eJournals PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL 30/5

PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL
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2941-0886
UVK Verlag Tübingen
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2019
305 Gesellschaft für Projektmanagement

Die GPM als Programmpartner beim 2. Creative Bureaucracy Festival Berlin

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2019
Heike Kratt
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anhand von konkreten Projektbeispielen, wie in ihren jeweiligen Behörden und Senatsverwaltungen das Thema Projektmanagement als Veränderungsmotor und Gestaltungsinstrument wirkt. Sabine Meister stellte das hinsichtlich der Stakeholder und der technischen Anforderungen hochkomplexe „Projekt Erneuerung der Leitstellen“ (Perle) vor, das ein neues, modernes Einsatzleitsystem für Polizei und Feuerwehr in Hamburg entwickeln und einführen soll. Dr. Lutz Liffers verwies auf ein umfangreiches und komplexes Digitalisierungsprojekt in Bremen, das zum Ziel hat, die Abläufe und Akten des Migrationsamtes zu digitalisieren. Die größte Herausforderung der beiden Projektbeispiele liegt weniger in der jeweiligen technischen und methodischen Umsetzung - es sind Fragen der genauen Zielsetzung, der Einbindung aller relevanten Stakeholder und der Kommunikation in und um das Projekt herum, die die Knackpunkte für den Erfolg des Projekts bilden. Beide machten deutlich, dass das Potenzial von Projekten und ihrer kompetenten Umsetzung auch im Bereich der Organisationsentwicklung liegt. PM ist ein Kommunikations- und Führungsinstrument, das bei systematischer Einführung eine ebenen- und hierarchieübergreifende Zusammenarbeit unterstützt, die lösungs- und nutzerorientiert ausgerichtet ist - und so einen Beitrag leistet, die komplexer werdenden Aufgaben, mit denen Verwaltungen zu tun haben, besser zu lösen. Vom 20. bis zum 21. September veranstaltete der Tagesspiegel zum zweiten Mal das „Creative Bureaucracy Festival“, erneut in den historischen Hallen der Humboldt-Universität zu Berlin. Das Creative Bureaucracy Festival feiert seit 2018 Ideen und Lösungen, die den öffentlichen Sektor voranbringen - und die Menschen, die sich dafür einsetzen. Nach dem Erfolg des vergangenen Jahres kamen in diesem Jahr rund 2.000 Teilnehmerinnen und Teilnehmer in die Humboldt-Universität, um mit 300 hochkarätigen Sprecherinnen und Sprechern auf zwölf Bühnen Best-Practice-Beispiele, neueste Forschungsergebnisse und erfolgreiche Projekte aus dem In- und Ausland zu diskutieren. Neu auf dem Festival war diesmal das- 1.- International Forum of Government Innovation Agencies.- Erstmals kam es zu einem internationalen Treffen der Innovationsagenturen und -labore von Regierungen, Stadtbehörden und kommunalen Verwaltungen. Gemeinsam mit den Teilnehmern diskutierten u. a. das Observatory for Public Sector Innovation (OECD), Nesta, das Centre for Government Innovation der Vereinigten Arabischen Emirate und das GovLab Arnsberg erfolgreiche Innovationsstrategien und neue methodische Ansätze für Staat und Verwaltung. Neu war auch, dass sich die GPM als Programmpartner beim Festival einbrachte. Weitere Programmpartner waren u. a. das Bundeskanzleramt, das Bundesministerium des Inneren, für Bau und Heimat, die Senatsverwaltung Berlin, die Bundesagentur für Arbeit, die IHK Berlin und die Bertelsmann Stiftung. Innovationen im öffentlichen Sektor fördern das Gemeinwohl Dieser Kerngedanke des Festivals bot den Anknüpfungspunkt für die Entscheidung der GPM, sich zum ersten Mal als Programmpartner einzubringen: Die Gestaltung von Innovation braucht projektorientiertes Arbeiten sowie die Haltung und Kompetenz insbesondere der Führungsebenen, diese Projektorientierung umzusetzen. Das Ziel der Formate der GPM auf dem Festival war es, den Nutzen eines guten Rahmens für Projektarbeit und der Kompetenz durch Projekte zu gestalten, für die öffentliche Verwaltung an konkreten Beispielen sichtbar zu machen und mit dem Thema der Innovationsfähigkeit der Verwaltung zu verknüpfen. Die Beteiligung auf dem Festival bot damit inhaltliche Anknüpfungspunkte an die Ziele des Aktionsprogramms „Mit Projekten Deutschlands Zukunft gestalten“, das 2017 von der GPM initiiert und der Bundesregierung übergeben wurde. Heute wird das Programm getragen von einem Beirat, der sich aus Vertreterinnen und Vertretern der öffentlichen Hand zusammensetzt. In einer sich verändernden und komplexer werdenden Welt braucht es einen guten Rahmen für Projektarbeit, um Gestaltungsspielräume zu schaffen und Lösungen zu entwickeln, die häufig innovativ sein müssen, weil sie Antworten auf Fragen geben, die neu sind. Dies gilt auch für die öffentliche Verwaltung, deren Umsetzungskompetenz wichtig ist: Eine starke, umsetzungsfähige Verwaltung fördert Vertrauen in die Gestaltungsfähigkeit demokratischer Institutionen und leistet damit auch einen Beitrag zum Schutz vor populistischen Anfeindungen der Demokratie. Mit Projekten verändern: Gestaltung und Innovation durch PM-Kompetenz In ihrem Impuls mit Diskussion stellten Sabine Meister, Leiterin PMO in der Justizbehörde Hamburg, und Dr. Lutz Liffers, Projektleiter in der Finanzbehörde Bremen, ihre jeweiligen Ansätze vor, mit PM nicht nur Vorhaben der Verwaltung besser umzusetzen, sondern auch Verwaltungsstrukturen selbst dadurch positiv zu beeinflussen. Unter der Überschrift „Mit Projekten verändern“ zeigten sie Festival der Ideengestaltung im öffentlichen Sektor: Die GPM als Programmpartner beim 2. Creative Bureaucracy Festival Berlin Sabine Meister, Stadt Hamburg, und Dr. Lutz Liffers, Stadt Bremen, beim Creative Bureaucracy Festival Berlin, Foto: Thomas Ernst Aktionsprogramm Mit Projekten Deutschlands Zukunft gestalten Projektmanagement Aktionsprogramm Mit Projekten Deutschlands Zukunft gestalten Projektmanagement projektManagementaktuell | AUSGABE 5.2019 70 NACHRICHTEN Grundtext Name • Grundtext Nachrichter Teilnehmende des Workshops 2.0 im intensiven Austausch, Foto: Thomas Ernst Rekommunalisierung von Kompetenz - PMO, Qualifizierung und Standards Um die Länder und Kommunen zu stärken - so die klare Aussage von Meister und Liffers -, bedarf es einer Art „Rekommunalisierung von Kompetenz“: Die Kompetenz, durch Projekte Veränderung zu gestalten, muss in den Verwaltungen selbst aufgebaut und gehalten werden. Ein Schlüssel dazu: ein „dienendes“ serviceorientiertes PMO, Qualifizierung und Zertifizierung von Projektleiterinnen und -leitern und die Einführung von PM-Standards. Die Leistungen eines PMO beschreiben beide als unterstützend, beratend, weiterbildend und angemessen standardisierend: Die methodische Unterstützung ist Grundlage, entscheidend sei die beratende und weiterbildende Funktion: Während des gesamten Projektverlaufs beraten die Mitarbeitenden des PMO die Projektleiter und Lenkungsausschüsse in der Umsetzung des Projekts. In Workshops und PM Coachings wird Know-how vermittelt und über gezielte Qualifizierung und Zertifizierung PM-Kompetenz aufgebaut. Die Einführung eines PM-Standards wie die ICB 4 ist die Grundlage für eine systematische Einführung von PM. Die Aufgabe des PMO ist es, einen angemessenen Weg zu finden und zu vermitteln: Es darf keine belastende Projektbürokratie entstehen. Ziel ist eine an die Größe und Komplexität der Projekte angepasste Lösung. Dieser nutzerfreundliche Ansatz kann gleichzeitig die oft vorhandene Skepsis mildern, den scheinbaren Aufwand einer Standardisierung auf sich zu nehmen. Kommunales PM - was braucht es - und was nicht? Was haben Modern Talking und ein Auftraggeber, der nie Zeit hat, gemeinsam? Richtig: Es sind beides Dinge, die die Welt nicht braucht. Humorvoll stellten Wolfgang Sauer, Projektmanager im Büro des Landrats des Landkreises Hameln-Pyrmont, und Heike Kratt, Sprecherin Public Affairs der GPM, Analogien her - zwischen Dingen, die die Welt nicht braucht, und Aspekten, die für kommunales PM nicht hilfreich sind. Was wurde deutlich zwischen Fußpilz und den „Bad-Hair-Vertretern“ Boris Johnson und Donald Trump auf der einen und den jeweiligen Äquivalenzen, die kein Mensch braucht, wenn es um gutes PM geht, auf der anderen Seite? Für wirkmächtiges PM vor allem in kleineren Kommunen bedarf es gar nicht so viel. Wichtig sind ein paar zentrale Aspekte, die an die jeweiligen Bedarfe der Kommune angepasst werden sollten: Eine angemessene PM-Systematik im Sinne eines gemeinsamen Standards und Handbuchs; eine/ -n „Kümmerer/ Kümmerin“ (gemeint ist ein PMO, was aber nicht so heißen muss und sehr niedrigschwellig sein kann); eine Person auf oberster Leitungsebene, die eine Projektorientierung will und unterstützt; kompetente (qualifizierte) Projektleitungen; keine aufwendige Software, sondern ein Verständnis von PM als Kommunikations- und Führungsinstrument; bewusste Projektabschlüsse, gern auch mit fröhlichen Feiern; kreative Räumlichkeiten, in denen die neuen Projektrollen erlebt werden können; keine agilen Methoden, wenn noch gar keine Projektorientierung und -kompetenz vorhanden ist, die erst die Voraussetzung schaffen, agiles Handeln sinnvoll einzusetzen; und einen Auftraggeber, der seine Rolle kennt und ausfüllt und vor allem seine Zeit für das Projekt zur Verfügung stellt. Workshop 2.0 Gemeinsam. Gemeinwohl. Gestalten. Am Rande des Creative Bureaucracy Festivals veranstaltete die GPM die Fortsetzung des Workshops „Gemeinsam. Gemeinwohl. Gestalten. Gute Projektmanagementstrukturen in der öffentlichen Verwaltung.“ (s.PM Aktuell 4/ 2019). Der erste Workshop war auf Initiative des Bundesministeriums der Verteidigung und auf Basis einer Umfrage unter rund 100 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Verwal- Was braucht gutes kommunales PM - und was nicht? Wolfgang Sauer, Landkreis Hameln-Pyrmont, gibt Impulse, Foto: Thomas Ernst Aktionsprogramm Mit Projekten Deutschlands Zukunft gestalten Projektmanagement Aktionsprogramm Mit Projekten Deutschlands Zukunft gestalten Projektmanagement projektManagementaktuell | AUSGABE 5.2019 NACHRICHTEN 71 tung zum Stand und zum Nutzen von Projektmanagement im Rahmen des Zukunftskongresses Staat & Verwaltung Ende Mai umgesetzt worden. Die differenzierten Rückmeldungen der Umfrage hatten zu vier Themenfeldern geführt, die im ersten Workshop bearbeitet wurden: Kulturwandel, PM-Kompetenzentwicklung und Personalbindung durch PM inklusive des Konzepts eines PM-Karrierepfads, PMO sowie die Schnittstelle Verwaltung, Politik und Öffentlichkeit. Die Zielsetzung des Workshops 2.0 war nun vor allem eine Vertiefung einzelner Aspekte aus dem ersten Workshop. Die ehrenamtliche Moderation übernahm wieder Claudia Jahnke, aktives Mitglied der GPM. Aus den Diskussionen und Ergebnissen des ersten Workshops wurden die Schwerpunkte abgeleitet: In einer Impulsdiskussion ging es um die Frage, welche Rolle und Verantwortung Führungskräfte in Projekten und für die Rahmenbedingungen von Projekten haben. Sabine Meister, Leiterin PMO in der Justizbehörde Hamburg, stellte ihre Erfahrung mit der Einbindung von Führungskräften in die PM-Qualifizierung dar. Eine wichtige Empfehlung von ihr: am Anfang gezielte Angebote an Führungskräfte zu machen, um sie bei dem Thema mitzunehmen. Wichtig sei es, den Nutzen von PM für die Führungsebene erfahrbar und erlebbar zu machen. Thorsten Herrmann, Bürgermeister von Bensheim a. D., berichtete von seinen Erfahrungen in der Rolle des Bürgermeisters. Er betonte, dass die Chancen von Projektarbeit von Führungskräften häufig noch zu wenig gesehen würden. Das Verständnis, wie vonseiten der Auftraggeber ein Projekt gut begleitet und entsprechende Rahmenbedingungen geschaffen werden könnten, müsste noch stärker gefördert werden. Auf kommunaler Ebene sei dies besonders wichtig, weil die Auswirkungen von erfolgreicher Projektarbeit ebenso wie von Misserfolgen unmittelbar für die Bürgerin- Anzeige ibo Beratung und Training GmbH • Im Westpark 8 • 35435 Wettenberg • T: +49 641 98210-300 • www.ibo.de Wir organisieren Souveränität. Neue Herausforderungen selbstbewusst lösen. 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Im zweiten Schwerpunkt moderierte Sabine Meister das Thema zur Einführung eines PMO. Sichtbar wurden der hohe Bedarf und auch das Interesse der Teilnehmenden an diesem Thema. Die Unterstützungsfunktion eines PMO zeigte sich auch hier als ein wichtiger Baustein für die Entwicklung einer stärkeren Projektorientierung in der Verwaltung. Mit Projekten Ideen für das Gemeinwohl gestalten Das Creative Bureaucracy Festival sieht sich selbst als Plattform für Menschen aus der Verwaltung, die mit kreativen Ideen Gemeinwohl gestalten wollen. Die GPM konnte mit ihren Beiträgen Impulse setzen, welche Beiträge PM-Kompetenz und gute Rahmenbedingungen für Projekte dazu leisten können. Autorin: Heike Kratt Aktionsprogramm Mit Projekten Deutschlands Zukunft gestalten Projektmanagement Aktionsprogramm Mit Projekten Deutschlands Zukunft gestalten Projektmanagement 72 NACHRICHTEN