Hybrides Projektmanagement im Non-Profit-Bereich Scrum im Einsatz für Kinder Autorinnen: Sandra Spier, Barbara Foitzik, Silvia Schmid raum von zwölf Wochen mit vier Präsenztagen und ansonsten virtueller Teamarbeit untereinander sowie mit dem Kinderschutzbund als Product Owner startete das Projekt Ende 2017. „Unser Ziel war vor allem, die Studierenden planen zu lassen“, so Gissel. „Uns ging es neben den Ideen in erster Linie um die Vorarbeit, die für ein solches Projekt geleistet werden muss: die Suche nach Sponsoren, wie beispielsweise Druckereien, die Plakate kostenlos drucken, oder Unternehmen, die uns finanziell unterstützen. Eben eine Planung, die auf festen Füßen steht, sodass wir das Konzept für die Umsetzung in Zukunft nur noch aus der Schublade holen müssen.“ Agile Methoden trainieren Durchgeführt wurde das Projekt nach agilen Methoden, also flexibel, mit möglichst geringem bürokratischen Aufwand und wenigen Regeln. Vorgegangen wurde nach dem Scrum-Modell, wonach schrittweise gearbeitet wird, um den Projektplan möglichst flexibel variieren zu können. Dies war nötig, weil die Anforderungen des Kinderschutzbundes zunächst nicht klar waren. „Die Studierenden sollen Projektmanagementmethoden im Anwendungskontext erlernen“, erklärt Buchart-Kaiser. „Die Prüfungsleistung stellte eine Reflexion des Projektes bezüglich agiler Methoden und ihrer Vor- und Nachteile dar. Zudem sollten virtuelle Teamarbeit und Teamentwicklungsprozesse trainiert werden. Die Durchführung erfolgte mit einem hybriden Ansatz.“ Die Studierenden - alle keine Anfänger in Sachen Projektmanagement - sahen sich dennoch mit einer Reihe von Herausforderungen konfrontiert. Neben den Besonderheiten, die es im Non- Profit-Bereich zu beachten gibt, war dies die Zusammenarbeit in virtuellen Teams. „Die meisten von uns hatten mit dieser Form der Zusammenarbeit bis dahin nur wenig Erfahrung“, so Studentin Svenja Bischer, die bei der Landes- Die Hochschule Ludwigshafen hat ihren berufsbegleitenden „Masterstudiengang Projektmanagement“ um ein Praxismodul ergänzt. Das Ziel: die Studierenden an den Einsatz agiler Methoden heranzuführen und diese gleich in einem herausfordernden Umfeld direkt anzuwenden. Hieraus entstand ein Rundumsorglos-Paket für die Durchführung einer Benefizveranstaltung für den Kinderschutzbund Karlsruhe. Eine Win-win-Situation für Verein und Studierende gleichermaßen. Wie kompliziert die Umsetzung von Projekten sein kann, weiß Renate Gissel spätestens seit ihren Versuchen, eine Benefizveranstaltung zu organisieren. Die Geschäftsführerin des Kinderschutzbundes Karlsruhe ist auf Spenden angewiesen, weil die Unterstützung der Stadt für die Finanzierung des Vereins nicht ausreicht. Von den 200 Mitarbeitern sind gerade einmal 15 angestellt oder erhalten ein Honorar, alle anderen arbeiten ehrenamtlich. Schon zweimal sei man bei dem Versuch, eine Spendenveranstaltung auf die Beine zu stellen, gescheitert, erklärt Gissel. „Die Projektidee war da, doch es fehlte an Manpower und der Kompetenz, ein so umfassendes Projekt zu planen und durchzuführen.“ Der Deutsche Kinderschutzbund ist aufgeteilt in viele lokale Verbände, die jeweils vorwiegend autark arbeiten und dementsprechend größtenteils auf sich allein gestellt sind - auch beim Spendensammeln. Hilfe kam für die Karlsruher von unerwarteter Seite. An der Hochschule Ludwigshafen haben in den vergangenen fünf Jahren rund 100 Absolventen ihren Master of Arts (M. A.) in Projektmanagement gemacht. Bis zu 20 Studierende pro Jahrgang. Der berufsbegleitende Studiengang besteht aus zwölf Modulen, die in 21 Monaten durchlaufen werden. Im vergangenen Studienjahr wurde erstmals ein Praxismodul integriert. „Die Studierenden sollten die Möglichkeit haben, Praxiserfahrung in einem für sie unbekannten Kontext zu erhalten“, erklärt Dozentin Sabine Buchart-Kaiser die Idee dahinter. Da fast alle Studierenden aus der Wirtschaft kommen, konnte der Kinderschutzbund als Non- Profit-Organisation diesen „unbekannten Kontext“ bieten. Die Hochschule Ludwigshafen kooperiert für diesen Studiengang mit der Tiba-Gruppe und der Management Academy Heidelberg. In einem Zeit- >> Für eilige Leser Seit sieben Jahren bieten die Hochschule Ludwigshafen, die Management Academy Heidelberg und die Münchner Tiba-Gruppe gemeinsam den berufsbegleitenden „Masterstudiengang Projektmanagement“ an. 2017 wurde dieser um ein Praxismodul ergänzt. Das Ziel: die Studierenden, die bisher meist klassische Methoden genutzt hatten, an agile Vorgehensweisen heranzuführen. Dazu erarbeiteten sie für den Kinderschutzbund Karlsruhe ein Konzept zur Durchführung einer Benefizveranstaltung - und wurden mit einigen Herausforderungen konfrontiert: der Arbeit im Non-Profit-Bereich, der Zusammenarbeit in virtuellen Teams und schließlich dem Einsatz agiler Methoden, in diesem Fall Scrum. Mit dem Ergebnis sind alle Beteiligten so zufrieden, dass das Praxismodul zum festen Bestandteil des Studiengangs wird. 14 ERFAHRUNG projektManagementaktuell | AUSGABE 2.2019 die Projektmanager nicht immer ganz einfach. Selbstverständlichkeiten aus der beruflichen Praxis habe man da auch mal beiseitelassen müssen. Und auch bei den Tools musste darauf geachtet werden, dass diese von Personen verstanden und bedient werden können, die nicht über ein ausgeprägtes betriebswirtschaftliches Wissen verfügen, fügt Bischer hinzu. Schließlich bank Baden-Württemberg das IT-Effizienzprogramm leitet. „Doch dadurch, dass wir bereits vor dem Start des Projektes einen sehr ausgeprägten Gruppenzusammenhalt hatten, konnten wir trotz der ausbleibenden persönlichen Interaktion ein gutes Projektergebnis auf die Beine stellen.“ Für Jahn Löllgen, IT-Service-Manager bei der Bertelsmann-Tochter Arvato Financial Solutions, bestand eine Herausforderung zunächst darin, dass die nonverbale Kommunikation wie Mimik und Gestik im virtuellen Raum beim Diskutieren mit seinen Kollegen fehlte. „Als Team mussten wir uns erst einpendeln“, erinnert er sich. Einmal die Woche hat sich die Gruppe virtuell getroffen, um den Projektstatus und das weitere Vorgehen zu besprechen. „Wir hatten Tools, die uns unterstützt haben, wie beispielsweise das Trello-Board, ein Online-Tool, das Aufgabenstellungen und ihre Abarbeitung abbildet“, so Katrin Georgi, die im IT-Service-Management bei der Deutschen Bundesbank arbeitet und im Projekt die Rolle des Scrum Masters eingenommen hat. Auch sie war bis dato eher im klassischen Projektmanagement zu Hause. Renate Gissel war erstaunt, wie gut sich die Studenten in die Situation des Kinderschutzbundes mit seinen limitierten finanziellen Mitteln hineindenken konnten. „Wir hatten sehr viele Ideen und haben dann gemeinsam priorisiert und eingegrenzt, was letztlich wirklich machbar ist.“ Die Projektmanagementkenntnisse der Studierenden haben sie beeindruckt: „Man hat wirklich gemerkt, dass es keine Erstsemester sind, mit denen wir arbeiten, sondern erfahrene Projektmanager.“ „Besonders wichtig war gerade zu Beginn, sich auf den Kenntnisstand des Product Owners einzulassen“, sagt Jahn Löllgen. Den Blickwinkel des Kinderschutzbundes einzunehmen, war für Abb. 1: Studierende und Dozentin des Praxisprojekts; Foto: MAH Management Academy Heidelberg gGmbH Abb. 2: Abschlusspräsentation an der Hochschule Ludwigshafen; Foto: MAH Management Academy Heidelberg gGmbH ERFAHRUNG 15 projektManagementaktuell | AUSGABE 2.2019 haben wir uns als selbststeuerndes Team aufgestellt. Die Führungsrollen wurden aufgeteilt und - wenn es die Situation erforderte - gewechselt. Die Verantwortung für das Arbeitsergebnis trug das Team gemeinsam, erklärt Löllgen. Dabei sei Scrum jedoch nicht in seiner Reinform angewandt worden, so wie es die Theorie vorschreibt, ergänzt die Bundesbankerin Georgi. Durch die Organisation im virtuellen Team sei das nicht möglich gewesen. Sie nennt ein Beispiel: „Scrum würde vorschreiben, dass man sich täglich zu einem kurzen Meeting trifft, das war hier natürlich nicht möglich. Bewährt hat es sich jedoch dahin gehend, dass wir mit Fortschreiten des Projekts ein immer klareres Bild davon hatten, was am Ende erreicht und geliefert werden soll. Wäre man klassisch vorgegangen, hätte man zu Anfang sehr viel Zeit in die Planung gesteckt, Änderungen in der Abfolge wären später schwer möglich gewesen.“ Mit den Ergebnissen des Pilotprojektes waren am Ende alle Beteiligten mehr als zufrieden, auch wenn nicht zu 100 Prozent herausgekommen ist, was der Kinderschutzbund erwartet hatte. „Manches, das wir gewollt haben, hat nicht geklappt. Anderes, womit wir nicht gerechnet hatten, funktionierte“, resümiert Renate Gissel. Am Ende entstand eine Liste mit immerhin 40 bis 50 möglichen Veranstaltungen inklusive Partnern und Sponsoren, die den Kinderschützern Geld einbringen sollen. Im Herbst wollen die PR-Mitarbeiter eine erste Veranstaltung ortätigt, müsse man hier möglichst kostenneutral arbeiten, so Georgi. Theorie versus Praxis Die Arbeit mit Scrum war vorgegeben, doch die konkrete Herangehensweise wurde den Studierenden überlassen. „Wie es im Scrum üblich ist, war die Zeit knapp, weil die Studierenden nur nebenher am Projekt arbeiten konnten. Und auch die Kosten im Blick zu behalten, war eine Aufgabe, an die sich die Studierenden - zumindest in diesem Ausmaß - erst einmal gewöhnen mussten. Während es in Unternehmen durchaus vorkommen könne, dass man auch unter bestehendem Risiko größere Investitionen Abb. 3: Abschlusspräsentation beim Kinderschutzbund Karlsruhe; Foto: MAH Management Academy Heidelberg gGmbH Abb. 4: Abschlussfeier des Praxisprojekts beim Kinderschutzbund Karlsruhe; Foto: MAH Management Academy Heidelberg gGmbH 16 ERFAHRUNG projektManagementaktuell | AUSGABE 2.2019 ganisieren. Starten wolle man zunächst mit einem kleinen Projekt, einer Lesung. Plakate, Flyer und Eintrittskarten seien bereits fertig. Die Master-Studenten wiederum bestätigen unisono, dass die Ergänzung des Studiengangs um ein Praxismodul eine gute Idee war. Allen hat es Spaß gemacht, sich auf dieses für sie im wahrsten Sinne einmalige Projekt einzulassen und ihren Horizont zu erweitern. „Die Tatsache, dass die Projektarbeit einem guten Zweck diente, hat für mich einen zusätzlichen Ansporn dargestellt“, sagt Svenja Bischer. Jahn Löllgen ist sich sicher, dass man ein Praxisprojekt im Rahmen eines Studiums nicht realistischer gestalten kann, als es die Hochschule Ludwigshafen ermöglicht hat. Theoretische Inhalte und Praxis habe man sehr gut verknüpfen können, die erfolgreiche Anwendung des Gelernten in der Praxis sei geglückt. Svenja Bischer lobt zudem die Tatsache, dass das Praxisprojekt zur Stärkung der sozialen Kompetenzen beigetragen hat, ein ihrer Ansicht nach wichtiger Aspekt für ein erfolgreiches Projektmanagement. Und nicht zuletzt die Hochschule ist mit dem Ergebnis sehr zufrieden. Für Dozentin Sabine Buchart-Kaiser lag dies sowohl am interessanten Projektthema, in das sich jeder mit seinen jeweiligen Stärken einbringen konnte, als auch am richtigen Methodeneinsatz. Scrum habe sich hier definitiv bewährt. Nun wolle man die Erfahrungen aus dem Pilotprojekt nutzen, um an den nötigen Stellschrauben zu drehen und so die neue Art der Studienleistung für künftige Studierende noch effizienter zu gestalten. Der nächste Studienjahrgang steht bereits in den Startlöchern. Aufbauend auf der Planung ihrer Vorgänger werden die zukünftigen Studierenden gemeinsam mit dem Kinderschutzbund die Benefizveranstaltung durchführen. Schließlich soll die Arbeit nicht umsonst gewesen sein. Über den Studiengang Der berufsbegleitende Master-Studiengang Projektmanagement (M. A.) wird von der Hochschule Ludwigshafen in Kooperation mit der Tiba-Gruppe und der Management Academy Heidelberg durchgeführt. Auf diese Weise profitieren die Studierenden von der Kombination der Vorteile aus staatlichem und privatem Bildungswesen: hohe Qualität der Veranstaltungen, starker Praxisbezug, neuestes PM-Wissen, kleine Studiengruppen und individuelle Betreuung. Bei entsprechender Berufserfahrung im Projektmanagement ist ein Direkteinstieg in den Master ohne vorangehendes Erststudium möglich. Weiterführende Informationen finden Sie auch unter www.mah-hd.de/ studiengaenge/ masterprojektmanagement.html.  Schlagwörter agiles Projektmanagement, Ausbildung Projektmanagement, Kinderbund, Masterstudiengang Projektmanagement, Non-Profit-Bereich, Scrum Kompetenzelemente der ICB 4.0 3.04 Ablauf und Termine Autorinnen Sandra Spier ist freie Journalistin. Sie schreibt im Auftrag verschiedener Print- und Online-Medien über die Themen Weiterbildung, Marketing, Vertrieb sowie allgemeine Wirtschaftsthemen. Barbara Foitzik ist Senior Programm- und Produktmanagerin bei der Management Academy Heidelberg gGmbH. Zu ihren Aufgaben zählten die Entwicklung und der Vertrieb von akademischen Weiterbildungsprodukten, darunter der Master of Arts in Projektmanagement. Silvia Schmid ist Managerin der Tiba Business School GmbH. Sie verantwortet das offene Seminargeschäft und steht Projektwie auch Changemanagern unterstützend zur Seite, wenn es darum geht, den perfekten Zertifizierungsweg zu finden. Kontakt: Silvia Schmid, Tiba Business School GmbH, Elsenheimerstraße 45, 80687 München, E-Mail: business-school@tiba.de projektManagementaktuell | AUSGABE 2.2019 projektron.de ISO 27001 zertifiziert planen koordinieren auswerten Projekte Projektron BCS Projektmanagement-Software Wir suchen Mitarbeiter Wir suchen Mitarbeiter für die Standorte Hamburg, München, Stuttgart und Berlin. Anzeige