eJournals PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL 30/4

PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL
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UVK Verlag Tübingen
101
2019
304 GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e. V.

Antenne Bayern: Bei Projekten auf einer Wellenlänge

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2019
Arno Schambach
Seit über 30 Jahren ist ANTENNE BAYERN nonstop on air – und hat sich bis heute mit über 6 Millionen Hörern täglich zu dem meistgehörten privaten Radiosendern des Landes entwickelt. Mal witzig, mal neugierig oder nachdenklich, aber immer kompetent und am Puls der Zeit begleitet ANTENNE BAYERN ihre Hörer durch den Tag. Um die Zusammenarbeit und Projektsteuerung zwischen Redaktion, Moderation, Hörermarketing, Programmgestaltung und „OKR“-Team (Objektives & Key-Results) zu vereinheitlichen, löste das Unternehmen Anfang 2018 seine bestehende Insellandschaft aus Word, Excel und Trello mit der webbasierten Collaboration- und Projektmanagement-Plattform Taskworld ab. Die Lösung bot nicht nur mit dem On-Premise- oder virtuellen Private-Cloud-Betrieb in einem deutschen Rechenzentrum volle DSGVO-Compliance, sondern konnte auch die unterschiedlichen Anforderungen der jeweiligen Teams ohne Kompromisse oder Workarounds konsolidieren. Über 120 Anwender von Hamburg bis München profitieren seither von transparenten, schnellen Prozessen, einer smarten Workflow-Unterstützung entlang des Projekt-Lifecycles und einer nachhaltig gestiegenen Qualität in der unternehmensweiten Projektsteuerung.
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Projektsteuerung bei Deutschlands beliebtestem Radiosender ANTENNE BAYERN: Bei Projekten auf einer Wellenlänge Autor: Arno Schambach Seit über 30 Jahren ist ANTENNE BAYERN nonstop on air - und hat sich bis heute mit über 6 Millionen Hörern täglich zu dem meistgehörten privaten Radiosendern des Landes entwickelt. Mal witzig, mal neugierig oder nachdenklich, aber immer kompetent und am Puls der Zeit begleitet ANTENNE BAYERN ihre Hörer durch den Tag. Um die Zusammenarbeit und Projektsteuerung zwischen Redaktion, Moderation, Hörermarketing, Programmgestaltung und „OKR“-Team (Objektives & Key-Results) zu vereinheitlichen, löste das Unternehmen Anfang 2018 seine bestehende Insellandschaft aus Word, Excel und Trello mit der webbasierten Collaboration- und Projektmanagement-Plattform Taskworld ab. Die Lösung bot nicht nur mit dem On-Premise- oder virtuellen Private-Cloud-Betrieb in einem deutschen Rechenzentrum volle DSGVO-Compliance, sondern konnte auch die unterschiedlichen Anforderungen der jeweiligen Teams ohne Kompromisse oder Workarounds konsolidieren. Über 120 Anwender von Hamburg bis München profitieren seither von transparenten, schnellen Prozessen, einer smarten Workflow-Unterstützung entlang des Projekt-Lifecycles und einer nachhaltig gestiegenen Qualität in der unternehmensweiten Projektsteuerung. 1988 als lokaler Radiosender in Bayern gestartet, ist die mehrfach mit dem deutschen Radiopreis ausgezeichnete Unternehmens-Gruppe ANTENNE BAYERN heute der Marktführer unter den privaten Radiosendern in Deutschland. Neben dem Hauptprogramm sind 18 weitere Spartenprogramme als Webradio verfügbar. Auch das Programm ROCK ANTENNE ist mit seinen lokalen Ablegern in Hamburg und München und wie ANTENNE BAYERN im landesweiten digitalen DAB-Ensemble vertreten. Weiter gehören zur ANTENNE BAYERN-Unternehmensgruppe die Vermarktungsgesellschaft Spotcom und die Eventagentur Brandarena, die wie ROCK ANTENNE 100%ige Tochterunternehmen von ANTENNE BAYERN sind. DSGVO machte Konsolidierung der unterschiedlichen Projekt-Tools notwendig Die Gestaltung von 24/ 7 laufenden Radioprogrammen stellt hohe Anforderungen an das Task- und Projektmanagement, da unter anderem mit Planung, Analysen, Konzeption, Eventmanagement sowie Task- und Teamsteuerung sehr viele unterschiedliche Anforderungen zusammenkommen. Das spiegelte sich bei ANTENNE BAYERN bis 2017 auch in der Anwendungslandschaft wider: Für die Projektsteuerung kamen in den einzelnen Unternehmensbereichen Redaktion, Moderation, Hörermarketing und Programmgestaltung ganz unterschiedliche und langjährig gewachsene Systeme zum Einsatz. „Jede Abteilung hat sich hier ihre eigene Projekt-Lösung gestrickt und weiterentwickelt, um die eigenen Anforderungen des Tagesgeschäftes umzusetzen. Der eine hat eine Mail geschrieben, der andere eine Excel-Datei auf dem Dateiserver abgelegt, ein Dritter hat Informationen telefonisch geteilt und ein anderer wiederum Infos mithilfe cloudbasierter Projektmanagementlösungen wie Trello hinterlegt. Viele der Aufgaben wurden dabei noch ,zu Fuß‘ und ohne einheitliche Strukturen erledigt. Vor allem bei abteilungsübergreifenden Prozessen und Projekten war dies mit umständlichen Workarounds verbunden - zulasten der Prozesstransparenz“, erinnert sich Michael Kerscher, Leiter Technik Abb. 1: Das Funkhaus von Deutschlands beliebtestem Radiosender; Foto: ANTENNE BAYERN projektManagementaktuell | AUSGABE 4.2019 58 WISSEN bei ANTENNE BAYERN. „Die fehlende DSGVO-Compliance einzelner Lösungen haben wir schließlich im August 2017 zum Anlass genommen, unsere bestehende Lösungslandschaft in diesen Bereichen zu konsolidieren und in einer zentralen, datenschutzkonformen Projektmanagement- und Collaboration-Plattform zu bündeln.“ Gesucht: Projekt-Tool mit Kanban-Struktur, SSO-Unterstützung und On-Premise-Hosting Nachdem die Entscheidung zur Einführung einer neuen, zukunftsfähigen Projektmanagement-, Kommunikations- und Collaboration-Lösung feststand, wurden zunächst die wichtigsten Anforderungen der jeweiligen Abteilungen in einem Anforderungskatalog zusammengefasst. So sollte das künftige System unter anderem die strengen Datensicherheits- und DSGVO-Anforderungen für den Einsatz bei ANTENNE BAYERN erfüllen - entweder über das Hosting in einem zertifizierten Rechenzentrum innerhalb der EU oder gar über den „On-Premise“-Betrieb im eigenen Hause, um die bestehenden, unternehmensspezifischen Sicherheitsinfrastrukturen nutzen zu können. Ein weiteres wichtiges Entscheidungskriterium war die Möglichkeit eines sogenannten „Single Sign-on“ (SSO), um auf mehrere Dienste und Nutzerprofile mit lediglich einer einmaligen Authentifizierung zugreifen zu können. Daneben sollte die neue Lösung auch imstande sein, die bisweilen recht unterschiedlichen Anforderungen der Mitarbeiter und Abteilungen abzubilden. Eine intuitive, moderne Bedienoberfläche mit Kanban-Logik und übersichtlichen Board-Strukturen ähnlich der Trello-Oberfläche, womit die Anwender haptisch sehr gut klargekommen sind, sollte ein schnelles „Onboarding“ der Nutzer sicherstellen. Zudem sollte es über eine komfortable Datenimport-Funktion verfügen, um die bisherigen Anwender- und Projektdaten aus Trello heraus möglichst in automatisierter Form zu übernehmen. Smarte Bedienoberfläche und Funktionsumfang gaben Ausschlag Eine anschließende Orientierungsphase wurde dazu genutzt, um rund 10 der marktgängigen und führenden Projektmanagement-Tools zu sichten und in On-Premise- oder Virtual-Private-Cloud(VPC)-Testumgebungen auf ihre Eignung hin zu prüfen. „Die meisten der webbasierten Projektmanagement-Lösungen waren entweder zu klein, zu technisch orientiert oder sie waren zu kompliziert in der Bedienung. Taskworld stach vor allem durch seine gefällige und intuitive Bedienoberfläche, die aufgeräumte, gut durchdachte Struktur und viele smarte Features heraus. Neben dem VPC-Betrieb über ein ISO- 27001-, -27017- und -27018-zertifiziertes Rechenzentrum in Frankfurt bot uns das Team auch die Option, die Lösung lokal mit unserer bestehenden Infrastruktur zu betreiben, womit wir die DSGVO-Anforderungen und den Single-Sign-on-Zugriff sehr elegant umsetzen konnten. Mit keiner anderen Lösung sind wir hier vom User-Interface und vom gebotenen Leistungsumfang glücklich geworden, sodass die Entscheidung am Ende doch recht schnell und einstimmig ausfiel“, begründet Jan Roth, Senior Systems Designer & Security Specialist bei ANTENNE BAYERN, die Entscheidung. Nachdem im Januar 2018 schließlich der Vertrag unterzeichnet worden war, fing das Team um Michael Kerscher an, die ersten der zunächst 125 geplanten Anwender auf den Einsatz der neuen Lösung vorzubereiten. Direkt im Anschluss an die Migration der Projekt- und Anwenderdaten aus Trello startete die Digital-Unit von ANTENNE BAYERN, die u. a. für den Web-Auftritt und die mobilen Apps der ANTENNE BAYERN-Hörer verantwortlich zeichnet, als erste Abteilung in den Livebetrieb. Das Onboarding Abb. 3: „Jede Abteilung hat ihre eigene Projekt-Lösung weiterentwickelt, um die eigenen Anforderungen des Tagesgeschäftes umzusetzen - auf Basis von Word, Excel-Listen, E-Mails oder Trello“, erinnert sich Michael Kerscher, Leiter Technik bei ANTENNE BAYERN. Foto: ANTENNE BAYERN Abb.2 : „Die meisten der webbasierten Projekt-Tools waren entweder zu klein, zu technisch orientiert oder sie waren zu kompliziert in der Bedienung“, so Senior Systems Designer & Security Specialist Jan Roth. Foto: ANTENNE BAYERN projektManagementaktuell | AUSGABE 4.2019 WISSEN 59 der übrigen Abteilungen wie Redaktion, das für die Außenwirkung zuständige Hörermarketing und die Programmgestaltung erfolgte dann nach und nach. Da alte Projekte noch mit den Bestandslösungen abgewickelt und die neuen Projekte in Taskworld angelegt wurden, verlief der Übergang „weich“ und reibungslos. Dem Projektteam war es dabei lediglich wichtig, dass alle nicht DSGVO-konformen Tools zum Stichtag im Mai 2018 abgelöst waren. Hohe Transparenz ermöglicht effektives Business Development über alle Abteilungen Mit der Einführung der zentralen Task- und Projektmanagement-Plattform wurden auch die unternehmensweit gesteuerten Managementprojekte neu aufgesetzt. Für das als „OKR“ bezeichnete Verfahren, in dem quantitative und qualitative Vorgaben abteilungsübergreifend festgelegt und in 3-Monat-Zyklen auf den Prüfstand gestellt werden, bedient sich ANTENNE BAYERN ebenfalls der Projektmanagement-Plattform zur Unterstützung der laufenden Projekt- und Aufgabensteuerung in den jeweiligen Teams. „Diese Business-Development-Prozesse sind für unsere gesamte Unternehmensgruppe strategisch sehr wichtige Projekte, um einen kontinuierlichen, abteilungsübergreifenden Verbesserungsprozess und eine höhere Wertschöpfung zu realisieren. Das funktioniert nur mit entsprechender Transparenz. Dafür ist das Tool prädestiniert, da der Fortschritt der eigenen Projekte für jeden Projektbeteiligten jederzeit einsehbar und nachvollziehbar ist“, erläutert Technikchef Michael Kerscher. „Die gemeinsamen, einmal wöchentlich stattfindenden OKR-Team-Meetings werden aktiv in dem Web- Tool gestaltet - dort sind alle Agendapunkte, die relevanten Stati und sämtliche zugehörigen Daten und Dokumente hinterlegt. Wir wollten in unseren Meetings nicht, dass man vorwiegend mit der Bedienung der Software beschäftigt ist - das muss einfach und auf den Punkt sein. Komfortmerkmale wie interne Farbcodes, Punkteskalen zur Indikation des Projektfortschritts und eine Ampel-Sicht (grün: weiterfahren, gelb: Achtung, rot: kritisch) geben heute allen Beteiligten einen schnellen Überblick über das Projekt und die Meilensteine. Bei Rückfragen geht man einfach eine Ebene tiefer in das Projekt und findet alle relevanten Dokumentationen und Kennzahlen - einfacher geht es kaum. So können die einzelnen Themen online und auf den Punkt einfach abgearbeitet und ggf. mit neuen Aufgaben und Workflows versehen werden - ohne aufwendige Nachbearbeitung.“ Mit OKR strategische Ziele auf Projektebene umsetzen „Die Einführung von Collaboration-, Organisations-, Projekt- und Taskmanagement-Tools ist heute vielfach ein wichtiger Meilenstein und Teil einer übergeordneten Digitalstrategie, aber auch um Veränderungsprozesse im Tagesgeschäft effektiv handhabbar zu machen. Gerade strukturelle Themen wie Organisation, Prozesse, Leadership und Unternehmenskultur erfordern agile Methoden, um diese bestmöglich auf die operativen und strategischen Ziele auszurichten“, weiß Arno Schambach, Projekt- und Marketing-Manager bei Taskworld Deutschland. „Mit dem OKR-Projekt hat ANTENNE BAYERN einen agilen Managementansatz aufgegriffen, mit dem auch Digitalpioniere wie Intel und Google ihre Ziele und Innovationen sehr erfolgreich vorangetrieben haben. Dabei wird zunächst eine Unternehmensvision festgelegt, die als übergeordnetes Ziel für die Formulierung von Teilzielen auf der Zeitachse dient. Im Gegensatz etwa zu Zielvereinbarungen mit einem Zeithorizont von üblicherweise einem Jahr sind hier die zugrunde liegenden Zeitabschnitte kürzer: Jedes Quartal werden so fünf Unternehmensziele definiert, die mit jeweils bis zu vier Kernergebnissen konkretisiert werden. Aus Kompetenzträgern verschiedener Bereiche wie IT, Kommunikation oder Programmgestaltung zusammengesetzt, ist es die Aufgabe des Business Development Teams bei ANTENNE BAYERN, den Mitarbeitern Chancen und Gestaltungsspielräume aufzuzeigen und eine positive Dynamik zu erzeugen, um die Ziele besser erreichbar zu machen. Mit web- und appfähigen Collaboration- und Aufgabenverwaltungs-Tools lassen sich derartige strategische Projekte und Managementmethoden wie OKR bei ANTENNE BAYERN optimal umsetzen, da es den Projektbeteiligten hilft, sich zu fokussieren, die notwendige Transparenz bei Prozessen und Ergebnissen schafft und die Projektmanager dabei unterstützt, den Ressourceneinsatz nach operativen und strategischen Zielen auszurichten. Dabei entfaltet es seine Mehrwerte in Bezug auf die Projektplanung, Prozesstransparenz, Nachverfolgbarkeit, Auswertbarkeit und Analytik nicht nur auf Ebene der Teamarbeit, sondern auch auf Ebene der einzelnen Mitarbeiter - Stichwort Selbstorganisation. So arbeitet etwa das Hörermarketing zur Planung vorwiegend aufgabenbasiert - die Aufgaben werden im Team entsprechend den Zielvorgaben delegiert und umgesetzt. Die Projektbeteiligten haben ihre benutzerspezifische To-do-Liste der laufenden Projekte immer dabei und sind in der Lage, den jeweiligen Bearbeitungsstatus in Echtzeit zu verfolgen. So werden am Ende die strategischen OKR-Vorgaben über die Festlegung operativer Auf- Abb. 4: ANTENNE BAYERN verfügt über das modernste Sendestudio in ganz Europa; Foto: ANTENNE BAYERN 60 WISSEN projektManagementaktuell | AUSGABE 4.2019 Anzeige Project Office verbindet agiles Teamwork mit hoher Prozesssicherheit. Dynamisch anpassbare Best-Practices und Prozessvorlagen schaffen verlässliche Leitplanken. Mit leistungsstarken agilen wie Tasks, Issues, Activities und dezentraler Planung unterstützen Sie Ihre Teams direkt bei der Wertschöpfung und machen sie schneller und produktiver. Project Office ist Enterprise-Software für anspruchsvolle Projekte und Ziele wie die Ausrüstung des neuen Gotthard-Basistunnels. / / project-office.contact-software.com Erfolgreiche Projekte durch verlässliche Prozesse und bessere Teamarbeit Engineering success - the agile way energizing great minds gaben direkt in das Tages- und Projektgeschäft der Mitarbeiter überführt“, so Arno Schambach weiter. Mehr Qualität in der Projektsteuerung Mit dem Wissen, wie einfach und zuverlässig die Teamkommunikation heute sein kann, waren die Abstimmungsprozesse innerhalb wie auch zwischen den Abteilungen früher ineffizient und träge, da sie immer wieder Nachbearbeitungen erforderten: Informationen wie Fristen, Aufgaben, Bearbeiter lagen in einer E-Mail lediglich als unstrukturierte Informationen vor und mussten manuell als Termine, Aufgaben oder Ansprechpartner etwa in Outlook angelegt werden. Heute liegen diese Informationen ohne Zwischenschritte oder Workarounds und in strukturierter Form vor, sodass nur noch die Workflows überwacht oder gesteuert werden müssen. Das erlaubt den ANTENNE-BAY- ERN-Teams heute eine deutlich zielführendere Kommunikation innerhalb und zwischen den Teams - ohne gekapselte Sicht, sondern einheitlich, bereichsübergreifend und mit Echtzeit-Statusverfolgung auch vom Mobilgerät aus. Auch in der IT sind viele Dinge heute sehr viel einfacher geworden, wie etwa die Verwaltung von Rechtestrukturen im teamübergreifenden Arbeiten: Ein User A hat keine Zugriffsrechte auf die Ordner der Abteilung B. Um dies zu gewährleisten, musste früher aufwendig ein komplett neues Rechtekonzept in der Dateiverwaltung gestrickt werden, um auf die benötigten Dateien zugreifen zu können. Mal ist ein User hinzugekommen, mal ein anderer gegangen. Dies hat in der IT laufend zu Bearbeitungs- und Abstimmungsprozessen geführt. In Taskworld lässt sich ein Team sehr viel schneller und komfortabler zusammenstellen und per Knopfdruck in ein Projekt einbinden, da die jeweiligen Sichten und Berechtigungen gleich mit dem Einladungslink übermittelt werden. „Der größte Mehrwert bei der täglichen Arbeit aber liegt sowohl in der Flexibilität bei der Organisation und Steuerung von Projekten als auch in der Qualitätssteigerung bei der Abwicklung. Wir können - trotz all der unterschiedlichen Anforderungen unserer Abteilungen - heute deutlich schneller und effektiver arbeiten“, resümiert Michael Kerscher. „Dabei wird die Plattform in unserem Unternehmen völlig unterschiedlich eingesetzt. Während sie etwa dem OKR-Team vorwiegend als Werkzeug für die Kommunikation und Bewertung von Zielen und Fristen dient, koordiniert etwa das Hörermarketing auch die laufenden Aufgaben im Team und ist damit in der Lage, den jeweiligen Bearbeitungsstand in Echtzeit- und im bequemen Push-Verfahren zu verfolgen. Die Abteilungen, die gewohnt sind, ihre Aufgaben und Projekte im Kanban-Stile (,To-do‘, ,Doing‘, ,Done‘) abzuarbeiten, konnten ihre Arbeitsweise 1 : 1 übertragen - nur mit dem Unterschied, dass die nun auch DSGVO-konform arbeiten. Zudem nutzen es auch immer mehr Nutzer als Tool für die eigene Arbeitsorganisation, um etwa To-dos, Fristen oder Informationen für das Tagesgeschäft zu verwalten.“ Ausblick Geplant ist, auch die noch verbleibenden Anwender in die Projektplattform einzubinden, sodass diese tatsächlich allen ANTENNE-BAY- ERN-Mitarbeitern zur Unterstützung des Tagesgeschäftes zur Verfügung steht. So ist das Technik-Team aktuell dabei, das Tool auch bei externen Partnern wie Korrespondenten oder dem Tochterunternehmen ROCK ANTENNE auszurollen, um die Zusammenarbeit zwischen den lokalen Ablegern in Hamburg und München zu erleichtern.  Schlagwörter App, Arbeitsorganisation, Aufgabenverwaltung, Collaboration, Projektmanagement-Software Autor Dipl.-Betriebswirt Marketing und Technologiemanagement Arno Schambach, Projekt & Marketing Manager Taskworld Deutschland Anschrift: Taskworld Deutschland GmbH, Friedrichstraße 68, 10117 Berlin, Tel.: 0800/ 0 00 56 92, E-Mail: Arno.S@taskworld.com, www.taskworld.com WISSEN 61