eJournals PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL 30/4

PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL
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2941-0878
2941-0886
UVK Verlag Tübingen
101
2019
304 Gesellschaft für Projektmanagement

Gute Projektmanagementstrukturen in der öffentlichen Verwaltung

101
2019
Claudia Jahnke
Heike Kratt
Andre Richardt
Anknüpfend an Diskussionen im Beirat des Aktionsprogramms „Mit Projekten Deutschlands Zukunft gestalten“ kam im Oktober 2018 das Bundesministerium der Verteidigung auf die Abteilung Public Affairs mit der Idee zu, einen Workshop zum Thema „Erfahrungen bei der Einführung von Projektmanagementorganisationen (PMO)“ durchzuführen. Aus dieser Idee wurde ein ebenen- und ressort-übergreifender Workshop zu Fragestellungen rund um das Thema „Projektmanagementstrukturen in der öffentlichen Verwaltung“. Umgesetzt wurde er mit knapp 50 Teilnehmenden aus Kommunen, Land und Bund im Vorfeld des Zukunftskongresses Staat & Verwaltung 2019.
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Workshop: Gemeinsam. Gemeinwohl. Gestalten. Gute Projektmanagementstrukturen in der öffentlichen Verwaltung AutorInnen: Claudia Jahnke, Heike Kratt, Prof. Dr. Andre Richardt Anknüpfend an Diskussionen im Beirat des Aktionsprogramms “Mit Projekten Deutschlands Zukunft gestalten" kam im Oktober 2018 das Bundesministerium der Verteidigung auf die Abteilung Public Affairs mit der Idee zu, einen Workshop zum Thema „Erfahrungen bei der Einführung von Projektmanagementorganisationen (PMO) “ durchzuführen. In den Folgesprächen stellte sich schnell heraus, dass das Anliegen wesentlich weiter gefasst werden konnte: Der Zukunftskongress Staat & Verwaltung sollte genutzt werden, um einen Ebenen- und Ressort-übergreifenden Workshop zu relevanten Fragestellungen rund um das Thema „Projektmanagement (PM) und Projektmanagementstrukturen in der öffentlichen Verwaltung“ anzubieten. Umfrage: Welche PM-Themen bewegen die öffentliche Verwaltung? In der Vorbereitung auf den Workshop ging es zunächst darum, zu ermitteln, ob Interesse an einem Workshop zu Projektmanagementstrukturen in der öffentlichen Verwaltung besteht und wenn ja, welche Themen im Vordergrund stehen. Um hier eine fundierte Entscheidung treffen zu können, wurde eine Umfrage entworfen und an rund 100 Mitarbeitende in der öffentlichen Verwaltung in Kommunen, Ländern und dem Bund verschickt. Der Rücklauf war überwältigend: rund 70 % der Befragten nahmen an der Online-Umfrage teil und gaben detailliert Rückmeldung zu den Fragen. PM braucht mehr Bedeutung in der ÖV In einem waren sich die Befragten absolut einig: 100% der aktiv Teilnehmenden gaben an, dass Projektmanagement in der öffentlichen Verwaltung eine größere Bedeutung haben sollte. Als wesentliche Punkte, wie der Stellenwert von Projektmanagement verbessert werden könnte, wurden u. a. folgende Aspekte benannt:  Bessere Rahmenbedingungen (Vergabe, Budget, Vergütung, Zeit);  Bessere Ausbildung, mehr PM-Kompetenz und einheitliche Qualifizierung;  Mehr Transparenz;  Verankerung von Projektstrukturen und Projektorganisation; >> Für eilige Leser Anknüpfend an Diskussionen im Beirat des Aktionsprogramms „Mit Projekten Deutschlands Zukunft gestalten“ kam im Oktober 2018 das Bundesministerium der Verteidigung auf die Abteilung Public Affairs mit der Idee zu, einen Workshop zum Thema „Erfahrungen bei der Einführung von Projektmanagementorganisationen (PMO) “ durchzuführen. Aus dieser Idee wurde ein ebenen- und ressort-übergreifender Workshop zu Fragestellungen rund um das Thema „Projektmanagementstrukturen in der öffentlichen Verwaltung“. Umgesetzt wurde er mit knapp 50 Teilnehmenden aus Kommunen, Land und Bund im Vorfeld des Zukunftskongresses Staat & Verwaltung 2019. Aktionsprogramm Mit Projekten Deutschlands Zukunft gestalten Projektmanagement Aktionsprogramm Mit Projekten Deutschlands Zukunft gestalten Projektmanagement  Ebenen- und Ressort-übergreifende Zusammenarbeit;  Mehr Agilität;  Einführung von PMOs, um damit auch den Nutzen von PM deutlich zu machen. Herausforderungen von PM in der ÖV Als besondere Herausforderungen für erfolgreiches Projektmanagement in der öffentlichen Verwaltung wurden schwerpunktmäßig folgende Punkte genannt:  Nutzen von PM/ PMO vermitteln, z.B. gegenüber der Amtsleitung und der Politik;  Geeignetes Personal finden, welches gut ausgebildet ist und über ausreichend Fachwissen verfügt;  Klare und feste Rollenverteilung und Zuständigkeiten etablieren;  Rechtliche Standards schaffen und diese mit PM-Standards verbinden;  Einen Kulturwandel einleiten und Verwaltungsstrukturen dadurch projektfreundlicher gestalten. Die Themen des Workshops: Vom Kompetenzaufbau bis zum Kulturwandel Folgende Themen wurden auf Basis der Umfrage in den Mittelpunkt des Workshops gestellt: Kompetenzaufbau und -erhalt inklusive Personalbindung über PM; Gestaltung der Schnittstelle öffentliche Verwaltung, Politik und öffentlicher Raum; Erfolgsfaktoren bei der Einführung eines PMOs; und kulturelle Themen wie Werte, Haltung und Akzeptanz. Für jedes dieser Themen konnten Themenverantwortliche aus der öffentlichen Verwaltung gewonnen werden, die in Anlehnung an die projektManagementaktuell | AUSGABE 4.2019 POLITIK UND GESELLSCHAFT 53 Aktionsprogramm Mit Projekten Deutschlands Zukunft gestalten Projektmanagement Aktionsprogramm Mit Projekten Deutschlands Zukunft gestalten Projektmanagement Teilnehmende des Workshops in Aktion; Foto: Thomas Ernst Die Themenverantwortlichen des Workshops mit dem Projektteam Claudia Jahnke, Heike Kratt und Prof. Dr. Andreas Richardt; Foto: Thomas Ernst World Café Methodik mit den Teilnehmenden in Themengruppen diskutierten. Für das Thema „Kompetenzaufbau“ moderierte Lutz Liffers, Finanzbehörde der Freien und Hansestadt Bremen, gemeinsam mit Christian von Witzendorff vom Bundesamt für Ausrüstung, Informationstechnik und Nutzung der Bundeswehr (BAAINBw). Um die Schnittstelle „ÖV, Politik und öffentlicher Raum“ kümmerte sich Thorsten Herrmann, Bürgermeister a. D. der Stadt Bensheim. Sabine Meister von der Finanzbehörde der Freien und Hansestadt Hamburg brachte ihre Erfahrungen beim Thema „Erfolgsfaktoren für die Einführung eines PMOs“ ein. Tanja Krins von der Stadt Köln moderierte das Thema „Kulturwandel“. Der zweistündige sehr interaktive Workshop wurde mit knapp 50 Teilnehmenden aus Kommune, Land und Bund im Vorfeld des Zukunftskongresses in der Stadtwerkstatt Berlin umgesetzt. Die ehrenamtliche Moderation übernahm GPM-Mitglied Claudia Jahnke. Ergebnisse des Workshops - Mehr Projektmanagement wagen! In den Ergebnispräsentationen wurde deutlich, dass es Einiges gibt, was gut läuft in der Verwaltung; das Mut macht, mehr Projektmanagement zu wagen: Dort, wo es gelungen ist, ein auf die Bedarfe der jeweiligen Verwaltung zugeschnittenes PMO zu schaffen, laufen nicht nur die Projekte besser - die Akzeptanz des Themas ist deutlich erhöht, der Nutzen wird erlebbar. Es gibt Beispiele dafür, wie über die Bündelung von Projektleitungen in Projektleiterpools die Kompetenzen für die Umsetzung besser zugänglich werden und ressortübergreifend transferiert werden. Die erfolgreiche Arbeit in Projekten trägt zudem dazu bei, dass sich so etwas wie ein automatischer Kulturwandel einstellt: Die Arbeit in übergreifenden Teams verändert die Dynamik in Verwaltungsstrukturen. Die Herausforderungen wurden trotz der hohen Diversität der Teilnehmenden sehr ähnlich beschrieben. Die Notwendigkeit, insgesamt einen Rahmen zu schaffen, der die Einführung und Anwendung von Projektmanagement erleichtert, wurde dabei sehr deutlich. Dafür wiederum sei es wichtig, den Nutzen von Projektmanagement aufzeigen zu können. Die Einführung eines PMOs, das vor allem die Funktion hat, übergreifend alle Projektleitungen dabei zu unterstützen, Projekte gut umsetzen zu können, wurde als ein zentraler Baustein zur nachhaltig besseren Umsetzung von Projekten gesehen. Hieraus ergeben sich Anregungen für die weitere Gestaltung des Aktionsprogramms „Mit Projekten Deutschlands Zukunft gestalten“ und die Rolle der GPM und des Beirats: U.a. Gute Beispiele stärker herausstellen und zugänglich machen, Promotoren für das Thema vernetzen und stärken, die Akzeptanz des Themas in der Politik weiter erhöhen, damit zum Beispiel die entsprechenden Ressourcen zur Verfügung gestellt werden; die Balance zwischen individualisierten auf die jeweiligen Verwaltungsstrukturen angepassten Lösungen und einer sinnvollen Standardisierung unterstützen. Fortsetzung folgt: Die Ergebnisse des Workshops nachhaltig nutzen Es bleibt viel zu tun. Deshalb ist das vielleicht wichtigste Ergebnis des Workshops: Es soll weitergehen. In den Fachgruppen der GPM „PM in der ÖV“ und „PM in den Kommunen“ gibt es Anknüpfungspunkte zu den Themen des Workshops und sie sind ein gutes Angebot, um sich weiter zu vernetzen. Rund 20 Personen haben sich bereit erklärt, gezielt an den Themenschwerpunkten weiter mitzuarbeiten. Im Sinne einer stärkeren Vernetzung bei dem Thema Ausbildung und Kompetenzentwicklung gibt es Bestrebungen, ein akademisches Netzwerk zu dem Thema aufzubauen, an dem sich die Ausbildungseinrichtungen für die öffentliche Verwaltung beteiligen können. Aufbauend auf dem Workshop bereitet die Abteilung Public Affairs zudem Aktivitäten im Rahmen des Creative Bureaucracy Festivals (20. und 21.9.2019) in Berlin sowie in einzelnen Kommunen vor.  Autoren: Claudia Jahnke, M.A. Kommunikationswissenschaft, ist seit 1998 systemische Organisationsberaterin, Facilitatorin und Projekt Managerin. Sie engagiert sich seit Jahren in verschiedenen Funktionen ehrenamtlich für die GPM. Heike Kratt, Diplompolitologin, ist Sprecherin Public Affairs und für das Aktionsprogramm „Mit Projekten Deutschland Zukunft gestalten“ der GPM. Anschrift: GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e. V., Hausvogteiplatz 12, 10117 Berlin, Tel.: 0 30/ 36 40 33 99-73, E-Mail: H.Kratt@gpm-ipma.de Prof. Dr. Andre Richardt arbeitet im BMVg in der Abteilung Ausrüstung mit dem Schwerpunkt Aus- und Fortbildung. Er war an der Konzeption und inhaltlichen Ausgestaltung des Workshops beteiligt. projektManagementaktuell | AUSGABE 4.2019 54 POLITIK UND GESELLSCHAFT