur die Ausgaben, sondern auch Obligowerte berücksichtigt. Auch eine Ressourcen nicht auf einzelne Arbeitspakete genau planen möchte, kann stattdessen auch eine periodische Planung pro Monat für das Gesamtprojekt in einer Tabelle pflegen. Auch bei den Finanzfunktionen ist Saprima flexibel. Das Programm unterscheidet klar zwischen den kalkulierten Plan-Werten und einem zu bearbeiten. Sie geht über einen „Datenbrowser“ hinaus und bietet als PM-Software vielmehr auch klassische Funktionen, angefangen von der Terminberechnung und einer Gantt-Darstellung der Terminsituation. Anhand der eingeplanten Ressourcen berechnet das Programm die Auslastung der entsprechenden Mitarbeiter. Wer Anzeige Abb. 1: Mit Baumstrukturen, Tabellen und Detailseiten organisiert Saprima Projektinformationen WISSEN 43 Taskboard-Ansicht ist vorhanden. Sie ist einfach gehalten und Anwender, die agile Vorgehensweisen zum Mittelpunkt ihrer Projektaktivitäten gemacht haben, werden vermutlich eher auf die bereits erwähnte Spezialsoftware setzen und diese an Saprima anbinden. Die Taskboards können allerdings auch komplette Projekte als Karten darstellen. So entstehen Übersichten über das Projektportfolio, die Projekte zum Beispiel in einer Matrix nach Auftraggeber und Status gliedern. Projektmitarbeiter können Saprima nutzen, um ihre Projektaufgaben einzusehen, Fortschritt zurückzumelden, die eigene To-do-Liste zu pflegen oder eventuelle Reisekosten zu erfassen. Auch dabei kommt allerdings die eher nüchterne Oberfläche mit ihren Tabellen und Eingabemasken zum Einsatz, die sich eher an routinierte Nutzer wendet. Spezielle Dashboards oder Assistentenfunktionen, welche die Anwender zum Beispiel durch den Erfassungsprozess für Kosten führen, gibt es nicht. Sind Daten erst einmal in Saprima, lassen sie sich vielseitig auswerten und grafisch aufbereiten. Für einfache Listen reicht die Saprima- Oberfläche aus - mit zusätzlichen Spalten sind sie schnell konfiguriert. Das Berichtsmodul, das den JasperReports-Server verwendet, bietet darüber hinaus interaktive Dashboards und grafische Auswertungen. Solche Berichte entwerfen und entwickeln Administratoren, um sie dann den Anwendern zur Verfügung zu stellen. Diese können die Berichte dann für ihre Projekte nutzen. Auf diese Weise bietet Saprima die Möglichkeit, die aus unterschiedlichen Quellen gesammelten Daten eventuell zusammen mit in Saprima selbst erfassten Informationen für standardisierte Berichte zu nutzen. Eine besondere Stärke des Programms sind seine Regelfunktionen. Mit ihnen werden die Projektdaten überwacht und Abläufe automatisiert. Beispielsweise können Regeln regelmäßig rechenintensive Auswertungen über Nacht starten, Kennzahlen und Statusindikatoren berechnen und automatische Benachrichtigungen veranlassen, wenn etwa bestimmte Meilensteine verspätet sind. Weil Profis innerhalb der Regeln sogar programmieren können, lässt sich das Programm mit ihnen von den Administratoren fast unbegrenzt erweitern. Fazit Für Projektmanager sind die soliden Projektplanungsfunktionen in Saprima interessant. Sie können mit der Software alle Informationen zum Planen und Steuern von Projekten in einer Anwendung zusammenführen, statt mit zahllosen verstreuten Excel-Tabellen zu jonglieren. Teammitgliedern bietet die Software zwar auch einige Funktionen, für Gelegenheitsnutzer wären allerdings vereinfachte Oberflächen, wie sie moderne Web-Anwendungen zunehmend bieten, geeigneter. Besonders ist die Software gleichwohl aus anderem Grund: Als flexibler Daten-Browser ist Saprima mit seinen Baumstrukturen, Tabellen und Eingabemasken vor allem für Anwender interessant, die sich in ihren Informationsstrukturen auskennen und ein effizientes Werkzeug suchen, um Projektlandschaften im Blick zu behalten. Das trifft insbesondere auf PMOs zu, die mit der Software verschiedene Datenquellen zusammenführen möchten. Dabei ist es auch möglich, den übrigen Anwendern ihre individuellen Werkzeuge zu belassen und diese, wenn überhaupt, erst später durch Saprima zu ersetzen. Auch Programmmanager und Projektmanager von Großprojekten mit mehreren Teilprojekten profitieren von Saprima als Datendrehscheibe in besonderer Weise. Weitere Infos: www.saprima.de  Autor Dr. Mey Mark Meyer; mehrjährige Tätigkeit als Bauprojektsteuerer, Promotion am Institut für Projektmanagement und Innovation in Bremen, Autor der GPM Marktstudie „Software für Projektmanagement“; seit 2006 berät er Organisationen herstellerunabhängig bei der Weiterentwicklung ihres Projektmanagements sowie Auswahl und Einführung der dazu passenden Software. Anschrift: prometicon solutions GmbH, Teerhof 59, 28199 Bremen, E-Mail: mey.mark.meyer@prometicon.de Beilagen in diesem Heft • GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e. V. • oose Innovative Informatik eG • Projekt Magazin − Berleb Media GmbH • Jahresinhaltsverzeichnis 2018 Wir bitten um Beachtung. 44 WISSEN projektManagementaktuell | AUSGABE 1.2019