4 Projektabschluss 4.1 Entwicklungsende/ Produktabnahme Ist der Übergabemodus festgeschrieben? Welche Abnahmekriterien sind fixiert? Wird die Abnahme des Entwicklungsergebnisses von einer entwicklungsneutralen Stelle vorgenommen? Werden offizielle Übergabe-/ Übernahmeprotokolle erstellt? Gibt es einen Produktabnahmebericht? Wie ist die Fertigungsüberleitung geregelt? Gibt es plötzliche Vorabeinsatzfälle, die den geplanten Entwicklungsablauf verzögern? Welche Maßnahmen sind für den Pilotbzw. Feldtest vorgesehen? Wer übernimmt und überwacht Montage und Transport? Wie ist die Inbetriebnahme geregelt? Wer übernimmt die technische Betreuung der Produkte (SW-Wartung, HW-Kundendienst)? Läuft alles rund im Projekt? - Wesentliches Kriterium für den Projekterfolg ist die Qualität des Projekts mit allen seinen Elementen, Phasen, Mitarbeitern, Methoden und Hilfsmitteln. Ein geeignetes Mittel zur Überprüfung dieser Qualität ist der Fragenkatalog zur PM-Untersuchung, der im Rahmen einer tatsächlich durchgeführten Projektrevision in einem größeren Entwicklungsbereich entstanden ist und sich dort gut bewährt hat. Auch wenn die Führung häufig der Meinung ist, die Projekte „laufen gut“, entspricht das vielleicht weniger der Meinung der Projektleitungen und noch weniger der Realität auf der Ebene der Ausführenden. Deshalb sind im Rahmen der PM-Untersuchung alle drei Ebenen zu befragen, und zwar auf jeder Ebene so viele Personen, dass in Bezug auf die jeweilige Projektgröße ein wirklich repräsentatives Ergebnis möglich wird. Die Befragung sollte in Form von Interviews stattfinden, durchgeführt von - möglichst zertifizierten - PM-Experten, die neben den nötigen kommunikativen Fähigkeiten auch die Kompetenz besitzen, die Interviews qualifiziert auszuwerten und daraus die entsprechenden Vorschläge für Änderungen im Projektmanagement zu entwickeln. Auch wenn der Aufwand dafür erheblich sein kann, können die positiven Effekte für das allgemeine Projektmanagement diesen Aufwand deutlich überwiegen. Die professionelle Anwendung des Fragenkatalogs kann also durchaus nicht nur für den fachlichen, sondern auch für den ökonomischen Projekterfolg eine entscheidende Rolle spielen. Diese Checkliste wurde dem Buch „Projektmanagement. Leitfaden für die Planung und Steuerung von Projekten“ von Manfred Burghardt, Publicis Publishing Erlangen, 10. überarbeitete und erweiterte Auflage 2018, ISBN 978- 3-89578-472-9, 896 S., Preis EUR 119,00, S. 792 ff., mit freundlicher Genehmigung des Verlages entnommen. Lesen Sie dazu auch die Besprechung des Werks von Heinz Schelle in projektManagement aktuell 3/ 2018, S. 48. Checkliste „Fragenkatalog für eine PM-Untersuchung - Teil 7“ projektManagementaktuell | AUSGABE 5.2019 CHECKLISTE C1 Autor: Manfred Burghardt 4.2 Schulung der Anwender Gibt es Anwenderschulungen? In welcher Form? In welchem Umfang sind solche bisher durchgeführt worden? Gibt es hierfür Schulungsunterlagen? Wer erstellt die Schulungsunterlagen? Sind die notwendigen technischen Voraussetzungen (z. B. Demonstrationsanlage, Vorführbeispiele) für die Schulung gegeben? Wer trägt die Schulungskosten? Werden Vorbereitungsseminare für eine Zertifizierung des PM-Personals nach dem ICB-Kompetenzmodell angeboten? 4.3 Projektabschlussanalyse Wird eine Projektabschlussanalyse durchgeführt? Wird der tatsächliche Leistungsumfang mit dem ursprünglich geplanten Leistungsumfang verglichen? Wird eine der Vor- und Mitkalkulation adäquate Nachkalkulation vorgenommen? Gibt es eine abschließende Kosten-Nutzen-Analyse für den jeweiligen Einsatzfall (Kontrolle der Wirtschaftlichkeit)? Wird die Qualität der Projektplanung beurteilt? Wie werden die Erkenntnisse aus einer Abweichungsanalyse für nachfolgende Projekte gesichert? Werden formalisierte Kundenbefragungen vorgenommen? 4.4 Erfahrungssicherung Wie wird gewährleistet, dass Einsatzerfahrungen in die laufende Weiterentwicklung einfließen (Rückkopplung)? Wie wirken Einsatzerfahrungen auf zukünftige Projekte? Werden systematisch Produkt- und Projektmessdaten ermittelt? Werden gezielt Kennzahlen aus diesen abgeleitet? Gibt es eine Erfahrungsdatenbank? Wenn nein, ist eine solche geplant? Gibt es einen „Wissensmanager“ in Ihrem Bereich? 4.5 Projektauflösung Wird das Projektende offiziell festgestellt und bekannt gegeben? Findet eine offizielle Projektabschlusssitzung statt? Wie wird die Überleitung des Personals auf neue Tätigkeitsfelder geplant? Gibt es für die projekteigenen Ressourcen einen Verwertungsplan? Ist eine besondere Belohnung von Mitarbeitern (z. B. Prämien) vorgesehen, die sich durch außerordentliche Leistungen hervorgetan haben? Welche Anerkennung erfährt der Projektleiter? projektManagementaktuell | AUSGABE 5.2019 C2 CHECKLISTE 5 Methoden und Hilfsmittel 5.1 Projektplanungs- und -steuerungsverfahren Welches Verfahren ist bei Ihnen für die Stundenkontierung eingesetzt? Welche Detaillierung enthält der verwendete Stundenbelegbzw. die Dialog-Eingabemaske (Auftragskennzeichen, Unterkonten, Arbeitspakete etc.)? Sind bei Ihnen rechnergestützte Projektplanungs- und -steuerungsverfahren eingesetzt? Wer sind die Nutzer der Verfahren? Welche Auswertungen erhalten Sie? Unterstützen die genannten Verfahren auch die Terminplanung und -überwachung? Wird hierbei die Netzplantechnik genutzt? Welchen Grad der Dialogisierung haben die Verfahren? Werden in Ihrem Bereich PC-Verfahren für die Projektplanung und -steuerung eingesetzt? Wenn ja, welche PC-Standardverfahren werden genutzt? Wie wird der Abgleich der Plan- und Istdaten zwischen den Kostenerfassungs- und -abrechnungsverfahren sowie den Projektplanungs- und -steuerungsverfahren erreicht? Gibt es Probleme in der Aktualität der Berichterstattung durch die eingesetzten Verfahren? Ist der Verfahrenseinsatz hinsichtlich der personenbezogenen Teile mit dem Betriebsrat abgestimmt? 5.2 Projektbibliothek Gibt es eine zentrale Stelle, die alle relevanten Projektdaten archiviert (Protokolle, Berichte, Spezifikationen, Verträge etc.)? Gibt es hierfür eine DV-technische Unterstützung? Wesentliches Kriterium für den Projekterfolg ist die Qualität des Projekts mit allen seinen Elementen, Phasen, Mitarbeitern, Methoden und Hilfsmitteln. Ein geeignetes Mittel zur Überprüfung dieser Qualität ist der Fragenkatalog zur PM-Untersuchung. Auch wenn die Führung meint, die Projekte „laufen gut“, entspricht das oft kaum der Meinung der Projektleitungen und noch weniger der Realität auf der Ebene der Ausführenden. Deshalb sind alle drei Ebenen zu befragen, und zwar jeweils so viele Personen, dass ein wirklich repräsentatives Ergebnis möglich wird. Die Befragung sollte in Form von Interviews von - möglichst zertifizierten - PM-Experten durchgeführt werden, die die Interviews qualifiziert auswerten und daraus entsprechende Vorschläge für Änderungen im Projektmanagement entwickeln können. Auch wenn der Aufwand dafür erheblich sein kann, können die positiven Effekte für das allgemeine Projektmanagement diesen Aufwand deutlich überwiegen und nicht nur den fachlichen, sondern auch den ökonomischen Projekterfolg entscheidend unterstützen. Diese Checkliste wurde dem Buch „Projektmanagement. Leitfaden für die Planung und Steuerung von Projekten“ von Manfred Burghardt, Publicis Publishing Erlangen, 10. überarbeitete und erweiterte Auflage 2018, ISBN 978- 3-89578-472-9, 896 S., Preis EUR 119,00, S. 792 ff., mit freundlicher Genehmigung des Verlages entnommen. Lesen Sie dazu auch die Besprechung des Werks von Heinz Schelle in projektManagement aktuell 3/ 2018, S. 48. Checkliste „Fragenkatalog für eine PM-Untersuchung - Teil 8“ projektManagementaktuell | AUSGABE 5.2019 CHECKLISTE C3 Autor: Manfred Burghardt Was enthält die Projektbibliothek? Welche Daten und Informationen? Kann aus der Projektbibliothek der aktuelle Zustand des Projekts ermittelt werden? Gibt es einen Verantwortlichen für die Projektdokumentation? 5.3 Produktverwaltung Wie erfolgt die Produktverwaltung für die Hardware und die Software? Gibt es ein Konfigurationsmanagement? Welche Hilfsmittel bzw. Verfahren zur Produktverwaltung werden benutzt? Wer weiß, welche Variante/ Version bei welchem Anwender eingesetzt ist? Wie ist das Änderungs- und Fehlermeldungswesen einbezogen? Wer weiß über den Korrekturstand bei den Anwendern Bescheid? Wie werden Produktversion und Dokumentation abgeglichen? Wie viele Versionen werden verwaltet? Wie erkennt ein Anwender, welche Version bzw. Variante er einsetzt? Welches KM-System ist bei Ihnen im Einsatz? 5.4 Technische Dokumentation Wer ist verantwortlich für die technische Dokumentation? Welche Dokumentationsobjekte sind vorgesehen? Wie werden die technischen Dokumente verwaltet? Gibt es eine Dokumentationsbibliothek? Existiert ein Dokumentationsschema für die technische Dokumentation? Welches ldentifikationssystem? Welches technische Grunddatenverfahren wird verwendet? Gibt es für die SW-Produktteile auch eine Stücklistensystematik? Welche Medienbrüche gibt es beim Erstellen der technischen Dokumentation (definierende und beschreibende Dokumentation)? 5.5 Richtlinien und Werkzeuge für die Entwicklung Welche Entwicklungshilfsmittel werden eingesetzt? für Hardware (welche CAD-Verfahren? ) für Software (welche Tools? ) Welche Entwicklungsrichtlinien für Hardware und Software gibt es? Wo sind diese niedergelegt? Existieren Richtlinien bzw. Konventionen für das Projektmanagement? Kennen Sie Qualitätsrichtlinien, die für Ihren Entwicklungsbereich bestimmt sind? Gibt es ein Entwicklungshandbuch? Ist es vollständig? Welchen Stand hat dieses? Gibt es einen Richtlinienverantwortlichen? Wurden Werkzeuge (Tools, Support-SW, Prüfverfahren, CAD-Verfahren) speziell für die hier angesprochenen Projekte entwickelt? Welche? projektManagementaktuell | AUSGABE 5.2019 C4 CHECKLISTE